En este artículo te explicaremos qué es un software de nómina, los tipos de software que puedes encontrar en México y cuáles son los aspectos más relevantes a considerar a la hora de elegir uno para tu empresa.
¿Qué es un software de nómina?
Es una plataforma que permite almacenar y administrar información de los trabajadores (como salarios, deducciones, vacaciones, incapacidades, prestaciones sociales, entre otros) con el fin de calcular y automatizar el pago de salarios y otras actividades relacionadas con el manejo de la nómina.
¿Por qué es importante contar con uno?
El área de recursos humanos es un departamento de gran valor estratégico para la compañía, ya que allí se realiza el proceso de reclutamiento, selección y retención del talento humano que hace crecer a tu empresa.
Según un estudio realizado por Deloitte, más del 25% del personal de recursos humanos o finanzas dedica la mayoría de su tiempo a la ejecución de la nómina (en actividades de conciliación, auditorías, controles, entre otros). Según este mismo estudio, las empresas que destinan esa cantidad tiempo a esta labor, suelen realizar los procesos de nómina manualmente.
Así que, si quieres aprovechar esta área para potenciar el crecimiento de tus colaboradores y mejorar el clima laboral de tu organización, un software de nómina es la solución perfecta, ya que permitirá automatizar los procesos de nómina, reduciendo tiempos dedicados a esta actividad y por otro lado, minimizará el riesgo de errores humanos, al parametrizar y centralizar la información de los pagos de nómina en un solo lugar.
¿Qué criterios debo considerar al buscar un software de nómina?
Busca que cumpla con ciertas cualidades, por ejemplo, con las normas fiscales del país donde se va a utilizar y que se pueda adaptar a las necesidades puntuales de tu empresa.
Entre otros aspectos como:
- Seguridad de la información: Verifica que el software adquirido cumpla con muy buenas medidas de seguridad, recuerda que en este lugar se va a almacenar información sensible de tus empleados.
- Distribución del pago de nómina: La herramienta que elijas debe permitir realizar los pagos de manera centralizada para que todos tus empleados reciben su pago al mismo tiempo.
- Deducciones: Es importante que el pago de salud y pensión se realice con exactitud, por eso esta funcionalidad debe estar incluida dentro de las características de tu software.
- Autogestión de empleados: Permite que tus colaboradores modifiquen su información personal, esto facilita la gestión del área de recursos humanos.
- Notificaciones: Verifica que la solución de software que elijas tenga la posibilidad de enviar notificaciones de fechas importantes como cumpleaños, aniversarios de colaboradores y recordatorios de períodos de vacaciones.
¿Qué tipos de software de nómina se pueden encontrar en México?
Existen diferentes opciones en el mercado mexicano, por lo general divididos en las siguientes categorías.
- Software de nómina instalado en computadora:
Este tipo de programa permite realizar los cálculos de la nómina, sin embargo, su uso puede ser limitado porque no produce la nómina y puede ser necesario intervenir manualmente o apoyarse de otras plataformas.
Si decides usar este tipo de software, procura que tu computador tenga un buen antivirus, una clave segura y copias de respaldo. De otra manera, corres el riesgo de perder información de gran valor de tu empresa y de tus empleados.
- Software de nómina gratuito:
Es la solución ideal para personas independientes, fundaciones o PYMES, que por la cantidad de empleados que manejan o por presupuesto, se inclinan por una alternativa útil, al menor costo posible.
Una solución gratuita cumple con la función puntual del manejo de nómina, sin embargo, su utilidad varía de acuerdo al tamaño de la organización y de la importancia que le des a la protección de tus datos.
Recuerda que, aunque un software gratuito cumple con las funciones esenciales de un software de nómina en la nube, pueden encontrar limitantes como falta de actualizaciones, de seguridad o de soporte técnico.
La información se encuentra en un servidor, por lo que se puede acceder de manera remota desde cualquier celular u ordenador. Adicionalmente, se reciben actualizaciones automáticas del proveedor, así como cambios en las políticas fiscales.
Invertir en un software en la nube pago, te brindará seguridad, respaldo y funciones avanzadas, que te ayudarán a ahorrar tiempos en más aspectos de la gestión del pago de tu nómina y de tus empleados.
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