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La Constancia de Retenciones es un documento crucial emitido por el empleador que detalla las retenciones fiscales realizadas sobre los ingresos de un trabajador durante un período fiscal. Este documento proporciona un desglose de las cantidades descontadas para impuestos sobre la renta, seguridad social y otras contribuciones obligatorias.
Es esencial para que los empleados puedan verificar la exactitud de las retenciones realizadas y para facilitar la preparación de sus declaraciones fiscales anuales. A continuación, exploramos en detalle qué es la Constancia de Retenciones y cómo puede obtenerse.
¿Qué es la constancia de retenciones?
La constancia de percepciones y retenciones es un documento que los patrones entregan al trabajador, en este documento se indica el monto de los ingresos y el impuesto o Impuesto Sobre Renta (ISR) que se le retiene. Este documento también contiene los datos del patrón.
La ley figuraba que los patrones están obligados a entregar estas constancias a las persona física y persona moral que hayan trabajado y generan retenciones de impuestos al ingreso por salarios o servicios profesionales. Este documento es muy usual, ya que los trabajadores solicitan estos documentos para hacer declaraciones anuales de impuestos de manera independiente ante instituciones como el SAT.
¿Quién debe recibir una constancia de retenciones?
La constancia de retenciones suele aparecer cuando durante un pago se descontó algún impuesto que debía enterarse a la autoridad fiscal. Quien recibió ese ingreso puede necesitar este documento para revisar la información relacionada con dichas retenciones.
Es común encontrarla en situaciones laborales, en la prestación de servicios independientes y en otros pagos donde existe la obligación de retener impuestos. La necesidad de solicitarla o utilizarla dependerá de cada caso y de los trámites que la persona deba realizar posteriormente.
También hay situaciones en las que la información ya se encuentra reflejada en los comprobantes fiscales correspondientes. Por esa razón, antes de solicitar una constancia adicional, muchas personas revisan primero la documentación que ya tienen disponible.
¿Para qué sirve la constancia de retenciones de impuestos?
La constancia de retenciones cumple varias funciones importantes:
- Comprobante fiscal: Sirve como un comprobante de las retenciones fiscales realizadas sobre los ingresos de un trabajador durante un período específico. Este documento es crucial para que el trabajador pueda verificar que las retenciones realizadas son correctas y están conforme a la ley.
- Preparación de declaraciones fiscales: Facilita la preparación de la declaración anual de impuestos, ya que proporciona la información necesaria sobre las retenciones efectuadas a lo largo del año. El trabajador puede usar esta constancia para declarar correctamente sus ingresos y retenciones ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Verificación de contribuciones: Permite a los empleados comprobar que las contribuciones a la seguridad social y otros impuestos han sido descontadas y transferidas adecuadamente a las autoridades correspondientes.
- Documentación para préstamos o créditos: La constancia puede ser requerida por instituciones financieras al solicitar préstamos o créditos, ya que certifica el cumplimiento de las obligaciones fiscales del trabajador.
- Registro de ingresos y retenciones: Ayuda a mantener un registro preciso de los ingresos y retenciones durante el año, lo que es útil para auditorías fiscales o revisiones futuras.
¿Qué cambió con la constancia de retenciones y el CFDI de nómina?
A partir del ejercicio fiscal 2018, los patrones dejaron de estar obligados a expedir la constancia anual de retenciones por sueldos y salarios como se hacía anteriormente. Sin embargo, esto no significa que desapareciera la obligación de comprobar los pagos y retenciones efectuados a los trabajadores.
Actualmente, los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina cumplen esa función. Gracias al proceso de timbrado realizado mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), cada pago de nómina queda registrado ante el SAT, incluyendo percepciones, deducciones y retenciones de impuestos.
De esta forma, los CFDI de nómina pueden utilizarse como comprobantes fiscales para diversos trámites, incluida la declaración anual de impuestos. Este cambio simplificó el cumplimiento de las obligaciones fiscales tanto para los empleadores como para los trabajadores, al concentrar la información en documentos digitales validados por el SAT.
¿La constancia de retenciones sigue siendo obligatoria?
La obligación de emitir una constancia de retenciones no se maneja exactamente igual que hace algunos años. Con la llegada de los comprobantes fiscales digitales, varios procedimientos relacionados con este documento fueron cambiando y algunas reglas se ajustaron.
Hoy es común que parte de la información que antes se consultaba en una constancia aparezca directamente en otros comprobantes fiscales. Aun así, eso no significa que este documento haya desaparecido por completo, ya que todavía existen situaciones donde sigue teniendo utilidad.
- Cambios introducidos desde 2018: Diversas disposiciones fiscales modificaron la forma en que se documentan ciertos ingresos y retenciones, reduciendo algunos supuestos donde era necesaria una constancia por separado.
- Papel del CFDI de nómina: Con el paso de los años, este comprobante se convirtió en una de las principales fuentes de información para consultar ingresos y retenciones relacionadas con una relación laboral.
- Cuándo puede utilizarse como comprobante: En determinados casos, el CFDI contiene los datos necesarios para respaldar la información fiscal sin necesidad de generar documentación adicional.
- Casos especiales donde siguen existiendo constancias: Aunque muchos procesos cambiaron, todavía hay escenarios donde la emisión de una constancia de retenciones continúa formando parte de las obligaciones correspondientes.
¿Cómo sacar la constancia de retenciones?
Para obtener la Constancia de Retenciones, sigue estos pasos:
- A través del portal del SAT:
- Accede al portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT)
- Inicia sesión con tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y contraseña o firma electrónica (efirma).Visita nuestra calculadora RFC
- Dirígete al menú de "Constancias" y selecciona "Constancia de Retenciones"
- Elige el período fiscal deseado y genera el documento
- Descarga el archivo PDF y guárdalo en tu dispositivo o imprímelo directamente
- A través del sistema de nómina del empleador:
- En algunas empresas, la constancia puede ser generada y proporcionada a través del sistema de nómina interno
- Solicita la constancia a tu departamento de recursos humanos si está disponible en el sistema interno de la empresa
- Acudiendo a las oficinas del SAT:
- Programa una cita en el portal del SAT o por teléfono
- Asiste a la cita con tu identificación oficial y RFC
- Solicita la constancia de retenciones en persona, y el personal del SAT te proporcionará el documento
- Consulta con el empleador:
- En algunos casos, el empleador puede proporcionar la constancia directamente a sus empleados
- Contacta a tu departamento de recursos humanos para solicitar la constancia si tu empleador gestiona estos documentos
¿Qué papel juegan recursos humanos y nómina en la gestión de las retenciones?
El departamento de recursos humanos juega un papel crucial en la gestión de la Constancia de Retenciones:
- Generación del documento: En primer lugar, es responsable de generar la Constancia de Retenciones para los empleados, asegurando que todos los detalles sobre las retenciones fiscales realizadas durante el año sean correctos y estén actualizados.
- Verificación de datos: Antes de emitir la constancia, el departamento verifica que todos los datos sobre las retenciones, ingresos y deducciones sean precisos. Esto garantiza que el documento refleje correctamente la situación fiscal de cada empleado.
- Entrega a los empleados: También, recursos humanos se encarga de proporcionar la Constancia de Retenciones a los empleados, ya sea de manera física o digital. Es esencial que los empleados reciban esta constancia a tiempo para preparar sus declaraciones fiscales.
- Asesoramiento fiscal: El departamento puede ofrecer asesoramiento o información sobre cómo utilizar la constancia para la preparación de declaraciones fiscales y responder a cualquier duda que los empleados puedan tener.
- Cumplimiento legal: Recursos humanos asegura que la emisión de la constancia cumpla con las obligaciones fiscales y legales establecidas por el SAT, evitando posibles sanciones por errores u omisiones.
- Registro y archivo: Mantiene un registro y archivo de las constancias emitidas para futuras referencias y auditorías, garantizando la disponibilidad de la documentación en caso de revisiones fiscales.
