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La constancia laboral o carta laboral es un documento emitido por una empresa o persona empleadora para acreditar información sobre los servicios de un trabajador, como el puesto desempeñado, el periodo laborado y, cuando corresponda, el salario.
Puede utilizarse para comprobar experiencia profesional, acreditar una relación de trabajo actual o anterior y atender trámites administrativos, financieros o migratorios. Su función es principalmente documental: acredita hechos relacionados con el empleo. Por eso, no debe confundirse con una carta de recomendación laboral, que incorpora una valoración sobre el desempeño o las cualidades profesionales de una persona.
¿Qué es una constancia laboral o carta laboral?
Una constancia laboral es un documento escrito mediante el cual la empresa o el patrón acredita información relacionada con los servicios prestados por una persona trabajadora.
En el uso cotidiano también se conoce como carta laboral, constancia de trabajo o, dependiendo del contexto, carta de trabajo. Puede acreditar datos como el puesto o servicios prestados, el periodo laborado, la situación laboral vigente y, cuando corresponda, el salario.
La Ley Federal del Trabajo (LFT) utiliza expresamente el término constancia escrita para referirse a determinados documentos que el patrón debe expedir al trabajador. A diferencia de una recomendación profesional, la constancia debe concentrarse en información laboral objetiva y verificable.
¿Carta laboral y constancia laboral son lo mismo?
En México, carta laboral y constancia laboral suelen utilizarse para referirse al mismo tipo de documento: un escrito que acredita una relación de trabajo o los servicios prestados. La denominación puede cambiar según la empresa o la institución que solicita el documento. También pueden utilizarse expresiones como:
- constancia de trabajo;
- carta de trabajo;
- comprobante de empleo;
- constancia de servicios.
Más que el nombre, lo importante es identificar qué información debe acreditarse. Por ejemplo, una institución financiera puede solicitar salario y antigüedad, mientras que otro trámite puede requerir solamente empresa, puesto y periodo laborado. Por ello, Recursos Humanos debe conocer la finalidad del documento antes de emitirlo y limitar la información a los datos pertinentes para el trámite.
¿Para qué sirve una constancia laboral?
La constancia laboral sirve para acreditar información relacionada con una relación de trabajo actual o anterior. Puede utilizarse para:
- comprobar experiencia laboral;
- acreditar antigüedad;
- confirmar el puesto desempeñado;
- demostrar que existe una relación laboral vigente;
- acreditar ingresos cuando corresponda;
- realizar determinados trámites bancarios o crediticios;
- atender requisitos migratorios, consulares, escolares o administrativos;
- documentar servicios prestados en un empleo anterior.
También puede utilizarse cuando otra organización necesita comprobar determinados antecedentes laborales de una persona. Sin embargo, una constancia únicamente acredita los datos que contiene. No certifica que el trabajador haya tenido un desempeño positivo ni constituye por sí misma una recomendación profesional. Para RRHH, esta distinción es importante tanto al emitir documentos como al revisar información presentada por candidatos o extrabajadores.
¿Qué dice la Ley Federal del Trabajo sobre las constancias laborales?
El artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo contempla dos obligaciones relacionadas con la expedición de constancias que no deben confundirse:
| Disposición | ¿Qué establece? | Cuándo se expide |
| Artículo 132, fracción VII | Constancia escrita del número de días trabajados y salario percibido | Cada quince días, a solicitud del trabajador |
| Artículo 132, fracción VIII | Constancia escrita relativa a los servicios del trabajador | Al trabajador que la solicite o se separe de la empresa, dentro del término de tres días |
Por eso, no existe un único contenido aplicable a cualquier documento denominado “constancia laboral”. También es importante que las políticas internas de la empresa no sustituyan los plazos establecidos por la legislación cuando se actualice alguno de estos supuestos. El artículo 989 de la LFT contempla además que los trabajadores pueden solicitar, por conducto del Tribunal correspondiente, la constancia prevista en la fracción VII del artículo 132.
¿Qué debe incluir una constancia laboral?
El contenido depende del propósito del documento y del supuesto aplicable. No existe una lista única que deba incluirse en cualquier constancia laboral. De manera práctica, puede contener:
| Elemento | Función |
| Nombre del trabajador | Identificar a la persona |
| Empresa o patrón | Identificar al emisor |
| Puesto o servicios | Acreditar la actividad desarrollada |
| Fecha de ingreso | Indicar el inicio del periodo |
| Fecha de terminación | Delimitarlo cuando corresponda |
| Salario | Acreditarlo cuando resulte necesario |
| Fecha de emisión | Identificar cuándo se expidió |
| Nombre y cargo del emisor | Identificar al responsable |
La empresa debe evitar incluir información que no resulte necesaria para la finalidad de la constancia. Datos como desempeño, logros, motivo de separación, domicilio particular, sello empresarial o folio interno no deben presentarse como requisitos universales. Para conocer cómo organizar estos elementos en un documento, consulta nuestro ejemplo de constancia laboral.
¿Cómo solicitar una constancia laboral?
El trabajador puede solicitarla mediante el canal establecido por la empresa, normalmente Recursos Humanos, Administración o el área encargada de gestionar al personal. Un proceso práctico puede seguir estos pasos:
- Identificar el canal de solicitud. Puede ser correo electrónico, plataforma interna o una solicitud directa a RRHH.
- Indicar el documento requerido. Especificar que se necesita una carta o constancia laboral.
- Señalar el propósito cuando sea necesario. Esto permite saber si el documento debe incorporar información adicional.
- Proporcionar los datos necesarios para identificar la relación laboral.
- Revisar la constancia al recibirla. Verificar nombres, fechas, puesto y demás datos incluidos.
Los formularios o requisitos administrativos internos sirven para organizar el proceso, pero no deben presentarse como requisitos legales universales. Quien ya se separó de la empresa también puede encontrarse dentro del supuesto de expedición previsto por el artículo 132 de la LFT.
¿Quién puede emitir una carta o constancia laboral?
La obligación jurídica corresponde al patrón, pero el documento puede gestionarse dentro de la empresa a través del área o persona autorizada. Dependiendo de la estructura organizacional, puede encargarse de su emisión:
- Recursos Humanos;
- administración de personal;
- relaciones laborales;
- un representante autorizado de la empresa.
Quien expida la constancia debe poder respaldar los datos incluidos mediante los registros laborales correspondientes. No existe una regla general en la LFT que establezca que toda constancia laboral deba llevar un sello oficial de la empresa.
Una institución receptora sí puede solicitar membrete, firma, datos de contacto u otros elementos como parte de sus propios requisitos. Por eso conviene diferenciar entre las obligaciones laborales del empleador y las condiciones particulares del trámite para el cual se necesita el documento.
¿Qué pasa si la empresa no entrega la constancia laboral?
La Ley Federal del Trabajo establece obligaciones expresas para el patrón respecto de las constancias previstas en el artículo 132. Si un trabajador solicita un documento comprendido en esos supuestos y la empresa no atiende la solicitud, puede buscar orientación sobre las vías disponibles para exigir el cumplimiento de su derecho. Antes de hacerlo, es conveniente conservar evidencia de la solicitud, especialmente cuando haya sido presentada:
- por correo electrónico;
- mediante una plataforma interna;
- a través de un escrito;
- o por otro medio que permita acreditar la fecha.
Para las organizaciones, contar con un procedimiento documentado de recepción y entrega ayuda a evitar omisiones y permite mantener trazabilidad sobre el cumplimiento.
¿Cómo debe gestionar Recursos Humanos las constancias laborales?
Recursos Humanos puede centralizar la recepción, elaboración, validación y control de las cartas o constancias laborales. Una gestión ordenada puede incluir:
- definir quién está autorizado para emitirlas;
- establecer un canal claro para recibir solicitudes;
- verificar la información contra el expediente laboral;
- distinguir los diferentes tipos de constancia;
- utilizar criterios y formatos estandarizados;
- cumplir los plazos legales aplicables;
- limitar los datos al propósito del documento;
- conservar evidencia de la solicitud y de la expedición;
- coordinarse con Nómina, Legal o Administración cuando sea necesario.
El objetivo es mantener información consistente, verificable y adecuada al trámite solicitado. Si la organización necesita una plantilla prediseñada, puede utilizar el formato de constancia laboral de Runa y adaptarlo a la información que corresponda acreditar.
¿Carta laboral y carta de recomendación laboral son lo mismo?
No. Aunque ambos documentos pueden estar relacionados con la trayectoria profesional de una persona, tienen funciones diferentes.
| Constancia o carta laboral | Carta de recomendación laboral |
| Acredita datos de la relación laboral | Ofrece una valoración profesional |
| Contiene información objetiva | Puede describir habilidades y cualidades |
| Puede indicar puesto, fechas o salario | Puede incluir logros y desempeño |
| Cumple una función documental | Cumple una función de referencia |
Por eso, la obligación de expedir determinadas constancias prevista en la LFT no equivale a una obligación de recomendar favorablemente al trabajador. Si necesitas ese segundo documento, consulta cómo hacer una carta de recomendación laboral.
