Acta constitutiva

¿Estás pensando en crear una empresa, asociación u organización?. Primero que nada tienes que saber que para iniciar los trámites se debe solicitar a la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) una “Autorización de uso de denominación” el cual es el primer paso en el proceso para llevar a cabo la creación de la empresa; una vez que obtienes este requisito, viene lo más relevante e interesante, establecer todos los aspectos generales de tu empresa, cuál será su razón social, objetivos que tiene la empresa, duración de la empresa, administración entre otros aspectos, todo esto se establece en el Acta Constitutiva.

¿Qué es el acta constitutiva de una empresa?

El Acta Constitutiva es un documento de carácter obligatorio determinado para lograr establecer de forma legal la formación de una organización o sociedad empresarial, cuenta con parámetros que se consideran fundamentales para su elaboración en donde se estipulan todos los aspectos generales de la empresa. En pocas palabras el Acta Constitutiva es la base legal de cualquier empresa o asociación que está por comenzar.  

Entre los parámetros que se consideran básicos a establecer en el Acta Constitutiva podemos encontrar los siguientes: razón o denominación social, tipo de empresa, objeto de la empresa, duración de la empresa o sociedad, administración de la empresa así como los nombres, domicilios, nacionalidades de las partes que están implicadas y constituyen la sociedad. Todo lo anterior sin importar si la organización es sin fines de lucro, o una organización no gubernamental, comercial, empresarial, de trabajo cooperativo o si es una asociación deportiva o cualquier tipo de empresa, esta Acta Constitutiva debe tenerse en cuenta para elaborar de forma legal la piedra angular de todo negocio. 

Una vez establecida la empresa y todo lo que llevará el Acta Constitutiva, deberán acudir con un notario o corredor público para que se legalidad y con el objetivo de obtener un permiso de constitución de una sociedad. 

Al establecer el llenado y redacción del Acta Constitutiva es necesario determinar las posibles denominaciones para la empresa, esto es realizado también por los expertos ya sea el corredor o notario público, iniciando por asentar el lugar, fecha y hora donde se constituyen los interesados en conformar la asociación o empresa, dando paso a el registro de sus nombres, domicilios, nacionalidad de los socios, para posterior a esto establecer  el nombre o razón social de la empresa, su objeto social y la duración esta sociedad que usualmente se estipula en 99 años debido a la tradición, se establece la forma en que serán distribuidas o repartidas las utilidades, cómo se afrontarán las pérdidas, cuál será el fondo de reserva así como las pautas para la disolución de la empresa y liquidación de la misma. 

Debes tener en cuenta que la estructura de este documento en la mayoría de los casos es muy semejante pero que tendrán algunas variaciones de acuerdo al tipo de organización o sociedad que se está creando. Entre los modelos se pueden encontrar los siguientes: 

• Acta Constitutiva de una empresa.
• Acta Constitutiva de una sociedad civil.
• Acta Constitutiva de una sociedad anónima.
• Acta Constitutiva de una comunidad de propietarios.

¿Para qué sirve el Acta Constitutiva?

La importancia de este documento recae en su peso legal, además el Acta Constitutiva es un respaldo para todos los involucrados en la creación, administración y desarrollo de la empresa debido a que establece todas las bases legales para que tanto las aportaciones, utilidades o pérdidas de la empresa se lleven de forma correcta y a cada involucrado en la sociedad le toque su parte correspondiente ya sea que la empresa se perfile al éxito o a una disolución. Pero sobretodo este documento permite la constitución de la empresa, sociedad u organización de forma legal con la finalidad de que puedan empezar a operar en el menor tiempo posible. 

¿Cuáles son los requisitos?

Hay que dejar en claro que los requisitos con los que debe contar el acta  dependen del tipo de sociedad, organización o empresa, aquí te dejamos los más comunes: 

Acta Constitutiva para una empresa

• El nombre, domicilio y nacionalidad de cada uno de los integrantes que constituyen la empresa.  

• Objeto de la empresa.

• Duración de la sociedad.

• Distribución de las portaciones en capital o especie que se realicen por cada miembro.

• Funciones a desempeñar cada miembro dentro de la empresa.

• Razón social de la empresa.

• Domicilio social. 

• Forma de administración de la sociedad y funciones o facultades de cada uno de los administradores.

• Bases y condiciones para liquidar la empresa. 

Acta Constitutiva para una sociedad civil

• Nombre, domicilio, nacionalidad de los involucrados. 

• Objeto de la sociedad.

• Actividades asignadas o autorizadas para las personas que constituyen la empresa.

• Domicilio social o lugar donde se encuentra ubicada la empresa.

• Forma de administración de la sociedad.

• Función de cada uno de los miembros que integran  la empresa. 

• Asignación de los cargos administrativos a quien correspondan.

• Tipo de distribución de utilidades y pérdidas.

• Fondo de reserva, el cual se forma extrayendo el  5% de las utilidades hasta que llega a ser la quinta parte del capital total.

• Bases y casos de liquidación para liquidar la sociedad.  

Acta constitutiva para una comunidad de propietarios

• Nombre los participantes. 

• Porcentaje de participación. 

• Dirección y lugar donde se realiza el acta. 

• Determinación de los cargos. 

• Votos para la conformación de la sociedad. 

Datos que deben estar en el acta constitutiva

• Día y hora de la realización
• Una breve introducción sobre la causa de conformación de la sociedad.
• Análisis detallado de lo que sucedió en la reunión y lo que llevó a la realización de ese acto.

Se debe registrar también la lista de los participantes, así como las conclusiones que fueron alcanzadas y si las mismas llegaron por medio de una votación. Al ser un documento notariado, después de realizar estos procesos se debe llevar ante el notario para formalizar el acta.

Cuando se trate de una organización mercantil, se debe plasmar de forma obligatoria según las leyes aspectos como: el nombre claro y completo de la empresa, así como los objetivos, la nacionalidad, dirección y nombre completo de los socios, el tiempo que estipulan que dure la sociedad, el presupuesto exacto que se invirtió para su conformación y por último, pero no menos importante, los aspectos a tener en cuenta para liquidar la sociedad en caso de quiebre, fracaso o simplemente la disolución.

Conocer toda la información y los pasos que se necesita para iniciar una empresa, te permitirán lograr una apertura de forma rápida y segura. Por último, una vez constituida la sociedad, se deberá cumplir con ciertas obligaciones; como llevar a cabo la inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC), realizar el alta del personal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y la inscripción ante los organismos que sean requeridos a nivel municipal o estatal conforme al objeto de la empresa. 

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