Tabla de contenidos
- ¿Qué son las incidencias de nómina?
- ¿Cuáles son los tipos de incidencias?
- ¿Qué es una incidencia laboral en nómina?
- ¿Qué relación tienen las incidencias con la nómina?
- ¿Cuáles son los beneficios de contar con un control de las incidencias?
- ¿Cuáles son las desventajas de no contar con un control de incidencias?
- ¿Qué es un reporte de nómina y cómo se relaciona con las incidencias laborales?
- ¿Cómo gestionar las incidencias laborales de manera efectiva?
- Preguntas frecuentes
Dentro de la gestión laboral, las incidencias en la nómina son parte del día a día, aunque no siempre se entienden del todo bien. Estas situaciones pueden aparecer por múltiples causas: desde un simple error al capturar información, hasta casos más delicados que involucran temas legales o contractuales. En esta entrada vamos a aterrizar qué implica una incidencia de nómina, cómo puede impactar en el equipo y qué ejemplos concretos conviene tener en el radar para dimensionar su alcance.
¿Qué son las incidencias de nómina?
Las incidencias del personal son todas aquellas situaciones que se presentan y que modifican el cálculo normal de la nómina. Estos eventos deben ser registrados por la empresa en el periodo de nómina próximo, algunos ejemplos más comunes de incidencias laborales son:
- Faltas justificadas o injustificadas
- Retardos
- Horas extras
- Comisiones, compensaciones o gratificaciones
- Descuentos por préstamos o anticipos de sueldo
- Apoyos de pasajes, comedor o vales de despensa
- Aplicación de incapacidades
- Registro de finiquitos o liquidaciones
- Pago de premios de puntualidad, asistencia o productividad
- Modificación del salario
- Días económicos
- Incapacidad por maternidad
- Incapacidad por lactancia
- Vacaciones
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¿Cuáles son los tipos de incidencias?
Previstas: Estas son aquellas que son consideradas con anticipación cómo las vacaciones, incapacidades por maternidad o alguna condición médica específica.
Imprevistas: Son las incidencias que surgen a partir de accidentes, riesgos de trabajo o incapacidades.
¿Qué es una incidencia laboral en nómina?
Cuando se habla de una incidencia laboral en nómina, básicamente nos referimos a cualquier ajuste que impacta lo que una persona termina cobrando en su quincena o mes. Puede ser algo simple, como un error en los datos del sistema, o algo más sustancial: una falta sin justificar, una incapacidad médica o incluso el pago de horas extras. Son esos movimientos que, aunque a veces parecen pequeños, alteran los registros salariales y pueden cambiar el monto final. Y si no se llevan bien, no solo generan errores en los pagos, también pueden abrir la puerta a reclamos o complicaciones legales más adelante.
¿Qué relación tienen las incidencias con la nómina?
El pago de nómina va relacionado directamente con las incidencias, ya que con base en la información recabada, el pago puede tener variaciones. Las incidencias en su mayoría tienen como finalidad generar descuentos.
Es de vital importancia contar con el control eficiente de las incidencias de nómina para el cálculo correcto del pago de esta. Por lo general, cuando el trabajador siente que se le ha perjudicado de manera incorrecta, acudirá a realizar la aclaración correspondiente.
¿Cuáles son los beneficios de contar con un control de las incidencias?
Hoy por hoy, tener un buen control de incidencias ya no es opcional. Incluso las empresas que lideran en innovación y digitalización lo saben bien: una parte importante de su presupuesto se va en mantener sistemas que les permitan llevar ese seguimiento al día. Porque cuando estos registros fallan, no solo hay errores en los pagos… también se resiente la confianza, el orden interno y, a la larga, el clima laboral.
Por lo tanto, los beneficios de contar con un control de incidencias son:
- Pagar de manera correcta la nómina
- Tener una nómina veraz ayuda a calcular de manera correcta los impuestos en materia laboral
- Se evitan sanciones en caso de revisiones fiscales
- Sirven como evidencia en casos de litigios laborales
- Se vuelve más eficiente el trabajo de las personas encargadas del cálculo y pago de la nómina
¿Cuáles son las desventajas de no contar con un control de incidencias?
Por el contrario, no contar con procesos, herramientas tecnológicas, personal capacitado para llevar un eficiente control de las incidencias, hará que la organización pierda tiempo y dinero. Algunas de las desventajas más usuales, son las siguientes.
- Cálculos defectuosos de la nómina
- Trabajadores inconformes con sus pagos
- Generación de pagos complementarios de impuestos
- Intranquilidad en revisiones fiscales
- Perder litigios laborales
Existen múltiples factores y variables que tienen un impacto en el cálculo óptimo de la nómina. Por esto, es importante contar con herramientas que nos permitan registrar los datos, automatizar procesos y ahorrar tiempo y dinero.
¿Qué es un reporte de nómina y cómo se relaciona con las incidencias laborales?
Un reporte de nómina no es solo un desglose de sueldos y descuentos; en realidad, funciona como una radiografía de lo que ocurrió en el mes con cada persona del equipo. Ahí se reflejan pagos, deducciones, bonos, y sobre todo, las incidencias laborales que pudieron haber influido en el resultado final: faltas, permisos, ajustes o ausencias. Tener claridad en estos reportes es clave para evitar malentendidos y asegurar que lo que se paga coincida con lo que realmente pasó en la operación.
¿Cómo gestionar las incidencias laborales de manera efectiva?
Llevar bien el registro de las incidencias laborales es más que un tema administrativo; impacta directamente en la confianza y en el flujo del trabajo. Por eso conviene tener un sistema claro y ágil para registrarlas, pero también canales abiertos entre RH, mandos medios y el personal. Si los procedimientos se conocen y están bien explicados, los errores bajan y los conflictos también. La capacitación continua —aunque sea breve y práctica— ayuda a que todos sepan qué hacer y cuándo, y eso, al final, facilita la gestión de la nómina y mejora el clima laboral.
Preguntas frecuentes
¿Las incidencias en la nómina tienen un impacto directo en el cálculo del aguinaldo?
Sí, totalmente. El aguinaldo se calcula con base en la jornada y la nómina del trabajador, así que cualquier incidencia puede influir. Faltas injustificadas, suspensiones o permisos sin goce de sueldo suelen reducir el monto proporcional. En cambio, si la persona tuvo una incapacidad por enfermedad general y el pago lo asumió el IMSS, también puede haber un ajuste. Eso sí, conceptos como horas extras o bonos no se toman en cuenta directamente en el cálculo del aguinaldo.
¿Qué tipo de incidencias en la nómina son gestionadas por recursos humanos?
Desde el área de recursos humanos se gestionan todo tipo de movimientos que afectan la nómina: ausencias, retardos, incapacidades, permisos, vacaciones, cambios de salario, bonos, deducciones, retenciones legales, entre otros. También es responsabilidad del área verificar que los descuentos por faltas estén bien aplicados, al igual que prestaciones como la prima de antigüedad o alguna compensación adicional. Lo importante es que todo quede bien registrado para evitar errores en los pagos y cumplir con lo que marca la ley —tanto en lo laboral como en lo fiscal.
¿Cómo pueden las empresas utilizar el registro de incidencias para mejorar la gestión del desempeño?
Más allá del control administrativo, llevar un registro detallado de las incidencias puede decir mucho sobre lo que pasa en el equipo. Cuando hay ausentismo laboral, retardos frecuentes o permisos constantes, esos patrones pueden dar señales. Analizar esos datos permite tomar mejores decisiones: desde ajustar cargas de trabajo o mejorar procesos, hasta detectar dónde hace falta capacitación o incluso intervenir en temas de clima laboral. Todo eso influye cuando se evalúa el desempeño, se diseñan incentivos o se buscan maneras de reforzar la puntualidad y el compromiso.
¿Cómo impactan las incidencias en la base de cálculo de la PTU?
La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) se reparte con base en dos factores: los días efectivamente laborados y el salario percibido. Por eso, incidencias como incapacidades, permisos sin sueldo o faltas injustificadas pueden reducir los días contabilizados. Y en el caso del salario, solo se consideran las percepciones ordinarias —no entran vales, bonos o cualquier pago que no forme parte del salario base. Llevar un buen registro de todo esto no solo asegura un reparto justo, también aporta transparencia y evita conflictos.
¿Las incidencias en la nómina pueden afectar el cálculo de la prima vacacional?
Sí, pueden influir. La prima vacacional se calcula con base en el salario ordinario y los días de vacaciones que corresponden según la antigüedad laboral. Si hay faltas injustificadas, suspensiones o ausencias sin goce de sueldo, eso puede modificar la base de cálculo, sobre todo si impactan en los días efectivos o en la antigüedad reconocida. Además, estas ausencias constantes pueden afectar el ambiente de trabajo o la percepción del equipo. En cambio, las horas extras, comisiones o bonos no suelen considerarse, salvo que formen parte del salario integrado.
Para facilitar el cálculo, puedes usar nuestra calculadora prima vacacional y obtener un resultado más preciso.
¿Cuál es la relación entre la segmentación del organigrama y la automatización de incidencias en la nómina?
Una buena segmentación del organigrama ayuda a automatizar mejor el control de incidencias. ¿Por qué? Porque permite definir flujos claros de autorización, saber quién aprueba qué y establecer responsables por área. Si eso está bien estructurado, los sistemas pueden asignar permisos, mandar alertas y validar movimientos según el nivel jerárquico o departamento. Eso reduce errores, agiliza la gestión de la nómina y refuerza la cultura organizacional desde la estructura misma.
¿Las incidencias en la nómina pueden indicar incumplimiento de la NOM 037 y la NOM 035?
Sí, pueden ser una señal de alerta. Por ejemplo, si en esquemas de teletrabajo no se registran bien las horas trabajadas, no se pagan extras o no hay acuerdos claros de horario, podría haber un incumplimiento de la NOM 037. Y si se detectan muchas faltas, jornadas excesivas, recortes salariales sin explicación o pocas pausas durante el día, eso puede estar vinculado a riesgos psicosociales, que son justamente lo que busca prevenir la NOM 035. En ambos casos, las incidencias son una fuente de información útil para identificar prácticas que pueden vulnerar derechos o generar desgaste en los equipos.
