Uno de los objetivos principales de muchas organizaciones es hacer más eficientes sus procesos internos, para conseguir que sus colaboradores tengan mayor capacidad en los proyectos y realicen mejoras en sus puestos de trabajo. Para lograr dicho objetivo es necesario contar, entre muchas otras cosas, con un software de nómina.
¿Qué es un software de nómina?
Un software de nómina es una herramienta digital que permite a las empresas automatizar los procesos de pagos de salarios y realizar otras tareas relacionadas de una manera más eficiente.
Para lograrlo, solo tienen que configurar e ingresar toda la información de los empleados, para que el programa ejecute la nómina y genere informes de gestión de manera precisa. Considerando todas las variables de información como pagos de salud, pensión, períodos de vacaciones, ausencias e incluso deducciones fiscales e impuestos.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar uno en mi empresa?
El pago de salarios de manera automática y centralizada, es una de las tantas ventajas que ofrecen este tipo de plataformas. Aquí te compartimos otros de los beneficios que caracterizan este tipo de plataformas:
- Ahorro de tiempo y esfuerzo: Sin lugar a dudas, esta es una de las ventajas por las que las empresas deciden contratar un software para el manejo de la nómina, ya que permite hacer los cálculos y deducciones con un mínimo esfuerzo por parte de las áreas vinculadas con estos procesos, lo que deriva en que tengan más tiempo para realizar otras actividades en favor de la organización.
- Precisión en los cálculos y reducción de errores manuales: Otro de los factores por los que se considera una herramienta muy efectiva e incluso indispensable, es que está creada para calcular de manera automática los pagos a tus empleados, considerando todas las variables que se ingresan al sistema. Lo que reduce la posibilidad de errores prácticamente a ceros.
- Cumplimiento de leyes y cambios de normativas de impuestos: Posiblemente una de las características que más destaca, es que al ser un software especializado, suele estar siempre al día con la normativa en materia fiscal y laboral. Una gran ventaja, ya que esta herramienta permitirá calcular los impuestos y retenciones que se deben realizar de manera correcta si quieres evitar problemas con el Estado.
- Automatización de reportes: La toma de decisiones es mucho más fácil de realizar cuando está basada en información relevante para tu empresa. Un software de nómina permite evidenciar las tendencias y datos de manera fácil, rápida y actualizada.
- Integración con la gestión del área de recursos humanos: Algunos plataformas permiten no solo la gestión de nómina, sino también del área de recursos humanos. Una de las plataformas que incluye este tipo de integraciones es el software de nómina de Runa, que cuenta con un módulo de autogestión para los empleados, en el que pueden realizar solicitudes de permisos y vacaciones y consultar documentos. Además, permite al encargado de RRHH, coordinar las solicitudes de los empleados y supervisar sus tiempos de asistencia.
Desventajas de utilizar un software de nómina
Al igual que cualquier plataforma tecnológica, los software de nómina pueden contar con puntos débiles. Presta atención a estas posibilidades para minimizar los riesgos en tu adquisición:
- Desconocimiento de la herramienta:
Es importante que al adquirir este servicio, reconozcas sus características, funcionalidades y facilidades. De lo contrario puede que estés subutilizando los beneficios de este producto.
La curva de aprendizaje puede ser demorada si no cuentas con un equipo que esté plenamente calificado en procesos de gestión de nómina. Si no cuentas con este tipo de profesionales en tu empresa, puedes optar por maximizar el uso de tu software adquiriendo un servicio de outsourcing, lo que te brindará la oportunidad de delegar estas importantes actividades a un equipo especializado en estos procesos, sin poner en riesgo el bienestar de tu negocio.
Con Runa, tienes la posibilidad de elegir el servicio a tu medida con opciones para manejo de nómina a nivel interno o para tercerizar este servicio.
Implementar un software para el manejo de la nómina, puede requerir una inversión inicial considerable. Sin embargo, al colocar en una balanza este factor versus los beneficios que obtienes, es bastante lógico que te inclines por los beneficios que se incluyen como ahorro de tiempo a largo plazo y la tranquilidad financiera de tu negocio.
- Acceso, calidad y control de la información
Dependiendo del tipo de producto que elijas, puede existir una brecha de seguridad que debe ser considerada en la decisión. Un software gratuito o de descarga en PC, puede no contar con actualizaciones automáticas, a menos que se pague por este servicio.
Recuerda que se ingresará información sensible de tus empleados y de tu empresa. Evalúa cómo vas a protegerla contra fraude, hackeo o robos.
- Adaptación a las necesidades del negocio:
Muchas de las opciones que existen en el mercado están hechas para buscar cubrir diferentes tipos de negocios en el mercado. Por lo que al ser una solución tan generalizada, puede que no se adapte a las necesidades y requisitos específicos de tu negocio.
Ya conoces las ventajas y desventajas de contar con un software de nómina. Ahora, puedes tomar una decisión más informada.
Recuerda mirar proveedores que estén al tanto de las normas del país o los países donde estás establecido, así mismo, verifica su prestigio y la calidad de clientes que maneja y sobre todo prueba la herramienta antes de decidir.
¿Quieres conocer los beneficios de Runa? Es un software de nómina y recursos humanos en línea, diseñado para las necesidades del mercado latinoamericano.
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