Constancia de retención de impuestos: ¿Qué es? y ¿Cómo obtenerla?

¿Te suena familiar el término “constancia de retención de impuestos“? Si eres trabajador o cuentas con ingresos adicionales, es probable que te hayas encontrado con este documento. Pero, ¿sabes realmente qué implica y cuál es su importancia?

En este artículo, te explicaremos de manera sencilla qué es esta constancia y cuál es su función dentro del sistema fiscal. Además, resolveremos tus dudas sobre cómo obtenerla, quién debe entregártela y qué pasa si no la tienes.

¿Qué es una constancia de retención de impuestos?

Para saber lo que es la constancia de retención de impuestos podemos comenzar diciendo que es un documento emitido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México. Este documento certifica que se han retenido impuestos a una persona física o persona moral. Las retenciones pueden ser realizadas por una empresa o institución que paga a sus trabajadores, proveedores o contratistas.

Bien, ¿Para qué sirve la constancia de retención de impuestos? Este documento es crucial para demostrar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y es utilizado tanto por el retenedor (quien realiza la retención) como por el retenido (a quien se le retiene el impuesto). La constancia de retención es necesaria para la declaración anual de impuestos y otros trámites fiscales.

¿Cuál es la función de la constancia de retención de impuestos?

La constancia de retención de impuestos tiene varias funciones:

1. Como se ha mencionado anteriormente, sirve como un comprobante oficial de las retenciones realizadas por una empresa o institución a sus empleados, proveedores o contratistas.
2. Este documento es esencial al momento de realizar la declaración anual de impuestos. Tanto las personas físicas como morales deben presentar estas constancias para demostrar que los impuestos retenidos han sido correctamente reportados y pagados. Facilita la conciliación de los ingresos y las retenciones efectuadas durante el año fiscal.
3. Ayuda a las autoridades fiscales a verificar el cumplimiento tributario de los contribuyentes. Permite al SAT llevar un control más preciso sobre las retenciones realizadas y asegura que las empresas y personas físicas están cumpliendo con sus obligaciones fiscales.
4. Además de las funciones mencionadas, puede ser utilizada para otros fines, como la comprobación de ingresos en trámites bancarios o solicitudes de crédito. Este documento puede ser requerido por instituciones financieras para evaluar la capacidad de pago y la solvencia económica de una persona o empresa.

¿Cómo obtener una constancia de retención de impuestos?

Para saber cómo sacar una constancia de retención de impuestos en México, te dejamos los siguientes pasos a realizar:

1. Ingresa al Portal de trámites y servicios del SAT con tu clave CIEC y contraseña.
2. En el menú principal, selecciona “Comprobantes fiscales” y luego “Retenciones e información de pagos”.
3. Elige el período fiscal que deseas consultar y haz clic en “Buscar”.
4. Una vez que se desplieguen los datos, selecciona la constancia de retención que deseas descargar. Descarga la constancia en formato PDF y guárdala en tu computadora o dispositivo móvil.

¿Quién debe entregar una constancia de retención y cuándo no se hará retención? 

Esta constancia debe ser entregada por las personas morales o físicas que actúan como retenedores. Esto incluye a empleadores, empresas, instituciones y cualquier entidad que realice pagos sujetos a retención de impuestos, como sueldos y salarios, honorarios, arrendamientos, entre otros.

En cuanto a cuándo no se hará retención, algunos casos incluyen:

• Personas que perciben el salario mínimo.
• Pagos a personas físicas que tributan en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) con una tasa de retención reducida.
• Enajenación de bienes muebles por personas físicas, donde la retención se realiza solo en ciertos casos específicos.

¿Cuándo se debe emitir la constancia de retención de impuestos? 

La constancia de retención de impuestos debe emitirse de manera anualizada. Específicamente, se debe entregar a más tardar en el mes de enero del año siguiente al ejercicio fiscal en el que se realizaron las retenciones o pagos. Esto permite que tanto los retenedores como los retenidos tengan tiempo suficiente para preparar y presentar sus declaraciones anuales de impuestos.

¿Qué pasa si no tengo la constancia de retención?

Si no tienes la constancia de retención de impuestos, podrías enfrentar varios problemas, tanto administrativos como fiscales. Algunos de los principales inconvenientes son:

• Te será complicado demostrar las retenciones de impuestos realizadas durante el año fiscal. Esto puede llevar a errores en tu declaración anual y posibles sanciones por parte del SAT.
• Podría resultar en auditorías o revisiones por parte de las autoridades fiscales.
• Si eres una persona física o moral que necesita deducir impuestos retenidos, puede impedir que realices la deducción correctamente, afectando tu carga fiscal.
• Como sabemos, la constancia también se utiliza para comprobar ingresos en trámites bancarios o al solicitar créditos. No tenerla puede complicar estos procesos y afectar tu capacidad para obtener financiamiento.

¿Para qué utilizan los recursos humanos la constancia de retención de impuestos? 

El departamento de recursos humanos utiliza la constancia de retención de impuestos para varias funciones clave dentro de la gestión de personal y el cumplimiento fiscal. A continuación, tienes las principales aplicaciones:

1. Cumplimiento fiscal. Debe asegurarse de que las retenciones de impuestos sobre los salarios y otros pagos a empleados se realicen correctamente y se reporten al SAT.
2. Preparación de la declaración anual. Ayuda a los empleados a preparar su declaración anual de impuestos, proporcionando la información necesaria sobre las retenciones realizadas durante el año fiscal. Esto es especialmente útil para aquellos empleados que necesitan presentar su declaración de manera individual.
3. Auditorías y revisiones internas. En caso de auditorías internas o externas, la constancia sirve como documentación que respalda las prácticas de retención de impuestos de la empresa.
4. Trámites administrativos. Puede ser requerida para diversos trámites administrativos, como la solicitud de créditos, comprobación de ingresos, y otros procesos que requieren la verificación de los ingresos y retenciones fiscales de los empleados.
5. Transparencia y confianza. Proporcionar esta constancia a los empleados fomenta la transparencia y la confianza en la gestión de RRHH, ya que los empleados pueden ver claramente cuánto se les ha retenido y que estos montos han sido reportados correctamente.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia el acta constitutiva a la constancia de retención de impuestos?

El acta constitutiva es un documento legal que formaliza la creación de una empresa, estableciendo su razón social, objeto social, capital social, domicilio y demás aspectos fundamentales. Por otro lado, la constancia de retención de impuestos es un comprobante que emite el patrón (empresa) a sus trabajadores, donde se detalla el monto total de percepciones, deducciones y el Impuesto Sobre la Renta (ISR) retenido en cada pago de nómina.

¿Los vales de despensa se incluyen en la constancia de retención de impuestos?

Sí, los vales de despensa se consideran una percepción para el trabajador y, por lo tanto, deben incluirse en la base gravable para calcular el ISR que se retendrá. Sin embargo, existen límites y condiciones específicas establecidas por la ley para que estos vales puedan gozar de ciertos beneficios fiscales.

¿Los viáticos entran en la constancia de retención de impuestos?

Los viáticos pueden o no incluirse en la constancia de retención de impuestos, dependiendo de cómo se hayan otorgado. Si los viáticos se otorgan para cubrir gastos de viaje efectivamente comprobados y no exceden los límites establecidos por la ley, puede estar exento de impuestos. Sin embargo, si los viáticos se consideran como una percepción adicional al salario, deberán incluirse en la base gravable.

¿La constancia de retención de impuestos tiene relación con el IMSS o el ISSSTE?

La constancia de retención de impuestos se relaciona indirectamente con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE). Ambas instituciones requieren que los patrones proporcionen información sobre las percepciones de sus trabajadores para calcular las cuotas obrero patronales. Sin embargo, la constancia de retención se enfoca específicamente en el cálculo y retención del ISR, mientras que las cuotas al IMSS e ISSSTE cubren otros seguros sociales.

¿El Impuesto sobre Nómina (ISN) se relaciona con la constancia de retención de impuestos?

Sí, el Impuesto Sobre Nómina (ISN) está relacionado con la constancia de retención de impuestos. Ambos conceptos se refieren a obligaciones fiscales que tienen los patrones con respecto a las remuneraciones que pagan a sus trabajadores. La constancia de retención detalla el impuesto sobre la renta retenido al trabajador, mientras que el ISN es un impuesto que pagan los patrones sobre las mismas remuneraciones.

¿Es necesario celebrar un contrato de trabajo para tener la constancia de retención de impuestos?

Sí, es necesario celebrar un contrato de trabajo para que exista la obligación de emitir una constancia de retención de impuestos. Este documento formaliza la relación laboral y establece las condiciones de trabajo y las remuneraciones que recibirá el trabajador.

¿Existe relación entre la nómina y la constancia de retención de impuestos?

Sí, existe una relación directa entre la nómina y la constancia de retención de impuestos. La nómina es el registro de todas las percepciones y deducciones que recibe un trabajador en un periodo determinado. A partir de la información contenida en la nómina, se calcula el ISR que se retendrá al trabajador y se emite la correspondiente constancia de retención.