Tabla de contenidos
- ¿Qué es la sustitución patronal?
- ¿Qué se necesita para una sustitución patronal?
- ¿Qué dice la ley con respecto a la sustitución del patrón?
- - Como empresa
- - Como trabajador
- ¿Por qué se requiere el convenio?
- ¿Qué documentos se necesitan para realizar el trámite y cómo se deben presentar?
- - Persona moral
- - Persona física
- Preguntas frecuentes
A raíz de los cambios en la ley que regula la subcontratación, las empresas en México se vieron obligadas a ajustar su forma de contratar. Aquellos trabajadores que antes estaban bajo el nombre de otra razón social, pero prestaban servicios en una empresa distinta, ahora deben ser reconocidos formalmente como parte de esa plantilla. Ya no basta con tenerlos asignados por un tercero. Si laboran para una empresa, deben estar en su nómina, con todas las obligaciones que eso implica.
¿Qué es la sustitución patronal?
Es cuando una empresa cambia de manos, pero sin que los trabajadores pierdan su lugar. En vez de arrancar desde cero, lo que sucede es que un nuevo patrón toma el control del negocio, y con eso también asume al personal que ya estaba trabajando ahí. Es como un cambio de jefe, pero con todo y responsabilidades legales. Para los empleados, los derechos siguen intactos. Lo único que cambia es quién firma arriba del organigrama.
La sustitución patronal puede presentarse en distintos escenarios. Algunos de los más comunes son los siguientes:
Compraventa de una empresa
Cuando una empresa cambia de manos por una compraventa, la nueva dueña no solo adquiere los activos, también hereda al personal. En automático, se convierte en el nuevo patrón, con todas las obligaciones laborales que eso implica.
Fusión de empresas
Cuando dos o más empresas se fusionan y crean una nueva entidad, esa nueva empresa no solo arranca con nombre y estructura nuevos, también asume la plantilla completa. Es decir, se convierte en el patrón de todo el personal que venía de las compañías originales, con las mismas obligaciones laborales.
Sucesión empresarial
Cuando el patrón original ya no está —ya sea porque falleció o por alguna razón legal no puede seguir— el negocio no desaparece, y la plantilla tampoco. En ese momento, quien toma el control, ya sea un heredero o representante legal, pasa a ser el nuevo empleador. Lo que cambia es el nombre detrás del escritorio, pero la relación laboral con el equipo se mantiene. La obligación sigue, los derechos también.
¿Qué se necesita para una sustitución patronal?
Para que se concrete una sustitución patronal, se deben cumplir ciertos requisitos legales, entre ellos:
- Celebración de un convenio de sustitución patronal: Este convenio debe ser firmado por el patrón sustituido, el patrón sustituto y, en algunos casos, por el sindicato de la empresa
- Notificación al sindicato: Si existe un sindicato en la empresa, se le debe notificar por escrito sobre la sustitución patronal
- Ratificación ante la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje: El convenio de sustitución patronal debe ser ratificado ante la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje (JFCA)
- Aviso al IMSS: Se debe dar aviso al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) sobre la sustitución patronal para que se actualicen los registros de los trabajadores
Es importante mencionar que la sustitución patronal no afecta los derechos laborales de los trabajadores. Esto significa que los trabajadores conservan su antigüedad laboral, salario, prestaciones, vacaciones, etc., y no pueden ser despedidos por motivo de la sustitución patronal.
¿Qué dice la ley con respecto a la sustitución del patrón?
El Artículo 41 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) permite la sustitución patronal sin afectar la relación laboral ya establecida. Esto significa que la empresa cambia de dueño o de empleadores, pero los contratos de los colaboradores, sus derechos, riesgo de trabajo y antigüedad se mantienen vigentes.
La sustitución patronal se realiza por medio de un escrito libre llamado “Convenio de sustitución patronal”, que debe presentarse ante el IMSS para notificar el cambio.
A continuación explicamos cómo influye en cada una de las partes involucradas en este proceso.
Como empresa
Cabe mencionar que la sustitución patronal se realizará cuando la migración de colaboradores subcontratados se haga necesaria, a partir de la reforma de outsourcing.
Esta sustitución se considera especial, puesto que no es necesario realizar otros movimientos en cuestión financiera o de activos, y solo se le notificará al trabajador que su patrón tendrá otra razón social, pero se le respetarán las prestaciones en especie o en dinero.
Cabe mencionar que, el empleado deberá firmar un acuerdo/contrato en donde se le notifique únicamente el cambio de patrón y las modificaciones de prestaciones en caso de ser mejoradas, ya que estas no pueden reducirse.
Como trabajador
La empresa deberá notificar al trabajador este cambio de manera escrita. Además, todos los trabajadores deberán tener las mismas prestaciones en lo general para su deducibilidad, de acuerdo con la ley. También se le deberá aclarar que su antigüedad, así como los riesgos de trabajo de los asegurados que se transfieran serán respetados y no tendrán modificaciones.
En caso de que la empresa no desee absorber o contratar a algún trabajador, este deberá ser liquidado íntegramente, conforme lo dicta la ley.
¿Por qué se requiere el convenio?
Debido a la claridad que le brinda a ambas partes y a la disminución de problemas legales para la empresa. En caso de ser un sindicato, se recomienda que se realice la rectificación ante la Junta de Conciliación y Arbitraje para obtener una mayor validez. También es necesario guardar la notificación firmada por los trabajadores para futuras revisiones por parte de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).
El convenio deberá contener la identificación de las empresas (denominación o razón social), datos de su escritura constitutiva, su Registro Federal de Contribuyentes (RFC), registro patronal, correo, teléfono, domicilio fiscal y datos personales de los apoderados o representantes legales. De igual forma se deben incluir los detalles del contrato colectivo, en caso de tener trabajadores bajo un régimen sindical, y el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE).
También debe de incluirse a detalle las siguientes generalidades:
- La responsabilidad del nuevo patrón a partir del primer día de la sustitución patronal
- El pago de las prestaciones laborales, de seguridad social de vivienda y fiscales de los empleados que se vayan a trasladar
- La antigüedad del trabajador, así como la fecha y la hora en la que comenzará la sustitución patronal
¿Qué documentos se necesitan para realizar el trámite y cómo se deben presentar?
Este trámite puede hacerse en línea o directamente en la subdelegación IMSS donde está registrado el patrón.El horario de atención va de lunes a viernes, entre las 8 de la mañana y las 3:30 de la tarde.
Y ojo, para que no te regresen, hay que llevar o subir la siguiente información:
Persona moral
- Escrito comunicando la sustitución patronal en el que se describa el detalle de la operación de la misma (original y copia).
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del patrón (copia). (Visita nuestra calculadora RFC)
- Escritura pública o acta constitutiva que contenga el sello del Registro Público de la Propiedad y del Comercio (original y copia).
- En su caso, documento notarial donde se acredite el carácter del representante legal para actos de administración, dominio o poder especial que especifique que puede realizar toda clase de trámites y firma de documentos ante el IMSS (original y copia).
- Identificación oficial vigente del representante legal (original y copia).
- Clave Única de Registro de Población (CURP) del representante legal (copia).
- Convenio ante la autoridad laboral competente que ratifique la sustitución patronal (original y copia).
- Tarjeta de Identificación Patronal (TIP) (original).
- Aviso de Inscripción Patronal o de Modificación en su Registro (original y dos copias).
- Aviso de Modificación de las empresas para el Seguro de Riesgos de Trabajo (original y 2 copias).
Persona física
- Escrito comunicando la sustitución patronal en el que se describa el detalle de la operación de la misma (original y copia).
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del patrón (copia).
- Clave Única de Registro de Población (CURP) del patrón (copia).
- En su caso, documento notarial donde acredite el carácter del representante legal para actos de administración, dominio o poder especial en donde se especifique que puede realizar toda clase de trámites y firma de documentos ante el IMSS (original y copia).
- Identificación oficial vigente del representante legal (original y copia).
- Clave Única de Registro de Población (CURP) del representante legal (copia).
- Convenio ante la autoridad laboral competente que ratifique la sustitución patronal (original y copia).
- Tarjeta de Identificación Patronal (TIP) (original).
- Aviso de Inscripción Patronal o de Modificación en su Registro (original y dos copias).
- Aviso de Modificación de las empresas para el Seguro de Riesgos de Trabajo (original y dos copias).
Visita la página del gobierno para obtener más información.
Preguntas frecuentes
¿Puede una carta de recomendación ser de apoyo para la sustitución patronal?
Una carta de recomendación puede ser útil como respaldo adicional en una sustitución patronal, ya que permite mostrar la experiencia o buenas prácticas del patrón sustituto. Sin embargo, por sí sola no basta. Este es un proceso legal que debe seguir lo que marca la Ley Federal del Trabajo, incluyendo convenios formales, notificaciones y ratificaciones ante autoridades laborales. La carta puede acompañar, pero no sustituye ninguno de los pasos legales que se requieren.
¿Cómo un sistema Kardex puede mejorar la sustitución patronal?
Un sistema Kardex puede hacer la diferencia cuando se trata de una sustitución patronal, sobre todo si la empresa tiene muchos empleados. Este tipo de herramienta ayuda a mantener toda la información bien organizada y en un solo lugar: contratos, convenios, datos del personal, documentos clave. Todo. Con un Kardex bien armado, es más fácil dar seguimiento al proceso, evitar errores, detectar a tiempo cualquier falta y tener a la mano lo que se necesite si hay auditorías o revisiones. En resumen, hace que la sustitución se lleve de forma más ordenada, clara y segura.
¿De qué manera la cultura organizacional y el desempeño se pueden ver modificados por una sustitución patronal?
Una sustitución patronal puede mover por completo la cultura organizacional. Si el nuevo liderazgo conecta con el equipo, mejora la comunicación y aporta ideas frescas, el cambio suma. Pero si se maneja mal, puede generar desconfianza, afectar el clima laboral y bajar el rendimiento.
¿Qué mencionan las NOM 035 y NOM 037 acerca de la sustitución patronal?
Las normas no hablan directamente de la sustitución patronal, pero eso no exenta a la empresa de cumplirlas. Cambie o no el patrón, hay que seguir cuidando la salud mental del personal (NOM 035) y mantener espacios seguros e higiénicos (NOM 037 ). La responsabilidad se mantiene sin importar quién esté al mando.
¿Se debe hacer algún cambio en el Número de Seguridad Social (NSS) de los trabajadores por la sustitución patronal?
No. El Número de Seguridad Social (NSS) no cambia con la sustitución patronal. Es personal, único y se queda con el trabajador para todo: jubilación, pensión, IMSS, incapacidades y más.
¿Cómo la sustitución patronal modifica a las semanas cotizadas?
No las afecta. Las semanas cotizadas se mantienen igual aunque haya sustitución patronal. Se siguen acumulando sin perderse y cuentan para todo lo importante: pensiones, jubilación, maternidad, etc.
¿Se puede emitir una nota de crédito por la sustitución patronal?
No, no se puede emitir una nota de crédito por la sustitución patronal. La sustitución patronal no es una operación mercantil, sino un acto jurídico que no implica la transferencia de bienes o servicios.
