Constancia de retención de impuestos en nómina: ¿Qué es? ¿Cómo obtenerla?

En México, la constancia de retención de impuestos en nómina se acredita principalmente mediante el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina que expide el empleador para documentar las remuneraciones pagadas. Este comprobante registra las percepciones, deducciones y, cuando corresponde, el Impuesto sobre la Renta (ISR) retenido a la persona trabajadora.

En este artículo conocerás para qué sirve el CFDI de nómina, quién debe emitirlo, cómo consultarlo y qué hacer cuando falta o contiene información incorrecta.

¿Qué es una constancia de retención de impuestos en nómina?

En el contexto de nómina, la expresión constancia de retención de impuestos suele referirse al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina que el empleador expide para documentar los salarios, prestaciones y otros conceptos pagados por una relación laboral o asimilados a salarios.

El SAT utiliza oficialmente denominaciones como recibo de nómina, CFDI de nómina o CFDI con complemento de nómina. Este comprobante registra las percepciones, deducciones, otros pagos y, cuando corresponde, el Impuesto sobre la Renta (ISR) retenido a la persona trabajadora.

Su emisión corresponde al empleador, no al Servicio de Administración Tributaria (SAT), aunque debe certificarse conforme a los estándares establecidos por esta autoridad. En términos generales, contiene los siguientes elementos:

La información debe coincidir con las remuneraciones pagadas, los registros de nómina y el tratamiento fiscal aplicable a cada concepto.

¿Para qué sirve la constancia de retención de impuestos?

El CFDI de nómina permite comprobar los ingresos pagados y el ISR retenido durante cada periodo. También facilita que la persona trabajadora y la empresa verifiquen que la información reportada ante el SAT sea correcta. Sus principales usos son:

• Acreditar el pago de salarios y prestaciones.
• Consultar el ISR retenido en cada periodo.
• Identificar qué percepciones se registraron como gravadas o exentas.
• Comparar los pagos recibidos con los comprobantes timbrados.
• Revisar la información utilizada para el prellenado de la declaración anual.
• Conciliar las retenciones calculadas en nómina con las cantidades enteradas por la empresa.
• Atender aclaraciones, revisiones o auditorías fiscales y laborales.

El Visor de comprobantes de nómina para el trabajador permite consultar los ingresos y retenciones reportados por los empleadores y revisar cómo se integran los montos que el SAT considerará para la declaración anual.

¿Cómo obtener una constancia de retención de impuestos en nómina?

La persona trabajadora puede obtener su CFDI de nómina directamente con el empleador o consultarlo en el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

1. Solicita el comprobante al empleador

El empleador debe entregar o enviar a la persona trabajadora el archivo XML del CFDI de nómina correspondiente a las remuneraciones pagadas.

Cuando esté imposibilitado para entregar o enviar el XML, puede proporcionar una representación impresa que incluya, como mínimo, el folio fiscal, el RFC del empleador y el RFC de la persona trabajadora. También puede habilitar una página o dirección electrónica para que el personal obtenga esa representación impresa. El comprobante o su representación impresa puede recibirse mediante:

• Correo electrónico.
• Portal interno de colaboradores.
• Sistema de Recursos Humanos o nómina.
• Página electrónica habilitada por la empresa.
• Entrega física, cuando resulte aplicable.

2. Consulta los CFDI en el portal del SAT

También es posible ingresar al servicio de consulta y recuperación de facturas electrónicas del SAT con el RFC y la Contraseña o efirma. Dentro del servicio deben buscarse los comprobantes recibidos durante el periodo correspondiente. El CFDI de nómina puede identificarse por el RFC del empleador, la fecha de pago y el tipo de comprobante.

3. Revisa el Visor de comprobantes de nómina

El visor permite consultar la información acumulada de ingresos y retenciones reportada durante el ejercicio. Si aparece una alerta o inconsistencia, debe verificarse el timbrado con el empleador.

El visor ayuda a conciliar la información anual, pero no sustituye la revisión de los CFDI emitidos.

¿Quién debe entregar la constancia de retención de impuestos?

El empleador debe expedir y entregar el CFDI a las personas que reciban pagos por salarios o conceptos asimilados. También debe efectuar las retenciones de ISR que correspondan y registrar correctamente cada percepción, deducción y otro pago.

Los comprobantes deben emitirse dentro de los plazos aplicables establecidos en la Resolución Miscelánea Fiscal. Para efectos fiscales, se considera como fecha de expedición y entrega la fecha en que se realizó efectivamente el pago de las remuneraciones. Aunque una empresa utilice un proveedor de nómina o un sistema externo para calcular y timbrar los comprobantes, debe verificar que:

• Los datos fiscales de las personas trabajadoras sean correctos.
• Los CFDI se emitan dentro de los plazos aplicables.
• El ISR retenido coincida con los registros de nómina.
• Los archivos sean entregados o enviados al personal.
• Los errores se corrijan oportunamente.

El uso de un proveedor facilita la operación, pero no sustituye los controles internos de la empresa.

¿Cuándo debe emitirse el CFDI de nómina?

El CFDI de nómina puede emitirse antes del pago de las remuneraciones o dentro del plazo posterior que corresponda según el número de personas trabajadoras o asimiladas a salarios:

Para efectos fiscales, se considera como fecha de expedición y entrega la fecha en que se realizó efectivamente el pago, aunque el CFDI se certifique dentro del plazo aplicable.

Cuando la empresa realiza pagos semanales, quincenales u otros correspondientes a periodos menores de un mes, puede emitir un solo CFDI mensual por cada persona, siempre que incorpore un complemento de nómina por cada pago efectuado.

Una vez emitido el comprobante, el empleador debe entregar o enviar el archivo XML. Solo cuando esté imposibilitado para hacerlo puede entregar una representación impresa o habilitar una página electrónica para que la persona trabajadora obtenga dicha representación.

Por ello, el área de nómina debe establecer controles separados para emitir los comprobantes dentro del plazo aplicable y entregarlos al personal por los medios permitidos.

¿Cuándo no se realiza una retención de ISR en nómina?

La Ley del Impuesto sobre la Renta establece que no se efectuará retención de ISR a las personas que durante el mes únicamente perciban un salario mínimo general correspondiente a su área geográfica.

Sin embargo, que no exista ISR por retener no elimina la obligación de emitir el CFDI de nómina. El comprobante debe reflejar el salario pagado y los demás conceptos correspondientes.

También pueden existir percepciones total o parcialmente exentas, pero su tratamiento depende de las condiciones y límites previstos en la legislación fiscal. Nómina debe identificar correctamente:

1. El importe gravado.
2. El importe exento.
3. El ISR retenido, cuando corresponda.
4. Los ajustes realizados durante el periodo.

La situación fiscal anual de una persona puede variar si recibió ingresos de varios empleadores o tuvo otras fuentes de ingresos.

¿Qué pasa si no tienes un CFDI de nómina?

Si una persona trabajadora no cuenta con su CFDI, primero debe verificar si el comprobante aparece en el portal o en el Visor de nómina del SAT. Después, debe solicitar al empleador que confirme si fue timbrado y entregado correctamente. La ausencia o inconsistencia de un comprobante puede ocasionar:

• Diferencias entre los pagos recibidos y los ingresos reportados.
• Errores en el prellenado de la declaración anual.
• Dificultades para comprobar el ISR retenido.
• Aclaraciones entre la persona trabajadora y la empresa.
• Diferencias en las conciliaciones fiscales y contables del empleador.

Cuando el CFDI contiene un error, la empresa debe revisar el pago, cancelar o sustituir el comprobante cuando corresponda y entregar el nuevo archivo. En una sustitución por errores con relación, el CFDI nuevo debe vincularse con el comprobante cancelado conforme al esquema de cancelación del SAT.

Si el empleador no expide el comprobante después de que se le solicita, la persona trabajadora puede utilizar los canales de conciliación, queja o denuncia habilitados por el SAT.

¿Cómo utilizan las empresas y Recursos Humanos los CFDI de nómina?

Los CFDI respaldan la administración de la nómina y permiten coordinar las responsabilidades de Recursos Humanos, Nómina, Contabilidad y Finanzas.

El SAT también cuenta con un Visor de comprobantes para el patrón que permite consultar los pagos acumulados, revisar la información individual de las personas trabajadoras y conciliar el ISR retenido con el enterado en los pagos provisionales. Una revisión periódica ayuda a detectar CFDI faltantes, duplicados, cancelados o con información inconsistente antes del cierre anual.