Acta de conciliación: ¿Qué significa? ¿Cómo se hace?

En el día a día de cualquier empresa, no es raro que surjan conflictos laborales. Ya sea por diferencias en el cumplimiento de obligaciones, despidos, pagos o condiciones de trabajo… Lo importante es contar con mecanismos eficaces que permitan resolver estos desacuerdos sin necesidad de llegar a un juicio. En este contexto, el acta de conciliación se ha vuelto una herramienta valiosa, ya que permite llegar a acuerdos formales y con validez legal, de forma ágil y con un enfoque colaborativo.

Este documento no solo ayuda a reducir riesgos legales, sino que también fortalece la cultura organizacional, al apostar por el diálogo y la negociación como primera vía de solución de conflictos. Además, su valor jurídico es equiparable al de una sentencia. Lo que lo convierte en un recurso estratégico para cuidar tanto a la empresa como a sus colaboradores.

Si quieres saber cómo funciona, qué elementos debe incluir y cómo puede usarse de manera efectiva, te invitamos a seguir leyendo nuestro artículo. Aquí te explicaremos todo lo que necesitas saber para implementar correctamente un acta de conciliación en tu organización.

¿Qué significa un acta de conciliación?

Un acta de conciliación es un documento legal que deja constancia por escrito de los acuerdos alcanzados entre dos o más partes en un conflicto. Y tiene la intervención de un tercero neutral, conocido como conciliador. Tiene validez jurídica y su propósito principal es evitar un juicio, resolviendo la disputa de manera voluntaria, pacífica y formal.

En el contexto laboral, por ejemplo, permite a empleadores y colaboradores resolver desacuerdos como despidos, pagos o condiciones de trabajo, sin necesidad de acudir a un tribunal. 

¿Cómo se hace un acta de conciliación?

Hacer un acta de conciliación no solo significa la elaboración de un trámite. Es un proceso formal que asegura la legalidad y validez de un acuerdo entre partes, sobre todo en temas laborales. Para redactarla correctamente, hay que seguir algunos pasos clave:

Solicitud de conciliación

Una de las partes, ya sea el empleador o el trabajador, debe presentar la solicitud ante la autoridad correspondiente, como la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje o el Centro de Conciliación Laboral. Indicando cuál es el conflicto y a quién va dirigida la queja o petición.

Citación a audiencia

Se convoca a ambas partes a una audiencia de conciliación en una fecha y hora determinada. Esta audiencia puede ser presencial o virtual, dependiendo de la normativa local.

Audiencia de conciliación

Durante la audiencia de conciliación, un conciliador imparcial actúa como mediador y guía el diálogo entre las partes. Cada una expone su postura respecto al conflicto, explicando los hechos y sus expectativas. Si existe disposición mutua, se abre un espacio de negociación con el objetivo de alcanzar un acuerdo que resulte beneficioso para ambas partes, promoviendo así una solución de conflictos de forma pacífica y voluntaria.

Redacción del acta 

Si se llega a un acuerdo durante la audiencia, se procede a la elaboración del acta de conciliación, un documento formal en el que se detallan los términos pactados por ambas partes. Este acta debe contener: 

• Los datos de las partes involucradas. 
• Descripción de los hechos y antecedentes del conflicto. 
• Acuerdos establecidos. 
• Cláusulas adicionales (Únicamente si aplica) 

Firma y validación

El acta se firma por todos los involucrados y se sella por la autoridad correspondiente. A partir de ese momento, el acta tiene efecto legal y puede ejecutarse como si fuera una sentencia judicial.

¿Cuándo se hace un acto de conciliación?

Si en algún momento te has preguntado cómo manejar un conflicto laboral de forma efectiva, la conciliación es una de las mejores vías. Trata de llegar a un acuerdo entre las partes involucradas, empresa y trabajador, sin necesidad de ir a juicio.

La conciliación laboral ofrece una alternativa rápida y práctica para resolver diferencias, mientras se cuidan los intereses de ambos lados y se evitan procesos legales largos. 

Procedimiento del acto de conciliación

Se elabora un escrito, el cual es llamado Papeleta de Conciliación, que puede ser en formato libre o usar un modelo de formulario. Los motivos de la papeleta de conciliación pueden ser muy variados; despido injustificado, condiciones de trabajo, reclamaciones salariales, entre otros.

Tales papeletas deben de entregarse ante los servicios de mediación, arbitraje y conciliación de cada entidad. Se cita a ambas partes para llevar a cabo el acto de conciliación y así tratar de llegar a un acuerdo mutuo. (Se recomienda ir acompañado de un abogado laboralista, aunque no es necesario).

Existen ciertos plazos para presentar el caso:

• Despido/20 días hábiles
• Otras prestaciones otorgadas/1 año

Resolución al acto de conciliación

El acto de conciliación puede tener una de las diferentes resoluciones:

1. Sin efecto. Si la empresa no acude al acto de conciliación, se indica en el acta si la empresa recibió la notificación y si no acudió a la misma.
2. Sin avenencia. En caso de que ambas partes acudan, pero no se llegue a acuerdo.
3. Con avenencia. Se llega a acuerdo entre la empresa y el trabajador.
4. Desistimiento. En caso de no acudir el demandante o que éste decida cancelar la demanda presentada.

¿Qué pasa si se llega a un acuerdo en una conciliación?

Una vez concluido el acto se procede a firmar el acta de conciliación por el trabajador, la empresa, así como el oficial conciliador. Se tiene el derecho de impugnar el acta ya sea por el perjudicado o por ambas partes, esta se impugna en el juzgado correspondiente de acuerdo con el objeto de conciliación correspondiente. La resolución tiene validez ejecutiva, por lo que no requiere ratificación alguna por algún tribunal. Cada una de las partes deberá cumplir con el acuerdo.

¿Qué valor tiene el acta de conciliación?

El acta de conciliación tiene un valor legal significativo, ya que tiene la misma fuerza jurídica que una sentencia emitida por un juez. Esto significa que, una vez firmada por ambas partes y validada por la autoridad correspondiente, como un Centro de Conciliación Laboral, se convierte en un acuerdo obligatorio y de cumplimiento forzoso.

Para los empleadores y trabajadores, esto implica que los compromisos establecidos en el acta deben cumplirse en los términos pactados. En caso de incumplimiento, la parte afectada puede solicitar su ejecución ante un tribunal, sin necesidad de iniciar un nuevo juicio.

Este carácter vinculante convierte al acta de conciliación en una herramienta muy valiosa para resolver conflictos de forma eficiente. Evitando largos procesos judiciales y fortaleciendo una cultura de diálogo y legalidad dentro de las organizaciones.

¿Qué pasa si no se cumple un acta de conciliación?

Si una de las partes no cumple con lo establecido en el acta de conciliación, la parte afectada tiene el derecho de acudir a un tribunal laboral para exigir su cumplimiento. En estos casos, se puede presentar una demanda de ejecución, ya que el acta tiene el mismo valor que una sentencia judicial.

El tribunal no volverá a revisar el fondo del conflicto, sino que se limitará a verificar que el acta esté debidamente firmada y registrada, y ordenará su cumplimiento forzoso. Esto puede incluir embargos, requerimientos de pago u otras medidas legales para hacer efectivo lo pactado.

Para líderes de área y empleadores, esto subraya la importancia de asumir con seriedad los compromisos firmados en una conciliación, ya que el incumplimiento no solo afecta la reputación de la empresa, sino que también puede derivar en sanciones legales y costos adicionales.

¿Cuándo es nulo un acta de conciliación?

Se puede declarar como nula un acta de conciliación si se demuestra que fue firmada en condiciones que afectaron la voluntad libre y consciente de alguna de las partes. Esto puede ocurrir, por ejemplo, si se prueba que el acuerdo se firmó bajo coacción, fraude, error o engaño.

También será nula si el contenido del acta viola disposiciones legales. Tales como renunciar a derechos laborales irrenunciables establecidos por la ley o pactar condiciones que afecten la dignidad o seguridad jurídica del trabajador.

En estos casos, la parte afectada puede solicitar la nulidad del acta ante un tribunal laboral. Para las organizaciones y sus empleadores, esto subraya la importancia de que los acuerdos sean claros, equitativos y apegados a la ley. Ya que un acta inválida no solo pierde su efecto legal. Sino que también puede generar consecuencias legales y afectar negativamente la reputación de una empresa.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el rol de recursos humanos en la elaboración de un acta de conciliación?

El departamento de recursos humanos juega un papel fundamental en la elaboración del acta de conciliación, ya que es responsable de facilitar el proceso entre las partes involucradas. Su tarea es asegurarse de que ambas partes comprendan bien los términos y el alcance del acuerdo, garantizando que no se violen derechos laborales. 

Además, recursos humanos se encarga de organizar y coordinar las audiencias de conciliación. Asesorando a las partes para que lleguen a un consenso que sea legal y justo para todos. Al final, también asegura que el acta esté correctamente documentada y firmada, otorgándole validez legal.

¿Cómo afecta un acuerdo de conciliación en relación al salario bruto y neto del trabajador?

 Cuando se llega a un acuerdo de conciliación, especialmente en casos de conflictos laborales relacionados con el salario bruto a neto, es importante considerar cómo se calculan los pagos. El salario bruto es el monto total acordado, sin deducciones de impuestos o seguridad social, mientras que el salario neto es lo que efectivamente recibe el trabajador después de esas deducciones. 

En un acuerdo de conciliación, es crucial que ambas partes especifiquen si los pagos acordados se refieren al salario bruto o neto. Ya que esto puede influir en el monto final que recibirá el empleado. Si el acta de conciliación establece un salario neto específico, se deberán realizar los cálculos correspondientes para que las deducciones de nómina se ajusten a lo pactado. De no aclararse, podría haber malentendidos que afecten el cumplimiento del acuerdo y las expectativas de ambas partes.

¿El acta de conciliación puede utilizarse para resolver disputas relacionadas con el pago del aguinaldo? 

Sí, el acta de conciliación puede ser utilizada para resolver disputas relacionadas con el pago del aguinaldo. Si hay desacuerdos sobre la cantidad a pagar o el momento en que debe entregarse, las partes involucradas pueden llegar a un acuerdo durante el proceso de conciliación. En este sentido, el conciliador actúa como mediador para facilitar la negociación y redactar un acta que establezca claramente las condiciones del pago del aguinaldo.

Para asegurarte de que el cálculo de este derecho se realice correctamente, te invitamos a utilizar la calculadora aguinaldo de Runa, una herramienta fácil y rápida que te ayudará a determinar el monto exacto que corresponde a cada trabajador.

¿Cómo puede el acta de conciliación contribuir al cumplimiento de la NOM 035 en relación con la gestión de riesgos psicosociales en el trabajo?

El acta de conciliación puede ser una herramienta clave para cumplir con la NOM 035, especialmente cuando surgen conflictos relacionados con el bienestar emocional de los empleados, como estrés laboral o acoso laboral, el acta de conciliación permite formalizar un acuerdo entre las partes involucradas, asegurando que se tomen medidas correctivas y preventivas para mitigar dichos riesgos. 

Este acuerdo puede incluir compromisos específicos de la empresa para mejorar las condiciones laborales, ajustar la carga de trabajo o modificar prácticas que generen presión psicológica, alineándose así con los requisitos de la NOM 035. Además, al ser un documento con validez legal, su cumplimiento refuerza el compromiso de la empresa con el bienestar de sus empleados y la creación de un entorno laboral saludable. 

¿Es posible que una empresa renuncie a la obligación de repartir la PTU a través de un acta de conciliación?

No, una empresa no puede renunciar a la obligación de repartir la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) a través de un acta de conciliación. La PTU es un derecho irrenunciable establecido por la ley, y no puede ser eliminada ni modificada por acuerdos entre empleador y trabajador. Incluso si se llega a una conciliación, cualquier acuerdo que contravenga este derecho sería nulo.

Por lo tanto, el acta de conciliación debe reflejar un cumplimiento adecuado con las normativas legales relacionadas con el calculo de PTU, asegurando que los trabajadores reciban lo que les corresponde conforme a la ley.

¿Puede utilizarse un acta de conciliación para resolver conflictos por incumplimiento de la NOM 037 en esquemas de teletrabajo? 

Sí, el acta de conciliación puede ser una vía efectiva para resolver conflictos relacionados con el incumplimiento de la NOM 037 en entornos de teletrabajo. Esta norma establece obligaciones claras para los empleadores en cuanto a las condiciones de seguridad y salud en los lugares donde los colaboradores realizan sus actividades a distancia. 

Si un trabajador considera que no se están cumpliendo estos lineamientos, por ejemplo, por falta de mobiliario ergonómico, condiciones inseguras o una jornada de trabajo excesiva, puede solicitar una audiencia de conciliación. En ese espacio, ambas partes tienen la oportunidad de dialogar y llegar a un acuerdo formal que quede asentado por escrito en un acta con validez legal. De esta forma, se evita escalar el conflicto a una instancia judicial, promoviendo una solución de conflictos ágil, voluntaria y conforme a la ley.

¿Debe reflejarse en la nómina el pago acordado en un acta de conciliación laboral?

Cuando una empresa realiza un pago derivado de un acta de conciliación laboral, no necesariamente debe reflejarse en la nomina ordinaria, ya que no corresponde a un salario devengado ni a una percepción habitual. Sin embargo, sí debe documentarse correctamente a nivel fiscal y contable, ya que se trata de una erogación con implicaciones legales. 

Por lo general, estos pagos se registran como finiquito, liquidacion o indemnización, y se pueden reportar mediante un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de tipo “Egreso” o “Nómina especial”, dependiendo de la naturaleza del acuerdo. Es importante asesorarse con el área contable o fiscal para asegurarse de que el pago quede correctamente registrado y cumpla con las obligaciones ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), sin afectar la nómina regular de la empresa.