Carta laboral: ¿Qué es? ¿Para qué sirve?

La carta laboral es un documento esencial que certifica la situación de empleo de un empleado, ya sea actual o anterior. Es utilizada para diversos fines, como trámites bancarios, procesos de selección laboral y verificación de experiencia profesional. A continuación, exploraremos qué es una carta laboral, su importancia, dónde se consigue y qué hacer si una empresa se niega a proporcionarla.

¿Qué es una carta laboral?

Una carta laboral, también conocida como constancia laboral, es un documento oficial emitido por una empresa para confirmar que una persona ha trabajado o trabaja actualmente en ella. Incluye información relevante sobre el puesto desempeñado, la duración del empleo y el salario percibido.

¿Cuál es la diferencia entre una carta laboral y una constancia laboral?

En México, carta laboral y constancia laboral suelen referirse al mismo documento. La diferencia casi siempre está en el nombre que utiliza cada empresa. La carta laboral acredita la relación entre un trabajador y la organización. Puede incluir datos como el puesto, la fecha de ingreso y otra información que la empresa decida incorporar según el trámite.

La constancia laboral tiene el mismo propósito. Suele presentarse para trámites bancarios, de vivienda, escolares o ante instituciones que necesitan comprobar la situación laboral de una persona. Fuera del nombre, normalmente no existe una diferencia relevante entre ambos documentos. Aun así, vale la pena revisar qué información solicita la institución donde se entregará, ya que algunos trámites pueden requerir datos adicionales.

¿Por qué es importante la carta laboral?

La carta laboral es un documento que permite acreditar formalmente la relación laboral entre una empresa y un trabajador. Su principal valor radica en que sirve como respaldo documental para demostrar información como el puesto desempeñado, el periodo de trabajo y, en algunos casos, el salario percibido.

Gracias a esta información, puede utilizarse para distintos trámites personales y profesionales, como la solicitud de créditos, procesos migratorios, comprobación de experiencia laboral o gestiones administrativas que requieran verificar la situación de empleo de una persona.

Además, al tratarse de un documento emitido por la empresa, brinda mayor certeza tanto al trabajador como a las instituciones o terceros que solicitan comprobar la información laboral. Por ello, representa una herramienta que fortalece la transparencia y la seguridad documental dentro de las relaciones de trabajo.

¿Cómo obtener una carta laboral?

Para obtener una constancia laboral, el trabajador debe solicitarla al departamento de recursos humanos o a la persona encargada de la gestión de personal en la empresa. En algunas organizaciones, también puede ser emitida por el jefe inmediato o el gerente de área.

¿Quién puede emitir una carta laboral?

El personal autorizado de la empresa debe expedir la constancia laboral, como por ejemplo:

1. El jefe de recursos humanos.
2. El gerente de personal.
3. Un representante designado por la empresa.

Para que esta sea válida, debe llevar la firma y el sello oficial de la empresa.

¿Qué debe incluir una carta laboral?

Aunque el contenido puede variar según las políticas de cada empresa y el propósito del documento, una carta laboral debe incluir la información necesaria para acreditar de forma clara la relación laboral del trabajador. Los elementos más comunes son los siguientes:

Además de estos elementos, es recomendable considerar lo siguiente:

1. Nombre del trabajador. Debe aparecer completo y sin errores para identificar correctamente a la persona a la que corresponde la constancia.
2. Puesto desempeñado. Especifica el cargo o función que ocupó o desempeña el trabajador dentro de la organización.
3. Periodo laboral. Indica la fecha de ingreso y, cuando corresponda, la fecha de término de la relación laboral.
4. Salario. Algunas empresas incluyen esta información cuando el trabajador la requiere para trámites específicos, aunque no siempre es un dato obligatorio.
5. Datos de la empresa. Deben incorporarse el nombre de la organización y, de ser necesario, información de contacto que permita verificar la autenticidad del documento.
6. Firma del representante autorizado. La carta debe estar firmada por la persona facultada para emitirla, generalmente un representante de Recursos Humanos o de la empresa.

Una carta laboral con esta información facilita la validación de la trayectoria laboral del trabajador y brinda certeza a las instituciones o empresas que solicitan el documento.

¿Qué pasa si no me dan mi constancia laboral?

Si una empresa se niega a entregar una constancia laboral, el trabajador puede acudir a las autoridades correspondientes para presentar una queja. En México, la Ley Federal del Trabajo (LFT) protege este derecho de los trabajadores.

¿Qué nos dice el artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo?

El artículo 132 Ley Federal del Trabajo establece las obligaciones del patrón, incluyendo la de expedir constancias de trabajo a los empleados que la soliciten. Esto significa que la empresa está legalmente obligada a proporcionar este documento.

De esta manera, la expedición de una carta laboral no solo facilita diversos trámites para el trabajador, sino que también forma parte de las obligaciones del patrón cuando el documento es solicitado, conforme a la legislación laboral mexicana.

¿Cómo se utiliza la carta laboral en el ámbito de recursos humanos?

Dentro de las áreas de recursos humanos, la carta laboral cumple una función principalmente administrativa y de control documental. Además de emitirse cuando un colaborador la solicita, también puede formar parte de distintos procesos internos relacionados con la gestión del talento. Entre sus principales usos se encuentran:

• Validar la información laboral de candidatos durante los procesos de reclutamiento y selección.
• Mantener actualizados los expedientes e historial laboral de los colaboradores.
• Respaldar auditorías internas o externas, cuando es necesario comprobar información relacionada con la relación laboral.
• Facilitar trámites administrativos, tanto internos como externos, que requieran acreditar la situación laboral de un trabajador.

Una correcta gestión de las cartas laborales permite mantener información confiable, agilizar procesos administrativos y fortalecer el control documental dentro de la organización.