Tabla de contenidos
- ¿Qué es una acta constitutiva?
- ¿Para qué sirve el acta constitutiva?
- ¿Cuáles son los modelos de acta constitutiva?
- ¿Cuáles son los requisitos de una acta constitutiva?
- - En el caso de un acta constitutiva para una empresa
- - Acta constitutiva para una sociedad civil
- - Acta constitutiva para una comunidad de propietarios
- ¿Cómo se obtiene el acta constitutiva?
- ¿Qué datos deben estar en el acta constitutiva?
- ¿Cuál es el costo de un acta constitutiva?
- ¿En qué se diferencia un acta constitutiva de un acta administrativa laboral?
- Preguntas frecuentes
Si estás por arrancar con una empresa, una asociación o una organización, hay algo que debes saber antes de cualquier trámite. Lo primero es pedir a la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) la “Autorización de uso de denominación”. Sin este paso, no se puede seguir adelante con la creación de la empresa.
Ya con este permiso en mano, viene la parte más interesante: definir todos los aspectos generales de tu empresa. Aquí se establece cuál será la razón social, los objetivos que tendrá, el tiempo que estará en operación, cómo se va a administrar y otros detalles importantes. Todo esto queda asentado en el acta constitutiva.
¿Qué es una acta constitutiva?
El acta constitutiva es un documento de carácter obligatorio determinado para lograr establecer de forma legal la formación de una organización o sociedad empresarial. Centra con parámetros que se consideran fundamentales para su elaboración en donde se estipulan todos los aspectos generales de la empresa. En pocas palabras el acta constitutiva es la base legal de cualquier empresa o asociación que está por comenzar.
¿Para qué sirve el acta constitutiva?
La importancia de este documento recae en su peso legal, además el acta constitutiva es un respaldo para todos los involucrados en la creación, administración y desarrollo de la empresa. Debido a que establece todas las bases legales para que tanto las aportaciones, utilidades o pérdidas de la empresa se lleven de forma correcta y a cada involucrado en la sociedad le toque su parte correspondiente, ya sea que la empresa se perfile al éxito o a una disolución.
Pero sobretodo este documento permite la constitución de la empresa, sociedad u organización de forma legal con la finalidad de que puedan empezar a operar en el menor tiempo posible.
¿Cuáles son los modelos de acta constitutiva?
Debes tener en cuenta que la estructura de este documento en la mayoría de los casos es muy semejante pero que tendrán algunas variaciones de acuerdo al tipo de organización o sociedad que se está creando. Entre los modelos se pueden encontrar los siguientes:
- Acta constitutiva de una empresa
- Acta constitutiva de una sociedad civil
- Acta constitutiva de una sociedad anónima
- Acta constitutiva de una comunidad de propietarios
¿Cuáles son los requisitos de una acta constitutiva?
Cada acta puede pedir requisitos diferentes, todo depende del tipo de empresa, sociedad u organización que quieras formar. Para que sea más fácil ubicarte, aquí te dejamos los que casi siempre se piden y que te conviene tener listos.
En el caso de un acta constitutiva para una empresa
- El nombre, domicilio y nacionalidad de cada uno de los integrantes que constituyen la empresa
- Objeto de la empresa
- Duración de la sociedad
- Distribución de las portaciones en capital o especie que se realicen por cada miembro
- Funciones a desempeñar cada miembro dentro de la empresa
- Razón social de la empresa
- Domicilio social
- Forma de administración de la sociedad y funciones o facultades de cada uno de los administradores
- Bases y condiciones para liquidar la empresa
Acta constitutiva para una sociedad civil
- Nombre, domicilio, nacionalidad de los involucrados
- Objeto de la sociedad
- Actividades asignadas o autorizadas para las personas que constituyen la empresa
- Domicilio social o lugar donde se encuentra ubicada la empresa
- Forma de administración de la sociedad
- Función de cada uno de los miembros que integran la empresa
- Asignación de los cargos administrativos a quien correspondan
- Tipo de distribución de utilidades y pérdidas
- Fondo de reserva, el cual se forma extrayendo el 5% de las utilidades hasta que llega a ser la quinta parte del capital total
- Bases y casos de liquidación para liquidar la sociedad
Acta constitutiva para una comunidad de propietarios
- Nombre los participantes
- Porcentaje de participación
- Dirección y lugar donde se realiza el acta
- Determinación de los cargos de trabajo
- Votos para la conformación de la sociedad
¿Cómo se obtiene el acta constitutiva?
Para obtener el acta constitutiva de una empresa en México, generalmente se sigue este proceso:
Definir la estructura legal de la empresa
Antes de sacar el acta constitutiva, toca decidir qué estructura legal le conviene a tu empresa. Puede ser una sociedad anónima (S.A.), una sociedad de responsabilidad limitada (S. de R.L.) o la figura que mejor se ajuste a lo que tu negocio necesita en esta etapa.
Elaboración del acta constitutiva
El acta constitutiva es ese papel que marca oficialmente que la empresa ya existe. Ahí se apuntan cosas básicas pero importantes: el nombre de la empresa, su domicilio, a qué se va a dedicar, cuánto tiempo planea estar activa y con qué capital arranca, entre otros detalles que hay que tener en cuenta. Este documento casi siempre lo hace un abogado que se dedica a temas mercantiles, no tanto a lo laboral.
Firma ante notario público
Una vez establecida la empresa y todo lo que llevará el acta constitutiva, deberán acudir con un notario o corredor público para que se legalidad y con el objetivo de obtener un permiso de constitución de una sociedad. Al establecer el llenado y redacción del acta constitutiva es necesario determinar las posibles denominaciones para la empresa.
Esto es realizado también por los expertos ya sea el corredor o notario público, iniciando por asentar el lugar, fecha y hora donde se constituyen los interesados en conformar la asociación o empresa. Dando paso a el registro de sus nombres, domicilios, nacionalidad de los socios.
Después de este paso, viene la parte de decidir el nombre que llevará la empresa, a qué se va a dedicar y por cuánto tiempo va a operar, que casi siempre se deja en 99 años por costumbre. También se acuerda cómo se van a repartir las ganancias, qué se hará si hay pérdidas, cómo se va a formar el fondo de reserva y qué pasos se seguirán si en algún momento la empresa se tiene que cerrar o liquidar.
Inscripción en el Registro Público de Comercio (RPC)
Ya que se firma el acta con el notario, el siguiente paso es llevarla alRegistro Público de Comercio del lugar donde estará la empresa. Con esto, la empresa queda oficialmente registrada y cualquier persona puede consultar que existe. Así, queda todo en regla para empezar a operar.
Obtención del RFC y alta en Hacienda:
Cuando la empresa ya está registrada en el RPC, lo que sigue es tramitar el RFC y darse de alta en el SAT para poder cumplir con todo lo fiscal. Si quieres facilitar este paso, puedes usar nuestra calculadora RFC y obtenerlo en pocos minutos.
Es bueno tener en cuenta que este trámite puede cambiar un poco dependiendo del estado donde pongas tu empresa y del tipo de sociedad que elijas. Por eso, lo mejor es apoyarte con un abogado en temas mercantiles para que te explique con calma qué requisitos necesitas y qué pasos debes seguir para sacar el acta constitutiva en México sin enredos.
¿Qué datos deben estar en el acta constitutiva?
Los datos más importantes para estar dentro del acta constitutiva son los siguientes:
- Día y hora de la realización
- Una breve introducción sobre la causa de conformación de la sociedad
- Análisis detallado de lo que sucedió en la reunión y lo que llevó a la realización de ese acto
Se debe registrar también la lista de los participantes, así como las conclusiones que fueron alcanzadas y si las mismas llegaron por medio de una votación. Al ser un documento notariado, después de realizar estos procesos se debe llevar ante el notario para formalizar el acta.
Cuando se trate de una organización mercantil, se debe plasmar de forma obligatoria según las leyes aspectos como:
- El nombre claro y completo de la empresa
- Los objetivos, la nacionalidad, dirección y nombre completo de los socios
- El tiempo que estipulan que dure la sociedad
- El presupuesto exacto que se invirtió para su conformación y por último
- Los aspectos a tener en cuenta para liquidar la sociedad en caso de quiebre, fracaso o simplemente la disolución
Conocer toda la información y los pasos que se necesita para iniciar una empresa, te permitirán lograr una apertura de forma rápida y segura. Por último, una vez constituida la sociedad, se deberá cumplir con ciertas obligaciones.
Cómo llevar a cabo la inscripción al RFC, realizar el alta del personal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y la inscripción ante los organismos que sean requeridos a nivel municipal o estatal conforme al objeto de la empresa.
¿Cuál es el costo de un acta constitutiva?
El costo de obtener un acta constitutiva puede variar según varios factores, como la complejidad de la estructura legal de la empresa, la ubicación geográfica, los honorarios del notario público, los servicios adicionales que se requieran, entre otros.
- En México, el costo promedio puede oscilar entre varios miles de pesos mexicanos hasta decenas de miles de pesos, dependiendo de estos factores
- Además de lo que cobra el notario, que casi siempre es de los gastos más altos, también hay otros costos que se deben tomar en cuenta. Por ejemplo, el pago para inscribir la empresa en el Registro Público de Comercio y cualquier otro trámite que pueda hacer falta.
Por eso, antes de arrancar con el acta constitutiva, conviene pedir presupuestos claros para saber bien cuánto vas a gastar y evitar sorpresas después. También es buena idea contar con un abogado que te oriente para que el acta cumpla con todo lo que pide la ley.
¿En qué se diferencia un acta constitutiva de un acta administrativa laboral?
La acta constitutiva y el acta administrativa laboral son documentos legales, pero tienen propósitos y contenidos muy diferentes. Aquí te explico en qué se diferencian:
Acta constitutiva:
El acta constitutiva es el papel que deja claro que una empresa ya existe de manera legal. Ahí se anota si será sociedad anónima, limitada, cooperativa o el tipo de sociedad que se haya elegido. También se escribe cómo se va a organizar, quiénes son los socios, a qué se va a dedicar, cuánto tiempo piensa operar, con cuánto capital empieza y otros puntos importantes que se necesitan tener claros desde el arranque.
Tiene que ver con la creación de una persona jurídica que se usará para actividades de negocio o de empresa. Este trámite se presenta ante la autoridad que corresponda, como el Registro Público de la Propiedad y del Comercio, según las reglas de cada país.
Acta administrativa laboral:
Es un papel que se usa en el trabajo para dejar claro algo que pasó entre la empresa y la persona que labora ahí. Sirve para anotar acuerdos, registrar si hubo alguna falta o dejar constancia de situaciones específicas que se dan durante la relación laboral.
Tiene que ver con lo que pasa en el trabajo y se usa para dar formalidad a ciertos temas que pueden afectar la relación laboral. Por ejemplo, cuando se da una advertencia por una falta o se deja constancia de algún asunto administrativo con el personal.
Preguntas frecuentes
¿Qué menciona Ley Federal del Trabajo acerca de la realización del acta constitutiva?
La Ley Federal del Trabajo no dice tal cual que sea obligatorio tener un acta constitutiva ni explica cómo hacerla, pero sí la pide en algunos casos. Por ejemplo, en el artículo 10 se necesita para registrar un sindicato ante la autoridad laboral, y en el artículo 894 se le pide al patrón que, si la empresa se va a disolver, lleve ante la Junta de Conciliación y Arbitraje tanto el acta de disolución como el acta constitutiva, junto con otros papeles que se requieran.
¿Se requiere de efirma para establecer el acta constitutiva?
No es obligatorio utilizar la eFirma para establecer el acta constitutiva de una empresa en México. Sin embargo, sí se recomienda hacerlo, ya que ofrece mayor seguridad jurídica y facilita el trámite.
¿El acta constitutiva afecta el recibo de nómina?
El acta constitutiva sí tiene que ver, aunque de forma indirecta, con el recibo de nómina. Esto es porque ahí se indica el nombre legal de la empresa, su domicilio fiscal y el RFC, datos que se necesitan para poder hacer correctamente los recibos de nómina de las personas que trabajan ahí.
¿Qué papel tienen los recursos humanos con el acta constitutiva?
Los recursos humanos debe tener conocimiento del contenido del acta constitutiva de la empresa, ya que es un documento que contiene información relevante para la gestión laboral, para realizar diversas tareas, como:
- Elaboración del contrato de trabajo
- Gestionar la nómina
- Cumplir con las obligaciones fiscales y laborales
- Atender las consultas de los trabajadores
¿De qué forma se relaciona el acta constitutiva con la selección de personal?
En la medida en que proporcione información sobre la empresa, como su tamaño, giro comercial, valores y cultura organizacional, el acta constitutiva puede ser útil para el proceso de selección de personal. Esta información puede ayudar a los reclutadores a identificar a candidatos que sean compatibles con la empresa y que tengan mayores probabilidades de éxito en el puesto.
¿Las semanas cotizadas se ven afectadas por el acta constitutiva?
Las semanas cotizadas se registran en el IMSS con base en el número de semanas en que el trabajador ha recibido un salario. El acta constitutiva no tiene ninguna influencia en este registro.
¿El acta constitutiva se relaciona con las vacaciones o la prima vacacional?
De forma indirecta, sí tiene que ver. El acta constitutiva indica el domicilio fiscal de la empresa, un dato que se usa para calcular el ISR que se aplica sobre la prima vacacional. Por eso, aunque no está ligada de forma directa con las vacaciones o la prima, sí se relaciona porque ahí se establece la información fiscal que se necesita para estos cálculos. Si quieres facilitar este proceso, puedes usar nuestra calculadora prima vacacional para conocer de manera rápida el ISR que se aplica.
¿Tienen relación los vales de despensa con el acta constitutiva?
Los vales de despensa son uno de los beneficios que las empresas pueden otorgar a sus trabajadores de manera voluntaria, y no están regulados por el acta constitutiva.
¿La NOM-035 o NOM-037 hablan sobre el acta constitucional?
No, estas normas no tocan ese tema. La NOM-035 y la NOM-037 se enfocan en la seguridad, la salud y las condiciones en el lugar de trabajo para proteger a quienes laboran ahí. No se meten con asuntos de papeles legales como el acta constitutiva de la empresa.
