Constancia de retenciones: ¿Qué es y para qué sirve?

Tabla de contenidos

  1. ¿Qué es la constancia de retenciones?
  2. ¿Para qué sirve la constancia de retenciones?
  3. Actualización de la ley en 2018
  4. ¿Por qué existe esta actualización?
  5. ¿Cómo sacar la constancia de retenciones?
  6. ¿Qué papel juegan los recursos humanos frente a la constancia de retenciones?
  7. Preguntas frecuentes

La Constancia de Retenciones es un documento crucial emitido por el empleador que detalla las retenciones fiscales realizadas sobre los ingresos de un trabajador durante un período fiscal. Este documento proporciona un desglose de las cantidades descontadas para impuestos sobre la renta, seguridad social y otras contribuciones obligatorias. 

Es esencial para que los empleados puedan verificar la exactitud de las retenciones realizadas y para facilitar la preparación de sus declaraciones fiscales anuales. A continuación, exploramos en detalle qué es la Constancia de Retenciones y cómo puede obtenerse.

¿Qué es la constancia de retenciones?

La constancia de percepciones y retenciones es un documento que los patrones entregan al trabajador, en este documento se indica el monto de los ingresos y el impuesto o Impuesto Sobre Renta (ISR) que se le retiene. Este documento también contiene los datos del patrón.

La ley figuraba que los patrones están obligados a entregar estas constancias a las persona física y persona moral que hayan trabajado y generan retenciones de impuestos al ingreso por salarios o servicios profesionales. Este documento es muy usual, ya que los trabajadores solicitan estos documentos para hacer declaraciones anuales de impuestos de manera independiente ante instituciones como el SAT.

¿Para qué sirve la constancia de retenciones?

La constancia de retenciones cumple varias funciones importantes:

  1. Comprobante fiscal: Sirve como un comprobante de las retenciones fiscales realizadas sobre los ingresos de un trabajador durante un período específico. Este documento es crucial para que el trabajador pueda verificar que las retenciones realizadas son correctas y están conforme a la ley.
  2. Preparación de declaraciones fiscales: Facilita la preparación de la declaración anual de impuestos, ya que proporciona la información necesaria sobre las retenciones efectuadas a lo largo del año. El trabajador puede usar esta constancia para declarar correctamente sus ingresos y retenciones ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
  3. Verificación de contribuciones: Permite a los empleados comprobar que las contribuciones a la seguridad social y otros impuestos han sido descontadas y transferidas adecuadamente a las autoridades correspondientes.
  4. Documentación para préstamos o créditos: La constancia puede ser requerida por instituciones financieras al solicitar préstamos o créditos, ya que certifica el cumplimiento de las obligaciones fiscales del trabajador.
  5. Registro de ingresos y retenciones: Ayuda a mantener un registro preciso de los ingresos y retenciones durante el año, lo que es útil para auditorías fiscales o revisiones futuras.

Actualización de la ley en 2018

Existen ahora un par de cambios en la ley con respecto a la expedición de las constancias de retenciones. El ejercicio fiscal 2017 fue el último periodo en el cual los patrones tenían la obligación de expedir a sus trabajadores esta constancia de retenciones anuales por sueldos y salarios.

Esto no significa que los patrones no tienen obligación de expedir comprobantes fiscales, por el contrario, los patrones continúan teniendo la obligación de entregar comprobantes fiscales a sus trabajadores que reciben pagos por conceptos como “sueldos y salarios”. El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) se podrá utilizar como constancia de retenciones  o recibo de pago en las declaraciones anuales.

¿Por qué existe esta actualización?

Actualmente, el SAT requiere que las empresas adquieran un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Con este sistema, se lleva a cabo el timbrado de la nómina de todos los pagos que da la seguridad y cumple en totalidad con todos los requerimientos del SAT. De esta manera, ya no se necesita expedir un documento oficial y se tiene registro de todos los pagos que ha hecho el patrón.

¿Cómo sacar la constancia de retenciones?

Para obtener la Constancia de Retenciones, sigue estos pasos:

  1. A través del portal del SAT:
  2. A través del sistema de nómina del empleador:
    • En algunas empresas, la constancia puede ser generada y proporcionada a través del sistema de nómina interno
    • Solicita la constancia a tu departamento de recursos humanos si está disponible en el sistema interno de la empresa
  3. Acudiendo a las oficinas del SAT:
    • Programa una cita en el portal del SAT o por teléfono
    • Asiste a la cita con tu identificación oficial y RFC
    • Solicita la constancia de retenciones en persona, y el personal del SAT te proporcionará el documento
  4. Consulta con el empleador:
    • En algunos casos, el empleador puede proporcionar la constancia directamente a sus empleados
    • Contacta a tu departamento de recursos humanos para solicitar la constancia si tu empleador gestiona estos documentos

¿Qué papel juegan los recursos humanos frente a la constancia de retenciones?

El departamento de recursos humanos juega un papel crucial en la gestión de la Constancia de Retenciones:

  1. Generación del documento: Recursos humanos es responsable de generar la Constancia de Retenciones para los empleados, asegurando que todos los detalles sobre las retenciones fiscales realizadas durante el año sean correctos y estén actualizados.
  2. Verificación de datos: Antes de emitir la constancia, el departamento verifica que todos los datos sobre las retenciones, ingresos y deducciones sean precisos. Esto garantiza que el documento refleje correctamente la situación fiscal de cada empleado.
  3. Entrega a los empleados: Recursos humanos se encarga de proporcionar la Constancia de Retenciones a los empleados, ya sea de manera física o digital. Es esencial que los empleados reciban esta constancia a tiempo para preparar sus declaraciones fiscales.
  4. Asesoramiento fiscal: El departamento puede ofrecer asesoramiento o información sobre cómo utilizar la constancia para la preparación de declaraciones fiscales y responder a cualquier duda que los empleados puedan tener.
  5. Cumplimiento legal: Recursos humanos asegura que la emisión de la constancia cumpla con las obligaciones fiscales y legales establecidas por el SAT, evitando posibles sanciones por errores u omisiones.
  6. Registro y archivo: Mantiene un registro y archivo de las constancias emitidas para futuras referencias y auditorías, garantizando la disponibilidad de la documentación en caso de revisiones fiscales.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se relaciona la Constancia de Retenciones con el puesto del empleado?

La Constancia de Retenciones refleja las retenciones fiscales aplicadas sobre el salario del empleado, que varían según el nivel salarial asociado a su puesto. Los empleados en puestos con mayores ingresos pueden ver mayores retenciones debido a la progresividad del impuesto sobre la renta.

¿Es necesario incluir información sobre la caja de ahorros en la Constancia de Retenciones?

No, la caja de ahorros no se refleja directamente en la Constancia de Retenciones. Sin embargo, cualquier rendimiento o interés generado por la caja de ahorros que sea gravable sí debe ser considerado para las retenciones fiscales y podría aparecer en otros documentos fiscales.

¿Cuál es la relación entre la Constancia de Retenciones y el contrato individual de trabajo?

El contrato individual de trabajo establece las condiciones salariales y beneficios del empleado, que son la base para calcular las retenciones fiscales. La Constancia de Retenciones documenta las cantidades retenidas sobre los ingresos estipulados en el contrato.

¿Se debe entregar la Constancia de Retenciones al finalizar un contrato individual de trabajo mediante un finiquito?

Sí, al finalizar un contrato, el empleador debe proporcionar al empleado la Constancia de Retenciones junto con el finiquito, para que el empleado pueda tener un registro completo de las retenciones fiscales realizadas durante su empleo. ¿Quieres saber cuánto te corresponde? Visita nuestra calculadora finiquito.

¿El fondo de ahorro se refleja en la Constancia de Retenciones?

No directamente. El fondo de ahorro en sí mismo no aparece en la Constancia de Retenciones. Sin embargo, si el fondo genera intereses o rendimientos que son sujetos a retención fiscal, estos se incluirán en la constancia.

¿Cómo impacta la nómina en la emisión de la Constancia de Retenciones?

La nómina es la base para el cálculo de las retenciones que se detallan en la Constancia de Retenciones. Todos los pagos, bonos, y deducciones realizadas a través de la nómina son considerados al generar este documento fiscal.

¿Qué rol juega el salario mínimo en la Constancia de Retenciones?

El salario mínimo es un factor determinante para calcular las retenciones fiscales. En general, los empleados que ganan el salario mínimo podrían estar exentos de ciertas retenciones, lo cual se reflejará en la constancia.

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