Todo lo que debes saber sobre la nómina en México

Hablar de nómina en México es hablar de cómo las empresas reconocen formalmente el trabajo de sus empleados. Aunque el tema puede parecer técnico, en realidad es parte del día a día en cualquier centro de trabajo. Entender cómo funciona te ayuda a cumplir con la ley, evitar errores y dar claridad tanto a quien paga como a quien recibe su salario.

¿Qué es la nómina?

Es el registro que muestra cuánto gana cada trabajador por su labor durante un periodo determinado. Ahí se anotan el sueldo base, las prestaciones y también las deducciones de nómina que aplican, como impuestos o cuotas al IMSS. Generar una nómina es parte del compromiso que una empresa asume al contratar personal. Más que un requisito, es una forma de dejar constancia clara de lo que se le paga a cada trabajador y por qué. Ya sea impresa o en formato digital, este comprobante debe entregarse puntualmente al empleado.

En México, una nómina bien elaborada no solo muestra profesionalismo, también ayuda a evitar problemas con el SAT, el IMSS y otras autoridades. Pero sobre todo, da certeza tanto al empleador como al trabajador sobre los ingresos, descuentos y prestaciones que se están manejando.

¿Quién calcula la nómina?

Cuando una empresa contrata personal, también asume la responsabilidad de calcular y pagar su nómina. Y para hacerlo, hay dos caminos principales: llevar todo el proceso internamente o apoyarse en un proveedor externo especializado.

Nómina interna 

Algunas empresas prefieren mantener el control total y procesar su nómina desde dentro. Esto significa que su propio equipo se encarga de calcular sueldos, aplicar deducciones, emitir recibos y cumplir con lo que marca la ley. En este modelo, la empresa es responsable de reportar al SAT, al IMSS y a otras instituciones todo lo relacionado con los pagos al personal.

Puede ser un proceso demandante, pero con la ayuda de un buen sistema de nómina, muchas tareas se automatizan. Así, el equipo interno puede enfocarse en revisar y validar que todo esté en orden, sin tener que hacerlo todo manualmente.

Maquila de nómina

Algunas empresas prefieren no llevar internamente el proceso de la nómina. En su lugar, contratan a un proveedor externo que se encarga de hacer todos los cálculos, aplicar descuentos, generar los recibos y asegurarse de que todo esté en regla con el SAT y otras autoridades. A esto se le conoce como maquila de nómina.

Esta alternativa suele ser útil cuando no se cuenta con un equipo interno que domine el tema o cuando el negocio necesita enfocarse en otras áreas sin descuidar sus obligaciones laborales. Al dejar esta parte en manos de especialistas, se busca mantener el control sin complicaciones, asegurando que todo esté bien hecho desde el principio.

¿Como se calcula la nomina de un trabajador en México?

Calcular la nómina en México implica considerar varios aspectos importantes. Aquí te presentamos los pasos clave:

1. Verificación de información del empleado:
   • Tipo de contrato de trabajo (temporal o indeterminado).
   • Jornada laboral (completa o medio tiempo).
   • Situación personal (casado, con hijos, personas a cargo).
   • Convenio colectivo aplicable.
   • Categoría profesional y grupo de cotización.
   • Estado laboral (activo o de baja).
2. Registro de datos:
   • Completa los datos de la empresa y el empleado.
   • Especifica el periodo de liquidación.
3. Cálculo de devengos:
   • Calcula conceptos salariales como salario base, horas extras, bonificaciones, etc.
4. Aplicación de deducciones:
   • Incluye deducciones obligatorias como el Impuesto Sobre la Renta (ISR) y otras deducciones autorizadas.
5. Cálculo de bases de cotización:
   • Calcula las bases de cotización para contingencias comunes y profesionales.
6. Determinación del sueldo neto:
   • Resta deducciones a devengos para obtener el sueldo neto del empleado.
7. Firma y datos bancarios:
   • Añade las firmas del empleado y del empleador.

Incluye datos de la cuenta bancaria y la fecha de pago.

¿Cómo elaborar una nomina en México?

Una de las principales diferencias entre el insourcing y la maquila de nómina son los requisitos y documentación que debe cumplir la empresa. Para contratar empleados directos, se requiere que la organización cuente con cierta información. De lo contrario, solo podrá trabajar a través de un subcontratista. A continuación te enlistamos todos los requisitos:

• Razón social
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) (Visita nuestra calculadora RFC)
• Cuenta bancaria local 
• Registro a seguridad social Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
• Firma electrónica SAT (FIEL SAT)
• Certificado de Sello Digital (CSD)
• Registro al Sistema Único de Autodeterminación (SUA)
• Registro al Sistema de Pago Referenciado (SIPARE)
• Registro a Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT)
• Registro Impuesto Sobre Nómina (ISN)
• Registro Instituto Nacional de Migración (INM)

Otros registros que podrías necesitar

Además del alta de personal y todo lo que implica gestionar la nómina en México, hay casos en los que el negocio necesita permisos o registros adicionales para operar de forma legal. No pasa en todos los giros, pero cuando aplica y no se tiene, los problemas llegan rápido.

• Por ejemplo, si el negocio está relacionado con servicios médicos (como clínicas, consultorios, laboratorios o farmacias), hay que pasar primero por la Secretaría de Salud. Es el tipo de trámite que, si se deja para después, puede frenar la operación o meter presión innecesaria al equipo.
• En actividades que implican manejo de residuos, sustancias químicas o cualquier tema ambiental, lo recomendable es revisar si aplica algún trámite ante la Secretaría de Medio Ambiente. A veces se trata de un simple registro, otras veces sí se necesita permiso específico.
• Y si la empresa va a lanzar un producto nuevo, proteger una marca o registrar un diseño, entonces entra en juego el IMPI (Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial). No es obligatorio en todos los casos, pero si se quiere proteger el activo desde el inicio, conviene tenerlo en el radar.

Estos trámites dependen mucho del tipo de negocio, pero son parte del panorama completo que se debe revisar antes de operar formalmente y empezar a pagar nómina. Tener todo en regla no solo evita multas, también da más margen para crecer sin que algo administrativo se vuelva un obstáculo después.

¿Cuáles son los requisitos para recibir nómina en México?

Antes de pagarle a alguien como parte de la nómina en México, hay que asegurarse de que esté bien dado de alta. Y no, no basta con tener su contrato firmado o que ya haya empezado a trabajar. Si no se tiene su información completa en regla ante el SAT y el IMSS, no se puede reportar ni timbrar correctamente su salario. Así de simple.

Por eso, desde el primer día, RRHH tiene que pedir una serie de documentos que permiten dejar todo listo para que el trabajador pueda cobrar formalmente y la empresa cumpla con lo fiscal y lo laboral. Algunos pueden parecer obvios, otros a veces se complican porque no todos los trabajadores los tienen a la mano, sobre todo si vienen del sector informal o si es su primer empleo.

Lo que se suele pedir es lo siguiente:

• CURP
• RFC
• Número de Seguridad Social (NSS)
• INE (credencial oficial)
• Cuenta bancaria a nombre del trabajador
• Comprobante de domicilio reciente
• Acta de nacimiento
• Certificado de no antecedentes penales
• Licencia para conducir (cuando aplica)
• Comprobante de estudios
• Constancia de situación fiscal del SAT

Es común que algunos colaboradores tarden en entregar uno o dos documentos, especialmente si es su primer empleo o si vienen del sector informal. Por eso, desde gestión, conviene acompañar el proceso con claridad y asegurar que toda la papelería esté completa antes de hacer el primer pago. Una nómina en México bien armada desde el inicio evita dolores de cabeza más adelante, tanto para la empresa como para el trabajador.

¿Qué hacer cuando no cuentas con los recursos para pagar la nómina?

No tener liquidez suficiente para pagar la nómina puede pasarle a cualquier empresa, sobre todo en momentos de baja facturación o cuando los pagos de clientes se retrasan. Lo importante es actuar con rapidez.

Hay soluciones pensadas justamente para eso. Algunas empresas, como Xepelin, ofrecen a negocios pequeños o en crecimiento la opción de adelantar el cobro de facturas. Esto les permite cubrir la nómina sin tener que esperar a que sus clientes paguen. Si ya usas Runa, podrías acceder a un beneficio extra con Xepelin: un 25% de descuento en tu primera operación al registrarte aquí.

Preguntas frecuentes

¿Cómo influye el salario neto y bruto en la nómina en México?

El salario bruto es el total acordado con el trabajador antes de aplicar impuestos y deducciones. El salario neto, en cambio, es lo que la persona realmente recibe en su cuenta. Entender esta diferencia es importante tanto para el área de nómina como para los empleados, ya que de ahí depende la claridad en los pagos y la confianza en la gestión.

¿El aguinaldo se incluye dentro de la nómina en México?

Sí. El aguinaldo es una prestación obligatoria que debe reflejarse dentro de la nómina en México cada diciembre o al finalizar una relación laboral. Para calcularlo correctamente, puedes usar nuestra calculadora de aguinaldo.

¿Qué relación tiene el finiquito con la nómina en México?

El finiquito es parte del cierre administrativo dentro de la nómina en México cuando un trabajador termina su contrato. Incluye pagos pendientes, días trabajados y prestaciones proporcionales. Lo ideal es apoyarse en nuestra calculadora de finiquito para no omitir nada.

¿Se incluye la liquidación dentro de la nómina en México?

Sí, en caso de despido, la liquidación debe registrarse correctamente dentro de la nómina en México. Esto incluye indemnizaciones y prestaciones según marca la ley. Es recomendable usar nuestra calculadora de liquidación antes de emitir cualquier recibo.

¿Cómo se refleja la prima vacacional en la nómina en México?

La prima vacacional se paga cuando el trabajador toma sus días de descanso y debe reflejarse en la nómina en México. Por ley, el mínimo es del 25% sobre el salario correspondiente. Usa nuestra calculadora prima vacacional para asegurarte de aplicar el monto correcto.

¿Qué papel juega la NOM 035 en la nómina en México?

Aunque la NOM 035 se enfoca en riesgos psicosociales, su implementación puede  reflejarse indirectamente en la nómina en México. Por ejemplo, al incluir apoyos emocionales, ajustes por carga de trabajo o compensaciones especiales ante ciertos riesgos.

¿Recursos Humanos es responsable directa de la nómina en México?

Sí. El área de recursos humanos suele liderar la administración de la nómina en México, junto con finanzas. Se encarga de validar incidencias, aplicar prestaciones y garantizar cumplimiento con la LFT, SAT, IMSS e INFONAVIT.