¿Qué leyes regulan el pago de la nómina?

Todo trabajo viene con derechos y también con responsabilidades, tanto para el patrón como para quien trabaja. Por eso es importante tener bien claro qué dice la ley y cómo aplicarla, sobre todo cuando se trata del cálculo y pago de la nómina. No es solo echar números, también es cumplir con lo que marca la ley.

La nómina, dicho fácil, es la lista de quiénes están trabajando en la empresa. Si alguien aparece ahí, es porque forma parte del equipo y, por lo tanto, debe recibir su salario bien y a tiempo.

El pago de la nómina

Los patrones llevan un registro de todo lo que se le paga al personal, desde el sueldo hasta las prestaciones que les tocan por su trabajo. Ahí también se anotan los bonos que se van sumando, como el de puntualidad, asistencia, productividad, y por supuesto, las horas extras. Y del otro lado vienen los descuentos. Lo típico: el ISR, las cuotas que se mandan al IMSS y todo lo que entra como deducción. Todo esto se considera al hacer el pago de la nómina, así que más vale tenerlo bien claro y al día.

Todo esto se registra a través del recibo de nómina. El cual debe ser entregado a los trabajadores con el fin de dar cuenta de sus percepciones y deducciones en un periodo delimitado de tiempo. Suele suceder que el empleado deba firmar la nómina y la empresa o patrón debe guardar el recibo.

Todo lo relacionado con el mundo laboral en México arranca desde el artículo 123 de la Constitución, ese es el punto de partida. De ahí se desprenden las leyes que marcan qué debe cumplir una empresa en el tema de nómina. A continuación te dejamos las leyes clave que dicen cómo debe hacerse bien el proceso y qué requisitos legales debe cumplir el pago de la nómina. Entre ellas, hay unas que no pueden faltar:

Ley del Instituto Mexicano del Seguridad Social

El Instituto Mexicano del Seguro Social, o como todos lo conocemos, el IMSS, es la institución del gobierno que se encarga de dar atención médica y seguridad social a quienes están afiliados. O sea, los que están dados de alta.

Funciona desde 1943 y hasta la fecha sigue siendo la institución de seguridad social más grande de toda América Latina. Ya hasta finales de 1995 se publicó la Ley del Seguro Social, que básicamente pone las reglas de cómo debe funcionar el IMSS y qué le toca hacer en temas legales. Actualmente la Ley tiene como objetivo:

1. La asistencia médica.
2. La protección de los medios de subsistencia.
3. Los servicios generales para el bienestar, tanto individual como colectivo.
4. El otorgar una pensión que, siendo cumplidos los requisitos legales, será garantizada por el Estado.

El artículo 15 de la Ley del Seguro Social dice qué le toca hacer al patrón cuando se trata del IMSS y de los requisitos mínimos que debe tener la nómina. Lo básico, dar de alta a los empleados en el IMSS, pero no se queda ahí. Si alguien entra, sale, le suben o le bajan el sueldo, o cambia algo en su situación, hay que avisar. No hay mucho margen, eso debe reportarse en máximo cinco días.

También pide que se lleve un registro bien claro de la nómina. Ahí debe decir cuántos días trabajó cada persona y cuánto ganó. Nada de estimados ni cálculos al aire, todo bien documentado. Este registro debe guardarse por lo menos cinco años desde que se generó, así que no es algo que se pueda tomar a la ligera.

Ley Federal del Trabajo y el pago de la nómina

La Ley Federal del Trabajo (LFT) es la más importante ley de derecho laboral en México. Siendo solo superada por la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Fue publicada en su primera versión en 1931. Agrupando en una única legislación a la materia laboral, derogando todas las leyes y decretos previos a esta.

En la actualidad la Ley Federal del Trabajo que se tiene en vigencia es producto de diversas reformas. La más reciente tuvo lugar en 2012, pero en 1970 también se produjeron unos cambios legislativos significativos. La Ley Federal del Trabajo, en su artículo 804, dice que hay que tener a la mano ciertos documentos clave. Por ejemplo, si no hay contrato colectivo, se debe conservar el contrato individual de cada trabajador.

También es obligatorio guardar la nómina de personal o, en su caso, los recibos de pago de salario, junto con el control de asistencia. No es opcional, es parte del cumplimiento legal. Además, hay que guardar bien todos los comprobantes de pago, lo que se le dio al trabajador por utilidades, vacaciones, aguinaldo o cualquier prima. Todo eso debe quedar bien archivado mientras la persona siga en la empresa… Y mínimo un año después de que se vaya. Nada de tirar papeles antes de tiempo.

Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) y nómina

La Ley Federal del Trabajo es la que marca cómo deben funcionar las cosas en el mundo laboral. Pero cuando hablamos de impuestos, la que lleva la batuta es la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Esa es la que dice cómo calcular las retenciones fiscales que se aplican en el pago de la nómina.

Dicho más fácil, cada vez que una empresa le paga a su gente, tiene que calcular cuánto ISR le toca a cada trabajador, retenerlo bien y entregárselo al SAT sin fallas. Así de claro. Toda esa operación se basa en lo que está registrado en la nómina: percepciones, deducciones, tipo de contrato, periodicidad, etc.

Por eso, es clave que el pago de la nómina se realice con información actualizada y usando las tablas del SAT, que cambian cada año. Si las tablas están desactualizadas o se aplican mal, se puede retener de más (afectando al colaborador) o de menos (generando problemas fiscales para la empresa). Este es uno de los motivos por los que tantas empresas optan por usar software de nómina: automatiza el cálculo con las tablas correctas y evita errores con el SAT.

Ley del INFONAVIT y FONACOT

Cuando hablamos del pago de la nómina, no solo se trata de salarios y retenciones de ISR. También entran en juego dos leyes clave: la Ley del INFONAVIT y la que regula al Instituto FONACOT. Ambas instituciones tienen impacto directo en la nómina cuando el trabajador tiene un crédito vigente.

Por un lado, la Ley del INFONAVIT establece que el patrón debe aportar un porcentaje fijo sobre el salario del trabajador (actualmente 5% del salario base de cotización). Además, si el trabajador tiene un crédito de vivienda activo, el empleador debe realizar el descuento mensual y dispersarlo directamente al Infonavit.

Por otro lado, con FONACOT, ocurre algo similar, si el colaborador tiene un crédito autorizado, la empresa es responsable de retener el monto acordado en cada periodo de pago y enviarlo puntualmente a Fonacot.

En ambos casos, la obligación del patrón no es solo retener, sino dispersar correctamente el dinero, reportarlo y mantener el control de estos movimientos en cada pago de nómina. No hacerlo puede generar multas, recargos o afectar el historial crediticio del trabajador.

Código Fiscal de la Federación

El Código Fiscal de la Federación, o CFF, es básicamente un conjunto de reglas fiscales que aplican para cualquier persona o empresa que tenga actividad económica. Salió en 1981 y la última vez que se le hicieron cambios fue en 2013. Este código es el que define cómo se calculan las contribuciones y qué obligaciones hay que cumplir en temas de impuestos federales. También explica conceptos fiscales básicos y marca los pasos que debe seguir el gobierno para cobrar lo que le toca.

Aunque su enfoque principal no es laboral, sí ayuda a entender cómo deben aplicarse las leyes fiscales en general. Todo eso, claro, se conecta con el pago de la nómina, sobre todo cuando toca cumplir con el SAT. Y cuando hablamos de obligaciones fiscales, nos referimos a los impuestos que se pagan al país. Es la forma que tenemos de aportar a los ingresos del gobierno, según lo que ganamos. ¿Para qué? Para mejorar los servicios públicos que usamos todos los días.

En el Código Fiscal de la Federación se establecen, en su artículo 67 que las autoridades fiscales determinan las contribuciones o aprovechamientos omitidos, así como también imponen las sanciones dadas por infracciones al reglamento fiscal. Estas contribuciones personales se deben ver reflejadas en las nóminas de empleados que posea la empresa. Con el fin de tener una constancia de su pago y declaración.

A pesar de que las regulaciones que impone el CFF a los entes económicos y a las personas físicas son generales y no particulares, se sabe que estas permiten al Gobierno Federal sostenerse parcialmente. El Estado reúne recursos a través del pago de obligaciones fiscales y los dirige a beneficiar a todos los ciudadanos. Invierte ese dinero en educación, sistema de salud, combate a la pobreza e impulso de sectores económicos clave.

Derechos del trabajador vinculados a la nómina

Para los colaboradores, el pago de la nómina no es solo una transacción financiera o un trámite contable. Es el reflejo de su esfuerzo, de su tiempo invertido y, sobre todo, de sus derechos laborales. Estos son los principales derechos que están directamente ligados a la nómina:

• Recibir su pago puntualmente, en la fecha y forma acordadas. El retraso constante en pagos puede considerarse una violación a la Ley Federal del Trabajo.
• Tener comprobantes fiscales (CFDI) por cada pago. Esto da certeza de lo que se recibió, lo que se descontó y lo que fue reportado ante el SAT.
• Acceder a prestaciones mínimas obligatorias, como el aguinaldo, las vacaciones y la prima vacacional. Estas deben calcularse correctamente y aparecer en su nómina cuando corresponda.

Además de todo lo anterior, el pago de la nómina también está ligado a derechos como la seguridad social, el acceso a la Afore, créditos del INFONAVIT, y el historial laboral ante instituciones. En resumen, pagar nómina bien no es un favor, es cumplir con lo mínimo que garantiza la dignidad laboral.

Consecuencias para la empresa de no cumplir con las leyes de nómina

Ignorar lo que dicta la ley en materia de pago de la nómina puede salirle muy caro a cualquier empresa, sin importar su tamaño o giro. No se trata solo de papeleo, se trata de responsabilidad legal, fiscal y reputacional. Estas son algunas de las principales consecuencias:

1. Multas del SAT y el IMSS. Si no se retienen correctamente impuestos, no se timbra la nómina, o se omiten aportaciones al IMSS, las autoridades pueden imponer sanciones económicas importantes y sí, también pueden iniciar auditorías más profundas.
2. Pérdida de deducibilidad de la nómina. Para que el gasto en sueldos sea deducible ante el SAT, debe estar respaldado con CFDI de nómina, correctamente timbrado y pagado por medios autorizados. Si esto falla, la empresa paga más impuestos.
3. Posibles demandas laborales. Errores frecuentes como no pagar vacaciones, prima vacacional o finiquitos bien calculados pueden abrir la puerta a demandas ante la Junta de Conciliación y Arbitraje y resolverlas, además del costo, implica tiempo y desgaste.
4. Deterioro en la reputación de la empresa. Una mala gestión del pago de la nómina afecta directamente la confianza del equipo y si los problemas trascienden, también daña la marca empleadora y la imagen ante clientes, inversionistas o aliados.

Cumplir con la nómina no solo evita problemas legales, también habla de una cultura empresarial que respeta a su gente.

Buenas prácticas para RRHH

Para que el pago de la nómina funcione bien y sin sobresaltos, el área de RRHH debe ir más allá del cálculo y la dispersión. Estas son algunas buenas prácticas que marcan la diferencia:

• Revisar periódicamente los cambios en la ley: Las reglas fiscales y laborales no son estáticas. Estar al día con actualizaciones del SAT, IMSS o la LFT evita errores, multas o ajustes de última hora.
• Usar software de nómina confiable: Automatizar cálculos, retenciones, generación de CFDI y reportes no solo ahorra tiempo, también reduce errores humanos y facilita el cumplimiento fiscal.
• Comunicar al colaborador qué incluye su recibo: El recibo no debe ser un misterio. Explicar en lenguaje claro qué se le paga, qué se le descuenta y por qué, mejora la confianza y previene malentendidos.
• Conservar documentos más allá del mínimo legal: Aunque la ley establece ciertos plazos, mantener un control documental más amplio (CFDIs, contratos, recibos, incidencias) es útil para auditorías internas, revisiones fiscales o aclaraciones con el trabajador.

Una gestión de nómina bien hecha empieza por un equipo de RRHH informado, automatizado y con comunicación efectiva.

Consideraciones finales

En conclusión, se puede decir que la nómina de pagos de una empresa tiene una gran importancia. Ya que en ella se deberán conservar una serie de documentos y archivos por imperativo legal. Es necesaria para tener manera de comprobar el pago de sueldos y bonos a los empleados, además de ser evidencia del pago al IMSS. Debido a esto, se exige la conservación de la nómina hasta cinco años luego de finalizada la relación laboral entre el trabajador y el patrón.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula el pago de la nómina desde bruto a neto?

El cálculo de bruto a neto parte del ingreso total del trabajador antes de descuentos. De ahí se restan impuestos y aportaciones (como ISR, IMSS, etc.) para obtener el salario neto que efectivamente se paga. Este proceso debe hacerse con las tablas actualizadas del SAT y reflejarse claramente en el CFDI de nómina.

¿Cómo debe reflejarse el finiquito en el pago de la nómina?

Cuando se hace un finiquito, se deben integrar pagos proporcionales de vacaciones, aguinaldo y prima vacacional, así como cualquier saldo pendiente. Aunque es un pago final, sigue formando parte del pago de la nómina y debe emitirse con su CFDI correspondiente. No hacerlo puede derivar en conflictos legales.

¿Cuál es el rol de recursos humanos en el pago de la nómina?

El área de recursos humanos debe coordinar que toda la información esté completa: incidencias, permisos, ausencias, nuevas contrataciones y bajas. También es quien valida que el pago sea puntual, correcto y que los trabajadores reciban su CFDI. Es el puente entre lo legal, lo humano y lo operativo.

¿Qué relación hay entre el salario mínimo y el cumplimiento en el pago de la nómina?

Toda empresa está obligada a respetar el salario mínimo vigente en su zona y tipo de actividad. Si en el pago de la nómina se refleja un salario menor, puede haber sanciones, auditorías o conflictos laborales. Además, el salario mínimo también impacta otros cálculos como el ISN, Afore e INFONAVIT.

¿Cómo influye una incapacidad en el pago de la nómina?

Cuando un colaborador tiene una incapacidad emitida por el IMSS, el pago de la nómina se ajusta según el tipo de incapacidad (enfermedad general, riesgo de trabajo, maternidad, etc.). La empresa no está obligada a pagar el salario completo, ya que el IMSS cubre una parte. Pero es clave reflejarlo correctamente en el CFDI para cumplir con lo que establece la LFT y evitar inconsistencias fiscales o legales.

¿Qué pasa con el pago de la nómina en caso de rescisión del contrato?

En caso de rescisión, el patrón debe liquidar todo lo correspondiente al pago de la nómina hasta la fecha de término… Días trabajados, partes proporcionales de aguinaldo, vacaciones, prima vacacional y cualquier otra prestación pendiente. La LFT establece que este pago debe hacerse en un plazo breve y con CFDI timbrado, o podría derivar en demandas laborales.

¿La carta de renuncia modifica el proceso del pago de la nómina?

Sí. Una carta de renuncia formal marca el fin voluntario de la relación laboral y activa el proceso de pago de la nómina final. Aunque no hay indemnización, la empresa debe pagar el finiquito con lo proporcional al tiempo trabajado. Todo esto debe reflejarse correctamente en la nómina y en el CFDI, para cumplir con las obligaciones fiscales y laborales.