Tabla de contenidos
- ¿Qué es la afiliación del trabajador al IMSS?
- ¿Cómo dar de alta en el IMSS a un trabajador?
- ¿Cuales son los derechos y obligaciones por la inscripción del trabajador?
- ¿Qué sucede si no se registran a los trabajadores ante el IMSS?
- ¿Cómo enviar movimientos IMSS a través de IDSE?
- Preguntas frecuentes
Cuando estamos definiendo el negocio y sus operaciones, también definimos que a medida que crezca estaremos contratando personal de acuerdo a los requisitos establecidos. Después de comenzar operaciones en la empresa, llega ese momento de buscar personal que nos ayude a las actividades del negocio porque el negocio está creciendo rápidamente.
Pensamos en sueldos, prestaciones y contratos del empleado, sin embargo, hay un trámite super importante que no debemos de olvidar, y es dar de alta a los empleados ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Para dar de alta en el IMSS, es necesario seguir los pasos y requisitos establecidos por la institución. En este artículo te brindaremos la información necesaria para garantizar la protección social y el acceso a servicios médicos para tus empleados.
¿Qué es la afiliación del trabajador al IMSS?
La afiliación del trabajador es el proceso mediante el cual se inscribe a los empleados en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Es responsabilidad del patrón realizar este trámite dentro de un plazo máximo de 5 días hábiles, contados a partir de la fecha de contratación del empleado, según lo establecido en el artículo 15 de la Ley del Seguro Social (LSS). Esta afiliación garantiza que los trabajadores accedan a los servicios médicos, hospitalarios, farmacéuticos, atención obstétrica, pensión y prestaciones sociales proporcionadas por el IMSS.
¿Cómo dar de alta en el IMSS a un trabajador?
Si eres persona física o persona moral que contrata personal para desempeñar un trabajo subordinado, estás obligado a inscribir a tus empleados ante el IMSS. Actualmente se utiliza mucho la subcontratación de empresas de recursos humanos. Esta obligación de registrar a los trabajadores, también aplica para ellos cuando son ellos los retenedores de las cuotas obrero patronales que establece el IMSS.
La empresa debe llevar un control del personal contratado, sueldo, prestaciones y datos personales. Asimismo, deberá llevar un control de las altas y bajas de personal. El IMSS obliga a los patrones a comunicar las altas y al dar de baja en el IMSS del personal de las empresas, así como incremento salarial, dentro de 5 días hábiles. Para dar de alta en el IMSS, deberás hacer lo siguiente:
Paso 1
Hacer cita en la subdelegación IMSS u oficina auxiliar de afiliación y cobranza del IMSS que te corresponda de acuerdo al domicilio fiscal o del centro de trabajo.
Paso 2
Llenar y llevar el formato Aviso de Inscripción del Trabajador – AFIL 02 que es descargable de la página web del IMSS y se puede llenar en computadora. Es un formato para cada empleado. Este pedirá datos del empleado como la Clave Única de Registro de Población (CURP), Registro Federal de Contribuyentes (RFC), nombre, fecha y lugar de nacimiento, domicilio, Salario Base de Cotización (SBC) o Salario Diario Integrado (SDI), tipos de contratos de trabajo, tipo de salario, fecha de ingreso y nombre de los padres. También necesitará datos del patrón como número de registro patronal, CURP, RFC (visita nuestra calculadora RFC), denominación o razón social, ubicación del centro de trabajo, firma del patrón, firma o huella del trabajador.
Paso 3
El día de la cita con el IMSS, el patrón o el representante legal deberá llevar la siguiente documentación: Copia del RFC del domicilio fiscal, CURP, número de registro patronal, poder notarial para actos de dominio, de administración o poder especial en donde se especifique que puede realizar toda clase de trámites y firmar documentos ante el IMSS, identificación oficial vigente del representante legal, RFC del representante legal, CURP del representante legal y el Aviso de Inscripción del Trabajador.
Para darse de alta en la página del IMSS de forma rápida y sencilla, puedes utilizar el servicio en línea llamado “IMSS Digital“. A través de este servicio, necesitarás tener a la mano tu CURP, Firma Electrónica SAT (FIEL SAT) y correo electrónico. Estos son los pasos básicos para darte de alta en el IMSS en línea:
- Ingresa al sitio web oficial del IMSS Digital.
- Selecciona la opción correspondiente al tipo de alta que necesitas realizar, ya sea como patrón o derechohabiente.
- Proporciona tu CURP, FIEL y correo electrónico en los campos indicados.
- Sigue las instrucciones y completa la información requerida en el formulario en línea.
- Revisa y confirma los datos ingresados.
- Espera la confirmación del trámite y la generación de tu Número de Seguridad Social (NSS) o cualquier otro documento necesario.
¿Cuales son los derechos y obligaciones por la inscripción del trabajador?
Las obligaciones que tiene son las siguientes:
- Pagar todas las cuotas obrero patronales correspondientes a la seguridad social de tus empleados
- Comunicar dentro de los 5 días hábiles siguientes cualquier cambio en la contratación del empleado como aumento en salario, cambio de jornada laboral, tipo de contratación, tipo de salario, etc.
Los derechos que tiene el patrón son:
- Cuando cumples con las obligaciones en materia de seguridad social del IMSS, Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) y las disposiciones fiscales en materia de impuestos del Servicio de Administración Tributaria (SAT) entonces, la nómina es deducible de impuestos
- Para el empleado, a partir de la fecha en que queda inscrito como trabajador ante el IMSS, tiene derecho a recibir las prestaciones de seguridad social del IMSS y del INFONAVIT
¿Qué sucede si no se registran a los trabajadores ante el IMSS?
No dar de alta en el IMSS a los trabajadores o hacerlo de forma tardía implica una infracción a la LSS, ya que estaríamos evadiendo el pago de las cuotas obrero patronales y privando al empleado de su derecho laboral a la seguridad social.
Sin embargo, dependiendo del monto y el tiempo que no haya pagado el patrón sus cuotas, el IMSS lo puede considerar como delito de defraudación. Y este delito está sancionado hasta con 9 años de prisión.
¿Cómo enviar movimientos IMSS a través de IDSE?
- Dirigirse al sitio IMSS: http://idse.imss.gob.mx/imss/ y logearse con certificado/FIEL, usuario y contraseña.
- Dirigirse al módulo movimientos afiliatorios.
- Aquí se tienen dos opciones: Captura manual de movimientos o carga de archivo txt.
- Captura manual de movimientos.
- Click en “captura y envía tus movimientos aquí”. Aparece la pantalla de captura de movimientos.
- Se ingresa el tipo de movimiento: Alta, baja o cambio, la fecha de aplicación y los datos del trabajador
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- Al terminar la captura se presiona el botón agregar y si existen más movimientos se capturan también.
- Una vez terminada la captura y agregados los movimientos, se presiona el botón enviar.
- El sistema pedirá agregar nuevamente el certificado/FIEL, usuario y contraseña.
- Carga de archivos txt.
- Nos dirigimos desde la pantalla de movimientos afiliatorios (con scroll) hacia cargar archivos dispmag, donde visualizamos un formulario que permite la carga del archivo:
- Cargamos el archivo txt que contiene los movimientos afiliatorios a enviar, así como el certificado/FIEL, usuario y contraseña.
- Se da click en Firmar y enviar archivo.
Y si quieres ver cómo consultar las respuestas de los movimientos al IDSE, tendrás que seguir los pasos que detallamos a continuación:
Consulta el siguiente artículo si aún no conoces qué es el IMSS Desde Su Empresa (IDSE) y todos los movimientos que puedes realizar.
Dar de alta en el IMSS a tus trabajadores es un paso fundamental para garantizar su seguridad y bienestar en México. Tanto para patrones como para empleados, la afiliación al IMSS cumple con obligaciones legales y brinda tranquilidad al saber que se cuenta con respaldo y cobertura en caso de enfermedad, accidente o eventualidades laborales.
Calcula rápidamente con nuestra calculadora de cuotas IMSS e INFONAVIT el total de las cuotas obrero patronales que debes pagar a tus trabajadores según la ley.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se relaciona el Kardex con el control de altas y bajas de personal en el IMSS?
El Kardex se relaciona con el control de altas y bajas de personal en el IMSS al ser una herramienta de registro que permite a las empresas mantener un seguimiento detallado de los movimientos de sus empleados.
El KARDEX puede utilizarse para documentar las fechas de ingreso, cambios de puesto o salario, y bajas de los trabajadores, facilitando así el cumplimiento de la obligación de informar al IMSS sobre estos cambios dentro del plazo de 5 días hábiles establecido por la ley.
¿De qué manera influye la cultura organizacional en el cumplimiento de las obligaciones patronales ante el IMSS?
La cultura organizacional influye significativamente en el cumplimiento de las obligaciones patronales ante el IMSS, ya que establece los valores y prácticas que guían el comportamiento de la empresa. Una cultura que prioriza el bienestar de los empleados y el cumplimiento legal tenderá a asegurar que todos los trabajadores sean dados de alta en el IMSS oportunamente.
¿Cómo se calcula la prima vacacional para los empleados dados de alta en el IMSS?
La prima vacacional, aunque no se aborda en el artículo, es un concepto relacionado con el alta de trabajadores en el IMSS. Se calcula como un porcentaje adicional al salario que se paga a los empleados durante su período de vacaciones. Para los trabajadores dados de alta en el IMSS, este concepto forma parte del SBC, lo que afecta el monto de las cuotas obrero patronales que se deben pagar al instituto.
Te invitamos a explorar nuestra tabla de vacaciones, una herramienta esencial para la gestión eficiente de los periodos de descanso laboral de tus empleados y nuestra calculadora prima vacacional para apoyarte a realizar el cálculo de esta prestación.
¿Cómo se relaciona el fondo de ahorro con las obligaciones patronales al dar de alta a un trabajador en el IMSS?
El fondo de ahorro se relaciona con las obligaciones patronales al dar de alta a un trabajador en el IMSS principalmente a través de su impacto en el cálculo del SDI. El fondo de ahorro puede afectar el SDI que se reporta en el formato AFIL-02 durante el proceso de alta.
Típicamente, si las aportaciones al fondo no exceden el 13% del salario del trabajador, no se integran al SDI; sin embargo, el excedente sí se considera. Esto influye en el monto de las cuotas obrero patronales a pagar, lo cual es una de las obligaciones del patrón.
¿Qué relación existe entre el salario mínimo y el salario base de cotización para el IMSS?
El salario mínimo tiene una relación directa con el SBC para el IMSS, aunque no se detalla en el artículo. El SBC, mencionado como parte de la información requerida en el formato AFIL-02, no puede ser inferior al salario mínimo vigente. Esto significa que, incluso si un trabajador recibe un salario menor al mínimo, el patrón está obligado a cotizar al IMSS considerando al menos el salario mínimo como base, lo cual impacta en el cálculo de las cuotas obrero patronales.
¿Cómo afecta la NOM-035 al proceso de selección de personal y su posterior alta en el IMSS?
La NOM 035 se relaciona con el proceso de selección de personal y su posterior alta en el IMSS al establecer requisitos para prevenir riesgos psicosociales en el trabajo. Esto puede influir en los criterios de selección de personal y en la información que se proporciona al dar de alta a un trabajador en el IMSS.
Por ejemplo, podría requerirse información adicional sobre las condiciones de trabajo o responsabilidades del puesto que se reflejaría en el registro ante el IMSS, contribuyendo así a un entorno laboral más saludable desde el inicio de la relación laboral.
¿Qué implicaciones tiene el REPSE en el registro de trabajadores ante el IMSS para empresas de subcontratación?
El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) tiene implicaciones importantes en el registro de trabajadores ante el IMSS para empresas de subcontratación. Aunque no se aborda directamente en el artículo, el REPSE está relacionado con la mención de la subcontratación y la responsabilidad de registrar a los trabajadores. Las empresas que prestan servicios de subcontratación deben estar inscritas en el REPSE para operar legalmente. Lo cual incluye cumplir con las obligaciones de seguridad social.
¿Cómo se relaciona el concepto de remuneración con el salario diario integrado (SDI) reportado al IMSS?
El concepto de remuneración se relaciona estrechamente con el SDI reportado al IMSS. La remuneración incluye no solo el salario base, sino también otras prestaciones y beneficios que el trabajador reciba regularmente. El SDI, por su parte, es un cálculo que integra estos diversos componentes de la remuneración para determinar la base sobre la cual se calcularán las cuotas obrero patronales. Esto asegura que las cotizaciones al IMSS reflejen de manera más precisa la compensación total del trabajador.
