Análisis de puestos: ¿Qué es? ¿Para qué sirve?

Conocer íntegramente la operatividad de tu empresa es esencial para aumentar la productividad, saber administrar recursos y crear grupos de trabajo funcionales. Pero ¿es posible hacerlo cuando una compañía está compuesta por un gran número de empleados? La respuesta es sí, pero se necesitan implementar herramientas de evaluación para lograrlo.

Un análisis de puestos de trabajo es una estrategia que te ayudará a saber qué papel desempeña cada uno de los miembros de tu equipo y cómo lo desempeña. Además, te dará la información adecuada para reclutar al mejor talento y monitorear las funciones y necesidades de cada puesto de tu plantilla.

¿Qué es el análisis de puestos?

El análisis de puestos es un estudio comprensivo de todos los aspectos relevantes de una posición laboral. Estos análisis permiten tener claridad en las actividades que debe desempeñar cada miembro del equipo de trabajo, el perfil de los candidatos a un puesto e incluso las compensaciones que deben otorgarse a los trabajadores.

Estos análisis generalmente son realizados por los representantes de gestión de personal o del departamento de recursos humanos, en colaboración con los líderes de equipo, ya que son ellos quienes mejor conocen las actividades que debe realizar cada miembro de su departamento y las especificaciones que deben solicitarse al contratar nuevo personal.  

¿Cuál es la importancia del análisis de puestos? 

Realizar un análisis de puestos detallado facilita la definición precisa de responsabilidades, funciones y requisitos, lo que asegura una buena gestión de talento humano. Este estudio no solo optimiza el proceso de selección y contratación de personal calificado, sino que también:

• Mejora la asignación de tareas y aumenta la productividad laboral
• Permite evaluar el desempeño, identificar necesidades de capacitación y promover el desarrollo profesional
• Fortalece la motivación laboral y el compromiso organizacional
• Es fundamental para establecer una estructura salarial justa y acorde con las responsabilidades de cada puesto

Esta herramienta garantiza la creación de una estructura organizacional definida, la asignación de roles al personal más capacitado y el establecimiento de un entorno laboral ordenado, justo y alineado con los objetivos estratégicos de la empresa.

¿Para qué sirve el análisis de puestos?

El análisis de puestos facilita: 

• Definir el lugar del empleado en el organigrama institucional y las relaciones que puede establecer con otros departamentos, el personal que tiene a su cargo o bien sus jefes directos
• Fijar metas y parámetros de evaluación, que ayudan a que los líderes califiquen el trabajo de los empleados de acuerdo con las exigencias de su puesto
• Delegar responsabilidades adecuadamente, ya que las especificaciones de un puesto determinan las tareas a desempeñar y las capacidades que cada elemento posee para atender diferentes escenarios
• Crear rutas de crecimiento profesional para los empleados y saber cuáles son las posibilidades de aprendizaje y el desarrollo de sus capacidades.
• Seleccionar al mejor talento a través de rúbricas claras de requisitos, habilidades deseables y formación esperada para desempeñar una función

Tipos de análisis de puestos

Existen diferentes formas de elaborar un análisis de puestos, especialmente cuando nos referimos a la función que estos estudios desempeñarán. Puedes llevar a cabo análisis de los tipos que mencionamos a continuación para definir exactamente lo que estás buscando en diferentes áreas o crear un método integral que te permita establecer el perfil ideal de tus colaboradores: 

1. En tareas y responsabilidades. Determina el tipo de actividades que realizará el empleado en su puesto, su lugar en la organización y el nivel de autoridad que puede asumir al desempeñar sus funciones.
2. En competencias y experiencia. Define las habilidades técnicas y los conocimientos que el trabajador debe poseer para realizar sus actividades eficientemente, así como los requisitos de experiencia laboral previos. En algunos casos, puedes no solicitar experiencia, pero en otros esperarás que tengan una buena trayectoria como líderes.
3. En fortalezas. Delimita las habilidades blandas que el personal debe poseer para ejercer su puesto, tales como facilidad de comunicación, asertividad, empatía o capacidad creativa.
4. En personalidad. Propón algunas características que debería poseer el trabajador para dar un mejor desempeño. Por ejemplo, en los departamentos de atención es deseable que el empleado tenga simpatía, un trato amable y sea claro comunicándose.

Elementos que debe contener una descripción de puestos

Una descripción de puestos debe ser detallada y precisa para garantizar que se comprendan claramente las responsabilidades y requisitos del cargo. Algunos de los elementos clave que debe contener son: 

• Nombre del cargo
• Objetivo del puesto
• Lugar del trabajador dentro de la organización (departamento, área, posición, etc.)
• Perfil profesional
• Conocimientos y experiencia requeridos
• Actividades a realizar
• Rutas de crecimiento profesional
• Herramientas a utilizar para la ejecución de tareas

¿Qué métodos existen para hacer un análisis de puestos de trabajo?

Como puedes imaginar, un análisis de puesto debe nutrirse de diferentes fuentes de información y reunir datos cuantitativos y cualitativos. Algunos de los métodos y recursos que debes utilizar para hacer tu estudio son:

Análisis de datos

Consiste en evaluar la información de tus trabajadores actuales y pasados con el fin de encontrar los rasgos comunes que todos poseen para saber qué es lo que beneficia, o no, a tu empresa.

Entrevistas

Lo mejor que puedes hacer es preguntar a tus empleados cuáles son las funciones que desempeñan realmente y cómo lo hacen. De este modo sabrás qué herramientas dominan, los conocimientos que poseen e incluso los métodos de trabajo que emplean.

Evaluación de la competencia 

Esta estrategia te permite evaluar qué es lo que las demás empresas están buscando con el fin de ofrecer puestos competitivos y atractivos para los candidatos.

Adecuación a las normativas

En muchos casos es necesario contar con cierta experiencia o conocimientos para desempeñar legalmente un puesto. Revisa las normativas aplicables en tu rubro.

Si te das cuenta, el análisis de puestos de trabajo no solamente debe concentrarse en qué es lo que ya hacen tus trabajadores, sino también en qué es lo que deberían hacer o qué otras habilidades debe poseer alguien para desempeñar el puesto. De este modo realizarás un examen no solo descriptivo de tu plantilla, sino herramientas prescriptivas útiles para la selección de personal y reclutamiento de nuevo personal.

¿Cuáles son las etapas del análisis de puesto?

El análisis de puestos se lleva a cabo en varias etapas, las cuales permitirán a las empresas obtener información precisa y detallada para definir con claridad el perfil del colaborador que requieren. A continuación, describimos las principales fases del proceso:

Planificación y preparación

En esta etapa se establecen los objetivos del análisis, se identifican los puestos a evaluar y se asignan responsables para la recolección de datos.

Recolección de información

Aquí se emplean diversas técnicas, como tipos de entrevista, cuestionarios, observación directa y análisis de documentos, con el fin de recopilar datos sobre tareas, responsabilidades y habilidades para cada puesto.

Análisis de la información

Una vez reunidos los datos, se organizan y clasifican para identificar patrones y definir un perfil detallado de cada cargo. En esta fase se evalúan las funciones y responsabilidades para determinar su impacto en la organización y se identifican las competencias laborales necesarias para un desempeño eficiente.

Redacción de la descripción de puestos

Con base en el análisis previo, se elabora la descripción formal de cada puesto, incluyendo aspectos clave como responsabilidades, requisitos, competencias, condiciones de trabajo y relaciones dentro de la empresa.

Revisión y validación

La información obtenida se verifica con los mismos colaboradores de la empresa, supervisores y otras partes involucradas para garantizar que refleje con precisión las funciones del puesto. En dado caso de ser necesario, se realizan ajustes cuando para asegurar la fidelidad de la descripción.

Implementación y seguimiento

Las descripciones de puestos se incorporan a los procesos de selección, evaluación del desempeño, capacitación y desarrollo. Es fundamental actualizar esta información periódicamente para adaptarla a cambios en responsabilidades o en la estructura organizativa.

Por esas razones, seguir un proceso estructurado puede garantizar que el análisis de puestos sea efectivo y proporcione una base sólida para la toma de decisiones estratégicas en la gestión del talento humano. 

¿Cuáles son los beneficios de realizar un análisis de puestos?

Contar con un análisis de puestos ayudará a definir claramente las funciones y requisitos de cada cargo. Facilitando la selección de personal adecuado y mejorando procedimientos como la evaluación de desempeño y el desarrollo profesional. A continuación, presentamos los principales beneficios de llevarlo a cabo.

• Mejora la selección de personal, facilitando la contratación al definir con claridad las competencias, habilidades y requisitos necesarios para cada puesto, asegurando que los candidatos elegidos sean los más adecuados
• Optimiza la productividad al establecer funciones y responsabilidades específicas, que evitan duplicidades y mejoran la distribución del trabajo
• Mejora la evaluación del desempeño proporcionando parámetros objetivos para medir el rendimiento de los empleados, permitiendo una retroalimentación oportuna
• Ayuda al desarrollo y capacitación identificando aquellas habilidades laborales que se requieren para el puesto, y facilitando la creación de programas de formación que fortalezcan las competencias de los colaboradores
• Crea una estructura salarial justa, ya que define una política de compensación equitativa basada en las responsabilidades y el nivel de cada puesto dentro de la organización

¿Cuál es la diferencia entre un análisis de puestos y una descripción de puestos? 

Cuando hablamos de un análisis de puestos y una descripción de puestos podemos notar que existe una estrecha relación entre ambos conceptos, sin embargo, difieren en su propósito y alcance dentro de la planeación de una empresa. Te explicamos en qué se distinguen:

Análisis de puestos	Descripción de puesto
Es un proceso de estudio exhaustivo sobre un puesto específico. Examina responsabilidades, tareas, condiciones laborales, habilidades y relaciones dentro de la empresa para proporcionar información clave en la toma de decisiones sobre contrataciones y desarrollo organizacional.	Es la síntesis escrita de la información obtenida en el análisis de puestos. Resume las funciones, requisitos y condiciones del cargo, sirviendo como guía para la empresa y el trabajador sobre las expectativas del puesto.

¿Cuáles son los desafíos comunes al realizar un análisis de puestos? 

Existen diversos desafíos que las empresas llegan a enfrentar al momento de realizar un análisis de puestos, lo que puede afectar la precisión y efectividad del proceso:

1. Falta de información precisa, es decir, si los datos proporcionados por los trabajadores o supervisores no son exactos o están desactualizados, el análisis puede resultar ineficaz y poco realista.
2. Ambigüedad en los roles y responsabilidades, con funciones que no están claramente definidas o cambian con frecuencia, lo que dificulta la recopilación de información precisa. 
3. Desactualización de la información, ya que un análisis de puestos debe revisarse periódicamente para reflejar cambios en la estructura organizativa o en las necesidades del negocio.
4. Falta de alineación con los objetivos estratégicos, es decir, si el análisis de puestos no se ajusta a la visión y metas de la empresa, puede generar descripciones poco funcionales que no aporten valor real. 

¿En qué áreas de recursos humanos se utiliza la información obtenida del análisis de puestos? 

La información obtenida del análisis de puestos es fundamental para diversas áreas de recursos humanos, ya que permite una gestión más eficiente del talento.

• Facilita el reclutamiento y selección de nuevo talento, apoyando en la identificación de los requisitos, habilidades y competencias necesarias para cada puesto, lo que asegura la contratación del candidato más adecuado
• Permite diseñar programas de capacitación y desarrollo basados tanto en las habilidades como en los conocimientos que requiere cada puesto, fomentando el crecimiento profesional de los trabajadores
• Proporciona criterios claros para medir el desempeño de los colaboradores en función de sus responsabilidades y objetivos establecidos 
• Contribuye a estructurar de manera eficiente los roles dentro de la empresa, optimizando la distribución del trabajo y evitando duplicidades en las funciones

Preguntas frecuentes

¿Qué relación tiene el análisis de puestos con el acta constitutiva de una empresa?

El acta constitutiva establece las actividades y objeto social de una empresa. A partir de ello, el análisis de puestos se alinea con las funciones específicas requeridas para cumplir con dichos objetivos, asegurando que los roles dentro de la organización sean consistentes con la estructura legal y operativa establecida.

¿Cómo impacta el análisis de puestos en el ambiente laboral?

Un análisis claro de los puestos ayuda a definir responsabilidades y expectativas, reduciendo conflictos internos. Esto mejora el ambiente laboral, ya que cada colaborador entiende su rol, las tareas a realizar y cómo contribuye al equipo, fomentando la satisfacción laboral y productividad.

¿Es necesario hacer un análisis de puestos para incluir becarios en una organización?

Sí. El análisis de puestos permite identificar las áreas donde un becario puede aportar valor y establecer los objetivos de su aprendizaje. Además, ayuda a evitar situaciones de abuso laboral, garantizando que las tareas asignadas estén alineadas con las actividades formativas indicadas en los convenios de prácticas.

¿Cómo ayuda el análisis de puestos a cumplir con regulaciones laborales y evitar problemas legales en la nómina?

El análisis de puestos permite definir con precisión funciones, responsabilidades y requisitos de cada cargo, asegurando que la nómina refleje correctamente la clasificación salarial, pagos de horas extras, beneficios y retenciones conforme a la legislación laboral. Evitando conflictos legales y asegurando una remuneración justa, conforme a las normativas de seguridad social, obligaciones fiscales y derechos laborales.

¿Cuál es la relación entre el análisis de puestos y los contratos de trabajo?

El contrato de trabajo refleja las obligaciones y derechos del empleado. El análisis de puestos proporciona la base para redactar contratos claros y específicos, detallando funciones, jornada laboral y expectativas. Así se evitan ambigüedades que puedan derivar en un conflicto laboral.

¿Cómo influye el análisis de puestos en el cumplimiento del derecho laboral?

Un análisis exhaustivo garantiza que los puestos cumplan con las normativas laborales vigentes, como la correcta asignación de jornadas, funciones y salarios mínimos. Además, permite que las empresas respeten los derechos laborales de los trabajadores, reduciendo riesgos legales por incumplimiento de obligaciones.

¿Qué papel juega el análisis de puestos en la gestión de vacaciones?

El análisis de puestos ayuda a planificar las vacaciones de manera eficiente, identificando los periodos más adecuados para cada departamento. Esto asegura la continuidad operativa sin afectar la productividad, ya que permite prever sustituciones temporales o redistribución de tareas.