Tarjetón IMSS: ¿Para qué sirve? ¿Cómo descargarlo?

El tarjetón IMSS es uno de los documentos digitales más consultados por los trabajadores que están afiliados al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Lo cierto es que muchas de las gestiones laborales que se realizan hoy en día se hacen de manera electrónica. Se trata de uno de los documentos que ha mantenido su relevancia para consultar información relativa a pagos, registros laborales y datos con relación a la información administrativa existente en este sistema de seguridad social.

Para las organizaciones, en particular para las áreas de recursos humanos y nómina, conocer cómo opera el tarjetón digital IMSS permite gestionar correctamente datos laborales, comprobar registros ante el instituto y consultar datos laborales de sus colaboradores. Así, el tarjetón llega a ser una herramienta útil para los trabajadores y también para las organizaciones en la medida que reúne la información necesaria de los registros laborales y los registros administrativos ante el sistema de seguridad social.

¿Qué es el tarjetón IMSS?

El tarjetón IMSS es un documento digital que integra los datos administrativos de los trabajadores dados de alta en el propio IMSS. Este documento desempeña la función de recibo o comprobante para que las personas puedan consultar la información relacionada con el pago, el periodo de trabajo y los registros que le son propios a la institución. Este documento del IMSS puede integrar diversos tipos de información, tales como:

• Datos de identificación del trabajador.
• Datos relacionados con el empleo o la institución.
• Períodos de pago o los registros administrativos.
• Talones de pago o comprobantes de nómina institucionales.

En el caso de los trabajadores del propio instituto, la plantilla activa o pensiones del IMSS, el tarjetón digital también admite la consulta digital de sus talones de pago IMSS. No se debe confundir el tarjetón con documentos sociales específicos, tales como: 

• Reporte de semanas cotizadas.
• Movimientos afiliatorios (altas o bajas del trabajador).
• Constancias de vigencia de derechos. 

Es decir, documentos sociales que tienen funciones específicas de acuerdo con el sistema del IMSS. El tarjetón tiene como finalidad la consulta relacionada con la información administrativa y los comprobantes individuales de pago.

¿Para qué sirve el tarjetón IMSS?

El tarjetón IMSS sirve para verificar información de interés relativa a pagos, registros laborales y elementos administrativos del sistema institucional. Para los trabajadores, el tarjetón IMSS permite consultar:

• Talones de pago vía digital.
• Información económica laboral registrada en el sistema.
• Periodos de pago o registros administrativos.
• Comprobantes que serán útiles en trámites o consultas.

Para las empresas o instituciones, el tarjetón es útil para:

• Consultar información institucional de los colaboradores.
• Revisar la información asociada a los registros administrativos a través del sistema.
• Enlazar procesos asociados a nómina o también a prestaciones de socialización laboral o registro laboral.

Por otra parte, el tarjetón IMSS activos o el tarjetón jubilados IMSS pueden ser solicitados en algunos procesos de orden administrativo o laboral como una referencia. De este modo, es posible certificar información asociada a un historial relacionado con el pago o el historial laboral.

¿Cómo funciona el tarjetón IMSS en una empresa?

El funcionamiento del tarjetón IMSS se vincula con la información que las empresas entregan al instituto sobre sus trabajadores. Cada vez que una empresa realiza un movimiento de su régimen de afiliación ante el IMSS (altas de trabajadores, bajas laborales, cambios de salario) esa información queda reflejada en la base de datos del instituto.

Siendo así, parte de esa información puede reflejarse en documentos administrativos a los que las trabajadoras y trabajadores pueden acceder de forma electrónica, como el tarjetón digital IMSS. Por eso, la información que las empresas informan incide sobre los registros de datos informáticos del instituto IMSS. Cuando las empresas informan mal, esa información no será la que consulte el trabajador. Dentro del área de RRHH, se da la revisión de esos registros por ejemplo en situaciones como:

• Auditorías internas.
• Aclaraciones de pagos.
• Comprobar el historial laboral IMSS.
• Consultas relacionadas con prestaciones.

¿Por qué es importante el tarjetón IMSS para las empresas?

Omitir la presentación del tarjetón IMSS puede implicar ciertas repercusiones de tipo legal y/o de transparencia del trabajo. Esto se debe a que este documento permite verificar que la información que la empresa tiene conforme a lo declarado ante el IMSS. Es decir, permite que se confirme la información que la empresa tiene, tales como:

• Pago por lo que se debe de cada trabajador.
• Periodos de tiempo.
• Información administrativa del trabajador.

Cuando existen diferencias entre lo que la empresa reportó y lo que el IMSS tiene como institución, puede haber problemas administrativos o solicitud de aclaraciones laborales. Además, puede solicitarse para determinadas situaciones, como:

• Revisiones administrativas de los trabajadores.
• Auditorías laborales.
• Validaciones de la información ante instituciones.

Presentar la información ante el IMSS permite que se mantengan las obligaciones de tipo legal y que se produzca confianza y transparencia entre la empresa y los trabajadores.

¿Quién puede usar el tarjetón IMSS?

El tarjetón IMSS puede ser usado por todos aquellos dados de alta en el sistema laboral.

Trabajadores asegurados al IMSS

Los colaboradores tienen la posibilidad de consultar su información administrativa, revisar los talones de pago con percepciones y deducciones o contrastar el registro de información de las cuales lo relacionan con su actividad laboral.

Personal en activo o jubilado del IMSS

Para estas personas, este documento IMSS es una herramienta para consultar los comprobantes de pago del IMSS, así como la validación de vigencia de derechos.

Las empresas y oficinas administrativas

Las áreas de recursos humanos o de nómina se pueden servir de esta información como apoyo de referencia en los procesos administrativos o en las aclaraciones laborales.

Instituciones que necesitan validar información

En determinados trámites el tarjetón puede servir como documento de referencia para validar la información de la cual se hace uso.

¿Cómo gestionar correctamente el tarjetón IMSS dentro de una empresa?

Una buena gestión del tarjetón IMSS inicia con el buen registro de la información laboral con el instituto. Para eliminar inconsistencias o errores por motivos administrativos, las empresas pueden implementar cosas buenas como: 

• Tener actualizados los registros de trabajadores. 
• Verificar los movimientos de afiliación al IMSS antes de su envío. 
• Coordinar procesos entre el área de nómina, el cumplimiento y recursos humanos. 
• Comprobar con cierta periodicidad la información que se está reportando al instituto. 

Por otro lado, el uso de las nuevas tecnologías para la gestión de la nómina y de la gestión de recursos humanos también puede ser de utilidad para ayudar a realizar el control de registros laborales y poder prevenir errores administrativos que pueden llegar a impactar la información institucional.

¿Cómo descargar el tarjetón del IMSS?

Este documento puede consultarse y descargarse a través de los canales digitales habilitados por el Instituto.. De un modo general, el trámite incluye los siguientes pasos:

1. Acceder a la Web del IMSS Digital.
2. Acceder a la aplicación consulta de tarjeteros o talones de pago
3. Introducir los datos de identificación que se piden.
4. Seleccionar el periodo que se quiere consultar.
5. Descargar o imprimir el documento.

Por lo regular se solicitan datos como:

• Número de seguro social del empleado.
• Contraseña de acceso.
• Correo electrónico institucional (en su caso).

Si el trabajador encuentra errores en la información o no puede acceder al sistema el consejo es importante contactar directamente con el área administrativa correspondiente, o bien, con el soporte institucional del IMSS.

¿Qué rol tiene recursos humanos en la gestión del tarjetón IMSS?

El departamento de recursos humanos tiene un papel muy importante en la gestión y administración de la información laboral que se refleja en documentos de este tipo de tarjetón IMSS. Entre sus principales funciones destacan:

• Registrar correctamente a los trabajadores ante el IMSS.
• Dar de alta, de baja o hacer cambios salariales.
• Verificar que la información reportada sea correcta.
• Brindar ayuda a colaboradores que necesitan consultar su información laboral.

Además, una buena gestión de los registros de la seguridad social representa una menor carga de errores administrativos y mejora la transparencia de los procesos laborales.