MX 
Argentina (AR)
Brasil (BR)
Chile (CL)
Colombia (CO)
Ecuador (EC)
México (MX)
Perú (PE)
Venezuela (VE)
Estados Unidos (US)
Un ejemplo de constancia laboral permite identificar qué datos debe contener este documento, cómo organizarlos y qué información conviene adaptar según el trabajador y el trámite para el que se utilizará. Aunque existen distintas formas de estructurarla, una constancia debe basarse en información verificable de la relación laboral y limitarse a los datos necesarios para su finalidad.
¿Qué debe incluir un ejemplo de constancia laboral?
Un ejemplo de constancia laboral debe mostrar los datos necesarios para identificar a la empresa, al trabajador y la información laboral que se desea acreditar.
| Elemento | Función |
| Nombre o razón social de la empresa | Identificar a quien emite la constancia |
| Nombre del trabajador | Identificar a la persona a quien corresponde |
| Puesto o función | Acreditar la actividad desempeñada |
| Fecha de ingreso | Indicar cuándo comenzó la relación laboral |
| Fecha de terminación | Delimitar el periodo cuando ya concluyó |
| Salario | Incluirlo cuando el trámite lo requiera |
| Fecha de emisión | Identificar cuándo se expidió el documento |
| Nombre y cargo del responsable | Identificar a quien emite la constancia |
No todos estos datos tienen que aparecer en todos los casos. La información debe adaptarse a la finalidad del documento y a los requisitos de la institución que lo recibirá. Por eso, antes de redactarla conviene confirmar qué necesita acreditar el trabajador y evitar incorporar información que no sea pertinente. Si necesitas conocer qué es este documento, para qué sirve, cómo solicitarlo o qué obligaciones existen alrededor de su expedición, consulta nuestra guía sobre constancia laboral o carta laboral.
¿Cómo hacer y estructurar una constancia laboral?
Para hacer una constancia laboral, primero se debe definir qué información necesita acreditarse y después organizarla de forma clara. Una estructura práctica puede dividirse en encabezado, cuerpo y cierre.
Encabezado
Puede incluir:
- nombre o razón social de la empresa;
- lugar y fecha de emisión;
- destinatario, cuando se conozca.
Cuerpo
Debe identificar al trabajador y señalar de forma directa qué información laboral acredita la empresa, por ejemplo:
- puesto o función;
- periodo laborado;
- situación laboral actual;
- salario, cuando corresponda.
Cierre
Debe permitir identificar a la persona responsable de la expedición mediante su nombre y cargo, además de los elementos de validación que utilice la organización o solicite el destinatario. Antes de entregarla, conviene seguir este orden:
- identificar a la empresa y al trabajador;
- definir qué se necesita acreditar;
- incorporar únicamente los datos pertinentes;
- verificar fechas, puesto y salario, si se incluye;
- identificar a quien emite el documento;
- revisar que la información coincida con los registros internos.
La redacción debe ser directa, objetiva y verificable.
¿Cómo adaptar una constancia laboral según el caso?
Una constancia laboral no debería utilizarse de manera idéntica para todos los trabajadores y trámites.
Trabajador activo
Conviene indicar que la relación laboral continúa vigente e incluir la fecha de ingreso, el puesto y los datos necesarios para el trámite.
Extrabajador
Debe delimitarse el periodo durante el cual la persona prestó sus servicios, incluyendo la fecha de terminación cuando corresponda.
Constancia con salario
Cuando el destinatario necesita comprobar ingresos, puede incorporarse la información salarial que la empresa pueda verificar.
Comprobación de experiencia
Si el objetivo es acreditar trayectoria profesional, el documento puede concentrarse en el puesto, funciones pertinentes y periodo laborado.
Trámites administrativos, financieros o migratorios
Antes de emitir la constancia conviene conocer los requisitos específicos del destinatario. Algunas instituciones pueden solicitar datos adicionales que no son necesarios en otros casos. La adaptación no implica agregar toda la información disponible del trabajador, sino seleccionar los datos adecuados para la finalidad concreta del documento.
¿Qué información no conviene incluir en una constancia laboral?
Una constancia laboral debe limitarse a la información necesaria para acreditar los datos relacionados con el empleo. Salvo que exista una razón específica para incorporarlos, conviene evitar:
- evaluaciones de desempeño;
- opiniones sobre el trabajador;
- motivos de terminación de la relación laboral;
- información médica;
- datos personales innecesarios;
- información sobre prestaciones que el trámite no requiera;
- datos que la empresa no pueda verificar.
La constancia tiene una función principalmente documental. Si el objetivo es emitir una valoración sobre habilidades, logros o desempeño, corresponde utilizar una carta de recomendación laboral. Esta separación ayuda a Recursos Humanos a mantener el documento enfocado en hechos comprobables y a evitar incorporar información subjetiva que no corresponde a su finalidad.
¿Qué errores se deben evitar al elaborar una constancia laboral?
Los errores más importantes son aquellos que afectan la exactitud del documento o dificultan su uso en el trámite correspondiente. Entre los principales están:
- escribir incorrectamente el nombre del trabajador;
- utilizar fechas distintas a las registradas por la empresa;
- indicar un puesto incorrecto o desactualizado;
- incluir información salarial sin verificarla;
- agregar datos que el destinatario no necesita;
- utilizar un formato sin adaptarlo al caso específico;
- incorporar opiniones o evaluaciones subjetivas;
- confundir una constancia laboral con una carta de recomendación;
- no identificar correctamente a la persona responsable de emitirla.
También conviene evitar asumir que todos los destinatarios solicitan los mismos requisitos. Antes de elaborar el documento, Recursos Humanos puede confirmar con el trabajador qué información necesita acreditar y, cuando sea posible, revisar los requisitos específicos de la institución que recibirá la constancia.
¿Cómo revisar una constancia laboral antes de entregarla?
Antes de entregar una constancia, Recursos Humanos debería comprobar que la información coincide con los registros disponibles de la organización. Una revisión básica puede incluir:
- Nombre del trabajador. Confirmar que esté escrito correctamente.
- Puesto. Verificar que corresponda con los registros internos.
- Fechas. Revisar ingreso y terminación, cuando aplique.
- Situación laboral. Confirmar si la persona continúa activa o ya terminó la relación.
- Salario. Validarlo cuando forme parte del documento.
- Finalidad. Comprobar que incluya la información necesaria para el trámite.
- Emisor. Identificar correctamente a la persona responsable.
- Datos adicionales. Eliminar información que no resulte necesaria.
Esta revisión reduce inconsistencias y ayuda a mantener criterios uniformes entre las constancias que emite la empresa. También permite detectar si el formato elegido necesita adaptarse antes de entregarlo al trabajador.
¿Cómo elegir un formato de constancia laboral?
Un buen formato debe facilitar la captura de información sin obligar a incluir datos que no correspondan a todos los casos. Conviene que permita adaptar:
- situación laboral actual o anterior;
- puesto;
- periodo de servicios;
- salario, cuando sea necesario;
- destinatario;
- datos del responsable de emisión.
El formato debe funcionar como una base y no como un documento que se complete automáticamente sin revisar cada caso. Antes de utilizarlo, Recursos Humanos debe verificar que los datos correspondan con los registros de la empresa y con la finalidad para la que se expide la constancia. Si necesitas una plantilla lista para personalizar, descarga el formato de constancia laboral de Runa.
