Recibo de nomina

El recibo de nómina es un documento legal y fiscal que sirve tanto para el empleador como para los trabajadores, ya que representa y ampara la relación laboral entre quien contrata a una persona y el servicio que brinda ese colaborador para la empresa, con el pago correspondiente por las horas laboradas. 

Con base en los artículos 784, fracción XII y 804, fracción IV de la Ley Federal del Trabajo se indica que en México el recibo de nómina es una obligación que todas las empresas deben cumplir, es decir, deben expedir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Independientemente de si la parte empleadora es persona física o moral, deberá entregar una factura y sus complementos correspondientes.  

¿Para qué sirve el recibo de nómina?

Con el recibo de nómina la empresa está dando constancia del pago que hace a un trabajador y, por lo tanto, le sirve para su contabilidad y su declaración correcta ante el SAT. 

Para el trabajador es un documento que lo ampara legalmente sobre la prestación de sus servicios y puede usarlo como comprobante para demostrar su solvencia económica. 

En ambos casos, empleador y trabajador tienen un respaldo de que están cumpliendo ante la autoridad tributaria.  

¿Cómo leer un recibo de nómina?

El recibo de nómina reúne diferentes elementos que le dan validez legal y fiscal. Mira cómo leer un recibo de nómina.

Datos personales: se trata de la información del trabajador, la cual debe incluir su nombre completo, el RFC, el domicilio fiscal completo (el código postal es obligatorio) y la CURP. Además se agrega el número de seguro social (NSS) y datos como la fecha de ingreso, puesto y área en la que labora. Un dato importante es el régimen fiscal del empleado, que por lo regular será Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios (Clave 605).

Datos de la empresa: corresponde a la información completa de la empresa, es decir, del emisor del recibo de nómina. Debe incluir nombre o razón social, RFC y domicilio completo.  

Salario base de cotización: este indica el salario diario pactado en el contrato con el trabajador, con el cual está registrado ante el Seguro Social, ya que es la base para calcular las aportaciones del empleado al IMSS, el Infonavit y la Afore.  

Percepciones: en este rubro es donde se señala lo que gana un trabajador por otras percepciones —además de su salario—, como bonos, comisiones, subsidios, primas, aguinaldo, horas extra, etc. 

Deducciones: son la parte que la empresa retiene conforme a la ley para las aportaciones que hace el trabajador, como las cuotas del Seguro Social o la Afore, además de la retención del impuesto ISR para el SAT. En caso de haber otro tipo de descuentos también se aclara en esta parte.

Periodo de pago: es el tiempo establecido para el pago por los servicios del trabajador, que por lo general es semanal, quincenal o mensual y en el documento se señala el número de días pagados.  

Otros elementos: el recibo de nómina puede incluir otros aspectos como el tipo de contrato, método de pago, concepto del pago y el uso del CFDI, que por lo general es el CN01 (Nómina).

El complemento digital del recibo de nómina: lo que dice la reforma fiscal 2022

La reforma fiscal 2022 modificó el uso del CFDI a la versión 4.0, en la cual se indican cambios importantes, sobre todo la información que deben incluir los documentos. En el caso del recibo de nómina, la ley señala todos los datos antes mencionados como obligatorios. 

Puedes basarte en esta Guía de Llenado del CFDI de Nómina, que brinda el SAT, para cumplir con los requerimientos legales. Además, un trabajador puede consultar en el SAT los recibos de nómina que se han emitido a su favor. 

Es fundamental que las empresas gestionen adecuadamente sus recibos de nómina y estén atentas a lo que indica la ley para no caer en imprecisiones, omisiones o errores que afecten su contabilidad o les genere alguna sanción ante el SAT. 

Si manejas correctamente tus recibos de nómina mantendrás una información transparente, una relación sólida con los trabajadores y, además, estarás cumpliendo con las leyes fiscales.