Incidencias en la nómina: ¿Qué son? ¿Para qué sirven?

En el mundo laboral, las incidencias de nómina son un fenómeno común pero a menudo mal comprendido. Estas incidencias pueden surgir por una variedad de razones, desde errores de entrada de datos hasta situaciones más complejas relacionadas con la legislación laboral. En esta entrada, exploraremos qué son realmente las incidencias de nómina, cómo pueden afectar al personal y proporcionaremos ejemplos claros para ilustrar su impacto.

¿Qué son las incidencias de nómina?

Las incidencias del personal son todas aquellas situaciones que se presentan y que modifican el cálculo normal de la nómina. Estos eventos deben ser registrados por la empresa en el periodo de nómina próximo, algunos ejemplos más comunes de incidencias laborales son:

• Faltas justificadas o injustificadas
• Retardos
• Horas extras
• Comisiones, compensaciones o gratificaciones
• Descuentos por préstamos o anticipos de sueldo
• Apoyos de pasajes, comedor o vales de despensa
• Aplicación de incapacidades
• Registro de finiquitos o liquidaciones
• Pago de premios de puntualidad, asistencia o productividad
• Modificación del salario
• Días económicos
• Incapacidad por maternidad
• Incapacidad por lactancia 
• Vacaciones

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¿Cuáles son los tipos de incidencias?

Previstas: Estas son aquellas que son consideradas con anticipación cómo las vacaciones, incapacidades por maternidad o alguna condición médica específica.

Imprevistas: Son las incidencias que surgen a partir de accidentes, riesgos de trabajo o incapacidades.

¿Qué es una incidencia laboral en nómina?

Una incidencia laboral en nómina se refiere a cualquier discrepancia, irregularidad o cambio en los datos de la nómina de un trabajador. Estas discrepancias pueden variar desde algo tan simple como un error tipográfico en el salario hasta situaciones más complicadas como ausencias no autorizadas, licencias médicas o ajustes por horas extras.

¿Qué relación tienen las incidencias con la nómina?

El pago de nómina va relacionado directamente con las incidencias, ya que con base en la información recabada, el pago puede tener variaciones. Las incidencias en su mayoría tienen como finalidad generar descuentos.

Es de vital importancia contar con el control eficiente de las incidencias de nómina para el cálculo correcto del pago de esta. Por lo general, cuando el trabajador siente que se le ha perjudicado de manera incorrecta, acudirá a realizar la aclaración correspondiente.

¿Cuáles son los beneficios de contar con un control de las incidencias?

La gestión de incidencias se considera cada vez más importante, e incluso empresas que se caracterizan por estar a la vanguardia en términos de recursos humanos y adopción de nuevas tecnologías, invierten gran parte del presupuesto de una organización en mantener la infraestructura y sistemas que puedan ayudarles a controlarlas. 

Por lo tanto, los beneficios de contar con un control de incidencias son: 

• Pagar de manera correcta la nómina.
• Tener una nómina veraz ayuda a calcular de manera correcta los impuestos en materia laboral.
• Se evitan sanciones en caso de revisiones fiscales.
• Sirven como evidencia en casos de litigios laborales.
• Se vuelve más eficiente el trabajo de las personas encargadas del cálculo y pago de la nómina.

¿Cuáles son las desventajas de no contar con un control de incidencias?

Por el contrario, no contar con procesos, herramientas tecnológicas, personal capacitado para llevar un eficiente control de las incidencias, hará que la organización pierda tiempo y dinero. Algunas de las desventajas más usuales, son las siguientes. 

• Cálculos defectuosos de la nómina.
• Trabajadores inconformes con sus pagos.
• Generación de pagos complementarios de impuestos.
• Intranquilidad en revisiones fiscales.
• Perder litigios laborales.

Existen múltiples factores y variables que tienen un impacto en el cálculo óptimo de la nómina. Por esto, es importante contar con herramientas que nos permitan registrar los datos, automatizar procesos  y ahorrar tiempo y dinero.

¿Qué es un reporte de nómina y cómo se relaciona con las incidencias laborales?

Un reporte de nómina de trabajadores es un documento que resume la información financiera relacionada con el pago de los empleados durante un período específico. Este informe incluye detalles como salarios, deducciones, bonificaciones y cualquier otra información relevante para el pago de los trabajadores. Las incidencias laborales se reflejan en estos informes, ya sea como ajustes, correcciones o notas explicativas para garantizar la transparencia y la precisión en el proceso de nómina.

Cómo gestionar las incidencias laborales de manera efectiva

Para gestionar adecuadamente las incidencias laborales en la nómina, es fundamental contar con un sistema de seguimiento y registro sólido. Además, la comunicación clara entre el departamento de recursos humanos, los gerentes y los empleados es esencial para abordar y resolver las incidencias de manera oportuna y equitativa. Asimismo, la capacitación regular sobre políticas y procedimientos de nómina puede ayudar a prevenir errores y minimizar el impacto de las incidencias en el personal.

Preguntas frecuentes

¿Las incidencias en la nómina tienen un impacto directo en el cálculo del aguinaldo?

Sí, ya que el aguinaldo se determina con base en la jornada laboral y el salario del trabajador. Las faltas injustificadas, suspensiones y licencias sin goce de sueldo pueden reducir su monto proporcional, mientras que las incapacidades por enfermedad general sólo afectan si el pago se realizó a través del IMSS. En cambio, conceptos como horas extras o algún bono no tienen un impacto directo en el cálculo. 

¿Qué tipo de incidencias en la nómina son gestionadas por recursos humanos? 

El área de recursos humanos se encarga de gestionar incidencias laborales relacionadas con una ausencia, retardos, incapacidad, permisos, vacaciones, ajustes salariales, bonos, deducciones y retenciones legales. También debe verificar la correcta aplicación de descuentos por faltas, prima de antigüedad y alguna compensación, asegurando que la información registrada sea precisa para evitar errores en los pagos y cumplir con las obligaciones laborales y fiscales. 

¿Cómo pueden las empresas utilizar el registro de incidencias para mejorar la gestión del desempeño?

En ocasiones el desempeño puede verse afectado por patrones de ausentismo laboral, retardos o permisos recurrentes, los cuales las empresas pueden identificar mediante el registro de incidencias. Al analizar estos datos, pueden detectar áreas de mejora e implementar estrategias correctivas como la capacitación, ajustes en la carga de trabajo o mejoras en el clima organizacional. Resultando en una toma de decisiones más informada al realizar una evaluación de desempeño, diseño de planes para incentivos y reforzamiento de políticas que fomenten la puntualidad y el compromiso, contribuyendo así a un entorno de trabajo más eficiente y equilibrado.  

¿Cómo impactan las incidencias en la base de cálculo de la PTU? 

La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) debe considerar las incidencias en la nómina, como incapacidades, permisos sin goce de sueldo y horas extras, según su impacto en los dos criterios de reparto: días trabajados y salario percibido. Para el cálculo basado en días trabajados, solo se cuentan los días efectivamente laborados, excluyendo alguna falta injustificada y permisos. En cuanto al salario, se toman en cuenta las percepciones ordinarias, excluyendo prestaciones como vales de despensa o bonos no integrados al salario base. El correcto registro de estas incidencias no solo garantiza un cálculo preciso y equitativo de la PTU, sino que también contribuye a la transparencia y equidad en el ambiente laboral.  

¿Las incidencias en la nómina pueden afectar el cálculo de la prima vacacional? 

Sí, las incidencias pueden afectar el cálculo de la prima vacacional, ya que esta se determina con base en el salario ordinario del trabajador y los días de vacaciones a los que tiene derecho. Faltas injustificadas, suspensiones o ausencias sin goce de sueldo pueden reducir la base de cálculo si impactan la antigüedad laboral o el pago de días efectivos. Asimismo, estos factores pueden influir en el clima laboral, afectando el ambiente de trabajo y la moral del equipo debido a las faltas o ausencias del colaborador. Por otro lado, conceptos como horas extras, bonos o comisiones generalmente no se consideran, a menos que formen parte del salario integrado para efectos de prestaciones.

Para facilitar este cálculo, te invitamos a usar nuestra calculadora prima vacacional, que te ayudará a obtener un resultado más preciso. 

¿Cuál es la relación entre la segmentación del organigrama y la automatización de incidencias en la nómina? 

La segmentación del organigrama influye directamente en la automatización del procesamiento de incidencias de nómina, ya que permite definir flujos de autorización, una jerarquía de aprobación y responsables en cada área. Permitiendo fortalecer la cultura organizacional al estructurar correctamente dichos niveles organizacionales. Los sistemas automatizados pueden asignar permisos, distribuir notificaciones y validar incidencias según el puesto o departamento correspondiente, mejorando la eficiencia en la gestión de la nómina, reduciendo errores y garantizando que las incidencias sean procesadas de manera ágil y conforme a las políticas internas de la empresa.   

¿Las incidencias en la nómina pueden indicar incumplimiento de la NOM 037 y la NOM 035?

Sí, pueden indicar un incumplimiento tanto de la NOM 037 en teletrabajo como riesgos psicosociales según la NOM 035. El incumplimiento de la NOM 037 se refleja en la falta de registros adecuados de horas trabajadas, no pago de horas extras, ausencia de acuerdos claros sobre horarios, o la falta de equipos para teletrabajar. Además, cualquier descuento o modificación salarial sin justificación puede vulnerar el derecho laboral del trabajador. Por otro lado, incidencias como jornadas excesivas, faltas frecuentes, cambios salariales abruptos o falta de descansos pueden señalar riesgos psicosociales relacionados con sobrecarga de trabajo y un entorno laboral insalubre, los cuales la NOM 035 busca prevenir.