Tabla de contenidos
- ¿Qué es un recibo de nóminas?
- ¿Para qué sirven los recibos de nómina?
- ¿Qué dice la Ley Federal del Trabajo sobre los recibos de nómina?
- ¿Cómo hacer un recibo de pago de nómina?
- ¿Cómo sacar el recibo de nómina?
- ¿Cuáles son las características de un recibo de nómina?
- ¿Cómo timbrar un recibo de nómina?
- Plantilla: Recibo de nómina ejemplo
- ¿Un recibo de nómina es igual a un reporte de nómina?
- ¿Qué pasa si en mi trabajo no me dan recibos de nómina?
- Preguntas frecuentes
El recibo de nómina, es ese papelito que a veces dejamos pasar desapercibido o quizás no le hemos prestado la debida importancia por la costumbre que nos genera recibir uno cada que nos toca el pago en nuestro trabajo, si aún no sabes para qué lo necesitas o por qué es importante acá te traemos todos los datos que debes saber, las características que tiene y además para qué te sirve.
¿Qué es un recibo de nóminas?
Es el documento que deja constancia del pago que una empresa le hace a una persona por el trabajo que realiza. En él se refleja cuánto gana, por qué conceptos y bajo qué condiciones se le está remunerando por sus servicios. Este recibo es personal, por lo cual contiene datos que solo te pertenecen a ti como trabajador. Al recibo de nómina también se le conoce como recibo de honorarios, para que este tenga validez debe estar firmado por el trabajador lo cual certifica que el empleador realizó el pago de forma efectiva y también que el trabajador está enterado y conforme.
¿Para qué sirven los recibos de nómina?
El recibo de nómina sirve para que la empresa, dueño, patrón o empleador tenga una constancia de haber cumplido con el otorgamiento del pago de salarios a sus empleados o colaboradores y también por su parte este le funciona el empleado como una constancia de recibo de honorarios por sus servicios. Sin embargo no solo funciona para esto, sino que además tiene la función de notificar al empleado la deducción de algún crédito que tenga vigente y también la cantidad que le es retenida por pago de impuestos.
Contar con un recibo de nómina le permite al empleador reportar con mayor exactitud los aportes patronales que ha realizado a las diferentes instituciones correspondientes, entre ellas están las cuotas e impuestos retenidos. Además, el recibo de nómina también le sirve al empleado como respaldo de ingresos cuando necesita obtener un crédito, una hipoteca o un financiamiento, por ejemplo, para comprar un coche. Para las instituciones que otorgan estos servicios, este documento es clave porque muestra cuánto gana la persona, su capacidad de pago y qué tan solvente es.
¿Qué dice la Ley Federal del Trabajo sobre los recibos de nómina?
La Ley Federal del Trabajo (LFT) señala que cada vez que se le paga a una persona trabajadora, el empleador debe entregarle un recibo. Este documento debe incluir información clara: nombre del empleado, salario devengado, todas las deducciones de nómina aplicadas (como Impuesto Sobre la Renta (ISR), Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) o aportaciones a la Afore), el monto neto que se le deposita y el periodo correspondiente al pago.
La LFT no especifica un formato único, pero exige que el recibo sea claro y transparente, permitiendo al trabajador entender cómo se calcula su pago. También obliga a los empleadores a conservar copias de estos recibos como parte de sus registros laborales. Cumplir con estos requisitos no solo es una obligación legal, sino que también fomenta la confianza y transparencia en la relación laboral.
¿Cómo hacer un recibo de pago de nómina?
Para elaborar un recibo de pago de nómina, sigue estos pasos clave:
- Encabezado. Incluye el nombre de la empresa, dirección, Registro Federal de Contribuyentes (RFC), y datos del empleado (nombre, puesto, RFC, NSS).
- Período de pago. Especifica las fechas que cubre el pago.
- Devengados. Detalla los ingresos del empleado (salario base, horas extras, bonos, comisiones, etc.).
- Deducciones. Enlista las retenciones (ISR, IMSS, aportaciones a afores, préstamos, etc.).
- Neto a pagar. Muestra el monto final después de deducciones.
- Información adicional. Incluye el método de pago, número de días trabajados y cualquier otro dato relevante.
- Firma y sello. Asegúrate de que el recibo esté firmado y, si es necesario, sellado por la empresa.
Utiliza nuestro software de nómina para automatizar el proceso y garantizar precisión y cumplimiento legal.
¿Cómo sacar el recibo de nómina?
Hoy, con el respaldo de la tecnología, muchas empresas e instituciones han migrado a los recibos de nómina en línea. Esta modalidad no solo facilita el control fiscal para las autoridades —ya que toda la información de pagos queda registrada automáticamente en un sistema—, también representa ventajas prácticas para las organizaciones.
Al manejar la nómina de forma electrónica, se reducen costos de papel, tinta y tiempo dedicado al manejo físico de documentos en cada quincena, mes o fecha de pago. Además, ayuda a liberar espacio, al evitar archivar pilas de recibos en físico. Para consultar los recibos de nómina en línea, puedes hacerlo directamente desde el portal del SAT:
- Menú trámites
- Factura electrónica
- Consultar
- Cancelar y recuperar.
- Ingresa con tu
- Registro Federal de Contribuyente (RFC). En caso de no contar con este dato, te compartimos nuestra calculadora RFC.
- Contraseña SAT o efirma
- En los apartados busca CFDI por folio o por fecha de emisión
- Dar clic en buscar Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
¿Cuáles son las características de un recibo de nómina?
Los recibos de nómina tienen apartados que los caracterizan, los cuales los avalan como un comprobante fiscal oficial, cada formato varía según las leyes del país en donde se expida. Sin embargo, aquí en México estos son los principales datos que debe contener:
- Datos de la empresa, nombre o razón social, domicilio fiscal y RFC
- Fecha
- Datos del empleado, nombre, puesto, departamento, RFC, Clave Única de Registro de Población (CURP)
- Tipo de nómina
- Datos de seguridad social, Número de Seguridad Social (NSS)
- Tipo de salario
- Salario Diario integrado (SDI)
- Jornada laboral
- Fecha de ingreso
- Fecha de pago
- Periodicidad del pago
- Percepción, monto, unidades, retención, monto y saldo
- Total de percepciones
- Total de retenciones
- Método de pago
- Pago neto
- Apartado aclaratorio al referente de conformidad del empleado y firma del empleado
Por su parte el recibo de nómina en línea debe contener como mínimo los siguientes apartados:
- Nombre del trabajador
- CURP
- Tipo de contrato de trabajo
- Régimen y numero de empleado
- Periodicidad del pago (quincenal, semanal, mensual)
- Clave de identidad federativa
- RFC
Si lo que buscas es cómo elaborar un recibo de nómina, aquí te dejamos este artículo el cual estamos seguros te será de mucha ayuda.
¿Cómo timbrar un recibo de nómina?
Es un proceso sencillo, que consta de tres pasos y puede realizarse de manera rápida. Inicialmente, se procede a comprobar los RFC de cada trabajador y se procede a calcular la nómina, que refleja el salario incluyendo todas las percepciones y deducciones que este posea. La nómina debe ser enviada en alguno de estos archivos: .txt o .xml, directamente al Proveedor Autorizado de Certificación de factura (PAC), donde se verifica si esta cumple con todos los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). En caso de ser así, se hace el timbrado de nómina, y si no, entonces el patrón nuevamente recibirá el documento para su revisión y corrección. Generalmente, la información que se verifica en los documentos para el timbrado de la nómina comprenden las percepciones, las deducciones, las horas extras, el nombre del patrón, el nombre del empleado, entre otros.
Plantilla: Recibo de nómina ejemplo
Utiliza este formato recibo de nómina para expedir los recibos de pago a tus empleados. Este formato te permitirá:
- Generar una constancia del pago de salarios a colaboradores
- Reportar con mayor exactitud los aportes patronales que has realizado a las diferentes instituciones correspondientes
- Generar un comprobante de ingresos puede facilitarte la obtención de un bien o servicio, como un crédito bancario, una hipoteca o el financiamiento de un auto.
¿Un recibo de nómina es igual a un reporte de nómina?
No exactamente. Aunque están relacionados, cumplen funciones distintas. El recibo de nómina es un documento que se entrega de forma individual a cada trabajador.
- ¿Qué incluye? Muestra a detalle cuánto ganó esa persona en un periodo determinado (sueldo base, bonos, comisiones) y también lo que se le descontó (impuestos, seguro social, préstamos, etc.).
- ¿Para qué sirve? Es un comprobante de pago para el empleado y un registro contable para la empresa.
En cambio, el reporte de nómina es un documento más general. - ¿Qué contiene? Un resumen global de todas las nóminas generadas en un periodo: totales de sueldos, impuestos, prestaciones, entre otros.
- ¿Cuál es su función? Se usa para temas contables, administrativos y fiscales, e incluso para reportes ante autoridades.
En pocas palabras, la diferencia clave está en el enfoque: el recibo muestra el detalle individual; el reporte, el panorama completo de lo que la empresa pagó.
¿Qué pasa si en mi trabajo no me dan recibos de nómina?
En teoría, todo bien. Pero en la práctica, a veces pasa que los empleados no reciben su recibo de nómina como marca la ley. Y eso no es solo un detalle administrativo que se puede pasar por alto.
De entrada, hay que decirlo sin rodeos: no entregar el recibo es una falta directa a lo que establece la Ley Federal del Trabajo. El artículo 110, para ser exactos. Ahí se aclara que el patrón tiene la obligación de entregar el comprobante de pago cada vez que se hace un depósito o transferencia por sueldo.
Cuando no ocurre, el trabajador tiene opciones claras:
- Puede pedir el recibo de nómina de forma escrita o por correo electrónico, directamente a Recursos Humanos. Lo ideal es dejar constancia.
- Si no hay respuesta, se puede acudir con PROFEDET (sí, la Procuraduría del Trabajo). Ahí pueden orientar y hasta meter mano legal si hace falta.
Para las empresas, ignorar esto no es poca cosa. Hay multas y sanciones de por medio si no se cumple con esta obligación laboral básica.
Además, más allá de lo legal, el recibo cumple con una función crítica: ayuda al trabajador a llevar control de sus pagos, y también a cumplir con sus obligaciones fiscales y personales. Que no tenerlo no solo complica, también prende focos rojos de desorden interno.
Preguntas frecuentes
¿Qué tiene que ver el acta constitutiva con los recibos de nómina?
Pues bastante. El acta constitutiva no es solo ese documento que se firma al arranque de la empresa. Ahí está la razón social, el RFC, la estructura de la organización… Todo lo que, por ley, debe aparecer también en cada recibo de nómina. Además, desde esa acta se pueden establecer reglas o políticas generales sobre sueldos y prestaciones. Así que sí, el acta puede marcar la pauta de lo que luego vemos reflejado en los recibos que recibe el personal.
¿Un becario también recibe recibo de nómina?
Sí. Aunque su contrato sea diferente, aunque se le pague una beca y no un sueldo tradicional. Siempre que haya una compensación económica, hay que documentarla con un recibo de nómina. Eso le sirve al becario para comprobar ingresos, y a la empresa para tener orden y justificar pagos. Ojo: ese recibo puede tener ajustes distintos en deducciones o prestaciones, justo porque la figura de becario no es igual a la de un empleado full-time. Pero recibo, debe haber.
¿Qué significa “bruto a neto” en un recibo de nómina?
Esa frase resume el camino del sueldo completo (bruto) al dinero que realmente le llega al trabajador (neto), o sea, bruto a neto. El recibo de nómina debe explicar todo ese proceso. Primero viene la cifra bruta. Luego, todas las deducciones: ISR, seguridad social, tal vez algún préstamo o aportación voluntaria. Al final, queda el neto. Y todo, absolutamente todo, debe estar ahí en papel (o PDF), bien claro para que no haya dudas.
¿Cómo se refleja una caja de ahorro en el recibo?
Si el trabajador está dentro de un esquema de caja de ahorros, eso debe aparecer como una deducción voluntaria en el recibo de nómina. No es lo mismo que el ISR o el IMSS. Aquí el empleado aceptó ahorrar una parte de su sueldo, y esa cantidad se descuenta automáticamente. Algunas empresas incluso ponen una parte igual o proporcional al ahorro del trabajador. Lo importante es que, si hay caja, debe estar visible y clara en cada pago.
¿Y la prima vacacional? ¿Dónde aparece?
La prima vacacional se gana, no se regala. Y es parte de lo que debe verse reflejado cada año en el recibo de nómina, cuando tocan vacaciones. La ley dice que debe ser mínimo del 25% extra sobre el sueldo correspondiente a esos días de descanso. Entonces, si alguien tiene 10 días de vacaciones, se le calcula el sueldo de esos días y se le suma ese 25% como prima. En el recibo, eso va en la parte de percepciones. Y como también paga impuestos, aparece su respectivo descuento en la parte de deducciones. Todo, bien desglosado.
¿Para qué sirve una calculadora de finiquito y qué tiene que ver con el recibo?
Cuando una relación laboral termina, el finiquito no se inventa ni se estima al tanteo. Para eso está nuestra calculadora finiquito. Y sí, necesitan datos que vienen en el recibo de nómina: sueldo base, tiempo trabajado, vacaciones acumuladas, prestaciones, etc. Con eso, se calcula lo que la empresa debe pagar: días trabajados, partes proporcionales, aguinaldo, vacaciones, prima vacacional… Ese resultado debe verse reflejado en un recibo final o en un documento de finiquito. Y debe coincidir con lo que el trabajador firmó y recibió.
¿Una carta de recomendación tiene algo que ver con el recibo?
No directamente, pero sí se complementan. La carta de recomendación habla de desempeño y actitudes. El recibo de nómina, en cambio, es la prueba dura: puesto, sueldo, fechas. Cuando alguien está en búsqueda de trabajo, es común que le pidan ambos. Así el nuevo empleador puede confirmar que lo que dice la carta se sostiene con hechos: cuánto ganaba, desde cuándo hasta cuándo trabajó, qué prestaciones tenía. Es como tener la versión emocional y la contable del historial laboral.
¿Dónde aparecen los vales de despensa en el recibo de nómina?
Los vales de despensa son una prestación muy común, y deben aparecer como percepción en el recibo de nómina. Se les suele llamar “vales” o “ayuda de despensa”. Y tienen un tratamiento fiscal especial: hasta cierto monto, no causan impuestos. Si se pasan de ese tope (que hoy ronda el salario mínimo mensual), entonces sí, se suman al salario para calcular el ISR. Así que no solo es importante que estén, sino que estén bien clasificados para no meterse en problemas con el SAT.
