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La constancia laboral es un documento emitido por el patrón o la empresa que acredita información sobre los servicios de una persona trabajadora, como el periodo laborado y, según el caso, otros datos de la relación de trabajo. Puede utilizarse para acreditar experiencia laboral o realizar determinados trámites, mientras que la Ley Federal del Trabajo establece obligaciones específicas para su expedición. En esta guía explicamos qué puede incluir, cómo solicitarla y cómo gestionarla correctamente desde Recursos Humanos.
¿Qué es una constancia laboral?
Una constancia laboral es un documento escrito mediante el cual una empresa o patrón acredita información relacionada con los servicios prestados por una persona trabajadora. Dependiendo de su finalidad, puede indicar datos como el puesto desempeñado, las fechas de inicio y término de la relación laboral o determinada información relacionada con los servicios prestados.
Para el trabajador, este documento puede servir como respaldo de su experiencia profesional. Para la empresa, contar con un proceso claro para emitir constancias permite responder de forma ordenada a las solicitudes y mantener consistencia en la información que se entrega.
Es importante distinguir la constancia laboral de otros documentos, como el contrato de trabajo, los recibos de nómina o una carta de recomendación. Aunque pueden contener información relacionada con la relación laboral, cada uno tiene una finalidad diferente.
¿Para qué sirve una constancia laboral?
La constancia laboral permite acreditar de manera escrita determinados datos relacionados con la trayectoria de una persona dentro de una empresa. Puede utilizarse, por ejemplo, para:
- acreditar experiencia o antigüedad laboral;
- respaldar información incluida en un currículum;
- participar en un proceso de contratación;
- realizar determinados trámites administrativos, financieros o migratorios;
- comprobar la prestación de servicios ante otra organización;
- documentar información de una relación laboral que terminó.
Su utilidad dependerá del trámite para el que se solicite y de la información que deba acreditarse. Desde el punto de vista empresarial, las constancias también forman parte de la gestión documental de Recursos Humanos. Tener criterios y formatos definidos facilita que la información emitida sea consistente y pueda verificarse contra los registros internos de la organización.
¿Qué dice la LFT sobre la constancia laboral?
La Ley Federal del Trabajo (LFT) contempla obligaciones específicas para las personas empleadoras relacionadas con la expedición de constancias a solicitud de las personas trabajadoras. El artículo 132 distingue dos supuestos que conviene no confundir: la constancia sobre días trabajados y salario percibido, y la constancia escrita relativa a los servicios prestados.
| Disposición | ¿Qué establece? | Periodicidad/plazo |
| Artículo 132, fracción VII | Constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido | Expedición quincenal, a solicitud del trabajador |
| Artículo 132, fracción VIII | Constancia escrita relativa a los servicios del trabajador que la solicite o se separe de la empresa | Dentro de 3 días hábiles |
Por ello, no es conveniente establecer como regla general que todas las constancias laborales tienen un plazo interno de cinco días, una semana o cualquier otro periodo. Cuando se actualiza el supuesto previsto en el artículo 132, fracción VIII, la LFT establece expresamente un término de tres días hábiles para expedir la constancia relativa a los servicios.
Además, el artículo 989 de la LFT señala que los trabajadores pueden solicitar, por conducto del Tribunal correspondiente, que el patrón expida la constancia del número de días trabajados y salario percibido prevista en el artículo 132, fracción VII. Para las empresas, conocer esta diferencia permite evitar que las políticas internas de Recursos Humanos establezcan requisitos o plazos incompatibles con las obligaciones laborales aplicables.
¿Cómo solicitar una constancia laboral?
Para solicitar una constancia laboral, el trabajador puede dirigirse al patrón a través del área o canal que la empresa tenga establecido, como Recursos Humanos, Administración o una plataforma interna. Aunque cada organización puede definir su propio procedimiento administrativo, de forma práctica el proceso puede seguir estos pasos:
- Identificar el canal de solicitud. Verificar si la empresa recibe estas solicitudes mediante Recursos Humanos, correo electrónico, portal interno u otro medio.
- Realizar la solicitud. Indicar que se requiere una constancia laboral y proporcionar los datos necesarios para identificar la relación de trabajo.
- Especificar información adicional, si se necesita. Cuando el documento se utilizará para un trámite determinado, puede ser necesario solicitar que incluya algún dato específico.
- Revisar la constancia al recibirla. Confirmar que nombres, fechas, puesto y demás información incluida coincidan con los registros correspondientes.
Los documentos o formatos internos que una empresa solicite para administrar este proceso no deben confundirse con requisitos legales universales para que exista el derecho a la constancia correspondiente. En el caso de la constancia relativa a los servicios prevista en el artículo 132, fracción VIII de la LFT, la ley establece que debe expedirse dentro de tres días hábiles al trabajador que la solicite o se separe de la empresa.
¿Qué información puede incluir una constancia laboral?
La información que contenga una constancia laboral dependerá de su finalidad y del supuesto aplicable. Fuera de los datos exigidos en determinados supuestos legales, no existe una lista única que todas las constancias deban incluir en cualquier circunstancia. De forma práctica, una empresa puede incorporar los siguientes elementos cuando sean pertinentes:
| Elemento | ¿Para qué sirve? |
| Nombre del trabajador | Identificar a la persona a quien corresponde la constancia |
| Nombre o razón social del patrón o empresa | Identificar al emisor |
| Puesto o servicios prestados | Acreditar la actividad laboral desarrollada |
| Fecha de ingreso | Identificar el inicio de la relación o del periodo acreditado |
| Fecha de terminación, si aplica | Delimitar el periodo de servicios |
| Salario, cuando corresponda | Acreditar la remuneración cuando resulte necesario o legalmente procedente |
| Fecha de emisión | Identificar cuándo fue expedido el documento |
| Nombre y cargo de quien emite | Identificar al responsable de la expedición |
Dependiendo del propósito de la constancia y de las políticas de la empresa, pueden incorporarse otros datos pertinentes.
Sin embargo, información como el domicilio particular del trabajador, identificación oficial, motivo de terminación, desempeño, logros, RFC de la empresa, sello o número de folio no debe presentarse como un requisito obligatorio general de toda constancia laboral.
La empresa también debe evitar incorporar información innecesaria para el propósito del documento. Desde Recursos Humanos (RRHH), conviene utilizar datos verificables, necesarios, adecuados y relevantes para la finalidad de la constancia, además de observar las obligaciones aplicables en materia de protección de datos personales.
¿Cómo elaborar una constancia laboral?
Una constancia laboral debe redactarse de forma clara, profesional y verificable. No necesita ser un documento extenso: lo importante es que identifique correctamente a las partes y explique qué información laboral se está acreditando. Para elaborarla, puede seguirse esta estructura:
- Identificar a la empresa. Incluir el nombre o razón social correspondiente.
- Identificar a la persona trabajadora. Escribir correctamente su nombre.
- Indicar los servicios que se acreditan. Señalar el puesto, función o información laboral pertinente.
- Incorporar el periodo correspondiente. Incluir las fechas de ingreso y, cuando aplique, de terminación.
- Agregar información adicional cuando sea necesaria. Por ejemplo, salario u otro dato relacionado con el propósito específico de la constancia.
- Indicar la fecha de emisión.
- Identificar a la persona responsable de expedirla. Incluir su nombre, cargo y los elementos de validación que utilice la empresa.
Antes de entregar el documento, Recursos Humanos debe verificar que la información coincida con los registros de la organización y que no se incluyan datos incorrectos o innecesarios. Si necesitas una estructura prediseñada, puedes consultar el formato de constancia laboral de Runa y adaptarlo a las necesidades de la empresa y al tipo de información que corresponda acreditar.
¿Cómo gestiona RRHH las constancias laborales?
Recursos Humanos puede desempeñar un papel central en la recepción, elaboración y control de las constancias laborales, aunque la obligación jurídica correspondiente recae en la persona empleadora en los términos previstos por la LFT. Una gestión ordenada puede incluir:
- definir qué área o persona está autorizada para emitir constancias;
- establecer un canal claro para recibir solicitudes;
- utilizar formatos estandarizados;
- validar los datos contra expedientes y sistemas internos;
- diferenciar los distintos tipos de constancia que pueden solicitarse;
- cumplir los plazos legales que correspondan;
- limitar la información incluida a los datos pertinentes;
- conservar trazabilidad sobre la fecha de solicitud y emisión;
- coordinar con áreas como Nómina, Legal o Administración cuando sea necesario.
También es importante que RRHH diferencie una constancia laboral de otros documentos utilizados en la administración de personal. Una carta de recomendación, por ejemplo, puede incluir una valoración sobre el desempeño de una persona, mientras que una constancia de servicios busca acreditar información relacionada con la relación laboral.
La digitalización puede facilitar este proceso mediante sistemas de gestión de Recursos Humanos, expedientes electrónicos, plantillas estandarizadas y flujos internos de autorización. Más que añadir herramientas tecnológicas por sí mismas, el objetivo debe ser que la empresa pueda emitir documentos consistentes, verificables y dentro de los plazos aplicables.
Una gestión adecuada de las constancias laborales ayuda a Recursos Humanos a responder solicitudes de manera más eficiente, conservar información confiable y cumplir las obligaciones de la empresa sin convertir cada petición en un proceso manual distinto.
