Firma Electrónica Avanzada (FIEL): ¿Qué es? ¿Para qué sirve?

En el actual panorama digital, la gestión de recursos humanos se ha transformado significativamente. La automatización de procesos y la digitalización de documentos han cobrado gran relevancia, impulsando la eficiencia y la productividad en el departamento. En este contexto, la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) emerge como una herramienta fundamental para optimizar las tareas cotidianas de RRHH.

¿Qué es la FIEL?

La FIEL, que significa Firma Electrónica Avanzada, es una firma que identifica a la empresa con el gobierno y consta de una combinación de dos archivos *.cer y *.key que sirven como sustituto de la firma del representante legal en los diversos trámites legales de la empresa. Firmar con la FIEL, representa la autorización del representante legal de llevar a cabo diversos trámites.

¿Por qué obtener la FIEL?

La FIEL te abre las puertas a un mundo de posibilidades en el ámbito digital. Te permite realizar trámites y gestiones de forma segura, cómoda y eficiente, sin necesidad de acudir a oficinas o realizar largas filas.

Aquí tienes 5 razones por las que debes obtener tu FIEL:

1. Seguridad. Utiliza tecnología de encriptación para proteger tus datos y garantizar que solo tú puedas acceder a ellos. Esto te da la tranquilidad de que tus trámites fiscales estarán siempre seguros.
2. Comodidad. Olvídate de las filas, el papeleo y los traslados. Con la FIEL puedes realizar todos tus trámites fiscales desde la comodidad de tu hogar o desde cualquier lugar con acceso a internet.
3. Eficiencia. Ahorra tiempo y dinero al realizar tus trámites de forma electrónica. La FIEL te permite agilizar procesos y obtener respuestas más rápido.
4. Validez legal. Tiene plena validez legal en México, por lo que puedes tener la certeza de que tus documentos firmados electrónicamente tendrán la misma fuerza legal que los firmados en papel.
5. Versatilidad. Además de realizar trámites fiscales, también puedes usarla para firmar contratos, documentos bancarios y otros tipos de documentos electrónicos.

¿Por qué el FIEL es importante en la nómina?

Sólo mediante ésta, el representante legal tiene acceso al sitio virtual del Servicio de Administración Tributaria (SAT) de la empresa. En algunos estados es requerida para ingresar al portal de la Secretaría de Finanzas y reportar el Impuesto Sobre Nómina (ISN); y actualmente el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) ya está implementando el acceso al IDSE mediante FIEL (sólo a las empresas que se den de alta con ella).

¿Qué trámites puedes realizar con la FIEL?

La FIEL es fundamental para hacer cualquier trámite de negocio en México. Te mostramos algunos ejemplos de para qué puede utilizar un FIEL:

• Dictámenes fiscales
• Expedientes del contribuyente
• Comprobantes fiscales digitales
• Donatarias autorizadas
• Solicitud de devoluciones

¿Cómo obtener la FIEL?

En México, el SAT es el administrador de esta herramienta. Para obtenerla se requiere lo siguiente dependiendo de si vas a adquirir uno nuevo o renovar uno antiguo, hay dos opciones:

• NUEVO: Si apenas vas a dar de alta a tu empresa en el SAT, ahí mismo puedes tramitarla como parte del mismo proceso, sólo recuerda llevar una memoria USB para que esto suceda 
• RENOVACIÓN: Si vas a renovarla, deberás descargar el programa CERTIFICA en tu computadora y crear el archivo *.reg

Luego, aquí están los pasos a seguir para obtener tu FIEL:

• CITA: Debes agendar una cita en el SAT. 
• DOCUMENTACIÓN: Debes llevar la documentación correcta (alistado abajo) depende de si eres persona física o persona moral.
• FORMATO: Debes llenar el formato FE: Solicitud de certificado de Firma Electrónica Avanzada, lleno e impreso por ambos lados en una sola hoja y firmado con tinta azul. Este formato se descarga del portal del SAT y se entrega por duplicada.

¿Qué documentación necesitas para transmitir el FIEL?

Existen diferentes requisitos de documentación dependiendo de su clasificación como persona física o persona moral.

Persona física

Si eres persona física, aquí tienes la información que necesitarás para trasmitir tu FIEL:

• Dispositivo magnético (USB o disco compacto)
• Original o copia certificada de acta de nacimiento o carta de naturalización (se deberá presentar sólo en los casos en que no se cuente con una Clave Única de Registro de Población (CURP) certificada en el Módulo de Consulta del Registro Nacional de Población (RENAPO). Para verificar si cuenta con la CURP certificada consulte la siguiente liga: Módulo RENAPO.
• Original o copia certificada de tu documento migratorio vigente (FM2 o FM3), para personas de origen extranjero.
• Original o copia certificada de tu identificación oficial vigente.

Persona moral

El representante legal deberá contar con el certificado de Firma Electrónica Avanzada vigente como persona física.

• Dispositivo magnético (USB o disco compacto).
• Copia certificada del poder general del representante legal para actos de dominio o de administración (no podrá ser mancomunado ni de carácter especial).
• Copia certificada del acta constitutiva de la persona moral solicitante.
• Original o copia certificada de la identificación oficial del representante legal de la persona moral solicitante (credencial para votar, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar o credencial emitida por los gobiernos federal, estatal o municipal que cuente con la fotografía y firma del titular).

¿Cuánto tiempo tarda el trámite de la FIEL?

Al terminar con el trámite, la obtención de FIEL tardará 2 días hábiles. Al final se entregará al representante el archivo .cer y el archivo .key con el que se podrán realizar los procesos en los portales antes mencionados.

¿Qué hacer si pierdes tu FIEL?

Perder tu FIEL puede ser un inconveniente, ya que te impide realizar trámites y gestiones importantes de forma electrónica. Sin embargo, no es el fin del mundo. Aquí te explicamos qué pasos debes seguir si pierdes tu FIEL.

Reporta la pérdida de tu FIEL:

• Comunícate al SAT. Puedes llamar al 55 627 22 72 o acudir a una oficina del SAT para reportar la pérdida de tu FIEL.
• Llena el formato de solicitud de revocación. Descarga el formato SAT-5211 “Solicitud de Revocación del Certificado de efirma” y llénalo con tus datos.
• Presenta la documentación. Presenta tu identificación oficial vigente y el formato de solicitud de revocación en una oficina del SAT.

Obtén un nuevo certificado de FIEL:

• Solicita un nuevo certificado. Puedes solicitar un nuevo certificado de FIEL en una oficina del SAT o a través del portal del SAT.
• Cubre el costo. El costo de un nuevo certificado de FIEL es de $179.00 pesos.
• Sigue los pasos de generación. Sigue las instrucciones del SAT para generar tu nuevo certificado de FIEL.

¿Qué hacer si alguien te roba tu FIEL?

Si te han robado tu FIEL (Firma Electrónica Avanzada), es importante actuar rápido para minimizar el daño. Aquí te explicamos qué pasos debes seguir.

Reporta el robo de tu FIEL:

• Comunícate al SAT. Llama al 55 627 22 72 o acude a una oficina del SAT para reportar el robo de tu FIEL.
• Llena el formato de solicitud de revocación. Descarga el formato SAT-5211 “Solicitud de Revocación del Certificado de efirma” y llénalo con tus datos.
• Presenta la documentación. Presenta tu identificación oficial vigente y el formato de solicitud de revocación en una oficina del SAT.

Monitorea tu actividad financiera:

• Revisa tus cuentas bancarias y movimientos financieros. Busca cualquier actividad inusual que pueda indicar que alguien ha utilizado tu FIEL para realizar compras o transacciones no autorizadas.
• Reporta cualquier actividad sospechosa a tu banco. Si encuentras alguna actividad inusual, contacta a tu banco de inmediato para que puedan cancelar tu tarjeta o cuenta y evitar más daños.

Cambia tus contraseñas:

• Cambia la contraseña de tu FIEL. Si aún tienes acceso a tu cuenta, cambia la contraseña de inmediato.
• Cambia las contraseñas de otros servicios que utilizan tu FIEL. Si has utilizado tu FIEL para acceder a otros servicios, como tu buzón tributario electrónico o tu cuenta bancaria, cambia las contraseñas de esos servicios también.

Presenta una denuncia ante la policía:

• Presenta una denuncia por robo. Puedes presentar una denuncia por robo ante la policía para dejar constancia del hecho.
• Guarda el comprobante de la denuncia. Guarda el comprobante de la denuncia para que puedas usarlo como prueba en caso de que necesites iniciar acciones legales.

¿Cuáles son los consejos para tener éxito en la gestión de tu FIEL?

La FIEL es tan importante para tu vida empresarial en México, que es importante que la trates como tal. Hay muchas cosas que puede hacer para evitar perder su FIEL o que se lo roben, incluidas las siguientes:

1. No compartas tu FIEL con nadie. Tu FIEL es personal e intransferible. No lo compartas con nadie, ni siquiera con familiares o amigos.
2. Guarda tu FIEL en un lugar seguro. Guarda tu FIEL en un lugar seguro donde no pueda ser robada o extraviada.
3. Utiliza una contraseña segura. Utiliza una contraseña SAT segura para tu FIEL que sea difícil de adivinar.
4. Mantén tu computadora y software actualizados. Mantén tu computadora y software actualizados con los últimos parches de seguridad.
5. Ten cuidado con los correos electrónicos y sitios web sospechosos. No hagas clic en enlaces ni abras archivos adjuntos de correos electrónicos o sitios web sospechosos.

¿La FIEL es un requerimiento necesario para los recursos humanos?

Sí, la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) es un requerimiento necesario para los recursos humanos en muchas organizaciones en México. La FIEL permite firmar documentos electrónicamente, lo que agiliza y asegura procesos como la nómina, la gestión de impuestos y otros trámites legales. Además, facilita la digitalización de documentos, mejorando la eficiencia y reduciendo costos.

¿Qué impacto tiene la FIEL en los procesos de recursos humanos?

La FIEL tiene un impacto significativo en los procesos de recursos humanos al facilitar la digitalización y agilización de varias tareas clave:

• Contratación. Permite la digitalización de contratos y la firma electrónica de ofertas de empleo, lo que agiliza el proceso de contratación y reduce la necesidad de documentos en papel.
• Nómina. La generación y firma electrónica de recibos de nómina se simplifican con la FIEL, facilitando además la declaración de impuestos de manera más eficiente y segura.
• Gestión del talento. En cuanto a la gestión del talento humano, la FIEL permite la evaluación de desempeño, la capacitación y el desarrollo profesional de manera más organizada y accesible, ya que los documentos y registros se pueden firmar y almacenar electrónicamente.
• Relaciones laborales. También mejora la comunicación interna y la gestión de conflictos al permitir trámites laborales más rápidos y seguros. Los empleados pueden firmar documentos importantes sin necesidad de estar físicamente presentes, lo que mejora la eficiencia y reduce los tiempos de espera.

¿Cuáles son los beneficios de Implementar la FIEL en recursos humanos?

Implementar la Firma Electrónica Avanzada en recursos humanos ofrece varios beneficios importantes:

• Aumento de la eficiencia. Automatiza procesos y reduce significativamente los tiempos necesarios para completar tareas administrativas, como la firma de contrato y recibo de nómina. Esto permite un flujo de trabajo más ágil y eficiente.
• Reducción de costos. Al eliminar la necesidad de papel, impresión y envío de documentos físicos, la FIEL contribuye al ahorro de costos operativos. Además, reduce el espacio de almacenamiento necesario para archivar documentos.
• Mayor seguridad. Garantiza la protección de datos personales y la confidencialidad de la información, ya que utiliza tecnologías de cifrado y autenticación para asegurar la integridad de los documentos electrónicos.
• Mejora de la experiencia del empleado. Facilita la gestión de trámites administrativos, permitiendo a los empleados realizar firmas y aprobaciones de manera rápida y sencilla desde cualquier lugar y en cualquier momento, mejorando así su experiencia y satisfacción laboral.

¿Qué desafíos y consideraciones se deben considerar al Implementar la FIEL?

Al implementar la FIEL en una organización, es importante considerar diversos desafíos y estrategias para superarlos:

• Resistencia al cambio. La resistencia de empleados y directivos puede ser un obstáculo. Para superarla, es fundamental comunicar claramente los beneficios de la FIEL, ofrecer capacitación adecuada y proporcionar apoyo durante el proceso de adopción.
• Seguridad informática. La protección de los datos y la prevención de ciberataques son esenciales. Implementar medidas de seguridad robustas, como cifrado de datos, autenticación de múltiples factores y monitoreo constante, ayudará a proteger la información sensible.
• Costos de implementación. La inversión inicial en hardware, software y capacitación puede ser significativa. Es importante planificar y presupuestar adecuadamente, considerando tanto los costos inmediatos como los beneficios a largo plazo de la digitalización y la mejora en la eficiencia.
• Integración con otros sistemas. La FIEL debe conectarse eficazmente con los sistemas existentes de nómina, gestión de talento y otros procesos administrativos. Asegurar la compatibilidad y realizar pruebas exhaustivas de integración garantizará una transición suave y funcional.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la relación entre la subdelegación IMSS y la FIEL?

La subdelegación IMSS es la entidad encargada de brindar atención personalizada a los patrones y trabajadores. La FIEL (Firma Electrónica Avanzada) es una herramienta digital que facilita la interacción entre los contribuyentes y las autoridades fiscales, incluyendo el IMSS. La subdelegación es el lugar físico donde los patrones pueden acudir para realizar trámites relacionados con la FIEL, como su obtención, renovación o solución de problemas técnicos.

¿Cómo repercute la FIEL en el salario mínimo?

No tiene una repercusión directa en el salario mínimo. El salario mínimo es un monto establecido por ley y su actualización es determinada por factores económicos y sociales. La FIEL es una herramienta de firma electrónica que agiliza los trámites administrativos, pero no interviene en la fijación o pago de los salarios. Sin embargo, al facilitar los trámites relacionados con nóminas y pagos al IMSS, contribuye a una gestión más eficiente de los recursos humanos y, por ende, a un cumplimiento más preciso de las obligaciones laborales.

¿De qué manera la FIEL se vincula con el contrato laboral?

Se vincula con el contrato laboral de manera indirecta, pero fundamental. Al permitir la firma electrónica de documentos, la FIEL agiliza la generación y el envío de contratos laborales. Además, facilita la gestión de los trámites relacionados con la contratación, como dar de alta en el IMSS. También puede utilizarse para firmar modificaciones al contrato laboral, siempre y cuando ambas partes estén de acuerdo y cuenten con la FIEL correspondiente.

¿Es necesaria la FIEL para la pensión alimenticia?

No es necesaria para tramitar una pensión alimenticia. La pensión alimenticia es un asunto de carácter familiar y se regula por el Código Civil Federal (CCF). Para tramitarla, se requiere iniciar un proceso judicial y presentar la documentación correspondiente, como acta de nacimiento, comprobante de ingresos, etc. La FIEL es una herramienta para trámites administrativos, principalmente fiscales y laborales, y no se utiliza en los procedimientos judiciales relacionados con la familia.

¿La FIEL sustituye una carta de recomendación?

No sustituye una carta de recomendación. La FIEL es un medio de identificación electrónica y firma de documentos digitales, mientras que una carta de recomendación es un documento emitido por una persona o institución que avala las cualidades y experiencia laboral de otra. Ambas tienen funciones distintas y complementarias.

¿Cómo impacta el RENAPO en la FIEL?

El Registro Nacional de Población (RENAPO) es la base de datos que contiene la información de todos los mexicanos. La FIEL se vincula con el RENAPO a través de los datos personales del contribuyente, como nombre completo, fecha de nacimiento y CURP. Estos datos son necesarios para validar la identidad del usuario y garantizar la seguridad de los trámites realizados con la FIEL.

¿Cuál es la importancia de la FIEL en la remuneración?

La FIEL es importante en la remuneración porque facilita la gestión de nómina y los pagos al IMSS. Al permitir la firma electrónica de documentos, la FIEL agiliza los procesos administrativos y reduce el riesgo de errores. Además, al integrarse con los sistemas contables, la FIEL contribuye a una mayor precisión en el cálculo y pago de los salarios.

¿Es obligatorio que un becario obtenga su FIEL?

La FIEL es una herramienta útil para realizar trámites administrativos, pero no es un requisito indispensable para ser becario. Sin embargo, si el becario realiza alguna actividad remunerada o tiene que realizar trámites ante el SAT o el IMSS, contar con una FIEL puede simplificar los procedimientos.