¿Cómo es la clasificación de las nóminas en México?

La clasificación de las nóminas es un aspecto clave en la correcta gestión administrativa y legal de cualquier empresa. No se trata únicamente de calcular sueldos o registrar pagos. Detrás de cada nómina existe una estructura que, bien organizada, permite optimizar procesos y garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales.

¿De qué manera se puede clasificar una nómina? ¿Cuáles son los criterios más comunes? Y lo más importante: ¿cómo influye esto en la operativa diaria del área de recursos humanos? En este artículo revisaremos los principales tipos de clasificación de las nóminas, según su periodicidad, naturaleza y otros factores relevantes. Un repaso claro, sencillo y orientado a mejorar la eficiencia de tu gestión empresarial.

¿Qué es la clasificación de la nómina?

Llevar este registro, llamado nómina, trae diversos beneficios y ventajas para tu empresa.

1. La nómina consta de las percepciones, deducciones de nómina y gastos que se realizan en tu empresa, permitiendo tener un dominio completo sobre los ingresos y verificar posibles fugas de dinero o saldos negativos. Para mantener una empresa próspera y bien organizada, siempre es importante que las cuentas coincidan correctamente.
2. Te ayuda a mantener una legalidad y mayor credibilidad ante diversos entes y organismos encargados de vigilar las empresas. Por mencionar solo un caso, hablaremos del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
3. Para realizar trámites primordiales e indispensables, como la Certificación Digital Fiscal por Internet (CDFI), se requiere enviar un registro de la nómina de tus empleados.
4. Ayudará a los empleados a tener un mayor conocimiento sobre sus ingresos y la empresa, también, cobrará credibilidad ante sus ojos, promoviendo un mejor ambiente laboral.

Para reducir el Servicio de Administración Tributaria (SAT) toma en cuenta tu nómina, debido a que en ella, se refleja claramente, la cantidad de dinero que ha ingresado y salido de tu empresa. Gracias a esto, el IMSS puede prescindir de ciertas cuotas de tu parte, según las percepciones o ayudas que ofrezcas a tus trabajadores y estén debidamente informados en una nómina.

La nómina según el tipo de información que contiene

La nómina según la información que contenga, como su nombre lo indica, hace referencia a la variación y distintas indicaciones que pueda haber en esa lista. En este sentido, este tipo de nóminas se dividen en: normal, especial y confidencial.

Nómina normal

Las nóminas normales, según la información que contiene, hace referencia a aquellos listados en donde se especifica el salario y percepciones recibidas por los empresarios de manera regular. Allí, se incluyen el salario base y otras cuotas de dinero, siempre y cuando sean comunes y habituales. Las nóminas normales, se caracterizan por tener una información de libre acceso y fácil de conseguir por cualquier empleado. No deberían existir restricciones por parte de las empresas, para que los empleados las tengan y puedan verificar o corroborar la información contenida en ellas.

Nómina especial

Las nóminas especiales, enmarcadas así por la información que contiene, son todas aquellas listas que posean el registro de los trabajadores, su salario base, pero además contiene información sobre los pagos realizados en distintas eventualidades de un determinado lapso laboral. En las nóminas especiales, se incluyen los pagos por horas extraordinarias, que no son fijas y dependen de la disponibilidad del empleado, la prima dominical, el bono de productividad, logro de metas o pago de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU). Al igual que en la nómina normal, su acceso debe ser libre y poco restringido para quienes deseen conocer su información.

Nómina confidencial

El último tipo de nómina según la información que contiene, es la confidencial. Se llaman así, porque a diferencia de las nóminas normales y especiales, su acceso se encuentra restringido. A este tipo de nóminas, sólo puede acceder el personal que ha sido previamente autorizado.

En las nóminas confidenciales se especifica el pago y todas las percepciones de los empleados con un rango más alto en la empresa. La mayoría de las veces, únicamente se hacen estas nóminas para los gerentes, los directores, managers y otros funcionarios de la compañía.

Clasificación de las nóminas según la periodicidad de pago

Una de las formas más comunes de organizar la clasificación de las nóminas en México es por periodicidad de pago. Este factor no solo influye en el flujo operativo de la empresa, también impacta directamente en la percepción del ingreso por parte del trabajador. Los tres esquemas más utilizados son:

• Nómina semanal. Frecuente en sectores como la construcción, el comercio minorista y servicios generales. Permite al trabajador tener liquidez constante. Pero representa un mayor esfuerzo administrativo para la empresa ya que se requiere procesar la nómina cuatro veces al mes. Además, puede ser más complejo gestionar incidencias y cálculos acumulados.
• Nómina quincenal. Es el formato más común en México. Se utiliza en la mayoría de las industrias. Incluye a operativos administrativos y técnicos. Para la empresa representa un equilibrio entre frecuencia y eficiencia operativa, y para el colaborador, permite una mejor planificación financiera comparado con el esquema semanal.
• Nómina mensual. Más habitual en niveles directivos y cargos administrativos de alto nivel. Requiere un control estricto de días trabajados, horas extra y deducciones. Desde la perspectiva del trabajador puede implicar un mayor esfuerzo de administración personal. Pero también se asocia con esquemas de compensación más estructurados.

La elección entre uno u otro depende del tipo de operación, del perfil de los colaboradores y de la estrategia financiera de la empresa. Un sistema bien definido en cuanto a periodicidad contribuye a la estabilidad operativa y al cumplimiento legal y fiscal.

Clasificación de las nóminas según el tipo de trabajador

Otra forma común de abordar la clasificación de las nóminas es, según, el tipo de relación laboral que existe entre la empresa y sus colaboradores. Cada grupo tiene características distintas en términos de derechos, obligaciones y tratamiento fiscal. Estas son las categorías más utilizadas:

1. Nómina de empleados de confianza. Aplica a quienes ocupan cargos directivos gerenciales o tienen acceso a decisiones estratégicas. Su manejo requiere discreción y, en muchos casos, incluye esquemas de compensación diferentes al resto del personal.
2. Nómina de sindicalizados. Son trabajadores sujetos a un contrato colectivo. Este tiene condiciones laborales establecidas por el sindicato, como jornada de salario y beneficios adicionales. Esta nómina debe alinearse a los acuerdos firmados y respetar los tabuladores oficiales.
3. Nómina de eventuales o temporales. Utilizada para personal contratado por proyecto por temporada o por sustitución. Su duración es limitada. Pero deben recibir prestaciones proporcionales al tiempo trabajado, como vacaciones, prima vacacional y aguinaldo.
4. Nómina de asimilados a salarios. Aplica a prestadores de servicios que no son empleados formales, pero reciben pagos con retenciones de ISR. Por ejemplo: consultores externos comisionistas o personal bajo esquema mixto.

Una misma empresa puede operar varias de estas nóminas en paralelo. Por ejemplo, una firma de manufactura puede tener operativos sindicalizados, personal administrativo de confianza, asesores externos bajo esquema de asimilados y personal eventual en temporadas altas. Esto requiere control y claridad en los procesos y sistemas capaces de segmentar correctamente cada tipo de relación laboral.

Clasificación de las nóminas según la naturaleza del pago

Además del tipo de trabajador, la clasificación de las nóminas también puede organizarse según el tipo de pago que se realiza. Esto tiene implicaciones fiscales y contables. Además, es clave para mantener un control adecuado ante el SAT y las autoridades laborales. Existen dos grandes categorías:

1. Nómina ordinaria. Incluye los pagos recurrentes por sueldos y salarios, es decir lo que el colaborador recibe de forma regular con base en su contrato. Aquí se contemplan días laborados, horas extra y prestaciones periódicas. Como parte del cálculo mensual se realizan retenciones de ISR y cuotas de seguridad social.
2. Nómina extraordinaria. Aplica a pagos no recurrentes como el aguinaldo, la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU), finiquitos, liquidaciones, bonos especiales o retroactivos. Estos pagos tienen un tratamiento fiscal distinto y deben timbrarse de forma separada en el CFDI correspondiente.

Por ejemplo, el aguinaldo está exento hasta cierto límite y el resto es gravado. Mientras que una liquidación puede incluir conceptos libres de impuestos según lo marque la Ley Federal del Trabajo. Separar correctamente los pagos ordinarios de los extraordinarios permite:

• Cumplir con la legislación fiscal
• Evitar errores en las declaraciones
• Generar reportes contables más claros
• Dar mayor transparencia al colaborador sobre lo que está recibiendo

Importancia práctica de la clasificación de nóminas

Tener una clasificación de las nóminas clara y bien estructurada no es solo una cuestión contable, es una práctica esencial para evitar riesgos operativos y fiscales. Especialmente en empresas que manejan diferentes tipos de colaboradores o esquemas de pago.

Uno de los principales beneficios es la reducción de errores ante el SAT, IMSS e INFONAVIT. Cuando cada tipo de nómina está correctamente separada, es más sencillo aplicar los cálculos adecuados de ISR cuotas obrero patronales y aportaciones a vivienda.

Por ejemplo, confundir un pago extraordinario con uno ordinario puede generar una retención fiscal incorrecta o el timbrado de un CFDI mal clasificado. Ambos escenarios representan riesgos frente a una revisión de autoridad. También hay implicaciones directas en las auditorías fiscales y revisiones electrónicas.

Tener bien segmentadas las nóminas por tipo de trabajador y naturaleza del pago, facilita el cruce de información y permite responder de forma más ágil ante cualquier requerimiento. Además, una clasificación clara mejora la relación con el equipo interno. Los colaboradores entienden con mayor transparencia qué se les paga, cómo se les retiene y por qué se aplica cada deducción, refuerza la confianza y reduce malentendidos en el área de Recursos Humanos.

La clasificación de nóminas no es solo para el área contable. Es una herramienta clave de orden, cumplimiento y confianza dentro de la operación de cualquier empresa formal.

Retos comunes en la gestión de la clasificación

Aunque la clasificación de las nóminas es un paso esencial para el buen funcionamiento administrativo y fiscal, no siempre se gestiona con la precisión que requiere y eso puede generar errores costosos para la empresa.

Uno de los principales retos es la confusión al combinar distintos tipos de nómina dentro de una misma operación. Muchas organizaciones manejan personal sindicalizado, eventual, de confianza y prestadores de servicios, todo al mismo tiempo. Si no hay procesos claros o herramientas adecuadas, los registros pueden mezclarse y eso lleva a errores tanto en el cálculo como en la presentación ante autoridades.

Otro desafío importante es el uso de procesos manuales o sistemas obsoletos. Hojas de cálculo sin validaciones software sin actualizaciones fiscales o flujos sin control de versiones. Todo esto dificulta la segmentación correcta y aumenta la probabilidad de errores en deducciones, aportaciones y timbrado de CFDI. Las consecuencias de una mala clasificación no son menores:

• Errores en el pago de sueldos o retenciones
• Multas del SAT, IMSS o INFONAVIT por datos incorrectos
• Conflictos laborales por falta de transparencia en los pagos
• Retrasos en auditorías o revisiones fiscales internas

Contar con un sistema automatizado, un equipo capacitado y procesos estandarizados es clave para evitar estos errores. Clasificar correctamente la nómina no es opcional, es parte de una operación formal y sostenible.

Tendencias en la clasificación de las nóminas en México

La clasificación de las nóminas ha dejado de ser un ejercicio manual o exclusivamente contable. Hoy las tendencias apuntan hacia la automatización y digitalización de todo el proceso, con beneficios claros para las empresas que buscan eficiencia, cumplimiento y escalabilidad.

Una de las transformaciones más importantes es el uso de software de nómina en la nube. Estas plataformas permiten gestionar diferentes tipos de nómina desde un solo sistema. Separa empleados sindicalizados, eventuales, directivos o prestadores de servicios y aplica a cada grupo los cálculos retenciones y prestaciones que les corresponden.

Además, el avance del CFDI de nómina versión 4.0 ha elevado el nivel de detalle y validación que exige el SAT. Esto obliga a las empresas a tener registros más precisos sobre el tipo de pago, la periodicidad, la relación laboral y los acumulados fiscales de cada colaborador. Un error en esta clasificación puede derivar en cancelaciones de timbrado o discrepancias fiscales.

La automatización juega un papel central. Un sistema bien configurado puede manejar en paralelo nóminas ordinarias, extraordinarias y esquemas especiales. Sin duplicar esfuerzos y garantizando que cada archivo cumpla con los requisitos legales. En un entorno donde la fiscalización es cada vez más digital y el talento busca transparencia en sus pagos, adoptar estas tecnologías no es una ventaja competitiva, es una necesidad operativa.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre salario bruto y neto, y cómo se reflejan en la nómina?

El salario bruto es la cantidad total que el trabajador genera antes de aplicar deducciones. Incluye sueldo base, horas extras, bonos y cualquier percepción adicional. Por otro lado, el salario neto es lo que el colaborador recibe efectivamente en su cuenta bancaria. Es decir la cantidad después de aplicar ISR, IMSS, INFONAVIT y otras deducciones. 

En la clasificación de las nóminas ambos valores deben quedar claramente reflejados. Ya que impactan en el cálculo de prestaciones y en el cumplimiento fiscal. Tenerlos separados ayuda a evitar confusiones y mejora la transparencia hacia el colaborador. Visita nuestra calculadora bruto neto.

¿Cómo se clasifica el aguinaldo dentro de la nómina y cómo calcularlo?

El aguinaldo es una prestación obligatoria en México y se considera parte de la nómina extraordinaria. Esto significa que debe timbrarse y registrarse por separado con un tratamiento fiscal específico. Para facilitar su cálculo, utiliza nuestra calculadora aguinaldo que toma en cuenta los días trabajados y el salario base del colaborador.

En la clasificación de las nóminas, distinguir entre pagos ordinarios y extraordinarios como el aguinaldo, es clave para evitar errores ante el SAT y asegurar el cumplimiento de la ley.

¿Cómo se calcula la prima vacacional y en qué tipo de nómina se clasifica?

La prima vacacional se clasifica como parte de la nómina ordinaria y debe calcularse cada vez que el trabajador toma sus días de vacaciones. En México la ley establece que debe representar al menos el 25 por ciento del salario correspondiente a esos días. Para hacer este cálculo con precisión, te dejamos nuestra calculadora prima vacacional. Especialmente en empresas con alta rotación o múltiples periodos de vacaciones activos. Tener este concepto bien clasificado en la nómina evita pagos incompletos y protege tanto al colaborador como a la empresa ante una revisión.

¿Qué relación tiene la NOM 035 con la clasificación de las nóminas?

La NOM 035 no impacta directamente en la clasificación contable de la nómina. Pero sí puede influir en cómo la empresa estructura sus pagos o beneficios. Por ejemplo, si a raíz de una evaluación psicosocial se implementan apoyos como bonos por clima laboral, terapia psicológica o días libres adicionales, estos pagos deben clasificarse correctamente en la nómina como percepciones extraordinarias o prestaciones no monetarias. Una clasificación clara permite que esos apoyos queden debidamente documentados y ayuda a cumplir con lo que exige la norma sin generar conflictos fiscales.

¿Qué impacto tiene la NOM 037 en los registros de nómina?

La NOM 037 establece lineamientos de seguridad y salud para personas que trabajan bajo modalidad de home office. Si la empresa otorga compensaciones por uso de luz, internet o mobiliario, esos conceptos deben reflejarse adecuadamente en la nómina. Aunque no cambia la clasificación general del tipo de trabajador, sí requiere que los pagos adicionales estén identificados como parte de percepciones extraordinarias o como viáticos no sujetos a retención. Tener esta información correctamente clasificada permite a la empresa demostrar cumplimiento en auditorías laborales y fiscales.

¿Cómo influye el organigrama en la clasificación de las nóminas?

El organigrama de una empresa define jerarquías, roles y tipos de puestos. Esto influye directamente en cómo se clasifican las nóminas. Por ejemplo, los directivos suelen estar en nómina mensual, el personal operativo en nómina quincenal o semanal y los asesores externos pueden estar bajo esquemas de asimilados a salarios. Una empresa bien organizada, puede mapear fácilmente qué tipo de nómina corresponde a cada nivel del organigrama. Lo que mejora el control interno, la trazabilidad de pagos y facilita la gestión de Recursos Humanos y Finanzas.

¿Qué rol juega el salario mínimo en la clasificación de la nómina?

El salario mínimo es una referencia legal que impacta en varios cálculos dentro de la nómina. Desde la base para cotizaciones en IMSS, hasta topes de prestaciones exentas. Aunque no determina el tipo de nómina directamente sí influye en cómo se clasifican ciertos pagos para cumplir con los límites legales. Especialmente en personal operativo o de nivel básico. Actualizar la nómina con base en los cambios al salario mínimo ayuda a mantener la legalidad y evita errores que puedan derivar en multas o sanciones.

¿Se puede integrar el desempeño del trabajador en la clasificación de la nómina?

Sí. El desempeño puede reflejarse en la nómina mediante bonos, premios o ajustes por productividad. Estos pagos deben clasificarse como percepciones extraordinarias. Cuando el área de Recursos Humanos vincula la evaluación de desempeño con incentivos económicos, es fundamental que dichos pagos se registren correctamente tanto para efectos fiscales como para mantener claridad con el colaborador. Además, un sistema bien clasificado permite generar reportes más claros sobre el impacto del desempeño en la compensación total.