Sin importar el giro o la industria a la cual esté dedicada, todas las empresas están expuestas a que sucedan las llamadas incidencias en nómina.
Las incidencias son todas aquellas situaciones que se presentan y que modifican el cálculo normal de la nómina, sea ésta quincenal o mensual, algunos ejemplos de incidencia comunes son los siguientes:
- Faltas justificadas o injustificadas
- Retardos.
- Horas extras.
- Comisiones, compensaciones o gratificaciones.
- Descuentos por préstamos o anticipos de sueldo.
- Apoyos de pasajes, comedor o vales de despensa.
- Aplicación de incapacidades.
- Registro de finiquitos o liquidaciones.
- Pago de premios de puntualidad, asistencia o productividad.
- Modificación del salario.
- Días económicos.
- Incapacidad por maternidad.
- Incapacidad por lactancia.
- Vacaciones.
Es de vital importancia contar con el control eficiente de las incidencias de nómina para el correcto cálculo del pago de la nómina, por lo general cuando el trabajador siente que se le ha perjudicado de manera incorrecta, acudirá a realizar la aclaración correspondiente.
¿Qué pasa si no tengo un control de incidencias?
Un deficiente control de las incidencias dará como resultado, el cálculo en varias ocasiones la nómina, no cumplir en tiempo y forma con el pago, tener nóminas equivocadas y que esto repercuta en el incorrecto cálculo de pago de impuestos en materia laboral.
Para el correcto y eficiente control de las incidencias se pueden utilizar desde herramientas tan simples (como los relojes checadores para el control de la asistencia ) o incluso softwares o programas reconocidos por las instancias fiscales para el correcto cálculo y emisión de comprobantes fiscales que cumplen con las leyes.
También es importante contar con personal capacitado para el control de trabajadores y las prestaciones a que tienen derecho.
Las ventajas de contar con un control eficiente de las incidencias
La gestión de incidencias se considera cada vez más importante, e incluso empresas que se caracterizan por estar a la vanguardia en términos de recursos humanos y adopción de nuevas tecnologías, invierten gran parte del presupuesto de una organización en mantener la infraestructura y sistemas que puedan ayudarles a controlarlas. ¿Cuáles son los beneficios más importantes de tener un control eficiente de incidencias?
- Pagar de manera correcta la nómina.
- Tener una nómina veraz ayuda a calcular de manera correcta los impuestos en materia laboral.
- Se evitan sanciones en caso de revisiones fiscales.
- Sirven como evidencia en casos de litigios laborales.
- Se vuelve más eficiente el trabajo de las personas encargadas del cálculo y pago de la nómina.
Las desventajas de no contar con un control de las incidencias
Por el contrario, al no contar con procesos, herramientas tecnológicas, personal capacitado y en general, con un deficiente control de las incidencias, hará que la organización pierda tiempo y dinero. Algunas de las desventajas más usuales, son las siguientes.
- Cálculos defectuosos de la nómina.
- Trabajadores inconformes con sus pagos.
- Generación de pagos complementarios de impuestos.
- Intranquilidad en revisiones fiscales.
- Perder litigios laborales.
Como podemos ver, existen múltiples factores y variables que tiene un impacto en el cálculo óptimo de la nómina, por lo cual, es importante contar con herramientas que nos permita hacerlo sin margen de errores, registrar los datos; automatizar procesos y ahorrar tiempo y dinero.
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