Tabla de contenidos
- ¿Qué es una addenda?
- ¿Cuáles son las características de una addenda?
- ¿Cuáles son los Lineamientos del SAT para addendas?
- ¿Por qué emplear addendas?
- Preguntas frecuentes
La facturación es un proceso que todas las empresas en el país deben cumplir, cuyo objetivo es mantener informado al Servicio de Administración Tributaria (SAT) sobre las operaciones comerciales de la empresa. Las facturas generalmente tienen complementos que permiten ampliar información o incluir algunos comprobantes que dan fe de que las operaciones de la compañía fueron realizadas de acuerdo con las exigencias del fisco.
Hablemos sobre uno de estos complementos: Las addendas. Al terminar este artículo sabrás qué son, para qué sirven y cómo puedes incorporarlas en tu proceso de facturación.
¿Qué es una addenda?
Una addenda es un complemento que se anexa a un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), con el fin de proveer mayor información de la que está contenida en la factura. Su contenido generalmente sirve para que las partes involucradas en una operación comercial tengan más elementos que los que un CFDI proporciona.
Etimológicamente el término addenda hace referencia a algo que ha sido añadido y suele ser usado indistintamente como “adenda”.
¿Cuáles son las características de una addenda?
Estos complementos, contrarios a otros que pueden acompañar a un CFDI, no son un requisito establecido por la autoridad fiscal, por lo que los emisores de la factura tienen la libertad de diseñar sus propios formatos, campos y requisitos de llenado.
Estos anexos deben ser incluidos dentro del archivo XML de la factura correspondiente y es común que provean información sobre:
- Modalidad de la compra
- Sucursal de adquisición
- Especificación del producto o servicio
- Datos de envío o entrega
- Números de serie de la mercancía
- Procesos adicionales
- Claves o lotes del producto
Como puedes ver, esta información no es de utilidad para el SAT, pero puede ser realmente beneficiosa tanto para la parte vendedora como para quien adquiere el producto.
Al incluir addendas en tus facturas puedes identificar tus operaciones de una forma más sencilla, conocer los detalles de cada una de ellas y tener un mejor control operativo y logístico de tu compañía.
¿Cuáles son los Lineamientos del SAT para addendas?
Como hemos revisado, no existe un formato oficial para el llenado y anexión de addendas. Sin embargo, el SAT en su anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) considera estos documentos como un tipo de comprobante que, a pesar de no ser requisitado, se convierte en una herramienta provechosa para las empresas y su control interno.
Debido a que no hay reglamentación en su uso, cada empresa puede diseñar su propio formato de complemento, que debe estar codificado en formato XML. Para integrarlo a un CFDI es necesario seguir los pasos que te presentamos a continuación:
- Identifica la addenda que utilizarás. Si eres proveedor es probable que tu cliente exija un formato específico que debes conocer.
- Genera la información adicional que integrarás en el formato particular del contribuyente.
- Obtén el comprobante fiscal digital en el estándar definido por el SAT y agrega el nodo o elemento de tu addenda como información adicional, una vez que haya sido certificado.
- Para incluir el formato será necesario ingresar tu plantilla en el formato XML definido por el sistema de facturación para que sea generado como un complemento.
Si quieres conocer el código fuente para una addenda, te recomendamos revisar el anexo correspondiente de RMF 2022.
¿Por qué emplear addendas?
El empleo de addendas puede conllevar grandes beneficios para la optimización de muchas áreas y actividades de tu empresa. Algunos de ellos son:
- Operativos. Ayudan a que tengas un mejor control de tus operaciones, generes formatos de identificación y puedas rastrear cada una de ellas.
- Administrativos. Ya que puedes incluir información fiscal o financiera y añadir comentarios o notas para tus clientes.
- Logísticos. Apoyan en el control de inventarios y en el monitoreo de envíos y embalajes.
En México, muchas empresas emplean estos complementos como parte de su proceso de facturación. Algunas de ellas son FEMSA, Comex o Liverpool, mientras que otras compañías con presencia en el país han adoptado este mecanismo, como Amazon y Volkswagen.
Preguntas frecuentes
¿Cómo impacta la Addenda en el cálculo del salario bruto y neto?
La Addenda permite incluir detalles adicionales sobre el salario, como las deducciones fiscales y otros beneficios. Esto ayuda a realizar un cálculo más preciso del salario bruto y neto, reflejando correctamente las retenciones e impuestos. Usa nuestra calculadora de bruto a neto para obtener el cálculo correcto de tu salario neto después de las deducciones.
¿La Addenda tiene alguna relación con el cálculo del aguinaldo?
Sí, en la Addenda se pueden incluir detalles sobre el aguinaldo que corresponde a cada trabajador, además de los impuestos relacionados. Esto asegura que el cálculo del aguinaldo esté correcto y cumpla con las regulaciones fiscales. Puedes utilizar nuestra calculadora aguinaldo para calcular la cantidad que debes recibir, considerando las deducciones fiscales.
¿Cómo influye la Addenda en el cálculo del finiquito de un empleado?
En la Addenda se puede reflejar el cálculo del finiquito, con todos los pagos pendientes, como el salario devengado, vacaciones no disfrutadas, prima vacacional y otros conceptos, además de las retenciones fiscales correspondientes. Consulta nuestra calculadora finiquito para obtener un cálculo exacto, tomando en cuenta las retenciones.
¿La Addenda se utiliza en el proceso de liquidación de un trabajador?
Sí, la Addenda es clave para incluir información sobre los pagos por liquidación, como indemnizaciones o prestaciones pendientes, y refleja las retenciones del SAT en el CFDI. Usa nuestra calculadora liquidación para conocer el monto exacto que recibirías, considerando todas las retenciones fiscales.
¿Cómo afecta la Addenda en el cálculo de la prima vacacional?
La Addenda también puede incluir detalles sobre la prima vacacional, asegurando que se pague correctamente, incluyendo las retenciones fiscales. Las empresas deben reflejar estas cantidades con precisión. Consulta nuestra calculadora prima vacacional para calcular el monto que recibirás después de las retenciones fiscales.
¿La Addenda tiene impacto en el desempeño de la empresa?
Sí, una Addenda bien gestionada contribuye al cumplimiento fiscal y laboral de la empresa, lo que mejora la transparencia y la confianza en el sistema de pagos. Esto puede influir positivamente en el desempeño organizacional y en la relación con los empleados.
¿La Addenda debe cumplir con las normativas de la NOM-035?
Aunque la NOM-035 se enfoca en la prevención de riesgos psicosociales, la Addenda puede reflejar pagos adicionales relacionados con la salud laboral o el bienestar del trabajador, que deben cumplir con las normas y regulaciones correspondientes.
¿La Addenda tiene relación con la NOM-037 en la empresa?
La Addenda no está directamente relacionada con la NOM-037, pero la nómina reflejada en la Addenda debe tomar en cuenta cualquier pago relacionado con las condiciones laborales y de salud del trabajador, tal como lo estipula la NOM-037.
¿Cómo impacta la Addenda en la estructura del organigrama de una empresa?
La Addenda puede reflejar diferencias salariales y bonificaciones que son parte del organigrama de la empresa, ya que puede especificar el salario de cada puesto, de acuerdo con la jerarquía y las prestaciones otorgadas a cada nivel.
¿Qué relación tiene la Addenda con el cálculo de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU)?
La Addenda no está directamente relacionada con la PTU, pero puede reflejar las participaciones y pagos adicionales derivados de esta prestación, junto con las deducciones fiscales correspondientes.
¿La Addenda es relevante para el departamento de recursos humanos?
Sí, el departamento de recursos humanos es responsable de elaborar la Addenda de acuerdo con los pagos, prestaciones y deducciones fiscales que corresponden a cada trabajador. La correcta elaboración de esta documentación es crucial para evitar problemas legales o fiscales.
¿Cómo afecta el salario mínimo en el uso de la Addenda?
El salario mínimo influye en la Addenda si un trabajador recibe un salario igual o inferior al mínimo. En estos casos, el cálculo de los pagos y las prestaciones debe ajustarse a las normativas del salario mínimo, reflejándose en la Addenda.
