NOM-037: ¿Qué es? ¿Cómo cumplir? ¿Cuándo entró en vigor?

En México, el trabajo fuera de oficina tomó fuerza y ahora tiene una norma específica. La NOM 037 STPS 2023 establece reglas básicas para cuidar la salud y seguridad de quienes laboran a distancia. Por eso, muchas personas la conocen como la ley del home office.

Establece obligaciones para las empresas que adopten la modalidad de teletrabajo. Así que en este artículo le brindaremos la manual de NOM-037 para empresas. Abordaremos qué es, a quién afecta y las responsabilidades de cada quién. También compartiremos cómo implementarlo en tu empresa y los costos esperados asociados con él.

¿Que es la NOM-037?

La pandemia aceleró el cambio. Lo que antes era ocasional, hoy es parte del día a día: trabajar desde casa. En México, el número de personas en teletrabajo pasó de 4.8% en 2019 a 22.8% en 2022. Y según datos del INEGI, casi una cuarta parte de los empleos podrían hacerse de forma remota. Esto muestra por qué la nueva ley de home office en México ya no es opcional.

La Norma Oficial Mexicana (NOM) 037-STPS-2023 nació justo para responder a esa realidad. Su objetivo es claro: que las empresas ofrezcan condiciones seguras y saludables para quienes trabajan fuera de oficina. Hasta ahora, muchas reglas laborales solo cubrían lo que pasa dentro del centro de trabajo. Eso dejaba fuera a quienes están en casa. Por eso se creó esta norma, para que el teletrabajo también esté protegido.

¿Cuál es la importancia de la NOM-037?

La importancia de la NOM 037 radica en que protege los derechos laborales de los trabajadores en teletrabajo. Se promueve un entorno de trabajo seguro y saludable. Esta norma establece una serie de obligaciones para los empleadores y los empleados. Todo está relacionado a salud en el teletrabajo.

Tanto como empresa como empleado es importante que conozcas los alcances de esta regulación y su impacto en el trabajo. Veamos todo sobre su reciente aprobación, cuándo entra en vigor la política, qué establece y cuáles son sus implicaciones.

Aplicar la NOM 037 no es solo cumplir con una norma. También puede ayudar a que las personas falten menos, trabajen mejor y permanezcan más tiempo en la empresa.

¿Qué establece la NOM 037 STPS?

La intención de esta norma es que el trabajo desde casa no ponga en riesgo la salud del empleado. Para eso, lo que se espera de las empresas es que verifiquen el lugar donde se labora, que ese espacio esté en condiciones, que den los equipos que se necesitan y que cubran ciertos gastos, como puede ser el internet.

La NOM 037 está basada en una reforma a la Ley Federal del Trabajo, y su objetivo es prevenir problemas físicos, de postura y también de tipo emocional. No se trata solo del escritorio o la silla, también importa cómo se organiza la jornada o qué tan claro está el trato entre empresa y trabajador.

Se publicó en junio de 2023 y comenzó a aplicarse a partir de diciembre del mismo año. Es obligatoria para quienes hacen al menos el 40 % de sus horas laborales fuera de la oficina, siempre que usen tecnología para comunicarse o cumplir con sus tareas.

¿Cuándo entró en vigor la NOM 037?

Publicaron la NOM 037 en junio, pero no entró en vigor de inmediato. Fue hasta diciembre, el día 5, cuando ya empezó a contar en serio. Desde ese momento, si tienes gente haciendo teletrabajo, ya estás dentro. Así de simple. Y si no estás cumpliendo con lo que marca la norma, ahí sí hay consecuencias. No solo observaciones o recomendaciones: hablamos de multas. No importa si eres pyme o una empresa grande. Ya está en regla y ya es obligatoria.

¿A quien aplica la NOM 037?

Esta norma aplica cuando el trabajo ya no ocurre en la oficina como antes. Si una persona pasa buena parte de su semana —más del cuarenta por ciento, para ser exactos— trabajando desde otro lugar y usando computadora, internet o cualquier herramienta digital, entonces ya se considera teletrabajo. Así lo establece la NOM 037. No importa si es una empresa privada, una institución pública, o desde dónde se conecte el trabajador. Lo que cuenta es que no está físicamente en el centro de trabajo. Y bajo esa lógica, la organización tiene que cumplir con lo que marca esta norma.

¿Qué son los obligaciones de los patrones en la NOM 037?

Para que una empresa cumpla con lo que establece la NOM 037, no basta con decir que apoya el teletrabajo. Se requiere tomar acciones puntuales y dar seguimiento continuo. A continuación, lo que se espera de los empleadores:

Riesgos psicosociales: identificarlos, evaluarlos y darles seguimiento

• Usar una herramienta para detectar este tipo de riesgos, al menos una vez al año
• Capacitar al personal para que sepa cómo prevenirlos y cómo actuar si los vive
• Crear espacios donde el personal pueda hablar o reportar estas situaciones
• Tomar decisiones si se detectan focos rojos: ajustar cargas, hacer cambios internos, o revisar el entorno

Condiciones ergonómicas que realmente funcionen

• Asegurar que el trabajador tenga mobiliario y equipo adecuado; eso incluye silla ergonómica
• Dar capacitación sobre posturas, uso del espacio y cuidado físico en casa
• Fomentar pausas activas y pequeños descansos durante la jornada
• Revisar cada cierto tiempo si las condiciones del espacio siguen siendo seguras

Capacitación clara, útil y aplicada al día a día

• Explicar en qué consiste la NOM 037 y qué implica para cada persona
• Ofrecer contenidos sobre riesgos físicos y emocionales del teletrabajo
• Enseñar el uso seguro de herramientas digitales, desde lo básico hasta lo práctico
• Incluir temas de seguridad en casa y primeros auxilios cuando aplique

Bienestar emocional y salud como parte de la agenda

• Promover hábitos saludables con acciones sencillas
• Dar acceso a orientación emocional o programas de apoyo si se necesitan
• Cuidar el ambiente laboral, aún en esquemas remotos
• Respetar jornadas, horarios y tiempos de desconexión

Comunicación y seguimiento constante

• Establecer canales claros para que el personal esté siempre informado
• Hacer reuniones o revisiones periódicas sobre cómo se aplica la NOM 037
• Contar con un mecanismo real para vigilar la salud del personal
• Dejar evidencia y registro de todo lo que se ha hecho en cumplimiento de la norma

Algunos puntos a tomar en cuenta:

• Esta norma se puede adaptar al tamaño, giro y operación de cada empresa
• No se trata de un checklist, sino de un compromiso continuo
• Si no se cumple, la autoridad laboral puede imponer sanciones o multas

¿Qué son los obligaciones de los empleados en la NOM-037?

Si bien la NOM 037 establece principalmente obligaciones para las empresas, también hay responsabilidades del lado de los empleados. Estas son las acciones que deben asumir:

Informar sobre las condiciones de su lugar de trabajo

• El trabajador necesita avisar al patrón cómo está el espacio desde donde labora. Se refiere al mobiliario, el equipo que usa, y las herramientas con las que trabaja.
• Además, debe permitir que la empresa realice revisiones de vez en cuando, para identificar si hay algo que pueda generar incomodidad o algún riesgo físico o emocional.

Cuidar su salud y bienestar

• Le corresponde adoptar hábitos que le ayuden a mantenerse bien, como comer de forma balanceada, moverse un poco durante el día y descansar lo necesario.
• Si nota algo que afecte su rendimiento, debe comunicarlo.
• También se espera que se sume a los programas o capacitaciones que la empresa ponga a disposición en temas de salud o bienestar.

Utilizar las herramientas de trabajo de forma segura

• Las herramientas entregadas por la empresa deben usarse de forma correcta.
• El trabajador debe seguir los lineamientos establecidos por la organización.
• En caso de que ocurra un accidente o incidente, debe reportarlo de inmediato.

Mantener una comunicación efectiva

• Se espera que el trabajador mantenga una comunicación continua con su jefe inmediato.
• También debe asistir a las reuniones o actividades relacionadas con la NOM 037.
• Cualquier situación que pueda interferir con el cumplimiento de la norma debe ser informada.

Cumplir con las políticas y procedimientos de la empresa

• El trabajador debe seguir las políticas internas que la empresa tenga sobre el teletrabajo. Esto incluye aspectos como seguridad, uso correcto del equipo, cuidado de la información y cualquier otra medida definida.
• También puede aportar en la revisión o actualización de esas políticas, si la organización así lo solicita.

En resumen, el cumplimiento de la NOM 037 no recae solo en el empleador. Las personas trabajadoras también tienen un papel importante: informar cómo están trabajando, cuidar su salud y hacer buen uso de los recursos que se les proporcionan.

Es importante mencionar que:

• Cumplir con la NOM 037 no depende solo de un área o de una persona. Requiere el esfuerzo de la empresa y de su equipo.
• Cuando hay colaboración de ambos lados, el teletrabajo puede mantenerse en condiciones seguras y con buenos resultados para todos.

¿La NOM-037 exige un contrato con los empleados?

No, la NOM 037 no exige explícitamente la existencia de un contrato escrito entre el patrón y el trabajador para poder realizar teletrabajo. Sin embargo, establece que los siguientes aspectos deben quedar por escrito:

• El lugar habitual de desempeño de las funciones: Si bien el teletrabajo se realiza fuera del establecimiento del patrón, es importante definir un lugar habitual de trabajo para efectos de la norma.
• La jornada de trabajo: Se deben establecer las horas de trabajo y los periodos de descanso del trabajador.
• La forma de pago del salario: Se debe especificar la forma en que se pagará el salario al trabajador, incluyendo la periodicidad y el medio de pago.
• Las prestaciones a las que tiene derecho el trabajador: Se deben especificar las prestaciones a las que tiene derecho el trabajador, como aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU), etc. Visita nuestra calculadora aguinaldo.
• Los mecanismos de comunicación: Se deben establecer los canales de comunicación que se utilizarán entre el patrón y el trabajador.
• Los mecanismos de vigilancia de la salud: Se deben establecer los mecanismos para la vigilancia de la salud del trabajador, como evaluaciones médicas periódicas y seguimiento a su estado de salud.

En resumen, si bien la NOM 037 no exige un contrato escrito en sí, sí es importante que los términos y condiciones del teletrabajo queden por escrito y sean conocidos por ambas partes. Esto se puede hacer a través de un contrato de trabajo específico para teletrabajo, o mediante la inclusión de una cláusula de teletrabajo en el contrato de trabajo general.

¿Cómo implementar la NOM-037 en mi empresa?

Implementar la NOM 037 en una empresa requiere un compromiso serio por parte tanto del patrón como de los trabajadores. Es un proceso que implica realizar una serie de cambios y adoptar nuevas medidas para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores en el teletrabajo. A continuación, se presenta un esquema general de los pasos que se pueden seguir para implementar la NOM 037 en una empresa.

1. Sensibilizar y capacitar:

• Informar a todos los trabajadores sobre la NOM 037: Explicar qué es la norma, sus objetivos, alcances y obligaciones tanto para la empresa como para los trabajadores.
• Capacitar a los trabajadores sobre los riesgos psicosociales y ergonómicos asociados al teletrabajo: Brindarles las herramientas y conocimientos necesarios para identificar, prevenir y controlar estos riesgos.
• Capacitar a los trabajadores sobre el uso seguro de las tecnologías de la información y la comunicación: Enseñarles cómo utilizar las herramientas de trabajo de forma segura y responsable para evitar accidentes y enfermedades.

2. Identificar y evaluar los riesgos:

• Realizar una evaluación de los riesgos psicosociales: Aplicar un instrumento de evaluación para identificar los factores de riesgo psicosocial que pueden estar presentes en el entorno de teletrabajo.
• Evaluar las condiciones ergonómicas del puesto de trabajo: Analizar el mobiliario, equipo y herramientas que utiliza el trabajador para identificar posibles riesgos ergonómicos.

3. Establecer medidas de control:

• Implementar medidas para controlar los riesgos psicosociales: Establecer estrategias para prevenir el estrés laboral, el acoso laboral y la discriminación, entre otros riesgos psicosociales.
• Mejorar las condiciones ergonómicas del puesto de trabajo: También, proporcionar al trabajador el mobiliario, equipo y herramientas adecuados para realizar su trabajo de forma ergonómica.
• Establecer mecanismos de comunicación y seguimiento: Definir canales de comunicación claros y efectivos para mantener un contacto constante con los trabajadores y dar seguimiento al cumplimiento de la NOM 037.

4. Elaborar y difundir la política de teletrabajo:

• Desarrollar una política de teletrabajo que cumpla con los requisitos de la NOM 037: Esta política debe establecer los términos y condiciones del teletrabajo, incluyendo los derechos y obligaciones de ambas partes.
• Comunicar la política de teletrabajo a todos los trabajadores: Asegurarse de que todos los trabajadores conozcan la política y comprendan sus responsabilidades.

5. Establecer mecanismos de vigilancia de la salud:

• Implementar un programa de vigilancia de la salud para los trabajadores en teletrabajo: Este programa debe incluir evaluaciones médicas periódicas y seguimiento a su estado de salud.
• Proporcionar a los trabajadores acceso a servicios de salud: Brindarles información sobre cómo acceder a servicios de salud en caso de que los necesiten.

6. Llevar un registro de las acciones realizadas:

• Documentar todas las acciones realizadas para cumplir con la NOM 037: Esto incluye la evaluación de riesgos, las medidas de control implementadas, las capacitaciones proporcionadas y los programas de vigilancia de la salud.
• Mantener los registros actualizados: Asimismo asegurarse de que los registros estén actualizados y sean fácilmente accesibles para las autoridades laborales en caso de que lo soliciten.

Además, es importante mencionar que:

• La implementación de la NOM 037 es un proceso continuo que requiere del compromiso constante de la empresa y de los trabajadores.
• Es importante revisar y actualizar periódicamente la política de teletrabajo y los mecanismos de control de riesgos para adaptarlos a las necesidades cambiantes de la empresa y de los trabajadores.
• Las empresas que no cumplan con la NOM 037 pueden ser sancionadas por las autoridades laborales.

¿Cuanto cuesta la empresa la NOM-037?

Es difícil darte un costo exacto de lo que le costaría a tu empresa cumplir con la NOM 037. Esto se debe a que varios factores entran en juego, como:

• Tamaño de la empresa: Las empresas más grandes generalmente gastarán más que las empresas más pequeñas debido a la mayor cantidad de empleados y complejidad organizacional.
• Fuerza laboral remota: El número de trabajadores que tienes en teletrabajo afecta directamente el costo. Cada empleado requiere evaluaciones, capacitación y posibles medidas de control.
• Áreas funcionales: El número de áreas funcionales de la empresa y donde se trabajan.
• Condiciones actuales del trabajo a distancia: Si tu configuración actual de trabajo a distancia ya cumple en gran medida con los requisitos de la NOM 037, el costo de implementación será menor.
• Recursos disponibles: Por último, ten en cuenta los recursos financieros y recursos humanos que puedes dedicar a los esfuerzos de cumplimiento de la NOM 037.

¿Cuánto debemos pagar al mes a cada empleado por internet y luz?

En México, la NOM 037 no establece una cantidad fija que las empresas deban pagar a sus empleados por los gastos de internet y luz derivados del trabajo a distancia. Si bien la norma marca lineamientos para el teletrabajo, no exige una tasa de reembolso específica.

Sin embargo, sí exige a las empresas que proporcionen a sus trabajadores remotos los medios necesarios para realizar sus tareas de manera efectiva, lo que podría incluir la cobertura de los costos de internet y luz.

Cuando completamos una encuesta sobre cuánto pagan las empresas a sus empleados, descubrimos los siguientes rangos:

• $0-$200 MXN/mes/empleado – 70% de empresas
• $200-$400 MXN/mes/empleado – 22% de empresas
• >$400 MXN/mes/empleado  – 8% de empresas

¿Cuánto cuesta una silla ergonómica?

Una de las estipulaciones de la NOM 037 es la compra de una silla ergonómica para cada empleado. Aquí hay un rango general de precios para sillas ergonómicas en México:

• Sillas básicas: $500 a $2,500 MXN
• Sillas de gama media: $2,500 a $7,500 MXN
• Sillas de alta gama: $7,500 MXN o más

Una vez que un empleado deja una empresa, surge la cuestión de la devolución de la silla. La NOM 037 no específica si los empleados debe o no deben  devolver las sillas ergonómicas proporcionadas por la empresa.

En general, se recomienda seguir la política de la empresa sobre este tema y actuar de manera justa y razonable con el empleado saliente. Si no existe una política clara, puedes comunicarte con el empleado para discutir la situación y llegar a un acuerdo mutuo sobre la devolución o compra de la silla ergonómica.

¿Cuanto cuesta hacer un evaluación de riesgos psicosociales a los empleados?

Una de las obligaciones de las empresas bajo la NOM 037 es realizar una evaluación de riesgos psicosociales anualmente. Si bien los precios exactos pueden variar, se puede estimar un rango general para realizar evaluaciones de riesgos psicosociales en México de la siguiente manera:

• Empresas pequeñas (1-50 empleados): $5,000 a $15,000 pesos
• Empresas medianas (51-250 empleados): $15,000 a $30,000 pesos
• Grandes empresas (más de 250 empleados): $30,000 a $50,000 pesos o más

¿Qué pasa si no cumples con la NOM 037?

Si una empresa no cumple con la NOM 037, podría enfrentar varias consecuencias, incluyendo:

• Inspecciones de las autoridades laborales. La STPS tiene la facultad de realizar inspecciones a las empresas para verificar el cumplimiento de la NOM 037. Si los inspectores encuentran que una empresa no cumple, pueden emitir multas u otras sanciones.
• Multas. El monto de la multa por incumplimiento puede variar dependiendo de la gravedad de la infracción y el tamaño de la empresa. Sin embargo, las multas pueden ir desde las 250 hasta las 5,000 Unidad de Medida y Actualización (UMA), lo que equivale aproximadamente a $2,593 a $51,870 pesos mexicanos a mayo de 2024.
• Paros laborales. En casos graves de incumplimiento, la STPS puede ordenar una suspensión temporal o definitiva de las operaciones de la empresa. Esto puede tener un impacto significativo en las finanzas empresariales y su capacidad para operar.
• Daño a la reputación de la empresa. Puede dañar la reputación de la empresa y dificultar la atracción de talento y retención de empleados.
• Demandas. Los trabajadores que se hayan visto afectados por el incumplimiento de la NOM 037 por parte de la empresa pueden presentar demandas contra la empresa.

Por lo tanto, es importante que las empresas se tomen en serio la NOM 037 y tomen todas las medidas necesarias para cumplir con sus requisitos. Esto no solo ayudará a proteger a la empresa de sanciones legales y financieras, sino que también creará un entorno de trabajo más seguro y saludable para sus empleados.

¿Cómo evitar las sanciones?

Para evitar estas sanciones es esencial que tengas conciencia de estos derechos y obligaciones, especialmente en nuevas modalidades laborales como el teletrabajo. Así que si planeas tener empleados en modalidad remota, es importante evaluar las herramientas y sistemas necesarios para garantizar una experiencia laboral segura. Solo así podremos asegurar un futuro laboral justo y sostenible para todas las personas trabajadoras. Suscríbete a nuestro newsletter para mantenerte al tanto con información clave para tomar las mejores decisiones laborales en tu empresa, tomando en cuenta la tendencias, nuevas reformas y cambios en el mercado laboral.

Adaptándose al futuro del trabajo

El teletrabajo en México debe ser vista más que como una tendencia pasajera, como una realidad que se está consolidando día a día en nuestro país. Es por ello que las empresas necesitan abrazar estos cambios y buscar la manera de crear un entorno laboral seguro.

Los consejos y recomendaciones que hemos compartido en este artículo son el punto de partida para la implementación exitosa de la NOM 037 empresas. Es tiempo de que nos adaptemos al futuro del trabajo, un futuro que ya está aquí y que requiere de nuestra atención y compromiso para su correcta implementación.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se relaciona la NOM 037 con la NOM 035?

La NOM 035, “Factores de riesgo ergonómico en el trabajo”, establece los elementos y criterios para la identificación, evaluación y control de los riesgos ergonómicos en los centros de trabajo. La NOM 037, por su parte, complementa la NOM 035 al establecer obligaciones específicas para las empresas que implementan la modalidad de teletrabajo, con el objetivo de prevenir los riesgos ergonómicos asociados a esta forma de trabajo.

¿Qué tiene que ver la NOM 037 con el SAT?

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) no tiene una relación directa con la NOM 037 en términos de obligaciones fiscales. Sin embargo, el cumplimiento de la NOM 037 puede tener implicaciones indirectas para las empresas en relación con el SAT, ya que:

• Las empresas deben registrar a sus trabajadores teletrabajadores ante el SAT.
• Los trabajadores teletrabajadores tienen derecho a las mismas beneficios que los trabajadores presenciales.
• Las empresas deben cumplir con las obligaciones fiscales para sus trabajadores teletrabajadores.

¿Qué tiene que ver la NOM 037 con el IMSS?

El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) tampoco tiene una relación directa con la NOM 037. Sin embargo, su cumplimiento puede tener implicaciones indirectas para las empresas en relación con el IMSS, ya que:

• Las empresas deben inscribir a sus trabajadores teletrabajadores en el IMSS.
• Los trabajadores teletrabajadores tienen derecho a las mismas prestaciones. Se incluye atención médica, incapacidad por enfermedad o incapacidad por maternidad, y pensiones.
• Las empresas deben cumplir con las obligaciones de cotización y pago de cuotas IMSS para sus trabajadores teletrabajadores.

¿Cómo impacta la NOM 037 en el Impuesto Sobre la Nómina (ISN)?

El cumplimiento de la NOM 037 no tiene un impacto directo en el cálculo o pago del Impuesto Sobre la Nómina (ISN). El ISN se grava sobre la totalidad de las remuneración que los patrones otorgan a sus trabajadores. No importa la modalidad de trabajo que estos desempeñen.

¿Cómo impacta la NOM 037 en el Impuesto Sobre Renta (ISR)?

Al igual que en el caso del ISN, el cumplimiento de la NOM 037 no tiene un impacto directo en el cálculo o pago del Impuesto Sobre la Renta (ISR). El ISR se grava sobre los ingresos que las personas físicas obtienen, incluyendo los salarios y prestaciones percibidos por su trabajo. Esto se hace sin importar si este se realiza de manera presencial o remota.

¿Cómo se relaciona la NOM 037 con el INFONAVIT?

NOM 037 no establece una relación directa con el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT). Ya que no se impacta los requisitos y beneficios para los trabajadores teletrabajadores. Por lo que no impacta su habilidad de obtener un crédito INFONAVIT.