¿Cómo dar de alta o baja a tus trabajadores ante el IMSS?

Cuando estamos definiendo el negocio y sus operaciones, también definimos que a medida que crezca estaremos contratando personal de acuerdo a los requisitos establecidos.  Después de comenzar operaciones en la empresa, llega el momento de buscar personal que nos ayude a las actividades del negocio porque el negocio está creciendo rápidamente. Pensamos en sueldos, prestaciones y contratos del empleado. Hay un trámite muy importante que no debes olvidar: dar de alta a los trabajadores en el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social).

¿Qué quiere decir dar de alta trabajadores en el IMSS?

La afiliación de los empleados consiste en inscribir a los empleados en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Es obligación del patrón hacerlo en un plazo máximo de cinco días hábiles desde su contratación en la empresa, de acuerdo al artículo 15 de la Ley del Seguro Social (LSS).

Registro de trabajadores ante el IMSS

Si eres persona física o persona moral que contrata personal para desempeñar un trabajo subordinado, estás obligado a inscribir a tus empleados ante el IMSS. 

Anteriormente se utilizaba mucho la subcontratación de empresas de recursos humanos. Sin embargo, con el cambio en la reforma laboral en relación al outsourcing, ahora las empresas que estaban bajo esta modalidad deberán de registrar a sus empleados ante el IMSS. 

La empresa debe llevar un control del personal contratado, sueldo, prestaciones y datos personales. Asimismo, deberá llevar un control de las altas y bajas de personal. El IMSS obliga a los patrones a comunicar las altas y bajas de personal de las empresas, así como incremento salarial, dentro de cinco días hábiles. Para dar de alta en el IMSS, deberás hacer lo siguiente:

Paso 1

Hacer cita en el subdelegación del IMSS u oficina auxiliar de afiliación y cobranza del lMSS que te corresponda de acuerdo al domicilio fiscal o del centro de trabajo.

Paso 2

Llenar y llevar el formato Aviso de Inscripción del Trabajador – AFIL 02 que es descargable de la página web del IMSS y se puede llenar en computadora. Es un formato para cada empleado. Este pedirá datos del empleado como la Clave Única de Registro de Población (CURP), Registro Federal de Contribuyentes (RFC), nombre, fecha y lugar de nacimiento, domicilio, Salario Base de Cotización (SBC) o Salario Diario Integrado (SDI), tipos de contrato de trabajo, tipo de salario, fecha de ingreso y nombre de los padres. También necesitará datos del patrón como número de Registro Patronal, CURP, RFC (visita nuestra calculadora RFC), denominación o razón social, ubicación del centro de trabajo, firma del patrón, firma o huella del trabajador.

Paso 3

El día de la cita con el IMSS, el patrón o el representante legal deberá llevar la siguiente documentación: Copia del RFC del domicilio fiscal, CURP, número de registro patronal, poder notarial para actos de dominio, de administración o poder especial en donde se especifique que puede realizar toda clase de trámites y firmar documentos ante el IMSS, identificación oficial vigente del representante legal, RFC del representante legal, CURP del representante legal y el aviso de inscripción del trabajador.

Derechos y obligaciones por la inscripción del trabajador

Al inscribir a los empleados ante el IMSS, las obligaciones que tienes son:

• Pagar todas las cuotas obrero patronales correspondientes a la seguridad social de tus empleados.
• Comunicar dentro de los cinco días hábiles siguientes cualquier cambio en la contratación del empleado. Tal como aumento en salario, cambio de jornada de trabajo, tipo de contratación, tipo de salario, etc.

Cabe mencionar que algunos patrones piensan que pagar las cuotas del IMSS tiene un costo muy alto, por lo que no realizan la afiliación de  sus trabajadores. Según estadísticas, las cuotas del IMSS elevan el costo de un empleado entre un 25% a 30%.

La LSS considera un delito de defraudación cuando los patrones omiten total o parcialmente el pago de las cuotas obrero-patronales. Esta defraudación, dependiendo de la gravedad, puede ser sancionada con hasta 9 años de prisión.

Los derechos que tiene el patrón son:

• Cuando cumples con las obligaciones en materia de seguridad social del IMSS, Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) y las disposiciones fiscales en materia de impuestos del SAT, el pago de la nómina es deducible de impuestos.
• Tus empleados tienen derecho a recibir las prestaciones de seguridad social del IMSS y del INFONAVIT a partir de la fecha en que quedan inscritos como trabajadores ante el IMSS.

Procedimiento para envío de movimientos IMSS a través de IDSE

1. Dirigirse al sitio IMSS: http://idse.imss.gob.mx/imss/ y logearse con certificado/FIEL, usuario y contraseña.
   
2. Dirigirse al módulo movimientos afiliatorios.
3. Aquí se tienen dos opciones: Captura manual de movimientos o carga de archivo txt.
4. Captura manual de movimientos.
   • Click en “captura y envía tus movimientos aquí”. Aparece la pantalla de captura de movimientos.
   • Se ingresa el tipo de movimiento: Alta, baja o cambio, la fecha de aplicación y los datos del trabajador.
   • Al terminar la captura se presiona el botón agregar y si existen más movimientos se capturan también.
   • Una vez terminada la captura y agregados los movimientos, se presiona el botón enviar.
   • El sistema pedirá agregar nuevamente el certificado/Fiel, usuario y contraseña.
5. Carga de archivos txt.
   • Nos dirigimos desde la pantalla de movimientos afiliatorios (con scroll) hacia cargar archivos dispmag, donde visualizamos un formulario que permite la carga del archivo:
   • Cargamos el archivo txt que contiene los movimientos afiliatorios a enviar, así como el certificado/FIEL, usuario y contraseña.
   • Se da click en Firmar y enviar archivo.

Y si quieres ver cómo consultar las respuestas de los movimientos al IDSE, tendrás que seguir los pasos que detallamos a continuación:

Si aún no conoces qué es el IDSE y todos los movimientos que puedes realizar, consulta nuestro artículo.