Consulta facturas SAT: ¿Por qué es importante?

En la era digital, la facturación electrónica ha sido clave para la transparencia y eficiencia fiscal. En México desde 2014, su uso es obligatorio para todos los contribuyentes, lo que ha permitido al Servicio de Administración Tributaria (SAT) mejorar la recaudación y combatir la evasión. Por esta razón, la consulta de facturas SAT se ha vuelto fundamental para las empresas, ya que les permite deducir impuestos correctamente, evitar fraudes, mantener una contabilidad precisa y prevenir sanciones por parte de las autoridades fiscales.

En este artículo, te explicaremos paso a paso cómo consultar facturas emitidas SAT, sus ventajas y los riesgos de no hacerlo. Descubre cómo esta práctica puede fortalecer la posición fiscal y operativa de tu empresa en un mercado cada vez más competitivo.

¿Qué es una consulta de facturas SAT?

La consulta de facturas SAT es el proceso por el cuál se obtiene un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). El cuál es un formato estándar de factura electrónica utilizado en México, que nos ayuda a verificar o recuperar comprobantes fiscales y confirmar que estos fueron certificados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). 

¿Por qué es importante la consulta de facturas SAT?

La consulta de facturas SAT es esencial para que personas y empresas cumplan con sus obligaciones fiscales, mantengan un control financiero preciso y eviten problemas con la autoridad tributaria. Asimismo permite verificar la validez del comprobante fiscal. Asegurando que fue correctamente registrado y no ha sido cancelado sin autorización.

Además, ayuda a detectar facturas duplicadas, alteradas o falsas que podrían generar riesgos fiscales. También facilita la conciliación contable al garantizar que los ingresos y egresos coincidan con lo reportado al SAT, lo que simplifica las declaraciones fiscales.

Otra ventaja es la posibilidad de corregir errores en facturas SAT antes de que ocasionen inconvenientes. Asimismo, permite confirmar que los proveedores facturan correctamente y que no hay inconsistencias en montos o conceptos. En caso de una revisión del SAT, contar con esta información respalda operaciones y ayuda a evitar sanciones.

¿Cómo consultar y ver facturas en el SAT?

Para poder hacer una consulta de facturas SAT se recomienda: 

Acceder al Portal del SAT 

1. Entra a la página oficial del SAT y dirígete al apartado “Continuar al sitio”. 
2. Selecciona en “Trámites y Servicios” la opción “Factura electrónica”.
3. En el apartado “Inicia el trámite”, selecciona “Servicios de factura”, seguido de la opción “Consulta, cancela y recupera tus facturas”.

A continuación se desplegará una serie de requisitos y pasos a seguir, nosotros haremos clic en la liga Servicio consulta y recupera.

Iniciar sesión en el Buzón Tributario 

Inicia sesión con tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y contraseña SAT o con tu efirma.

Accede a la consulta de CFDI 

Dentro del sistema, elige la opción “Consulta CFDI”, y se desplegarán varias opciones del “Servicio de Factura”. Dependiendo del tipo de consulta de facturas SAT que deseamos realizar, es la opción que seleccionaremos, por ejemplo: 

• Facturas emitidas (si eres quien generó la factura)
• Facturas recibidas (si eres quien la recibió) 
• Recuperar descargas de CFDI 
• Consultar solicitudes de cancelación

También, puedes filtrar la búsqueda por fecha (rango de días, meses o años), RFC del emisor o receptor (según el tipo de consulta) o folio fiscal, Estado de la Factura (vigente, cancelada, entre otros), Tipo de comprobante (ingreso, egreso, traslado, entre otros). 

Descarga tu factura 

Revisa el listado de facturas y selecciona la que deseas consultar (puedes descargarla en formato XML o PDF). Si necesitas validar su estado, revisa la columna de “Estatus”. 

Verifica la validez de la factura 

Si necesitas confirmar su autenticidad, usa el servicio de Verificación de CFDI en el portal del SAT, el cuál se encuentra en “Trámites y Servicios” / “Factura electrónica”. Elige la sección “inicia tu trámite” / “Servicios de factura” / “Verifica tus facturas”, y haz clic en Servicio de verificación.

Una vez en el sistema de “Verificación de comprobantes fiscales digitales por internet”, podrás validar factura SAT recibida con solo ingresar el folio fiscal (UUID) de la factura, el RFC emisor y receptor, y proporcionando los números de CAPTCHA. A continuación da clic en “Buscar CFDI” para verificar su estatus.

¿Qué pasa si mi factura no aparece en el SAT?

En algunas ocasiones, al momento de hacer una consulta de facturas SAT, estas no aparecen correctamente. Esto puede ser debido a diferentes razones:

• El emisor no timbró correctamente la factura. 
• Hay un retraso en la actualización del portal (puede tardar hasta 48 horas). 
• Ingresaste datos incorrectos en la búsqueda (RFC, fechas o tipo de comprobante erróneos). 
• El CFDI fue cancelado antes de reflejarse. 
• El emisor cometió un error en la emisión y necesita generar  factura SAT nueva. 

Si después de verificar estos puntos sigue sin aparecer, el SAT pone a tu disposición varias opciones de ayuda: 

• La herramienta de Verificación de CFDI en el portal del SAT. 
• Levantar un caso ante el SAT a través de una cita presencial o por medio de MarcaSAT al 55 627 22 728. 

En ambos casos, se debe presentar evidencia como el XML, PDF, correos con el emisor y comprobantes de pago, para poder recibir de manera eficiente la ayuda correspondiente. 

¿Qué implicaciones tiene para la empresa no consultar las facturas SAT de los empleados?

Si una empresa no consulta las facturas SAT de los empleados, puede enfrentar diversas implicaciones fiscales y administrativas. Primero, podría omitir la validación de comprobantes de nómina. Lo que afectaría la deducibilidad de estos gastos ante el SAT y generaría inconsistencias en su contabilidad. 

Además, si los empleados reportan errores o falta de registro en sus facturas de nómina y la empresa no lo detecta a tiempo, podría haber reclamos laborales o auditorías fiscales. También existe el riesgo de no identificar facturas falsas o duplicadas, lo que puede derivar en sanciones, multas o incluso revisiones por parte del SAT por posible evasión fiscal. 

Por estas razones, es importante mantener un control adecuado de las facturas para garantizar el cumplimiento normativo y la transparencia en las obligaciones fiscales.

Preguntas frecuentes

¿Recursos humanos puede detectar inconsistencias en la contratación y bajas de empleados a través de la consulta de facturas SAT?  

Sí, a través de la consulta de facturas SAT recursos humanos puede detectar inconsistencias al verificar que los CFDI correspondan con los registros de contratación y la alta IMSS. Si un empleado no aparece en el SAT o las facturas no coinciden con su salario base registrado, podría indicar problemas como la falta de timbrado de nomina, pagos incorrectos o incluso falsificación de documentos. 

Además, al revisar la regularidad en la emisión de facturas, puede identificar si un empleado está siendo dado de baja de manera incorrecta o si su situación fiscal no está actualizada, lo que ayuda a corregir posibles errores antes de que generen problemas legales o fiscales.

¿Cómo influye la consulta de facturas SAT en la correcta declaración y pago de salarios mínimos en una empresa?  

La consulta de facturas SAT influye en la declaración y pago del salario mínimo. Ya que permite verificar que las deducciones fiscales y las aportaciones correspondientes se estén realizando adecuadamente. Al revisar las facturas electrónicas, la empresa asegura que los pagos realizados a los empleados sean consistentes con los registros fiscales y que no haya omisiones o errores en el cálculo. 

Además, esta práctica ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales relacionadas con el salario. Evitando sanciones por inconsistencias o por no cumplir con la ley en cuanto a los pagos y beneficios a los trabajadores.

¿Puede la consulta de facturas SAT ayudar a evitar errores o fraudes en la determinación de la PTU?

Consultar las facturas SAT a tiempo es fundamental para evitar errores o fraudes al determinar la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU). Al revisar las facturas electrónicas, se asegura que las deducciones fiscales de la empresa sean correctas. Verificando que los ingresos y egresos sean auténticos y que los gastos deducibles estén debidamente sustentados. 

Si las facturas no son válidas o están duplicadas, podrían inflar las ganancias de la empresa o reducir las utilidades, afectando directamente el calculo de PTU. Por lo que, tener un control adecuado de las facturas minimiza el riesgo de fraudes fiscales. Garantizando que el trabajador reciba la participación correspondiente y evitando problemas con las autoridades fiscales

¿Qué áreas dentro del organigrama de una empresa son responsables de la consulta de facturas SAT?

Dentro del organigrama de una empresa, las áreas responsables de la consulta de facturas SAT suelen ser Contabilidad y Finanzas. Ya que son las encargadas de llevar el control de los ingresos y egresos, así como de cumplir con las obligaciones fiscales. Asimismo, el departamento de auditoría interna juega un papel crucial en la revisión y validación de las facturas para asegurar que no haya inconsistencias o fraudes. 

En algunas empresas, el área de compras también puede estar involucrada, especialmente cuando se trata de verificar las facturas de proveedores y asegurar que los pagos estén debidamente respaldados por los CFDI correspondientes. Esta coordinación entre áreas es esencial para mantener la empresa en cumplimiento con el SAT y evitar sanciones fiscales. 

¿La falta de verificación de las facturas SAT puede afectar la deducción de aguinaldo en una empresa?

Sí, la falta de verificación de las facturas puede afectar indirectamente el cálculo y pago del aguinaldo en una empresa. Si las facturas no se revisan correctamente, podría haber errores en las deducciones fiscales. Lo cual podría resultar en la distribución incorrecta del aguinaldo proporcional o en sanciones por parte del SAT. 

Además, si no se validan los CFDI, la empresa no podría asegurarse de que todos los pagos y beneficios laborales, como el aguinaldo, se registren adecuadamente en el sistema fiscal. Lo que podría ocasionar problemas tanto para el empleador como para el trabajador. 

¿La consulta de facturas SAT ayuda a evitar inconsistencias en la contabilidad de la nómina?

Sí, la consulta de facturas SAT puede evitar inconsistencias en la contabilidad de la nomina. Ya que, garantiza que los comprobantes estén correctamente timbrados y reflejen los montos correctos de salario neto, deducciones de nomina y retenciones. 

Al verificar las facturas electrónicas, los empleadores pueden confirmar que los CFDI coinciden con los pagos realizados. Lo que evita errores en la declaración anual de impuestos y la deduccion de sueldos. Además, permite detectar posibles fallas como datos erróneos o facturas duplicadas. Lo que garantiza una contabilidad más precisa y conforme a las regulaciones fiscales. 

¿De qué manera la consulta de facturas SAT puede ayudar a verificar el cumplimiento de la NOM 037?

Una consulta de facturas SAT puede ser clave para verificar el cumplimiento de la NOM 037. Ya que permite asegurarse de que las empresas están registrando y reportando correctamente los gastos relacionados con el teletrabajo. Tales como los viaticos, equipo de trabajo y materiales proporcionados a los empleados. La norma establece que los empleadores deben cumplir con ciertas condiciones para garantizar un ambiente laboral adecuado para el trabajo remoto, y las facturas electrónicas son una forma de evidenciar que estos gastos se están realizando de acuerdo con la ley.