Registro patronal: ¿Qué es? y ¿Cuál es su importancia?

A estas alturas, cualquier área de RRHH o CEO en México tiene clarísimo que el IMSS no es opcional. Es casi un guardián silencioso que asegura que los trabajadores tengan acceso a salud, pensiones y varias prestaciones que, la verdad, a todos nos dan un respiro.

Ahora, para que esa maquinaria funcione, las empresas deben cumplir con algo que parece sencillo pero trae cola: registrarse ante el IMSS como patrones. Es el pasaporte para hacer las cosas conforme a la ley y darle a los empleados lo que les corresponde.

El famoso registro patronal del IMSS no es un trámite cualquiera. Es obligatorio, y con toda la razón. Permite que la empresa obtenga su Número de Registro Patronal (NRP), que dicho sea de paso, abre la puerta a: inscribir a los trabajadores, pagar cuotas y revisar historiales laborales. Todo esto que, aunque suena administrativo, acaba siendo un colchón importante para la salud financiera y reputacional de la compañía.

¿Qué es un registro patronal?

Para ponerlo en palabras llanas, el Registro Patronal es como la credencial oficial que el IMSS le da a una empresa cuando la da de alta. Es un numerito de once caracteres que básicamente dice: “Esta empresa está legalmente registrada y cumple con lo que marca la Ley del Seguro Social”.

A través de ese número, el IMSS puede rastrear si el patrón paga sus cuotas obrero patronales y si está al día con cualquier trámite. Es el hilo conductor entre la empresa y el instituto. Sin él, ni cómo comenzar.

¿Qué es la constancia patronal?

Por otro lado, la constancia patronal es un papel que parece simple pero vale oro. Es emitido por el IMSS o el INFONAVIT para probar que un patrón está debidamente inscrito y cumpliendo con sus responsabilidades fiscales y de seguridad social.

¿Y por qué es tan clave? Porque es la manera formal de demostrar que la empresa está haciendo las cosas bien con sus empleados en temas de salud, vivienda y pensiones. Así, si un proveedor o un cliente pide garantías de legalidad, este documento se vuelve el pase directo para mostrar que la compañía juega limpio.

¿Dónde puedo ver el registro patronal de una empresa?

Para los equipos de recursos humanos y los directores que necesitan confirmar que todo está en orden con el registro patronal, hay varias formas prácticas de revisarlo sin tanto enredo.

Por ejemplo, muchas empresas mexicanas usan el Escritorio Virtual del IMSS, donde con la efirma o el número patronal pueden entrar directo a ver toda la información. Es como un tablero digital que guarda el historial y los datos esenciales.

También está el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), que ayuda a verificar qué registro patronal usa la empresa para cubrir sus cuotas. Es bastante común que contadores y responsables de nómina lo revisen a cada rato.

Otra vía es el IDSE, el portal “IMSS Desde su Empresa”, que funciona para hacer movimientos y de paso confirmar el número. O bien, se puede echar un vistazo al portal empresarial del INFONAVIT, que también liga el registro patronal a las obligaciones de vivienda.

¿Cómo saber cuál es el número patronal de una empresa?

Ahora, si la duda es más directa, del tipo: “¿Cuál es el NRP exacto de tal empresa?”, hay caminos bastante claros para obtenerlo.

• Preguntarle directamente a la empresa: lo más directo, sin vueltas. Muchas veces este dato está en facturas, cotizaciones o en la papelería oficial que manejan con clientes o proveedores.
• Buscar en el sitio web del IMSS: el instituto tiene un buscador donde se ingresa el nombre o el RFC de la empresa, y ahí aparece el NRP. Es práctico cuando se tiene el RFC a la mano. (Visita nuestra calculadora RFC)
• Usar un servicio externo: hay empresas que se dedican a rastrear este tipo de datos por una cuota. Puede ser útil cuando no se tiene confianza con la empresa o se necesita el dato para un proceso legal.
• Contactar directamente al IMSS: si todo lo anterior falla, se puede marcar o acudir a la subdelegación. Ellos tienen la base completa, solo hay que dar el RFC o algún otro dato que permita identificar a la compañía.

¿Por qué es importante el registro patronal en la nómina?

Este punto casi ni se discute en las empresas mexicanas serias, porque el registro patronal termina siendo el corazón del manejo de la nómina. Sin ese registro, simplemente no hay manera de dar de alta, modificar salarios o dar de baja a los trabajadores ante el IMSS. Tampoco se podrían pagar las cuotas obrero patronales ni cumplir con el INFONAVIT.

Además, gracias a ese mismo registro se calcula la famosa prima de riesgo y se pueden hacer los reportes necesarios para mantener a salvo tanto a los colaboradores como a la empresa. Y ojo con esto: cuando los empleados están registrados ante el IMSS, obtienen su derecho a la seguridad social, lo que para la empresa significa tranquilidad ante cualquier accidente o enfermedad. Porque si pasa algo, el IMSS cubre los gastos médicos y el subsidio durante la incapacidad.

¿El problema? Si la empresa no tiene bien registrados a sus trabajadores y sucede un accidente laboral, el IMSS puede aplicar el temido Capital Constitutivo por Riesgo de Trabajo. Es decir, la compañía tendrá que cubrir de su bolsillo todos los gastos, en especie o en dinero, tanto para el trabajador como para su familia. Y eso, vaya que puede desbalancear las finanzas.

Obligaciones para los patrones

Aquí es donde la Ley del Seguro Social (artículo 15, por si alguien gusta leerlo directo) pone todas las cartas sobre la mesa. Básicamente, el IMSS deja clarito que los patrones tienen que cumplir con nueve obligaciones específicas. Y son estas:

• Dar de alta en el IMSS como patrón y registrar a sus trabajadores. También avisar sobre cambios de salario, altas y bajas en máximo cinco días hábiles.
• Tener bien guardados los registros sobre nómina, días trabajados y salarios. Esos datos deben conservarse mínimo cinco años y en algunos casos hasta diez.
• Calcular las cuotas obrero patronales que le tocan y reportar ese importe al IMSS.
• Presentar todo lo necesario para garantizar las obligaciones que marca la ley y los reglamentos.
• Respetar la ley, el código y estar dispuesto a las inspecciones o visitas domiciliarias que el IMSS requiera.
• Entregar a cada trabajador (en construcción) constancia con número de días y horas trabajadas, para que puedan exigir sus derechos si hiciera falta.
• Cumplir con las obligaciones que marca la ley sobre seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez.
• Seguir al pie de la letra todas las disposiciones de la LSS.
• Dar constancia de días laborados a trabajadores eventuales, ya sea del campo o de la ciudad.

Todas estas obligaciones tienen un solo fin: garantizar que los trabajadores cuenten con un plan de retiro y atención médica sólido, sin dejar cabos sueltos que luego puedan explotar.

¿Quiénes deben darse de alta en el registro patronal?

Según marca el artículo 12 del reglamento de afiliación al IMSS, aquí no hay mucha vuelta que darle. Las personas morales o personas físicas que entren en alguno de estos casos están obligadas a registrarse como patrones:

• Cuando empiezan a contratar a uno o más trabajadores. Aunque sea un solo colaborador, la ley no distingue tamaños.
• Si se constituye una sociedad cooperativa. Ahí de cajón aplica el registro patronal.
• Al iniciar la vigencia de un convenio de incorporación con el IMSS.

Así que, para RRHH o directores que recién van arrancando operaciones o están montando un nuevo esquema, este paso es indispensable para estar cubiertos y evitar sanciones más adelante.

¿Qué documentos necesitas para darte de alta en el registro patronal?

El alta en el Registro Patronal no es un proceso que se pueda improvisar. Hay que tener bien listo un paquete de documentos, porque el IMSS se encarga de verificar que el patrón exista legalmente, que esté bien representado y que cumpla con todos los requisitos. Dependiendo si el trámite es en línea o presencial, cambian algunos papeles. Así que mejor verlo separado para que no haya confusión.

Para trámites en línea y prerregistro, el IMSS pide:

• Comprobante de domicilio del patrón
• Primera y última hoja del poder notarial que muestre que puede firmar documentos ante el IMSS y realizar trámites
• Primera y última hoja de la escritura pública o acta constitutiva con sello del Registro Público de la Propiedad y del Comercio, y la hoja con el nombre del representante legal
• Firma electrónica SAT (FIEL) vigente

Para hacer el trámite presencial en sucursal, hay que presentar:

• RFC del domicilio fiscal o aviso de apertura de establecimiento (copia)
• Comprobante del domicilio del centro de trabajo (original y copia)
• Croquis de localización del centro de trabajo (original)
• Escritura pública o acta constitutiva con el sello del Registro Público (original y copia)
• Poder notarial que permita hacer toda clase de trámites ante el IMSS (original y copia)
• Identificación oficial vigente del representante legal (original y copia)
• RFC del representante legal (copia)
• CURP del representante legal (copia)
• Formato “Aviso de Registro Patronal Personas Morales en el Régimen Obligatorio (ARP-PM)”, que firma el patrón frente al personal del IMSS

Con todo este papeleo listo, el proceso fluye mucho más rápido. Así se evita que la subdelegación regrese el trámite por faltantes, que suele ser el dolor de cabeza principal.

¿Cómo se saca el registro patronal?

Este trámite se ha vuelto cada vez más amigable para los departamentos de RRHH y dueños de negocio en México. Hoy el registro patronal se puede hacer de tres formas, según lo que más convenga:

• En línea, directo desde el portal del IMSS. Está disponible las 24 horas, todos los días del año. Primero se crea una cuenta en el escritorio virtual IMSS (para lo cual piden CURP, FIEL y correo electrónico) y desde ahí se hace todo digital.
• Prerregistro en línea y finalización presencial, que es básicamente iniciar el trámite en internet y terminarlo en la subdelegación del IMSS con los documentos originales.
• Totalmente presencial, acudiendo a la subdelegación IMSS que corresponda al domicilio fiscal o al centro de trabajo que se va a registrar. Normalmente el horario es de 8:00 a 15:30.

Al concluir el trámite, el patrón recibe varios documentos importantes, entre ellos:

• Carta de términos y condiciones para usar la firma electrónica avanzada con el IMSS
• Acuse de recibo electrónico
• Aviso de Registro Patronal Personas Morales en el Régimen Obligatorio (ARP-PM)
• Tarjeta patronal IMSS

Todo esto sirve como respaldo de que la empresa quedó formalmente registrada y puede operar sin contratiempos en temas de seguridad social.

¿Cuánto tiempo tarda el alta del registro patronal?

Una pregunta bien frecuente de los gerentes es cuánto hay que esperar para tener listo el registro patronal. Y afortunadamente el IMSS no se tarda tanto.

Una vez que se entrega toda la documentación completa y se concluye el proceso, el tiempo estimado para obtener el registro es de aproximadamente dos días hábiles. Claro, esto puede variar un poco dependiendo la carga de trabajo de la subdelegación, pero en general es un trámite relativamente rápido si se tienen todos los papeles en orden.

¿Dónde puedo descargar mi tarjeta de identificación patronal?

La Tarjeta de Identificación Patronal (TIP) es el documento oficial que avala el registro de la empresa ante el IMSS. Es indispensable para muchos trámites posteriores y más vale tenerla siempre a la mano. Para conseguirla hay varias opciones:

• Desde el Escritorio Virtual del IMSS: entrando con la efirma o el NRP. Ahí se busca la sección de “Tarjeta de Identificación Patronal” y se descarga en PDF.
• Directo en la subdelegación del IMSS: se lleva el RFC, la efirma y una identificación oficial para solicitar la reimpresión.

Algunas subdelegaciones también ofrecen enviarla por correo electrónico si se pide con anticipación. O se puede marcar al 800 23 23 23 (opción “patrones”) para pedir orientación y confirmar requisitos. Así se mantiene actualizado el archivo y se evitan contratiempos cuando se necesite mostrar el registro.

¿Qué pasa si tengo registro patronal y no tengo trabajadores?

Este escenario es más común de lo que parece, sobre todo en empresas que apenas arrancan operaciones o que atraviesan un bache.

Para las áreas de RRHH y los directivos, el punto clave es que tener un registro patronal activo implica obligaciones, incluso si no hay empleados en nómina en ese momento. Por ejemplo, tanto el IMSS como el INFONAVIT esperan que mes a mes se reporten movimientos. Si no hay trabajadores, entonces toca presentar declaraciones en cero usando el SUA. Y en el IDSE, simplemente no se generan movimientos mientras no haya empleados registrados.

Ahora bien, si la empresa sabe que no va a contratar personal en un buen rato, conviene solicitar la suspensión temporal del registro patronal ante el IMSS. Esto ayuda a pausar obligaciones y previene requerimientos innecesarios. Y si ya no se necesita en absoluto el registro, se puede tramitar la cancelación del registro patronal directamente en la subdelegación.

Porque ojo: si no se avisa al IMSS que no hay empleados, el sistema podría empezar a generar cuotas presuntas, con todo y sus respectivos cobros, aunque la empresa no tenga a quién pagarle salario. Eso sí puede convertirse en un dolor de cabeza para las finanzas.

Preguntas frecuentes

¿Para el registro patronal se hace con el Salario Diario Integrado (SDI)?

No, el Salario Diario Integrado (SDI) no entra en el juego directo cuando se tramita el registro patronal. Este trámite ante el IMSS es más bien para que la empresa obtenga su número y quede formalmente inscrita. El SDI sirve después, cuando toca calcular las cuotas obrero patronales que la empresa debe pagar, pero no es un requisito para abrir el registro patronal como tal. Así que el SDI se vuelve relevante ya con la nómina y los pagos mensuales, no al momento de sacar el número patronal.

¿La remuneración a los trabajadores se establecen en el registro patronal?

El registro patronal en realidad es un trámite administrativo que sirve para que la empresa obtenga su número oficial ante el IMSS y pueda cumplir con todas sus obligaciones legales. La remuneración a los trabajadores no se define en ese proceso, sino que queda establecida en el contrato de trabajo o en los acuerdos que firmen patrón y colaborador. El registro patronal simplemente da el marco para que se formalicen las altas y las cuotas, pero el sueldo, prestaciones y demás condiciones laborales se pactan por fuera de ese trámite.

¿El recibo de nómina se elabora a partir del registro patronal?

No exactamente. El registro patronal no es el punto de partida para armar los recibos de nómina. Más bien, ese número que otorga el IMSS permite que la empresa cumpla con sus obligaciones de seguridad social, pero el recibo de nómina se genera con base en la información interna: salario, horas trabajadas, prestaciones y deducciones. El registro patronal simplemente respalda que la empresa está legalmente dada de alta y puede reportar sus cuotas, mientras que la nómina detalla lo que realmente gana y recibe el trabajador.

¿La prima de antigüedad o la prima vacacional se ven modificadas a partir del registro patronal?

No, el registro patronal no altera ni cambia cómo se calculan la prima de antigüedad o la prima vacacional. Esas prestaciones están reguladas por la Ley Federal del Trabajo y por lo que se establezca en cada contrato individual, sin importar el registro patronal. 

Este número solo garantiza que la empresa está registrada ante el IMSS y cumple con sus cuotas, pero los montos de primas se calculan aparte. Si se quiere conocer a detalle la prima vacacional, conviene echar mano de nuestra calculadora para tener un estimado claro.

¿Dentro de las NOM 035 o NOM 037 se hace mención sobre el registro patronal?

No, ni la NOM 035 ni la NOM 037 mencionan de forma explícita el registro patronal. La 035 se enfoca en factores psicosociales en el trabajo y la 037 en temas relacionados con incapacidad por riesgo de trabajo, pero para que una empresa pueda cumplir con cualquier NOM laboral primero tiene que estar bien registrada ante el IMSS. O sea, el registro patronal es un requisito previo indispensable para demostrar formalidad y poder atender todas las normas de seguridad e higiene, aunque no aparezca citado tal cual en esas NOM.

¿La LFT rige el registro patronal?

Sí, la LFT es la que sienta las bases para que las empresas tengan la obligación de obtener su registro patronal ante el IMSS. Ahí se establece claramente que las compañías deben afiliarse y cumplir con todas las responsabilidades que eso conlleva, como dar de alta a los trabajadores y pagar cuotas. 

¿Cómo influye el registro patronal en el cálculo del salario bruto a neto de un trabajador?

El registro patronal funciona como la llave que abre la puerta para que el IMSS pueda identificar a la empresa y así aplicar correctamente las cuotas de seguridad social. Esto impacta de forma directa en el cálculo del salario bruto a neto, porque ahí entran las deducciones del IMSS que se descuentan al trabajador. 

Sin el registro patronal, no habría forma de reportar ni descontar esas cuotas. Por eso, aunque el número en sí no define el salario, sí garantiza que las deducciones legales se hagan bien, evitando problemas con el cálculo final que recibe el empleado.