El procesamiento de la nómina y todo lo que implica puede resultar complejo a primera vista. Sin embargo, con una buena explicación, es posible comprenderlo y dominarlo. En este espacio, te brindaremos una visión general sobre todo lo que necesitas saber acerca de la nómina en México.
Descubre quiénes pueden realizar el cálculo de tu nómina y cómo hacerlo, los requisitos necesarios para pagarla y los que necesitan tus empleados para recibirla.
Tabla de contenidos
- ¿Qué es la nómina?
- ¿Quién calcula la nómina?
- – Insourcing
- – Maquila de nómina
- ¿Cuáles son los requerimientos para pagar la nómina en México?
- ¿Cuáles son los requisitos para recibir nómina en México?
- ¿Qué hacer cuando no cuentas con los recursos para pagar la nómina?
¿Qué es la nómina?
La nómina es un documento obligatorio en las empresas, en el cual se registra y controla los salarios, prestaciones y deducciones de sus empleados, para efectos de fiscalización laboral y contabilidad financiera. La omisión de este proceso, puede acarrear duras consecuencias legales y tributarias en tu empresa. Así que ¡Ojo!
En términos más simples, la nómina es un tipo de factura en la que se especifica la cantidad a pagar a un empleado, por haber trabajado en un periodo determinado de tiempo, contemplando los cálculos correspondientes a sus percepciones y deducciones en su salario.
¿Quién calcula la nómina?
Las empresas tienen la opción de realizar el cálculo de su nómina a través de dos modalidades, dependiendo del tamaño de la organización y de lo que sea más conveniente para la empresa. A continuación, te explicamos en qué consisten ambas opciones.
Insourcing
El esquema de insourcing se basa en que todos los servicios de una empresa se trabajan internamente, sin la contratación de proveedores externos para procesar la nómina. Este método es muy utilizado por las empresas para reducir costos de impuestos, transporte y mano de obra.
Al llevar la nómina a través del insourcing, gestionas a todos tus empleados y la nómina de manera interna, lo que significa que eres responsable de pagar las cuotas legales e impuestos correspondientes. Este proceso puede resultar un poco complicado, pero gracias a la tecnología, puedes automatizar todo el proceso con un software de nómina y despreocuparte de dicha responsabilidad.
Maquila de nómina
La naquila de nómina es un proceso mediante el cual una empresa o despacho externo se encarga de realizar el cálculo, pago y declaración de impuestos de nómina a nombre de la organización que lo contrata. Es decir, puedes contratar a un proveedor externo para que procese tu nómina.
Este servicio es muy útil para ahorrar costos de capacitación, evitar errores y garantizar que tu nómina y declaraciones estén al día, ya que estarás trabajando con especialistas en el área. En Runa, ofrecemos opciones personalizadas para el manejo de nómina a nivel interno o para utilizar nuestro servicio de maquila de nómina, esto de acuerdo con las necesidades de tu empresa.
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¿Cuáles son los requerimientos para pagar la nómina en México?
Una de las principales diferencias entre el insourcing y la maquila de nómina son los requisitos y documentación que debe cumplir la empresa. Para contratar empleados directos, se requiere que la organización cuente con cierta información. De lo contrario, solo podrá trabajar a través de un subcontratista. A continuación te enlistamos todos los requisitos:
- Razón Social
- Registro Federal de Contribuyentes ( RFC)
- Cuenta Bancaria Local
- Registro a Seguridad Social IMSS
- Firma Electrónica Avanzada (FIEL)
- Certificado de Sello Digital (CSD)
- Registro al Sistema Único de Autodeterminación (SUA)
- Registro al Sistema de Pago Referenciado (SIPARE)
- Registro a FONACOT
- Registro ISN
- Registro INM
- Otros posibles registros. Hay industrias muy específicas que requieren un registro adicional para operar una empresa, por ejemplo:
- Secretaría de Salud, para hospitales, consultorios médicos, farmacias, etc.
- Secretaría de Ecología, para empresas que se ocupan de desechos o residuos tóxicos, basura o empresas ambientales.
- Instituto Mexicano de la Propiedad, cuando se trata de nuevos productos en el mercado
¿Cuáles son los requisitos para recibir nómina en México?
En cuanto a tu equipo de trabajo, es necesario que registres a todos tus empleados ante las autoridades fiscales mexicanas para poder completar sus registros y proporcionarles su pago. Para ello, deberán entregarte la siguiente documentación:
- Clave Única de Registro de Población (CURP)
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
- Número de Seguridad Social (NSS)
- Instituto Nacional Electoral (INE)
- Cuenta Bancaria Local
- Comprobante de domicilio
- Acta de nacimiento
- Certificado de no antecedentes penales
- Licencia para conducir
- Comprobante de estudios
- Constancia de Situación Fiscal
¿Qué hacer cuando no cuentas con los recursos para pagar la nómina?
Es fundamental que los colaboradores reciban su salario a tiempo. Si la empresa no cuenta con suficiente liquidez, es importante tener un plan para solucionar este problema rápidamente. Existen empresas que ofrecen soluciones para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a obtener el capital necesario para gestionar los pagos. Xepelin es un ejemplo de esto, ya que como aliado de Runa permite a las pymes anticipar el cobro de facturas, asegurando así el pago puntual de la nómina.
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