Incidencia: ¿Qué es? ¿Cuáles tipos hay?

Con tantos datos volando por ahí y cada quien sacando sus propias teorías, entender palabras como incidencia ya no es opcional si llevas un negocio. Y no te me asustes, que no es ciencia de cohetes. La incidencia es básicamente cualquier evento que aparece en medio de algo y está relacionado. O sea, si algo pasa y afecta tu trabajo o tu equipo, ahí hay una incidencia.

Ahora, no te confundas con la prevalencia. Que es más bien cuánto se repite algo dentro de un grupo, sin importar si es nuevo o viejo. La incidencia va de lo nuevo que aparece. Se usa mucho en temas de salud, pero lo que nos interesa acá es cómo aplica todo esto al mundo laboral. Porque si entiendes la incidencia en la nómina, te evitas dolores de cabeza y más de un café amargo.

¿Qué es una incidencia laboral?

Cuando en las empresas mexicanas hablamos de incidencia laboral, nos referimos básicamente a esos eventos o situaciones que de pronto se atraviesan en el día a día del trabajo y que interrumpen la rutina normal. Pueden ser emergencias como accidentes o problemas de salud, pero también asuntos completamente planeados como permisos o vacaciones. Lo importante es que todas estas incidencias queden bien anotadas y registradas, sobre todo si terminan afectando el sueldo del colaborador porque entonces sí o sí deben aparecer reflejadas en el recibo de nómina.

Por eso resulta tan clave llevar un manejo ordenado de toda esa información. Un pequeño descuido y adiós tranquilidad, porque luego vienen los errores en los pagos o hasta problemas legales.

Ahora, hay que distinguir entre lo que es la incidencia como tal y la tasa de incidencia. La incidencia se enfoca solo en contar los casos nuevos, mientras que la tasa pone ese número en proporción con el total de personas expuestas al riesgo durante cierto periodo, lo que da un panorama mucho más preciso del riesgo de trabajo. Dentro del mundo laboral mexicano, algunos indicadores que se usan para medir la incidencia son:

• Número absoluto de incidencias. O sea cuántos casos nuevos hubo en un periodo
• Tasa de incidencia. Cuántos casos nuevos hay por cada mil o cien mil trabajadores al año
• Índice de frecuencia: el número de accidentes por millón de horas trabajadas

Con estos datos, los responsables de recursos humanos pueden tener bien claro si necesitan reforzar la prevención o si las cosas marchan aceptablemente.

¿Cuáles son los tipos de incidencia laborales?

En el terreno empresarial, sobre todo en México, podemos toparnos con dos tipos de incidencias laborales que de una u otra forma terminan pegándole a la productividad y al bienestar del equipo.

Por un lado están las:

Imprevistas. Esas que llegan sin avisar y que nadie tenía en el radar. Por ejemplo:

• Incidentes o accidentes laborales que ocurren de la nada
• Una incapacidad o enfermedad que agarra desprevenidos
• Ausencias que no estaban planeadas y que desajustan turnos
• O simplemente omisiones de entrada y retrasos que alteran el ritmo normal

Luego tenemos las:

Previstas. Que son justo lo contrario, se tratan de incidencias que ya se saben con antelación y que hasta se pueden calendarizar. Aquí entran:

• Permisos que el trabajador solicitó con tiempo
• Las clásicas vacaciones
• Una incapacidad por maternidad
• O condiciones médicas ya conocidas que requieren ausencias programadas

Ahora bien, sin importar si son sorpresas o asuntos perfectamente planeados, lo que importa es gestionarlas bien. Porque si no se hace, terminan desbalanceando la operación diaria y pueden crear un ambiente laboral tenso que luego cuesta más arreglar. Así que ojo: una buena administración de ambos tipos de incidencias es clave para tener un lugar de trabajo productivo y saludable.

¿Qué factores influyen en una incidencia laboral?

Hay muchas cosas que pueden mover la balanza y hacer que las incidencias laborales suban o bajen, tanto en número como en gravedad, no es solo cuestión de mala suerte.

Para empezar, están las condiciones del propio trabajo. Un lugar mal diseñado, con espacios incómodos o inseguros, la exposición constante a químicos o sustancias peligrosas y hasta una carga laboral excesiva pueden ser el caldo de cultivo perfecto para accidentes o enfermedades, nada raro ahí, si el entorno empuja, los riesgos crecen.

También entran en juego las características del trabajador. No es lo mismo alguien joven que alguien de edad avanzada, ni alguien con excelente salud que otro con padecimientos crónicos. Incluso los hábitos personales como el ejercicio o la alimentación cuentan, porque un cuerpo más fuerte o resistente puede aguantar mejor ciertos trotes. 

Pero ojo, que los factores organizacionales son igual de decisivos. Una empresa con una cultura de seguridad débil, sin buenos programas de prevención o con una gestión de riesgos a medias, se vuelve un campo minado, por el contrario, cuando hay reglas claras, capacitación constante y un compromiso genuino con la seguridad, la posibilidad de que pasen cosas graves baja bastante.

Así que si desde recursos humanos o desde la dirección general se apuesta fuerte por la prevención, los resultados casi siempre terminan notándose, menos incidencias, menos dolores de cabeza y un equipo que trabaja con más confianza.

¿Qué es una incidencia en la nómina?

Cuando hablamos de incidencias en la nómina, nos referimos a cualquier detalle o situación que termina afectando cómo se calcula y se paga el sueldo del personal. Y mira que pueden ser un montón de cosas, por ejemplo, desde un error en el registro de las horas trabajadas, hasta ausencias sin justificar, cambios en el tipo de contrato laboral, bajas médicas, ajustes al salario o deducciones que no venían al caso. Todo eso impacta directamente el monto que aparece en el recibo de pago.

Por eso el área de recursos humanos tiene la tarea de juntar todas esas incidencias mes con mes y pasárselas al contador, al despacho o al software que arma la nómina; como las nóminas casi nunca son idénticas de un mes a otro, hay que estar con lupa para no cometer errores que después salgan caros.

Un control detallado y actualizado de las incidencias del personal no solo ayuda a la dirección a tener bien claro el estado real de su plantilla, también sirve para evitarse broncas legales, porque la verdad, un mal manejo de esto puede derivar en pagos equivocados que lastiman el bolsillo del trabajador, bajan su motivación y abren la puerta a conflictos laborales. 

Peor tantito, si el problema crece, ahí vienen las sanciones o una manchita en la reputación de la empresa. Así que más vale dedicarle tiempo y cabeza a este punto antes de que explote.

¿Cómo se gestiona una incidencia laboral?

Gestionar las incidencias laborales no es un lujo ni algo para verse bien en el papel, es pura necesidad si lo que se busca es que la gente en la empresa esté bien, tanto en salud como en seguridad. Ahora, esto no se arregla con una sola acción, son varios pasos que vale la pena tener bien vistos para no andar arreglando las cosas al rato.

1. Identificación y registro del problema. Aquí se trata de anotar absolutamente todas las incidencias que pasan; hora, fecha, lugar, qué fue lo que sucedió, quién estuvo involucrado… entre más detalles, mejor. Así se arma un buen reporte que después servirá para revisar patrones o áreas críticas.
2. Investigación y análisis. No basta con dejarlo en el papel, hay que preguntarse por qué ocurrió, qué factores lo provocaron y si hay fallas en los procesos o en el equipo que lo hicieron posible. Ahí es donde salen a flote oportunidades de mejora.
3. Medidas correctivas. No se trata solo de decir “pues ni modo”, hay que tomar acciones, cambiar procedimientos, mejorar equipos o dar entrenamientos para que no vuelva a pasar lo mismo.
4. Seguimiento y evaluación. Después toca estar al pendiente, ver si esas nuevas medidas están funcionando o si hace falta meter mano de nuevo.
5. Comunicación y capacitación. Y claro, mantener a todos bien informados, explicar cuáles son los riesgos que se encontraron, qué se hizo para corregirlos y capacitar al personal para que esté prevenido. 

A fin de cuentas, todo este esfuerzo tiene un solo objetivo: mantener a tu equipo de trabajo sano, productivo y motivado. Ignorar el problema nunca es buena idea, sale mucho más caro arreglar el desastre después.

Consideraciones finales

Al final del día, todo esto nos deja bien claro cómo funciona el asunto de la incidencia. Sobre todo vista desde el lado laboral, hablamos de accidentes, enfermedades, bajas, permisos y toda esa lista que puede entorpecer el trabajo si no se maneja con cuidado. Por eso es tan importante que desde el área de recursos humanos o la dirección se tome en serio identificar, analizar y atender estas incidencias. Hacerlo bien ayuda a evitar problemas más grandes y a tener un espacio donde la gente trabaje tranquila y con justicia.

Eso no solo mantiene contentos a los empleados. También protege a la empresa de posibles demandas o multas que luego acaban costando más de lo que se hubiera invertido en prevención. Y bueno, conforme avance el tiempo vendrán nuevas formas de llevar este control, con tecnología, con mejores métodos o con procesos que hagan todo más rápido y preciso. Pero el objetivo no cambia: buscar un equilibrio entre que el negocio sea productivo y que la gente esté satisfecha con su trabajo.

Preguntas frecuentes

¿De qué manera las incidencias perjudican en el desempeño laboral?

Las incidencias laborales pueden pegarle directo al desempeño de los equipos y de paso mover la aguja en la productividad general. Cuando alguien falta seguido, hay menos horas efectivas para sacar el trabajo y cumplir metas. Además, al regresar, el ritmo no siempre es el mismo porque necesitan tiempo para retomar pendientes. 

Esto sube la presión para otros compañeros que tienen que cubrir huecos, lo cual genera estrés, algo que termina afectando la cultura organizacional; si esto se vuelve costumbre, la desmotivación se mete en el ambiente y baja el ánimo colectivo, complicando todavía más el trabajo de recursos humanos.

¿Las NOM 035 o NOM 037 establecen algún apartado sobre las incidencias?

Ni la NOM 035, que habla de los factores de riesgo psicosocial, ni la NOM 037, enfocada en servicios de salud preventiva, incluyen apartados específicos que digan “incidencias” como tal, sin embargo, ambas normas están directamente ligadas al bienestar y salud del trabajador, lo que significa que muchas incidencias (como ausencias por estrés o fatiga) terminan tocando esos puntos. 

¿Las incidencias deben establecerse en el acta constitutiva de una empresa?

No, las incidencias laborales no tienen lugar en el acta constitutiva de una empresa. Ese documento legal solo se usa para definir puntos básicos como el nombre de la sociedad, su domicilio, el objeto social, el tiempo que estará vigente y quiénes son los socios. 

Todo lo relacionado con incidencias (ya sean ausencias, accidentes o ajustes en prestaciones) se maneja después, en la operación diaria, a través de recursos humanos y políticas internas. 

¿Qué tipos de incidencias pueden reportarse a través del IDSE relacionadas con la prima vacacional y el salario mínimo?

Por medio del IDSE, las empresas pueden notificar incidencias que impacten de lleno las prestaciones del personal, como cuando se hace un ajuste al salario mínimo o se corrigen errores en el pago de la prima vacacional. También ahí se reportan modificaciones de sueldo, movimientos por incapacidad o cualquier cambio que afecte el salario base con el que se calculan cuotas y contribuciones. 

Esto ayuda a recursos humanos a mantener la nómina bien cuadrada y a la vez garantiza que los derechos del trabajador queden protegidos. Evitando reclamos que puedan manchar la cultura organizacional.

¿Qué impacto tiene la existencia de una caja de ahorros en la incidencia laboral y el bienestar financiero de los empleados?

Tener una caja de ahorros dentro de la empresa suele marcar una gran diferencia en la vida financiera del personal, al contar con esta opción, los empleados pueden apartar parte de su sueldo o acceder a préstamos con condiciones mucho más amigables que en un banco; esto reduce el estrés económico, que tantas veces termina siendo la raíz de incidencias como ausencias o bajo rendimiento.

¿Cómo se determina la indemnización en casos de incidencias laborales graves, y qué factores se consideran?

Cuando se habla de una indemnización por una incidencia laboral grave, entran en juego varios factores que establece la Ley Federal del Trabajo. Lo primero que se mira es el tipo de contrato que tiene el empleado, su antigüedad en la empresa y el salario que venía devengando, luego se analiza la causa de la incidencia, ya sea un despido sin justificación o un accidente que ocurrió dentro del centro de trabajo. 

Recursos humanos suele coordinar estos casos junto con abogados para definir montos justos, considerando también posibles daños adicionales. Todo esto busca proteger tanto las prestaciones del trabajador como la estabilidad y reputación de la cultura organizacional.

¿Cómo puede una incidencia laboral impactar la estructura de remuneración de un empleado?

Una incidencia laboral puede mover varios hilos dentro de la estructura de remuneración, ya que no siempre solo se trata del salario base, por ejemplo, un error en nómina o un ajuste por cambio de puesto puede modificar bonos, incentivos o prestaciones adicionales como vales o seguros, también entran aquí las deducciones por sanciones o los pagos retroactivos si se detectó un cálculo mal hecho. Todo esto es terreno de recursos humanos, que debe cuidar que cada ajuste quede claro y bien comunicado.