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Cuando una empresa apenas empieza a tomar forma, se define no solo el modelo de negocio, sino también cómo irá creciendo la operación. Y con ese crecimiento, tarde o temprano aparece la necesidad de sumar gente al equipo. El arranque suele ser manejable, pero llega el punto donde ya no alcanza. Y ahí es donde entra el proceso de contratación.
Entre sueldos, prestaciones y contratos, hay un paso que muchas veces no se toma con la seriedad que merece: dar de alta a los empleados en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). No solo es una obligación legal, también es una manera concreta de proteger a quienes integran el negocio.
¿Qué es la afiliación del trabajador al IMSS?
Afiliar a una persona al IMSS es, en pocas palabras, registrarla oficialmente como trabajador ante el sistema de seguridad social. Es algo que tiene que hacer la empresa (no el empleado) y el plazo legal es de cinco días hábiles desde el momento en que se firma el contrato. Así lo marca el artículo 15 de la Ley del Seguro Social.
Lo que se activa con ese registro no es menor: atención médica, servicios hospitalarios, medicamentos, acceso a pensión, beneficios por maternidad, y varias otras prestaciones que forman parte del sistema. Para quienes dirigen empresas, es clave entender que esto no es un trámite más: es una obligación que, bien manejada, también trae ventajas fiscales y operativas.
¿Cuánto cuesta dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?
Dar de alta a un trabajador en el IMSS como tal no tiene costo directo. Es decir, el trámite administrativo en sí es gratuito, ya sea que se realice en línea a través del portal IMSS Digital o de forma presencial en una subdelegación. No hay tarifas por usar el sistema ni por emitir documentos oficiales como el NSS. Sin embargo, donde sí empieza a haber impacto económico para la empresa es a partir del momento en que el trabajador queda registrado, ya que eso activa la obligación de cubrir las cuotas obrero patronales.
Y ahí es donde entra el verdadero costo: cada alta representa un compromiso mensual con el IMSS, INFONAVIT y el sistema de pensiones, calculado con base en el Salario Base de Cotización (SBC). Estas cuotas patronales pueden representar entre un 15% y 25% del salario dependiendo del nivel salarial, clase de riesgo y otras variables. Por eso, aunque el trámite no tiene un precio como tal, el alta sí implica una inversión formal que debe estar considerada en la estructura de costos de la empresa. Desde Recursos Humanos, lo clave es planear bien y tener claro que cumplir con la seguridad social es parte de operar en regla.
¿Cómo dar de alta en el IMSS a un trabajador?
Ya sea que se trate de una persona física con actividad empresarial o de una empresa formalmente constituida, si se contrata personal en una relación subordinada, la obligación de registrarlos en el IMSS no se discute. Aplica también para las empresas que tercerizan la nómina: si ellas son quienes retienen las cuotas, también tienen que hacerse cargo del trámite.
Lo esencial —y muchas veces lo que más se descuida— es tener orden en casa. Saber con claridad quién está trabajando, bajo qué condiciones, con qué sueldo y qué datos personales tiene. Ese registro interno bien hecho no solo facilita el alta ante el IMSS; también permite reaccionar rápido cuando hay que notificar cambios como una baja o un ajuste salarial. Todo esto, dentro del plazo legal: cinco días hábiles como máximo.
Trámite presencial paso a paso
- Agendar cita en el IMSS
Se necesita pedir una cita en la subdelegación o en la oficina auxiliar de afiliación que corresponda, según el domicilio fiscal o del centro de trabajo.
- Llenar el formato AFIL 02
Este documento se descarga desde la web del IMSS. Hay que llenar uno por cada trabajador. Pide datos como CURP, RFC, salario, tipo de contrato, domicilio, nombre de los padres, etc. También solicita información del patrón, como registro patronal y ubicación del centro laboral. Se firma por ambas partes.
- Presentar documentación el día de la cita
El representante legal debe llevar:
- Copia del RFC, CURP, registro patronal
- Poder notarial que lo habilite para trámites ante el IMSS
- Identificación oficial vigente
- Formato AFIL 02 completo
Todo esto debe coincidir con la información que se capturó previamente.
¿Cuales son los derechos y obligaciones por la inscripción del trabajador?
Las obligaciones que tiene son las siguientes:
- Pagar todas las cuotas obrero patronales correspondientes a la seguridad social de tus empleados.
- Comunicar dentro de los 5 días hábiles siguientes cualquier cambio en la contratación del empleado como aumento en salario, cambio de jornada laboral, tipo de contratación, tipo de salario, etc.
Los derechos que tiene el patrón son:
- Cuando cumples con las obligaciones en materia de seguridad social del IMSS, Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) y las disposiciones fiscales en materia de impuestos del Servicio de Administración Tributaria (SAT) entonces, la nómina es deducible de impuestos.
- Para el empleado, a partir de la fecha en que queda inscrito como trabajador ante el IMSS, tiene derecho a recibir las prestaciones de seguridad social del IMSS y del INFONAVIT.
¿Qué sucede si no se registran a los trabajadores ante el IMSS?
No dar de alta en el IMSS a los trabajadores o hacerlo de forma tardía implica una infracción a la LSS, ya que estaríamos evadiendo el pago de las cuotas obrero patronales y privando al empleado de su derecho laboral a la seguridad social.
Sin embargo, dependiendo del monto y el tiempo que no haya pagado el patrón sus cuotas, el IMSS lo puede considerar como delito de defraudación. Y este delito está sancionado hasta con 9 años de prisión.
¿Cómo enviar movimientos IMSS a través de IDSE?
- Dirigirse al sitio IMSS: https://idse.imss.gob.mx/imss/ y logearse con certificado/FIEL, usuario y contraseña.
- Dirigirse al módulo movimientos afiliatorios.
- Aquí se tienen dos opciones: Captura manual de movimientos o carga de archivo txt.
- Captura manual de movimientos.
- Click en “captura y envía tus movimientos aquí”. Aparece la pantalla de captura de movimientos.
- Se ingresa el tipo de movimiento: Alta, baja o cambio, la fecha de aplicación y los datos del trabajador
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- Al terminar la captura se presiona el botón agregar y si existen más movimientos se capturan también.
- Una vez terminada la captura y agregados los movimientos, se presiona el botón enviar.
- El sistema pedirá agregar nuevamente el certificado/FIEL, usuario y contraseña.
- Carga de archivos txt.
- Nos dirigimos desde la pantalla de movimientos afiliatorios (con scroll) hacia cargar archivos dispmag, donde visualizamos un formulario que permite la carga del archivo:
- Cargamos el archivo txt que contiene los movimientos afiliatorios a enviar, así como el certificado/FIEL, usuario y contraseña.
- Se da click en Firmar y enviar archivo.
Y si quieres ver cómo consultar las respuestas de los movimientos al IDSE, tendrás que seguir los pasos que detallamos a continuación:
Consulta el siguiente artículo si aún no conoces qué es el IMSS Desde Su Empresa (IDSE) y todos los movimientos que puedes realizar.
Dar de alta en el IMSS a tus trabajadores es un paso fundamental para garantizar su seguridad y bienestar en México. Tanto para patrones como para empleados, la afiliación al IMSS cumple con obligaciones legales y brinda tranquilidad al saber que se cuenta con respaldo y cobertura en caso de enfermedad, accidente o eventualidades laborales.
Calcula rápidamente con nuestra calculadora de cuotas IMSS e INFONAVIT el total de las cuotas obrero patronales que debes pagar a tus trabajadores según la ley.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se relaciona el Kardex con el control de altas y bajas de personal en el IMSS?
El Kardex funciona como una especie de brújula interna cuando se trata de gestionar las altas y bajas de personal en el IMSS. Es una herramienta de registro que ayuda a llevar control puntual de todo movimiento en el equipo: desde cuándo alguien entra, si cambia de puesto o salario, hasta cuándo sale. Tener esa trazabilidad facilita enormemente el cumplimiento del plazo legal de cinco días hábiles para notificar al IMSS cualquier modificación. Y, sobre todo, evita que algo se quede en el aire por descuido administrativo.
¿De qué manera influye la cultura organizacional en el cumplimiento de las obligaciones patronales ante el IMSS?
La cultura organizacional no solo impacta el clima interno o la retención de talento, también moldea cómo se cumplen (o no) las obligaciones patronales ante el IMSS. Cuando una empresa tiene como principio cuidar el bienestar de su gente y operar en regla, lo lógico es que las altas se gestionen de forma oportuna y sin evasivas. Las organizaciones que normalizan el cumplimiento, lo integran a su ADN: no necesitan perseguir a nadie para hacerlo bien.
¿Cómo se calcula la prima vacacional para los empleados dados de alta en el IMSS?
La prima vacacional no siempre se vincula de forma directa con el alta en el IMSS, pero sí está relacionada. Es un extra que se paga cuando alguien sale de vacaciones y, al formar parte del Salario Base de Cotización (SBC), termina afectando el cálculo de las cuotas obrero patronales. Para quienes ya están dados de alta en el IMSS, este concepto se vuelve parte del costo total del empleo.
necesitás claridad, te recomendamos revisar nuestra tabla de vacaciones y la calculadora prima vacacional, dos recursos súper útiles para planificar sin errores.
¿Cómo se relaciona el fondo de ahorro con las obligaciones patronales al dar de alta a un trabajador en el IMSS?
El fondo de ahorro es uno de esos beneficios que suenan bien, pero que hay que manejar con precisión. Al momento de dar de alta a un trabajador en el IMSS, puede impactar el Salario Diario Integrado (SDI), que es clave para calcular correctamente las cuotas. Si el fondo representa más del 13% del salario, ese excedente debe incluirse en el SDI. Y eso cambia las cifras que se reportan en el formato AFIL-02. En resumen: sí, el fondo de ahorro se cruza directamente con las obligaciones patronales en el alta.
¿Qué relación existe entre el salario mínimo y el salario base de cotización para el IMSS?
El salario mínimo sirve como piso legal, y su vínculo con el Salario Base de Cotización (SBC) ante el IMSS es directo. Aunque el SBC puede incluir prestaciones adicionales, nunca puede ser menor al mínimo vigente. Esto significa que, incluso si un trabajador percibe un ingreso inferior, el patrón debe cotizar considerando al menos ese umbral. Esta relación incide en el monto final de las cuotas obrero patronales y en la forma en que se construye la nómina formal.
¿Cómo afecta la NOM-035 al proceso de selección de personal y su posterior alta en el IMSS?
La NOM 035 trajo consigo un cambio de chip en la gestión del talento humano. No solo influye en cómo se hace selección de personal, también puede tener efectos prácticos en el momento de darlo de alta en el IMSS. Al identificar factores de riesgos psicosociales, esta norma obliga a repensar el perfil de los puestos y sus condiciones de trabajo. Es posible que ciertos datos —como funciones sensibles o ambientes de trabajo particulares— deban reflejarse desde el arranque en el registro ante el IMSS. Todo suma cuando se busca construir un entorno laboral saludable desde el día uno.
¿Qué implicaciones tiene el REPSE en el registro de trabajadores ante el IMSS para empresas de subcontratación?
Para las empresas de subcontratación, el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE)no es solo una formalidad más. Tener el registro vigente es requisito para operar legalmente y está directamente vinculado con el registro de trabajadores ante el IMSS. Aunque no se profundiza en el artículo, la conexión es clara: si no estás en el REPSE, no podés prestar servicios especializados ni cumplir con las obligaciones en materia de seguridad social. Y eso incluye, por supuesto, dar de alta a cada persona contratada bajo tu nómina.
¿Cómo se relaciona el concepto de remuneración con el salario diario integrado (SDI) reportado al IMSS?
El concepto de remuneración va mucho más allá del sueldo base. Incluye bonos, vales, prestaciones recurrentes… y todo eso entra en la fórmula del Salario Diario Integrado (SDI) que se reporta al IMSS. Este indicador busca reflejar de forma más real la compensación total de cada trabajador. ¿La razón? Calcular de forma justa las cuotas obrero patronales. O sea, si se paga más (aunque no sea sueldo directo), también se cotiza más. Es un tema clave para evitar diferencias o ajustes posteriores ante el Instituto.
