Dar de baja en el IMSS: ¿Cómo realizarlo?

Cuando termina una relación laboral —ya sea por renuncia, cambio de empleo o jubilación— hay ciertos movimientos que no se pueden postergar. Uno de los más importantes es dar de baja al trabajador en el IMSS. Este paso permite notificar al Instituto que la persona ya no forma parte de la empresa y que debe dejar de cotizar bajo ese patrón.

Más allá del trámite en sí, lo que está en juego es la correcta actualización del historial del trabajador: evitar errores, prevenir una doble afiliación y asegurar que sus derechos y prestaciones queden bien resguardados. Por eso, desde Recursos Humanos es clave saber cómo y cuándo hacerlo. Acá te contamos lo esencial.

¿Cómo se puede dar de baja en el IMSS?

Darse de baja del IMSS no es algo que se haga igual para todos. Puede ser por un cambio de trabajo, por jubilación o por alguna otra razón, pero lo cierto es que hay más de una forma de resolverlo. Hoy, con lo digital más a la mano, existen opciones para hacerlo en línea, aunque también sigue estando la vía tradicional. Depende mucho del caso y de cómo le guste manejarlo a cada persona. Lo importante es saber qué caminos hay y elegir el que mejor encaje con la situación.

Trámite en línea

Con la digitalización de muchos servicios, el IMSS permite hoy gestionar la baja directamente en su plataforma virtual, algo que simplifica bastante el trámite para quienes quieren evitar filas o traslados innecesarios. ¿Cómo se hace?

Primero hay que ingresar al portal oficial, a través del Escritorio Virtual del IMSS. Ahí, el sistema pedirá el número de seguridad social (NSS) y algunos datos personales. Luego, se selecciona la opción correspondiente para dar de baja y se siguen los pasos que indica el sitio. Al finalizar, el sistema confirma que la solicitud fue procesada. En algunos casos, también se genera un documento que puede guardarse o imprimirse como respaldo.

Trámite presencial

Hay quienes prefieren resolver estas cosas en persona. Ya sea por costumbre, por confianza o simplemente porque necesitan una atención más directa. Para eso, también se puede hacer la baja del IMSS de manera presencial.

Lo primero es ubicar la oficina del IMSS que quede más cerca del domicilio de quien va a hacer el trámite. Eso ahorra tiempo y evita vueltas innecesarias. Y un detalle que no conviene dejar pasar: llevar toda la documentación ya lista. Tener los papeles completos desde el inicio hace que el proceso sea mucho más ágil.

Una vez en la oficina, el personal del IMSS acompaña el paso a paso y ayuda a cerrar el trámite. Al final, entregan una constancia que deja todo formalizado. Las oficinas suelen atender de lunes a viernes, aunque el horario puede variar según la localidad, así que vale la pena checarlo antes de ir.

Baja por parte del patrón

Cuando es la empresa la que da de baja a una persona en el IMSS —por renuncia, despido o cualquier otro motivo— el trámite se hace desde el SUA, que es el Sistema Único de Autodeterminación.

En estos casos, el proceso corre por cuenta del patrón. Desde Recursos Humanos es clave asegurarse de que todo se registre bien y dentro del plazo, sin dejar cabos sueltos. Parece obvio, pero no siempre pasa.

Y algo más: una vez hecho el trámite, la empresa tiene que entregar al colaborador un comprobante que respalde esa baja. Puede parecer un simple papel, pero si después hay que hacer otro trámite o se presenta algún conflicto, tenerlo a la mano puede ahorrar muchos dolores de cabeza.

¿Por qué razones se puede dar de baja en el IMSS?

Existen varias razones por las cuales una persona puede ser dada de baja en el IMSS. Algunas son más frecuentes en el día a día laboral; otras, más puntuales o delicadas. En cualquier caso, es importante conocer las causas, porque cada una puede implicar un proceso distinto.

Causas más comunes

Una situación bastante frecuente es el cambio de empleo. Cuando alguien deja una empresa para sumarse a otra, hay un paso que no se puede saltar: el patrón anterior debe hacer la baja en el sistema, y luego el nuevo patrón se encarga del alta. Es un trámite necesario, no ocurre por sí solo.

Otro caso típico es el de la jubilación. Si la persona ya cumplió con los años y condiciones que marca la ley y decide dejar de trabajar, puede solicitar su baja y, con eso, empezar a gestionar su pensión.

En situaciones más sensibles, como el fallecimiento del trabajador, el trámite lo tienen que hacer los familiares. Y si alguien decide mudarse a otro país y deja de estar afiliado al IMSS, también debe completar su baja antes de salir del sistema.

Causas específicas

Existen además casos más particulares. Por ejemplo, si alguien renuncia de manera voluntaria, puede solicitar la baja por su cuenta. En cambio, cuando se trata de un despido, es la empresa la que debe reportar la salida del trabajador al IMSS.

También puede darse una baja por incapacidad. Si la persona queda en condición de incapacidad permanente, hay mecanismos específicos para formalizar esa situación ante el Instituto.

¿Cuál es la documentación requerida para este trámite?

Más allá del motivo, todo trámite de baja necesita estar respaldado por documentación clara. Es lo que permite que el proceso avance sin contratiempos y quede bien registrado.

Documentación básica

En general, se requiere una identificación oficial vigente —puede ser la credencial del INE, el pasaporte u otra equivalente—, el número de seguridad social (NSS), y la Clave Única de Registro de Población (CURP). Esos tres datos son clave para identificar correctamente al trabajador dentro del sistema del IMSS.

Documentación adicional

Pero no siempre alcanza con lo básico. Según la causa de la baja, puede hacer falta documentación complementaria. Si se trata de un fallecimiento, se pide el acta de defunción. Si hubo un despido, puede solicitarse la carta correspondiente. Y si es por jubilación, se debe presentar la constancia que lo acredite.

Validación de documentos

Un detalle que desde Recursos Humanos no conviene pasar por alto: los documentos deben estar en buen estado. Originales o copias certificadas, pero legibles. Si algún archivo está roto, tachado o simplemente no se ve bien, lo más probable es que el trámite se frene. Vale la pena revisar todo con anticipación para evitar retrasos innecesarios.

Datos necesarios para llevar a cabo la baja

Para llevar a cabo esta tarea, haremos uso del sistema IMSS Desde Su Empresa (IDSE), la plataforma oficial en línea.

Para realizar la baja del trabajador en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), debemos ingresar al IDSE con la cuenta de la empresa o patrón y tener a la mano la siguiente información:

• Número de Seguridad Social (NSS) del trabajador
• Nombre completo del trabajador asegurado
• Unidad Médica Familiar (UMF) del trabajador
• Salario Diario Integrado (SDI) del trabajador

Paso a paso para dar de baja a un trabajador ante el IMSS

Dar de baja a un trabajador ante el IMSS es un proceso que debe realizarse con cuidado para asegurar el cumplimiento de las normativas legales y evitar posibles sanciones. Aquí te presento un paso a paso detallado para realizar este trámite:

• Paso 1: Primero, ingresa al portal IDSE con tu Certificado Digital, usuario y tu contraseña.
• Paso 2: Después, ingresa al apartado de “Movimientos Afiliatorios”.
• Paso 3: Una vez dentro, ingresar al apartado “Captura de Movimientos Afiliatorios”.
• Paso 4: Posteriormente, debes especificar qué tipo de movimiento quieres realizar. En este caso es “Baja”.
• Paso 5: Una vez seleccionaste la opción de “Baja”, ingresa el NSS y el dígito verificador. El NSS consiste de 11 dígitos (por ejemplo, 1234567898-7). En el apartado de NSS se teclean los primeros 10 dígitos y en el apartado “dígito verificador” se ingresa el último número del NSS.
• Paso 6: Después, ingresa el nombre completo del trabajador.
• Paso 7: Una vez tengas el nombre separado, debes especificar la UMF del trabajador.
• Paso 8: Especifica el SDI del trabajador: 100.
• Paso 9: Después, necesitarás especificar de qué clase de trabajador se quiere realizar la baja. Las clases de trabajadores son: Permanente, eventual, eventual de la construcción y eventual del campo.
• Paso 10: Posteriormente, específica si contaba el trabajador con un salario fijo o variable.
• Paso 11: Determina si se trataba de un trabajador que laboraba la semana normal o reducida.
• Paso 12: Con último paso, debes confirmar la fecha en que se realiza este movimiento en el sistema del IMSS.

Al enviar esta información, se generará automáticamente un acuse de recibido del IMSS. Puedes consultar en el apartado “Resultados de los Últimos Movimientos Afiliatorios”, en la página de inicio, si el movimiento ha sido validado por el IMSS.

¿Cuánto tiempo tarda el dar de baja en el IMSS?

El tiempo que puede tomar darse de baja en el IMSS no es el mismo en todos los casos. Depende, sobre todo, del camino que se elija para hacer el trámite y de cuán complejo sea el caso. Aun así, hay ciertos plazos orientativos que conviene tener en mente para planear la gestión con algo de margen.

• En línea

Cuando el trámite se realiza a través de la plataforma digital del IMSS, lo más habitual es que se procese en el momento o dentro de las siguientes 24 a 48 horas. Pero eso no siempre es automático. El tiempo puede variar si los datos cargados no coinciden, si hay errores en la información, o si el sistema presenta intermitencias. En condiciones normales, el canal digital suele ser la opción más rápida.

• Presencial

Ahora, si se prefiere hacer el trámite de forma presencial, los tiempos pueden variar bastante. Todo depende de qué tanto trabajo tenga el personal en esa oficina y de qué tan sencillo sea el caso. Lo más común es que se resuelva entre uno y tres días hábiles, pero si falta algún documento o se trata de una situación fuera de lo habitual, podría tardar un poco más.

¿Cómo saber si se está dado de baja en el IMSS?

Una vez que el trámite de baja se ha realizado, es importante confirmar que el proceso haya sido exitoso. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

Comprobante de baja

• Obtener el comprobante oficial: Cuando se procesa la baja, el IMSS emite un comprobante que indica que la persona ha sido dada de baja. Este documento es crucial para validar que el proceso se ha completado correctamente

Consulta en línea

• Plataformas digitales: Puedes verificar el estado de tu baja accediendo al portal del IMSS, específicamente a la sección del escritorio virtual IMSS, donde podrás consultar tu estatus, ver el historial de cotizaciones y obtener el comprobante de baja

Contacto telefónico

• Comunicación con el IMSS: Si no cuentas con acceso a internet, o prefieres resolverlo por teléfono, puedes llamar directamente a la línea de atención del IMSS. Ahí te orientan sobre el estado de tu baja y te indican si hace falta algún documento o paso adicional para completar el trámite.

¿Cuánto cobran por dar de baja en el IMSS?

En general, el trámite de baja en el IMSS no tiene costo. Es un procedimiento gratuito tanto si se realiza en línea como de manera presencial. Sin embargo, en algunos casos específicos, como cuando es necesario corregir errores en la información registrada o si se requiere un servicio adicional, podrían existir tarifas asociadas, aunque esto no es lo habitual.

Excepciones o costos adicionales:

• Corrección de datos. Si hay errores en los datos registrados en el IMSS, como en el nombre o NSS, podrías necesitar realizar un trámite adicional que podría implicar algún costo
• Servicios especiales. Algunos servicios adicionales, como la emisión de documentos específicos (como el historial de cotizaciones o constancias especializadas), podrían tener tarifas

Es importante recordar que, en la mayoría de los casos, la baja en el IMSS es completamente gratuita.

¿El área de recursos humanos es la encargada de dar de baja en el IMSS?

Sí, cuando un colaborador deja la empresa, es Recursos Humanos quien debe encargarse de darlo de baja ante el IMSS. Es parte del cierre administrativo que toca hacer y, por lo general, se gestiona a través del SUA —una plataforma que usan las empresas para reportar altas, bajas o cualquier cambio en la situación de su personal frente al Instituto.

Responsabilidades del área de recursos humanos:

Hay tres tareas que en esta etapa no se pueden dejar pasar:

• Registrar la baja: Cuando se termina la relación laboral —ya sea por renuncia, despido, retiro o cualquier otro motivo— el área de RRHH debe ingresar la salida en el sistema del IMSS.
• Entregar el comprobante: Una vez hecho el trámite, corresponde darle al trabajador el documento que confirma que ya no figura como afiliado con ese patrón. Puede parecer un simple papel, pero después puede evitar más de un problema.
• Cumplir con los plazos: Este punto es clave. La baja tiene que completarse en tiempo y forma. Cualquier demora puede afectar el acceso del trabajador a servicios médicos o a prestaciones posteriores.

Participación del trabajador

Si bien la gestión recae sobre la empresa, el trabajador también tiene un rol que no debe dejar pasar: verificar que la baja realmente se haya realizado. Para eso, puede —y debe— solicitar su comprobante y confirmar que su situación ya fue actualizada ante el IMSS.

Este paso es más importante de lo que parece. De él depende que el trabajador pueda acceder sin trabas a otros servicios, como una pensión o la seguridad social en su próximo empleo. Además, evita que el sistema lo siga considerando derechohabiente después de haber terminado la relación laboral, lo que podría generar confusión o problemas administrativos.

¿Cómo puede repercutir en el desempeño el dar de baja en el IMSS?

Darse de baja en el IMSS no es un trámite menor. Puede traer varias consecuencias, tanto en lo laboral como en lo financiero. Por eso, es importante tener claro qué implica este movimiento y cómo podría afectar la situación del trabajador, especialmente si no hay un plan o respaldo adicional.

Implicaciones laborales: Consecuencias de la baja en el acceso a servicios médicos y prestaciones

En el momento en que se da de baja a una persona en el IMSS, deja de ser parte del sistema como derechohabiente. Y eso viene con varias implicaciones concretas:

• Atención médica: Al ya no estar afiliado, el trabajador pierde el acceso a consultas, urgencias, hospitalización y cualquier otro servicio médico en clínicas del IMSS. Esto puede generar incertidumbre, sobre todo si no tiene otro seguro de salud como respaldo.
• Prestaciones: También se interrumpen las prestaciones que venían con esa afiliación: pensión por invalidez, coberturas por riesgo de trabajo, incapacidad por enfermedad o incapacidad por maternidad, entre otras. Si no hay otro esquema de protección, esto puede representar un golpe fuerte a su estabilidad.

Implicaciones financieras: Cómo afecta la baja a la seguridad social y pensiones futuras

Más allá de lo inmediato, este trámite también puede afectar la situación financiera del trabajador en el largo plazo. La baja en el IMSS interrumpe la continuidad en el sistema, lo que puede dejar huella tanto en sus cotizaciones como en sus aportes para el retiro.

• Historial de cotizaciones: Al cortarse el vínculo con el IMSS, también se detiene el registro de semanas cotizadas. Y si la persona tarda mucho en reincorporarse a un nuevo empleo formal, eso puede impactar directamente en el cálculo de su pensión futura.
• Ahorro para el retiro y beneficios sociales: Al dejar de cotizar, también se detienen los aportes al fondo de pensión. Según cuál haya sido la causa de la baja y cuánto tiempo quede para el retiro, esto puede afectar el monto final que reciba al jubilarse. Además, también se ve afectado el acceso a otros beneficios como las guarderías o ciertos créditos ligados a la seguridad social.

Por eso, si viene un cambio de empleo, una pausa en la vida laboral o incluso el retiro, lo mejor es revisar que todo esté bien reflejado en el sistema. A veces también conviene pedir orientación para entender cómo esos movimientos pueden afectar la pensión, y ver qué se puede hacer para proteger lo que ya se ha ido acumulando con el tiempo.

Preparación para el futuro: Consejos para planificar después de la baja en el IMSS

Para minimizar las repercusiones de la baja en el IMSS y preparar el futuro financiero y laboral, es importante seguir ciertos pasos:

Verificar el estatus del historial de cotizaciones

Antes de dar de baja o cambiar de empleo, asegúrate de que tu historial de cotizaciones esté en orden. Puedes consultar tu historial en línea en el portal del IMSS o mediante el escritorio virtual IMSS.

Obtener un seguro médico alternativo

Si vas a estar sin empleo o deseas mantener tu acceso a servicios médicos, es recomendable buscar alternativas de seguros privados o considerar otras opciones del sistema de salud pública, como el Seguro Popular (si aplica en tu país).

Consultar sobre pensiones

Si tu baja está relacionada con una jubilación, consulta sobre el monto de tu pensión, cómo hacer el retiro de los fondos acumulados en tu cuenta individual y qué alternativas existen para seguir cotizando voluntariamente en el IMSS si es necesario.

Considerar un ahorro personal

Dado que la baja en el IMSS puede afectar las prestaciones de salud y pensión, es ideal contar con un fondo de emergencia o un plan de ahorro personal que ayude a cubrir los gastos en caso de necesitar atención médica o un ingreso después de la baja.

Revisar el IMSS con el nuevo empleo

Si te cambias de empleo, asegúrate de que el nuevo empleador te registre nuevamente en el IMSS para que puedas continuar con tu historial de cotización y acceder a los beneficios del sistema de seguridad social.

Darse de baja en el IMSS puede afectar el acceso a servicios médicos, prestaciones y el historial de cotizaciones que influye en la pensión futura. Por ello, es crucial planificar este trámite correctamente y buscar alternativas para reducir su impacto financiero o de salud.

La baja debe realizarse de manera correcta y oportuna, ya sea en línea o presencial, y aunque el tiempo puede variar según la causa, generalmente se completa en pocos días. Es vital contar con la documentación requerida y verificar el estado del trámite para evitar problemas futuros.

Si planeas cambiar de empleo, jubilarte o estás en situación de incapacidad, realiza el trámite adecuadamente. Ante dudas, consulta al IMSS o busca asesoría en recursos humanos para garantizar un proceso sin contratiempos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el proceso de recursos humanos para dar de baja a un trabajador ante el IMSS?

Cuando una persona deja la empresa, lo primero que debe activar recursos humanos es el proceso de baja ante el IMSS. No es complicado, pero sí hay que hacerlo con cuidado. Todo arranca reuniendo lo básico: la carta de renuncia, el aviso de despido o cualquier documento que respalde la salida. Luego se actualizan sus datos en la nómina, para que no quede nada pendiente. Con eso listo, se entra al escritorio virtual del IMSS, se registran los datos que pide la plataforma… y así, queda cerrada la parte administrativa.

¿Qué derechos laborales deben respetarse al dar de baja a un trabajador ante el IMSS?

Dar de baja a un trabajador ante el IMSS va más allá del trámite administrativo. Implica asegurar que se respeten todos su derecho laboral: liquidación, finiquito, prestaciones pendientes y, sobre todo, que se realice correctamente el registro ante el IMSS para que la persona conserve su acceso a servicios médicos y sociales el tiempo que le corresponde por ley.

Visita nuestra calculadora finiquito y nuestra calculadora liquidación.

¿Qué consideraciones legales establece la LFT al dar de baja a un trabajador ante el IMSS?

La Ley Federal del Trabajo (LFT) marca ciertos puntos clave que deben cumplirse al dar de baja a un trabajador: entregar finiquito, pagar la liquidación, vacaciones no tomadas (puedes consultar nuestra tabla de vacaciones), y calcular el aguinaldo proporcional. Además, la baja debe notificarse al IMSS de forma puntual. Dejarlo pasar puede derivar en complicaciones legales o administrativas que es mejor evitar.

¿Cómo debe un empleador proceder para dar de baja a un trabajador ante el IMSS y qué impacto tiene esta acción en el cálculo de la PTU?

La empresa puede hacer el trámite de baja ante el IMSS en línea o directamente en alguna de sus oficinas. Hay que ingresar la fecha en que terminó la relación laboral y el motivo. Lo importante es no dejar que se pase el plazo legal, ya que podría haber sanciones.

Sobre la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU), la baja también influye. Se debe tomar en cuenta cuántos días o meses trabajó esa persona durante el año, ya que eso impacta directamente en su reparto de utilidades. Si hay que hacer ajustes, se hacen con base en lo que marca la ley.

¿Qué implicaciones tiene el ISN al dar de baja a un trabajador?

El Impuesto Sobre Nóminas (ISN) se calcula a partir de los sueldos que la empresa reporta. Por eso, cuando un trabajador se da de baja, es clave que recursos humanos actualice la nómina en tiempo y forma. Si esa salida no se refleja correctamente, el ISN podría seguir calculándose con base en un monto que ya no corresponde. Es un detalle pequeño, pero si no se ajusta, puede generar cargos de más o inconsistencias en los reportes contables.

¿Cómo se relaciona la baja de un trabajador ante el IMSS con el ISSSTE?

Si el trabajador está registrado en el ISSSTE, la baja ante el IMSS podría implicar que también haya que mover ciertos datos en esa otra institución. Recursos humanos debe revisar si hace falta notificar o ajustar algo en los registros del ISSSTE, para evitar que el colaborador pierda beneficios por falta de actualización.

¿Qué recomendaciones ofrece la CONDUSEF sobre la baja de un trabajador y su liquidación?

La CONDUSEF recomienda que, al salir de una empresa, el trabajador revise a detalle su liquidación. Hay que verificar que le estén pagando lo que marca la ley: indemnización, prestaciones proporcionales, lo que haya quedado pendiente. También sugiere guardar copia de todos los documentos, porque pueden ser útiles si después se presenta algún reclamo o aclaración.