Sistema Único de Autodeterminación (SUA): ¿Qué es? ¿Para qué sirve?

Cuando se habla de todo lo que implica cumplir con cuotas de seguridad social e impuestos en México, qué es el SUA se vuelve una pregunta básica que cualquier área de Recursos Humanos o nómina debería tener clara. 

¿Qué es el SUA?

En su intento por hacer más fácil y claro el pago de cuotas y aportaciones, el IMSS creó lo que hoy muchos se preguntan: qué es el SUA. El Sistema Único de Autodeterminación es básicamente un programa informático pensado para que patrones y encargados de nómina puedan cumplir con estas obligaciones de forma rápida y sin tantas vueltas.

La regla es clara: si una empresa tiene cinco o más trabajadores, está obligada a usar el SUA para autodeterminarse. Quienes tienen menos empleados pueden decidir si lo usan o no, dependiendo de qué tan práctico les resulte.

Además de sacar las cuentas de las cuotas obrero-patronales del IMSS, el SUA también calcula de forma automática todo lo relacionado con aportaciones y amortizaciones del INFONAVIT. Es decir, deja en un solo lugar tareas que antes tomaban más tiempo y eran fáciles de confundir.

¿Por qué es importante el SUA en la nómina?

Para entender bien qué es el SUA, hay que saber qué hace. Básicamente, este sistema le da a cada patrón las herramientas necesarias para hacer varios cálculos de forma automática y segura, sin estar armando tablas y fórmulas a mano.

Con el SUA, se determinan mes con mes:

• Las cuotas obrero patronales, ya sean mensuales o bimestrales, cubriendo todas las ramas del IMSS, como retiro, cesantía en edad avanzada y vejez.
• Las aportaciones patronales que van directo al rubro de vivienda.
• La amortización de créditos INFONAVIT que los trabajadores tengan asignados.

Un detalle que nunca sobra aclarar: este programa solo funciona en Windows. Y además de calcular, tiene extras muy útiles, como el verificador de CURP y RFC, la exportación a Excel y una interfaz bastante amigable, incluso para quien no es experto en sistemas. Para que el SUA haga bien su trabajo, necesita que el patrón le dé toda la información clave

Cada mes, el patrón debe actualizar el sistema con estos datos, además de reportar incidencias laborales o cambios de salario usando el portal IMSS Desde su Empresa (IDSE). Así se asegura que todos los cobros que marca la Ley del Seguro Social salgan correctos y sin sorpresas.

¿Qué características tiene el SUA?

Cuando uno entiende bien qué es el SUA, se vuelve evidente por qué hoy es clave para patrones y equipos de nómina en México. Este sistema, creado por el IMSS, reúne funciones que hacen que todo lo relacionado con cuotas y aportaciones se haga rápido, correcto y sin tanta vuelta.

Por ley, cualquier patrón con más de cinco personas debe usarlo para autodeterminar pagos. La información se alimenta desde el IMSS o el propio sistema de nómina. Así se validan incidencias, movimientos y detalles que afecten la cuota de cada trabajador.

En la práctica, el SUA no solo calcula: valida datos, cruza información y asegura que todo cuadre bien, desde sumas hasta pagos individuales. Si hay pagos atrasados o recargos, también deja incluir tasas de actualización para mantener todo en regla.

Otro plus: genera un archivo magnético con toda la información lista para presentar en el banco. Como ese archivo sale del SUA, el banco lo procesa sin bronca y evita retrasos en los pagos. A todo esto, súmale que el SUA también se entiende por sus ventajas prácticas:

• Compatible con todas las versiones de Windows
• Permite multitareas sin trabarse
• Fácil de usar y consultar
• Exporta datos a Excel
• Procesa rápido
• Verifica RFC y CURP
• Protege la base de datos
• Calcula Prima de Riesgo de Trabajo
• Acepta módulos nuevos y actualizaciones
• Desglosa cuotas obreras y patronales
• Exporta reportes a otros formatos

En pocas palabras, saber qué es el SUA es entender cómo conecta nómina, ley y banco en un solo flujo. Y si quieres más datos clave, checa nuestra calculadora RFC para complementar tu proceso.

¿Cómo se consigue el SUA?

El SUA (Sistema Único de Autodeterminación) es un software gratuito del IMSS que sirve para calcular las cuotas obrero-patronales del IMSS e Infonavit. Es esencial para cumplir correctamente con el pago de seguridad social y, junto con el SIPARE, forma parte del proceso completo de cumplimiento. Para conseguirlo, se hace así de fácil:

1. Descargarlo desde el sitio oficial del IMSS: Ve a la página www.imss.gob.mx y busca “SUA” en el buscador o entra directo a la sección de Trámites y Servicios > Empresas > SUA.
2. Elegir la versión más reciente: Siempre descarga la última actualización. El IMSS publica mejoras periódicas y actualiza las tablas de aportaciones.
3. Instalar en una computadora con Windows: El SUA solo funciona en sistema operativo Windows. Se instala como cualquier otro programa, y no requiere conexión a internet para operar.
4. Configurar con tus datos: Una vez instalado, carga los datos del registro patronal, trabajadores y salarios base. También puedes importar información desde archivos CSV o layouts compatibles.

¿Cuánto tiempo toma este proceso?

Instalar y dejar listo el SUA no toma tanto como parece. Si ya tienes todos los datos del registro patronal y de tus trabajadores a la mano, el proceso completo puede tomar entre 30 minutos y 2 horas. Aquí te damos una idea más clara:

• Descarga e instalación del SUA: entre 10 y 20 minutos (dependiendo de tu conexión y equipo).
• Carga inicial de datos del patrón y empleados: si lo haces manualmente, puede tardar entre 30 y 60 minutos, según cuántos trabajadores tengas. Si ya tienes layouts listos para importar, puede ser mucho más rápido.
• Configuración de salarios y fechas: unos 10 a 15 minutos más.

Pro tip: Una vez configurado, los próximos meses será mucho más rápido. Solo actualizas salarios y movimientos. El SUA guarda todo.

¿Cómo se utiliza el SUA?

Una vez que queda claro qué es el SUA y para qué sirve, el siguiente paso es ponerlo a funcionar bien. Para arrancar, lo primero es entrar a la página oficial del INFONAVIT, donde hay un apartado especial dedicado al SUA. Ahí mismo se encuentra la versión descargable del programa. Solo hay que bajarlo e instalarlo para empezar a trabajar con él.

Cuando se instala por primera vez, toca darse de alta como patrón. El sistema pedirá llenar varios campos básicos que sirven de base para todos los cálculos posteriores. Entre los datos principales de la empresa están:

Datos de la empresa

• Denominación o razón social
• Nombre de la empresa
• Número de registro patronal
• RFC
• Actividad económica
• Dirección fiscal completa
• Teléfono de contacto
• Delegación y subdelegación del IMSS
• Prima del seguro de riesgo de trabajo
• Nombre del representante legal

Después viene la parte de registrar a cada persona trabajadora. Aquí se llena:

• Número de Seguro Social (NSS)
• Fecha en que se dio de alta
• RFC y CURP
• Nombre completo
• Clase o tipo de trabajador
• Modalidad de la jornada laboral
• Cualquier indicación especial, como si tiene o no pensión
• Salario Base de Cotización (SBC)
• Sexo y estado civil

Una vez que todo está capturado, usar el SUA se vuelve cada vez más sencillo. El sistema permite actualizar los datos de forma práctica, generar archivos de pago —ya sea SUA o SIPARE— y obtener una línea de captura si se prefiere pagar en ventanilla. De igual forma, se pueden hacer las aportaciones directamente desde los portales de los bancos participantes. En este artículo puedes revisar también cómo instalar y actualizar el SUA.

¿Qué implica dar de alta como patrón en el SUA?

Básicamente, se trata de registrar de forma oficial a la empresa o persona física que tiene personal a su cargo y necesita cumplir con sus cuotas de seguridad social. Sin este registro, no se pueden hacer los pagos obligatorios ni garantizar que los trabajadores tengan acceso a consultas médicas, incapacidades y todas las prestaciones que brinda el IMSS.

Datos esenciales para el alta de patrón en el SUA

Cuando se hace este trámite en el SUA, se piden algunos datos clave que sirven como base para todos los cálculos:

• Datos generales del patrón: nombre completo o razón social, RFC, domicilio fiscal, actividad económica y cualquier otro dato de identificación.
• Datos de los establecimientos: si la empresa tiene varias sucursales o centros de trabajo, se debe señalar la ubicación de cada uno.
• Régimen de incorporación: aquí se define el tipo de empresa (si es de asalariados, profesionales, etc.) y bajo qué régimen fiscal opera.
• Información de los trabajadores: número total de empleados, sus puestos y salarios aproximados.
• Clase de riesgo: este dato depende de la actividad principal de la empresa y sirve para calcular la prima de riesgo de trabajo, que a su vez influye en la cuota del IMSS.

¿Por qué es importante dar de alta a un patrón?

Cuando se habla de qué es el SUA, no basta con saber que es solo un programa para hacer cálculos. En realidad, se vuelve clave porque todo parte de un paso esencial: dar de alta al patrón. Hacer este registro no es solo un trámite más para cubrir un requisito del IMSS, sino que es la forma de asegurar que la empresa cumple bien con lo que marca la ley.

• Cumplimiento fiscal: Registrar bien a la empresa en el SUA mantiene en regla impuestos y cuotas ante el IMSS, evitando pendientes o sorpresas con la autoridad.
• Seguridad social: Asegura que cada trabajador tenga derecho real a consultas, pensiones e incapacidades. Si el registro falla, pueden quedarse sin cobertura cuando más se necesita.
• Evitar multas: No dar de alta al patrón genera sanciones y recargos que pegan directo a la caja de la empresa y dañan su reputación como empleador confiable.

¿Cómo realizar el alta de patrón?

Para dar de alta al patrón, hay varias rutas. La más práctica para muchos es hacerlo en línea, directamente desde la página oficial del IMSS; ahí el proceso es bastante guiado y evita filas o traslados. 

Otra opción es acudir presencialmente a una subdelegación del IMSS y entregar toda la documentación en ventanilla, algo que aún prefieren quienes se sienten más cómodos viendo que el trámite quede sellado y firmado al momento.

Y claro, está la ruta de siempre: contar con un contador público o un especialista en nómina que se haga cargo de todo. Para muchas empresas, esta opción es la favorita porque reduce el margen de error y garantiza que la información esté bien presentada desde el inicio.

En cualquiera de los casos, lo importante es no improvisar. Vale la pena tener a la mano la ayuda de alguien que conozca a fondo estos temas. Un buen contador puede marcar la diferencia entre un alta sin contratiempos y problemas costosos más adelante.

¿Qué pasa si no doy de alta a un patrón en el SUA?

No dar de alta bien a un patrón no es un simple descuido. Es una falta que puede costar caro. El IMSS puede aplicar multas altas que golpean la liquidez de la empresa. Además, los representantes legales pueden quedar como responsables solidarios, poniendo en riesgo su propio patrimonio si no se pagan bien las cuotas. Y ojo, un historial de pagos manchado puede complicar futuros créditos o financiamientos. No registrar todo bien en el SUA puede cerrar puertas de crecimiento sin que la empresa lo vea venir.

¿Cómo cargar los archivos en SUA?

Una vez que se entiende qué es el SUA, lo siguiente es saber cómo alimentar toda la información que este sistema necesita para hacer bien su trabajo. Existen básicamente dos formas de cargar los datos de los trabajadores y sus movimientos: se puede hacer manualmente, uno por uno, o mediante archivos TXT, que es la forma más práctica y usada cuando hay varias incidencias.

Los archivos clave para trabajar bien con el SUA son varios, cada uno con su función específica:

• ASEG.TXT: aquí se coloca toda la información básica de cada empleado, es el archivo que permite calcular correctamente las cuotas al IMSS.
• MOVTOS.TXT: este guarda las incidencias como reingresos, bajas, cambios de salario, faltas, incapacidades o aportaciones voluntarias.
• AFIL.TXT: complementa los datos con detalles como fecha de nacimiento, sexo o código postal del trabajador.
• CRED.TXT: sirve para registrar créditos nuevos o cambios en los descuentos de INFONAVIT durante el bimestre.
• INCAP.TXT: detalla datos específicos de las incapacidades, como tipo o número de control.

A pesar de esto, son dos los archivos más importantes para un cálculo de SUA exitoso, ASEG.TXT y  MOVTOS.txt que podrás descargar aquí. El archivo CRED.TXT es útil cuando se manejan varios créditos INFONAVIT a la vez, sobre todo si hay más de 15 registros. Los demás archivos sirven para complementar información, pero no siempre son indispensables para que el SUA funcione bien.

¿Cuáles son los pasos para cargar archivos .TXT en SUA?

Para realizar la carga de archivos SUA se debe:

1. Cuando ya se tienen listos los archivos en formato .TXT, se abre el SUA y se elige el registro patronal que corresponde. Aunque no se selecciona desde el inicio en la carga, sí es necesario que esté elegido en la parte superior del programa para que el sistema sepa dónde acomodar la información.
2. Después se da clic en Actualizar / Trabajadores, se abre la pantalla y se selecciona la pestaña Importar datos. Ahí aparece un cuadro donde se elige qué tipo de archivo se va a subir primero (según los que vimos antes). Es clave recordar que siempre se empieza con el ASEG.TXT, que tiene la base de los trabajadores.
3. Se busca el archivo dando clic en Examinar, se selecciona y se presiona Importar. Aparecerá un aviso pidiendo confirmar la carga, se confirma y listo. Si todo sale bien, el SUA avisa que la carga fue exitosa. Si no, muestra los registros que no pasaron para poder revisarlos o imprimir la lista de errores, ya sea en PDF o en papel.
4. Después de eso, se puede continuar con el AFIL.TXT, que agrega datos complementarios. Este archivo no es indispensable para el cálculo del SUA, pero sí para ciertos movimientos como incapacidades por maternidad o para definir si el salario del trabajador es fijo, variable o mixto. La forma de cargarlo es igual que el ASEG.TXT.
5. Luego viene el MOVTOS.TXT, que es clave porque trae todas las incidencias del periodo: altas, bajas, cambios de sueldo, faltas o incapacidades. Este archivo no se puede saltar si se quiere un cálculo correcto.
6. Al final están el CRED.TXT y el INCAP.TXT, que ayudan con los créditos INFONAVIT o detalles de incapacidades. No siempre se usan, pero son útiles si hay muchos movimientos por registrar de golpe.

¿Cómo realizar la carga manual de información a SUA?

Ahora bien, para quien prefiera capturar todo a mano, el SUA también lo permite:

1. Se entra al sistema, se selecciona el patrón correspondiente y se va a Actualizar / Trabajadores. Ahí se abre una pantalla para registrar nuevos empleados o modificar los existentes.
2. Para actualizar o registrar incidencias como una baja, un reingreso, un cambio de sueldo o una incapacidad, primero hay que buscar al trabajador. Se puede escribir su NSS o nombre (incluso incompleto) y dar clic en el ícono de binoculares para que el sistema lo filtre.
3. Una vez localizado, se da doble clic sobre el nombre y en la pestaña de Movimientos se ingresan las incidencias con la información que pide el sistema.

¿Cómo realizar el pago de SUA en SIPARE?

El Sistema de Pago Referenciado (SIPARE) se encarga de generar las líneas de captura para que las empresas puedan pagar las cuotas obrero patronales de forma ordenada y sin errores.

Este proceso puede hacerse de dos formas. 

A través de SUA:

La primera es a través del propio SUA, que ya vimos antes. Una vez que se termina de calcular en el SUA todo lo que se debe pagar, el programa genera un archivo con extensión *.SUA. Con ese archivo se puede automatizar el trámite: se conecta directo a SIPARE, se sube el archivo y se genera la línea de pago sin complicarse más.

Accediendo al sitio web SIPARE:

1. Se abre el sitio web de SIPARE.
2. Se ingresan usuario y contraseña para entrar al sistema.
3. En la página principal se da clic en Recepción y validación arch. pago.
4. Aparece una pantalla para subir el archivo de pago que generaste en el SUA, junto con un captcha de seguridad.
5. Al darle Aceptar, el sistema revisa el archivo y muestra dos opciones clave: ver el diagnóstico del archivo y generar la línea de captura.

Si se elige ver el diagnóstico, SIPARE enseña los detalles del archivo *.SUA que se subió, incluyendo el Folio SUA, que es importante tener a la mano porque ayuda a ubicar la línea de pago correcta.

Si se elige generar línea de pago, el sistema arma un archivo PDF con la línea de captura lista para descargar o imprimir.

Para cerrar, se va a Consulta línea de captura, donde SIPARE muestra todas las líneas de pago vigentes. Ahí se localiza la que corresponde según el Folio SUA, se imprime o se guarda el PDF y listo: ya se tiene todo para ir al banco o pagar en línea.

Preguntas frecuentes

¿Cómo el sistema Kardex puede complementar al SUA?

Este archivo o sistema digital funciona como respaldo de toda la trayectoria de cada persona dentro de la empresa: fechas de ingreso, sueldos, cambios de puesto, incidencias o movimientos como altas y bajas.

Muchos Kardex modernos incluso incluyen módulos de control de asistencia, registrando entradas, salidas, retardos y permisos. Toda esta data, aunque no se carga directamente al SUA, ayuda a que los movimientos que sí llegan a esa plataforma sean correctos y comprobables. Así, Kardex y SUA se complementan para que Recursos Humanos tenga orden y el IMSS no meta multas por datos incompletos.

¿Una carta de recomendación puede apoyar el registro al SUA?

En pocas palabras: no. La carta de recomendación es útil para procesos de contratación o referencias, pero no pinta nada cuando toca registrar a un trabajador en el SUA. Lo que pide el SUA son datos duros: RFC, CURP, salario, tipo de jornada y todo lo que afecta cuotas y aportaciones. Nada más.

¿Qué menciona la LFT acerca del SUA?

En realidad, la Ley Federal del Trabajo (LFT) no menciona textualmente qué es el SUA ni cómo se usa. La LFT marca las reglas: quién cotiza, cuánto, cómo se pagan las cuotas, derechos de los trabajadores, etc. El SUA es la herramienta práctica que creó el IMSS para que los patrones puedan cumplir todo eso sin complicarse la vida llenando papeles a mano.

¿El SUA se relaciona con las vacaciones o la prima vacacional?

No directamente. El SUA se enfoca en cuotas y aportaciones al IMSS e INFONAVIT. Las vacaciones y la prima vacacional salen de lo que marca la LFT y lo que se pacte en cada contrato o reglamento interno de trabajo. Aun así, el SUA sí sirve porque guarda la información de sueldos y salarios base de cotización, que se toman como referencia para calcular vacaciones, primas y aguinaldos.

¿No sabes cuántos días de vacaciones les tocan a tus empleados? Echa ojo a nuestra tabla de vacaciones y usa la calculadora prima vacacional para hacer cuentas sin volverte loco.

¿Contar con el SUA apoya al momento de pagar una liquidación o indemnización?

Definitivo sí. Quien sabe qué es el SUA entiende que ahí queda guardado el registro histórico de sueldos, incidencias y salarios base. Todo eso es oro molido cuando toca calcular una liquidación, finiquito o indemnización, porque permite comprobar montos y antigüedad laboral. Si el cálculo está bien, se evita pleitos y hasta demandas. 

Para eso también puedes usar nuestra calculadora liquidación o calculadora finiquito y revisar que todo cuadre.

¿El SUA apoya a remitir una nota de crédito?

No, el SUA no genera notas de crédito por sí solo. Pero sí deja claro qué pagos y aportaciones se hicieron, algo que puede servir de soporte para emitir una nota de crédito si aplica por algún ajuste. Lo importante es que el SUA documenta cada cuota y movimiento, lo que da tranquilidad en caso de auditoría.

¿El salario registrado en el SUA debe ser en bruto y neto?

Pregunta clave para evitar errores: siempre se registra el sueldo bruto, no el neto. Es decir, el monto antes de impuestos y descuentos. Eso se debe a que todas las cuotas y aportaciones se calculan sobre el sueldo completo, no sobre lo que realmente cae en la cuenta del trabajador. Así que, al registrar en el SUA, olvídate del sueldo neto: lo que importa es el salario base de cotización tal cual lo marca la LFT.