Puesto: ¿Qué es? ¿Cuál es su diferencia a una plaza?

En todas las empresas, desde la tienda de la esquina hasta una multinacional, hay una pregunta que se repite una y otra vez: ¿Qué puesto tiene esa persona? Y aunque parezca algo simple, detrás de esa palabra hay mucho más que un título bonito.

Saber qué es un puesto, cómo se construye, cómo se fija dentro de la estructura y qué debe incluir su descripción no solo ayuda a ordenar el trabajo. También impacta directamente en la motivación, el desempeño y hasta en la retención del talento.

Este artículo aterriza todo eso, sin vueltas ni tecnicismos. Aquí vas a encontrar lo esencial que toda empresa competitiva debería tener claro sobre el diseño y la redacción de un puesto.

¿Qué es un puesto o cargo?

Cuando alguien dice que trabaja en X empresa, lo primero que se le pregunta es: “¿Y en qué puesto estás?”. Porque esa palabra ya nos da una idea de lo que hace, de qué tan arriba está en la estructura y hasta de cuánta responsabilidad carga día con día.

Pero para la empresa, el cargo va más allá del título. Es la forma de organizar el trabajo. De decidir quién hace qué. De estructurar tareas, medir resultados y asignar recursos. Y no es exageración: una buena definición de puestos hace que todo lo demás funcione mejor.

Desde un punto de vista más estratégico, el puesto responde a una pregunta muy de fondo: ¿Cómo aplicar rentablemente el esfuerzo intelectual humano? Y la respuesta no está en discursos. Está en cómo se diseñan esos roles dentro de la organización.

Un puesto no es solo un nombre en la nómina. Es la combinación de tareas, responsabilidades y nivel de autoridad que alguien tiene en una estructura. Es como una ficha dentro del tablero organizacional. Una que debe tener un lugar claro, una función útil y límites definidos.

Y para las personas, el puesto también es clave. Porque representa no solo el trabajo que hacen, sino las expectativas que tienen sobre lo que pueden llegar a ser. Lo que esperan aprender, ganar, lograr. En muchos casos, el puesto es la principal fuente de motivación o frustración.

¿Qué es la función del puesto?

A ver, una cosa es el puesto, y otra cosa —aunque muy relacionada— es la función del puesto. Cuando se habla de “función”, se está aterrizando el para qué de ese puesto. O sea, ¿por qué existe? ¿Qué aporta? ¿Qué pasaría si no estuviera? No es una lista de tareas como tal, es más bien el propósito central. El corazón de ese rol.

Por ejemplo, un puesto de auxiliar contable puede tener varias tareas: registrar movimientos, revisar facturas, apoyar en cierres. Pero su función principal es garantizar que la información financiera esté bien organizada y actualizada para que las decisiones no se tomen a ciegas.

Desde RRHH, identificar esta función ayuda muchísimo. Porque si se entiende bien, entonces se puede contratar mejor, capacitar mejor, y evaluar el desempeño de forma mucho más justa. Y ojo: cuando no está clara la función del puesto, empiezan los dolores de cabeza. Porque se sobrecarga a la persona, se confunde su rol, o incluso se pierde tiempo en tareas que no suman a lo que realmente importa.

¿Cuál es la diferencia entre un puesto y una plaza?

Esta confusión es común. Hasta en juntas directivas se escucha la mezcla: “Ya está creada la plaza, ¿por qué no hay nadie en el puesto?” Pues justo ahí está el detalle.

La plaza es el espacio formal dentro de la estructura organizacional. Es como el casillero disponible, el espacio físico o presupuestal donde se puede asignar a alguien. Incluso puede existir aunque no esté ocupado. Es más, hay plazas autorizadas pero congeladas, en espera de presupuesto o aprobación.

El puesto, en cambio, es el contenido. Es lo que se hace, lo que se espera, la razón de ser de esa plaza. Dicho de otro modo, una plaza puede existir sin puesto definido, aunque eso no se recomienda. Y un puesto bien diseñado no sirve de mucho si no tiene plaza asignada para operar.

Para las empresas, distinguir bien esto evita muchos enredos. Especialmente cuando se manejan presupuestos públicos, sindicatos o estructuras complejas. Porque no es lo mismo tener una plaza “libre” que tener un puesto que realmente aporte valor.

¿Cuáles son los elementos necesarios en una descripción de puesto organizacional?

Para hacer una descripción de puesto se necesita:

• Obligación. Se refiere a la ocupación que desempeña el empleado en su puesto, con relación al organigrama de la empresa entre mayor responsabilidad tenga el puesto, mayor será la complejidad a desempeñar (Ejemplo: Un analista de compras emite órdenes de compra, un contralor maneja toda la contabilidad de la empresa).
• Función. Son las actividades realizadas de manera continua por el empleado de acuerdo al puesto que tiene asignado. Para que las actividades sean consideradas una función deberán ser continuas y con cierta frecuencia.
• Tarea. Se refiere a las actividades individuales a desempeñar por el empleado en un puesto operativo, generalmente las tareas son sencillas y se realizan en serie. (Cortar láminas, realizar un tornillo, coser botones).
• Puesto. Podemos definirlo como una serie de obligaciones, funciones o tareas que un empleado desempeña para una posición asignada en el organigrama de la empresa. El puesto define la relación entre las demás áreas de la organización.
• Actitudes y habilidades. Se refiere a cómo debe de ser el trabajador que desempeñe este rol. Puesto que para cada puesto se necesitan diferentes habilidades y actitudes de una persona.

Como puedes ver, la descripción de puestos integra todas las actividades que desempeña una persona, que pueden ser contenidas en un todo unificado. Es decir, que ocupa una posición formal en el organigrama de la organización. Para realizar su función, el empleado con el puesto asignado debe tener un lugar en la estructura organizacional de la compañía.

En esta concepción, un puesto constituye una unidad de la organización y consiste en un conjunto de obligaciones y responsabilidades que lo hacen distinto de los demás puestos. El lugar del puesto en la estructura organizacional establece el nivel jerárquico, así como el departamento en el que está ubicado.

¿Cómo fijar el puesto en la estructura organizacional?

Para fijar un puesto es necesario considerar:

• El conjunto de tareas u obligaciones que el ocupante deberá desempeñar (contenido del puesto).
• Cómo debe desempeñar ese conjunto de tareas u obligaciones (métodos y procedimientos de trabajo).
• A quién le debe reportar el ocupante del cargo (responsabilidad), es decir, relación con su jefatura.
• A quién debe supervisar o dirigir el ocupante del puesto (autoridad), es decir, relación con sus subordinados.

¿Quién realiza la descripción del cargo?

Cabe destacar que la descripción de puesto casi nunca es responsabilidad del departamento de recursos humanos. En ocasiones es al mismo departamento, ya que realmente ellos son los que están en la operación. También la gerencia suele diseñar puestos estratégicos y administrativos. La definición de puestos en un proceso continuo de resolución de problemas, es decir, los puestos no son estables, ni estáticos o definitivos, sino que se encuentran en constante evolución, innovación y cambio para adaptarse a las continuas transformaciones tecnológicas, económicas, y legales. Actualmente, el concepto de puesto atraviesa por una completa revolución en función de las exigencias del mundo moderno y de la globalización de la economía.

A lo largo de la historia de la humanidad, desde los tiempos ancestrales hasta el siglo XXI el concepto del trabajo y por ende el de puesto no ha cambiado. Un trabajador ejecuta una determinada tarea según su habilidad, le responde a un determinado jefe y le entrega resultados a otra área. Sin embargo, la evolución de esta concepción mental fue cambiando a lo largo del tiempo con la revolución industrial. Durante años, el trabajo se organizó desde ideas como las de Taylor, el nacimiento de los sindicatos, las leyes laborales, la seguridad social y, claro, el aumento de la población. Todo eso marcó la base de cómo se definían los puestos.

Hoy, en cambio, las empresas más competitivas buscan que el diseño de los puestos también acompañe el desarrollo profesional de las personas. A eso se le llama enriquecimiento o ampliación del puesto. Además, los puestos ya no se piensan como funciones aisladas, sino como roles en equipo, con un fuerte componente social. Todo enfocado en mejorar la satisfacción y la calidad de vida laboral.

Preguntas frecuentes

¿Cómo debe incluirse el aguinaldo en la redacción de un puesto?

El aguinaldo no es un detalle menor. En la redacción de un puesto conviene dejar claro que forma parte de los beneficios que van más allá del sueldo base. Lo típico es mencionar que se otorga conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT). Lo que en la mayoría de los casos equivale a 15 días de salario por año trabajado. Esto no solo aclara derechos, también da confianza al candidato al saber con qué prestaciones cuenta desde el inicio.

¿Qué detalles incluir sobre el bono en la descripción del puesto?

Si el puesto incluye bono, hay que decirlo tal cual. Nada de dejarlo como “algo que podría pasar”. En la descripción se recomienda especificar si es mensual, anual, por metas o por desempeño. También es útil indicar si el monto es fijo o si varía según resultados. Y si el bono depende de métricas, vale la pena mencionar cuáles. Esto ayuda a poner expectativas realistas desde el arranque.

¿Cómo mencionar la caja de ahorro en una oferta de trabajo?

Cuando una empresa ofrece caja de ahorros, debe explicarlo bien en la redacción del puesto. Es decir, indicar que el trabajador puede ahorrar una parte de su salario, que será respaldada con una aportación igual por parte de la empresa. También es importante aclarar si es voluntaria y cómo se maneja el fondo. Por ejemplo, si da acceso a préstamos sin intereses o si tiene condiciones especiales para retirarlo.

¿Es importante mencionar el fondo de ahorro en la redacción del puesto?

Sí. Y mucho. Porque para muchos trabajadores, el fondo de ahorro es una de las prestaciones más valoradas. En la redacción del puesto hay que detallar cómo funciona: si la empresa aporta un porcentaje adicional, cómo se administra el dinero y cuándo se puede disponer de él. Al ser parte del bienestar financiero del personal, no debería pasar desapercibido.

¿Cómo incluir la formación continua en la descripción de un puesto?

Si la empresa le apuesta al desarrollo, eso tiene que reflejarse en la redacción del puesto. La formación continua puede incluir capacitaciones internas, acceso a cursos, talleres, o incluso programas externos. Lo importante es señalar si son parte del horario laboral, si están cubiertos por la empresa y cómo ayudan al crecimiento dentro de la organización. Mostrar este punto puede marcar la diferencia en la atracción de talento.

¿Cómo se debe abordar el IMSS en la redacción de un puesto?

El IMSS es obligatorio, sí, pero no por eso debe omitirse. Al contrario. En la redacción del puesto se recomienda incluir que la empresa realiza las aportaciones correspondientes al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), lo cual le garantiza al trabajador acceso a servicios médicos, incapacidad y pensión. Es un punto que da certeza legal y muestra que se cumple con las obligaciones del patrón.

¿Qué detalles deben incluirse sobre la jornada laboral en un puesto?

Nada de dejar este punto abierto a la interpretación. En la redacción del puesto hay que especificar cuántas horas se trabajan al día o a la semana, cuál es el horario habitual y si existen turnos rotativos o flexibilidad. También es clave mencionar si pueden existir horas extras y cómo se pagan. Esto evita malos entendidos desde el primer día.

¿Cómo incluir la remuneración en la redacción del puesto?

La parte de la remuneración debe escribirse sin rodeos. En el puesto debe aparecer el salario base, el tipo de pago (ya sea semanal, quincenal o mensual) y si hay compensaciones extra. También puede sumarse si hay revisiones periódicas de sueldo, incrementos por desempeño o ajustes inflacionarios. Ser claros con esto mejora la transparencia y evita malentendidos durante el proceso de selección.