Incapacidad por maternidad IMSS: ¿Cómo funciona? ¿Cómo se paga?

La incapacidad por maternidad es un derecho laboral que las empresas deben gestionar correctamente para garantizar el descanso de las trabajadoras y el acceso al subsidio del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). En esta guía encontrarás quién tiene derecho a la prestación, cuáles son los requisitos, cómo se tramita, cómo se paga el subsidio y qué obligaciones tienen Recursos Humanos y Nómina durante todo el proceso.

¿Qué es la incapacidad por maternidad en México?

La incapacidad por maternidad permite a las trabajadoras aseguradas disfrutar de un periodo de descanso antes y después del parto. El certificado único de incapacidad por maternidad expedido por el IMSS se expide por 84 días naturales y, cuando se cumplen los requisitos, la asegurada recibe el subsidio correspondiente.

La Ley Federal del Trabajo (LFT) reconoce seis semanas de descanso anteriores y seis posteriores al parto. A solicitud de la trabajadora pueden transferirse hasta cuatro semanas del periodo prenatal al posnatal, previa autorización médica y considerando la opinión del patrón y la naturaleza del trabajo.

La empresa debe respetar estos derechos y evitar cualquier trato discriminatorio. La LFT prohíbe despedir o coaccionar a una trabajadora para que renuncie por estar embarazada. Esto no significa que el embarazo elimine cualquier otra causa legal de rescisión: una separación solo podría justificarse cuando exista y se acredite una causa prevista por la legislación laboral que sea independiente del embarazo o de la incapacidad por maternidad.

¿Qué incluye la incapacidad por maternidad del IMSS?

La protección por maternidad incluye prestaciones médicas, económicas y en especie. Para las empresas es importante distinguir cuáles dependen de la calidad de trabajadora asegurada y cuáles corresponden al procedimiento laboral.

La Ley del Seguro Social reconoce la asistencia obstétrica y la canastilla como prestaciones de maternidad. El IMSS también señala que el certificado único comprende 84 días y que los certificados de enlace pueden abarcar de uno a 21 días; estos últimos se pagan bajo una mecánica distinta, al 60 % del salario correspondiente.

¿Qué normas regulan la incapacidad por maternidad en México?

La incapacidad por maternidad se sustenta principalmente en normas laborales, de seguridad social y de atención médica.

Ley Federal del Trabajo (LFT). El artículo 170 regula el descanso prenatal y posnatal, la transferencia de hasta cuatro semanas, las prórrogas cuando la trabajadora esté imposibilitada para laborar a causa del embarazo o parto, el derecho a regresar al puesto y los descansos de lactancia.

Durante el periodo de lactancia, hasta por seis meses, la trabajadora tiene derecho a dos reposos de media hora en un lugar adecuado e higiénico que designe la empresa o, cuando esto no sea posible, a una reducción de una hora de la jornada mediante acuerdo con el patrón. No se trata únicamente de una recomendación empresarial.

Ley del Seguro Social (LSS). Regula las prestaciones en especie, el subsidio, los requisitos para recibirlo y los casos en que el salario íntegro queda a cargo del patrón.

NOM-007-SSA2-2016. Establece criterios para la atención de la mujer durante el embarazo, parto y puerperio y de la persona recién nacida. No regula por sí misma el subsidio laboral.

Convenio 183 de la OIT. Es una referencia internacional sobre protección de la maternidad, pero no debe presentarse como la norma que determina las obligaciones patronales en México. México no figura entre los Estados que han ratificado este convenio en NORMLEX; las obligaciones nacionales se determinan principalmente por la LFT y la LSS.

¿Cuáles son los requisitos para obtener el subsidio por incapacidad por maternidad?

El subsidio en dinero corresponde a la trabajadora asegurada ante el IMSS. Ser esposa o concubina de una persona asegurada puede generar derechos a determinadas prestaciones médicas de maternidad, pero no convierte a la beneficiaria en trabajadora asegurada con derecho al subsidio laboral. Para recibir el subsidio, la Ley del Seguro Social exige:

• Haber cubierto por lo menos 30 cotizaciones semanales durante los 12 meses anteriores a la fecha en que debe comenzar el pago.
• Que el IMSS haya certificado el embarazo y la fecha probable del parto.
• No realizar trabajo remunerado durante los periodos de descanso anteriores y posteriores al parto.

Para la expedición del certificado, el IMSS solicita identificación oficial vigente con fotografía y un documento que muestre el Número de Seguridad Social (NSS). Cuando el embarazo se atiende con un médico externo, también debe presentarse la interpretación del ultrasonido con una antigüedad no mayor a cinco semanas.

Si la trabajadora lleva el control prenatal fuera del IMSS, debe presentarse con su médico familiar del Instituto durante la semana 34 de gestación para que se certifique el embarazo y, cuando corresponda, se expida el certificado único de incapacidad por maternidad.

¿Qué ocurre en situaciones especiales?

La duración o documentación de la incapacidad puede requerir un tratamiento particular en algunos casos.

• Parto entre la semana 23 y antes de la 34. El IMSS contempla 84 días de descanso por maternidad para las aseguradas registradas en el régimen obligatorio. Si el parto fue atendido externamente, existe un procedimiento específico para solicitar el certificado.
• Embarazo múltiple. No genera por sí mismo un certificado de mayor duración. El IMSS señala que tanto en parto único como múltiple se otorgan 84 días.
• Recién nacido con discapacidad o que requiere atención médica hospitalaria. La Ley Federal del Trabajo permite que el descanso posterior al parto sea de hasta ocho semanas, previa presentación del certificado médico correspondiente.
• Complicaciones del embarazo o parto. Si la trabajadora se encuentra imposibilitada para trabajar a causa del embarazo o del parto, los periodos de descanso pueden prorrogarse por el tiempo necesario. Conforme a la LFT, durante estas prórrogas tiene derecho al 50 % de su salario por un periodo no mayor de 60 días.
• Parto posterior a la fecha probable. El IMSS puede emitir certificados de enlace para ajustar el periodo posnatal. Estos certificados pueden abarcar de uno a 21 días y se pagan como continuación de incapacidades por enfermedad, al 60 % del salario correspondiente.

¿Qué pasa si la trabajadora no cumple con las 30 semanas cotizadas?

Si la trabajadora no reúne las 30 cotizaciones semanales exigidas durante los 12 meses anteriores, el IMSS no cubre el subsidio de maternidad bajo esa regla y el pago del salario íntegro queda a cargo del patrón. Así lo establece el artículo 103 de la Ley del Seguro Social.

Esto no elimina el derecho de la trabajadora al descanso por maternidad previsto en la legislación laboral. Por ello, Recursos Humanos y Nómina deben identificar con anticipación los casos en los que una colaboradora podría no cumplir con el periodo mínimo de cotización. La revisión permite anticipar el efecto en la nómina y evitar que la empresa interprete erróneamente que la falta del subsidio del IMSS elimina la obligación económica correspondiente. 

Como buena práctica, RRHH puede orientar a la trabajadora para que consulte sus semanas cotizadas y su vigencia de derechos, sin condicionar el reconocimiento del descanso a documentación que el IMSS no exija.

¿Cómo certifica el IMSS el embarazo para emitir la incapacidad por maternidad?

El procedimiento oficial del IMSS no establece como requisito general un documento denominado “Certificado Médico Prenatal (CMP)”. El paso relevante es la certificación del embarazo y de la fecha probable de parto por el IMSS, a partir de la cual puede expedirse el Certificado Único de Incapacidad por Maternidad.

¿Qué pasa si el embarazo se atiende fuera del IMSS?

La trabajadora puede llevar su control prenatal con un médico externo. En ese caso, debe acudir una vez con su médico familiar del IMSS durante la semana 34 de gestación determinada por su médico particular. Para esa consulta debe presentar:

• identificación oficial vigente con fotografía;
• documento que muestre su NSS;
• interpretación de ultrasonido con antigüedad no mayor a cinco semanas.

El personal médico del IMSS realiza la valoración necesaria, certifica el embarazo y, cuando corresponda, expide el certificado único. Si el control prenatal se lleva dentro del IMSS, la trabajadora debe acudir con su médico desde que sospeche el embarazo y seguir las citas que se le indiquen.

¿Cómo tramitar la incapacidad por maternidad en el IMSS?

El proceso depende de si la trabajadora recibe el control prenatal en el IMSS o con un médico externo.

1. Verificar la vigencia como asegurada. La trabajadora debe encontrarse vigente ante el IMSS para tramitar la prestación correspondiente.
2. Llevar el control prenatal. Si recibe atención en el IMSS, debe acudir con su médico familiar desde el inicio del embarazo. Si se atiende externamente, debe presentarse en su Unidad de Medicina Familiar durante la semana 34.
3. Presentar la documentación. Debe llevar identificación oficial y documento con NSS; si existe control externo, también la interpretación del ultrasonido reciente.
4. Solicitar la transferencia de semanas, si corresponde. Pueden transferirse de una a cuatro semanas del periodo prenatal al posnatal. La solicitud requiere el consentimiento del patrón o de todos los patrones, autorización médica institucional y, cuando el seguimiento sea externo, la opinión del médico particular.
5. Recibir el certificado único. El IMSS expide el Certificado Único de Incapacidad por Maternidad que ampara 84 días naturales.
6. Entregar la copia correspondiente a la empresa. La trabajadora debe proporcionar a Recursos Humanos la copia destinada al patrón para justificar la ausencia y permitir el tratamiento correcto en nómina.

¿Cómo deben gestionar las empresas una incapacidad por maternidad?

La empresa no tramita de manera ordinaria la certificación médica del embarazo ni solicita al IMSS la autorización del subsidio en nombre de la trabajadora. Su responsabilidad se concentra en la gestión laboral, documental y de nómina.

1. Recibir el certificado. Recursos Humanos debe obtener la copia destinada al patrón y validar el periodo de incapacidad.
2. Revisar el esquema de pago. Nómina debe identificar si el subsidio será pagado directamente por el IMSS, si existe un Convenio de Pago Indirecto y Reembolso de Subsidios o si el patrón debe asumir el salario por falta de semanas cotizadas.
3. Registrar correctamente la ausencia. La incapacidad debe reflejarse en los controles internos y en la nómina conforme al tratamiento aplicable.
4. Planificar la cobertura del puesto. La empresa puede redistribuir funciones o establecer una cobertura temporal sin trasladar indebidamente cargas de trabajo al resto del equipo de trabajo.
5. Respetar el periodo de descanso. Uno de los requisitos del subsidio es que la asegurada no realice trabajo remunerado durante los periodos cubiertos.
6. Preparar la reincorporación. Al regresar, deben respetarse el puesto, los derechos laborales y las disposiciones aplicables al periodo de lactancia.

¿Cómo se paga el subsidio por incapacidad por maternidad?

El subsidio busca sustituir el ingreso de la trabajadora asegurada durante el descanso por maternidad cuando reúne los requisitos de la Ley del Seguro Social.

¿Cuál es el monto del subsidio por incapacidad por maternidad?

El certificado único se paga con base en el 100 % del último salario diario de cotización registrado ante el IMSS a la fecha de certificación, por los 84 días amparados, y el IMSS contempla su pago en una sola exhibición.

¿Quién paga el subsidio de incapacidad por maternidad?

Como regla general, la prestación económica corresponde al IMSS. Si la asegurada no cumple con las 30 cotizaciones semanales, el salario íntegro queda a cargo del patrón.

¿Cuándo y cómo se recibe el subsidio?

El mecanismo depende de la modalidad aplicable. Para el cobro en ventanilla, el IMSS indica que puede realizarse a partir del tercer día hábil posterior a la recepción del certificado. También existen mecanismos de depósito bancario y pago mediante nómina cuando la empresa tiene convenio con el Instituto.

¿Hay un tope al subsidio de incapacidad por maternidad que paga IMSS?

El pago se basa en el salario registrado ante el Instituto. Ese salario base de cotización está sujeto al límite máximo que el IMSS opera en 25 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA), por lo que no debe entenderse como un tope independiente creado exclusivamente para la maternidad.

¿Qué sucede cuando la empresa tiene un Convenio de Pago Indirecto?

Cuando existe un Convenio de Pago Indirecto y Reembolso de Subsidios, el patrón entrega el subsidio a la trabajadora y posteriormente solicita el reembolso correspondiente al Instituto. El trámite del IMSS está dirigido a patrones con 50 o más trabajadores que reúnan las condiciones aplicables.

Errores comunes en la incapacidad por maternidad en México

Los problemas de gestión pueden provocar retrasos, diferencias en nómina o una interpretación incorrecta de las responsabilidades de la empresa.

Errores frecuentes de las trabajadoras

• No verificar oportunamente las semanas cotizadas.
• Confundir la atención médica como beneficiaria con el derecho al subsidio como trabajadora asegurada.
• Presentarse sin los documentos necesarios ante el IMSS.
• Cuando existe control prenatal externo, acudir con un ultrasonido que no cumple la antigüedad requerida.
• No solicitar con anticipación la transferencia de semanas cuando se desea utilizar esta opción.
• No entregar a Recursos Humanos la copia del certificado destinada al patrón.

El IMSS indica que, cuando el embarazo se atiende externamente, la trabajadora puede acudir una sola vez durante la semana 34 para la certificación y expedición del documento correspondiente.

Errores frecuentes de las empresas

• Asumir que la empresa debe autorizar el subsidio ante el IMSS.
• Confundir el subsidio del Instituto con el salario que debe asumir el patrón cuando faltan semanas de cotización.
• Desconocer si existe un Convenio de Pago Indirecto y Reembolso de Subsidios.
• Solicitar trabajo durante el periodo cubierto por la incapacidad.
• No planificar la cobertura temporal del puesto.
• No preparar correctamente la reincorporación y el periodo de lactancia.

Como buena práctica, RRHH y Nómina deben contar con un procedimiento interno que diferencie claramente certificación médica, registro de la ausencia, esquema de pago y reincorporación.