¿Cómo llevar un control de asistencia en tu empresa?

El control de asistencia de personal es una de las actividades más importantes que debe llevar a cabo una empresa para confirmar que su plantilla está cumpliendo con sus obligaciones. Si bien, usar un sistema de control de asistencia para corroborar que los empleados están laborando y cumplen con sus horarios puede ser un reto para las empresas que trabajan bajo formatos híbridos o completamente remotos.

Últimamente se hizo patente la necesidad de crear sistemas de trabajo mucho más flexibles, pero esto no significa que tenga que sacrificarse el control de asistencia laboral. Por ello, hoy hablaremos de las mejores soluciones para registrar la asistencia en todos los formatos de trabajo, además del impacto que tiene en la nómina. 

Tabla de contenidos

• ¿Qué es el registro de asistencia?
• ¿Por qué es importante llevar un control de asistencia de personal?
• ¿Cómo se refleja el registro de asistencia laboral en la nómina? 
• ¿Cuáles son las ventajas de estos controles?
• Principales sistemas de control de asistencia de personal
• Un sistema de control de asistencia en tu empresa

¿Qué es el registro de control de asistencia?

El sistema de control de asistencia es el monitoreo periódico que permite confirmar que los miembros de una plantilla han asistido a su centro de trabajo o que están desempeñando sus labores. Generalmente, estos controles también ayudan a evaluar la puntualidad de los empleados y a saber si están cumpliendo con las jornadas convenidas.

El control de asistencia puede llevarse, al menos, de dos modos:

• Cuando el empleador verifica la asistencia laboral mediante listas, conexiones a los sistemas de la empresa o monitoreo de actividad.
• Cuando el empleado tiene que llevar a cabo su propio checador de asistencia, por medio de un kardex, firmas o inicios de sesión.

¿Por qué es importante llevar un control de asistencia de personal?

El control de asistencia es esencial para asegurarte de que tu empresa está operando de manera correcta y que se están cumpliendo las condiciones contractuales que mantienes con tus empleados; sin embargo, también es necesario para cumplir con tus obligaciones de ley. 

De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, los empleadores únicamente pueden descontar pagos de nómina cuando haya una justificación por incumplimiento de las obligaciones laborales. Dentro de sus políticas (estipuladas en el reglamento interno), algunas compañías determinan que los retardos también conllevan sanciones económicas.

Al llevar un control de asistencia de personal, las empresas pueden informar al empleado sobre las deducciones aplicables en su nómina. Este principio también rige para monitorear la puntualidad de los trabajadores e implementar medidas administrativas con el propósito de asegurar la mayor productividad posible. 

¿Cómo se refleja el registro de asistencia laboral en la nómina? 

Veamos algunos casos en los que el control de asistencia y puntualidad se relacionan con el pago de nómina​, así como las sanciones económicas y administrativas correspondientes:

1. Faltas injustificadas: De acuerdo con la LFT, los empleadores únicamente pueden descontar pagos de nómina cuando haya una justificación por incumplimiento de las obligaciones laborales. Esto significa que si un empleado no puede justificar el motivo de su falta, la empresa puede descontar el día no laborado, así como el monto proporcional al pago del día de descanso.
2. Faltas justificadas: Si un empleado tiene una falta justificada, los empleadores no pueden descontar el día de trabajo. Si por ejemplo, el trabajador cuenta con un justificante médico emitido por el IMSS, su falta estará justificada y no puede derivar en una sanción administrativa. 
3. Incapacidades: En algunos casos, cuando se expide una incapacidad por enfermedad o algún otro motivo de relevancia médica​, la empresa sí debe suspender el pago de la nómina. En estos casos el IMSS deberá cubrir el pago proporcional durante los días no laborados. 
4. Retardos: Los retardos no pueden ser objeto de sanciones económicas, sino únicamente administrativas, como llamados de atención o suspensión de bonos de puntualidad. Debido a que la Ley no establece sanciones formales ante retardos, las empresas deben ​estipularlas en su reglamento interno. Por ejemplo, tras una serie de retardos el empleado se puede hacer acreedor a una suspensión de labores. ​
5. Faltas recurrentes: Por último, si un trabajador​​ ha acumulado tres faltas en el periodo de un mes, sin el permiso del patrón o por causas justificadas, la compañía puede gestionar su baja.

¿Cuáles son las ventajas de estos controles?

Además de ser útil para el cálculo de las compensaciones a los trabajadores, el sistema de control de asistencia y puntualidad puede tener grandes ventajas para tu empresa: 

• Mejora la productividad, ya que los empleados cumplirán con los horarios establecidos y con la jornada de trabajo.
• Ayuda a contar las horas extra, siempre y cuando los trabajadores registren también su hora de salida.
• Promueve una mejor organización debido a que las personas se verán motivadas a llegar puntualmente y a cumplir con los programas de trabajo.
• Implementación de incentivos que motiven a los trabajadores a llegar temprano al espacio de trabajo y alcanzar las metas.
• Reduce el ausentismo, debido a que el monitoreo deja claro que estás pendiente de tus trabajadores y sus actividades.

Principales sistemas de control de asistencia de personal

• Registro manual: Consiste en llenar formatos impresos o digitales que se comparten con el empleado. Los libros de registro son el recurso más tradicional, en los cuales el trabajador debe ingresar su nombre, firma y hora de ingreso y salida.
• Sistema de control de asistencia: Algunos mecanismos son el chequeo con tarjetas perforadas o sus opciones tecnológicas como los lectores de huellas digitales que permiten registrar la asistencia y puntualidad de manera automatizada. 
• Aplicaciones y software: Los relojes checadores digitales son excelentes opciones para los trabajadores remotos, que solo deben confirmar su asistencia por medio de un software. Otra alternativa es crear formatos o tablas en la nube que indican la hora en que fue ingresada la asistencia y pueden ser consultados inmediatamente.
• Geolocalización: Algunas tecnologías que integran GPS ayudan a crear un sistema invisible de checador de asistencia para los empleados. Este sistema solamente es útil para monitorear los accesos y salidas dentro de oficinas, ya que al trabajar de forma remota los empleados tienen mayor libertad para desempeñar sus labores desde cualquier otro lugar.

¿Qué buscar en un sistema de control de asistencia?

Primero, que el sistema sea fácil de usar tanto para los empleados como para el personal de recursos humanos. Los empleados deben poder registrar su entrada y salida de manera rápida y sencilla, ya sea a través de un checador de asistencia físico o de una aplicación móvil.

Además, un control de asistencia efectivo debe permitir la configuración de horarios flexibles, tiempo parcial, tiempo completo, turnos rotativos, entre otros. 

Es importante que tenga la capacidad de integrarse con otros sistemas de la empresa, especialmente con el sistema de nómina. 

También, es vital que el tenga características de seguridad robustas para evitar el “buddy punching” (cuando un empleado checa por otro) o cualquier otro tipo de fraude de tiempo. 

Finalmente, un checador de asistencia moderno debe proporcionar reportes y análisis detallados. Esto permite a los gerentes y al personal de recursos humanos monitorear las tendencias de asistencia, identificar problemas potenciales y tomar decisiones informadas para mejorar la eficiencia y productividad de la empresa.

Un sistema de control de asistencia en tu empresa

La elección del método para llevar el control de asistencia de personal en tu empresa depende del volumen de tu plantilla, de tus recursos y de la modalidad de trabajo en la que laboran tus empleados. Aprovechar las tecnologías digitales existentes para llevar estas actividades trae grandes ventajas, como: 

• Reducción de gastos y tiempo en la verificación de libros de asistencia.
• Automatización de procesos para el monitoreo de puntualidad.
• Cálculo automático de nómina.
• Seguridad en el resguardo de la información.
• Mayor versatilidad para su uso en esquemas híbridos o remotos.

Ahora ya sabes que tener un control de asistencia es vital para la productividad de tu empresa, elige la opción que más se ajuste a tus necesidades. En Runa contamos con un sistema de asistencias que te permite rastrear de manera ágil las asistencias de tu equipo, asignar y modificar turnos de trabajo y determinar tarifas para horas extras.