Tarjeta patronal IMSS: ¿Qué es? y ¿Para qué sirve?

Dirigir una empresa o hacer crecer un emprendimiento hasta que funcione como organización formal no es solo cuestión de ventas o de operación. También implica entrar al terreno de las responsabilidades legales, como el registro ante el IMSS como patrón cuando se cuenta con personal contratado. Es justamente con ese registro que se obtiene la llamada tarjeta patronal, que permite dar de alta a los trabajadores y cumplir con la obligación de brindar seguridad social. No es un detalle menor. Es una pieza básica del cumplimiento laboral.

¿Qué es la tarjeta patronal del IMSS?

Esta tarjeta funciona, en términos simples, como la identificación oficial de una empresa ante el IMSS. Es un número único que reconoce a una persona moral o física como empleadora y le permite gestionar movimientos de personal dentro del sistema del Seguro Social. De acuerdo con el Reglamento de la Ley del Seguro Social, el artículo 14 establece que el IMSS emite esta tarjeta con varios datos clave:

• Número de registro patronal 
• Nombre completo del patrón o razón social
• Actividad, clase y fracción económica
• Domicilio de la empresa
• Firma del patrón o de su representante legal
• Nombres y firmas de las personas autorizadas a presentar avisos de afiliación

Desde la óptica administrativa, este documento no solo legitima el actuar del empleador ante el Instituto. También funciona como vía oficial para procesar altas, bajas o cambios de trabajadores. Si se maneja bien, evita dolores de cabeza innecesarios.

¿Quiénes deben tramitarla?

La obligación recae directamente en la figura del patrón. Puede tratarse de una persona moral, un sujeto obligado o el propio representante legal de la empresa. En cualquiera de estos casos, la tarjeta debe gestionarse antes de iniciar la contratación formal de personal.

En la Ley Federal del Trabajo, los artículos 20 y 21 aclaran que toda persona, física o moral, que reciba servicios personales subordinados, ya sea de forma continua o eventual, debe registrarse ante el IMSS como patrón. No es opcional ni negociable. De ahí que desde Recursos Humanos resulte prioritario tener esto bien claro antes de lanzar vacantes o generar contratos.

¿Para qué sirve la tarjeta patronal del IMSS?

En esencia, esta tarjeta sirve para que el empleador cumpla con lo que marca la ley: afiliar a su personal al Seguro Social. Gracias a ella, se pueden hacer trámites como altas, bajas o ajustes en el sistema del IMSS sin enredos. Por eso, más que un simple documento, se vuelve una herramienta clave en la operación diaria de cualquier área de Recursos Humanos.

Cuando RRHH tiene que incorporar nuevo personal, realizar ajustes de salario o incluso documentar una salida, esta tarjeta es la vía oficial para hacerlo dentro del IMSS. Funciona, en la práctica, como una llave de acceso al cumplimiento normativo.

¿Es lo mismo el registro patronal que el RFC?

Aunque a veces se confunden porque suenan similar, lo cierto es que no tienen nada que ver. El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y el registro patronal del IMSS cumplen funciones completamente distintas y cada uno depende de una autoridad diferente.

El RFC, emitido por el SAT, sirve para fines fiscales. Es decir, identifica a la empresa como contribuyente ante Hacienda. Por su parte, el registro patronal es otorgado por el IMSS y se enfoca exclusivamente en temas laborales, como la afiliación de personal al sistema de seguridad social y el cumplimiento de aportaciones.

Desde RRHH es clave no confundirlos. Al momento de contratar, subir información al sistema de nómina o hacer reportes, usar el dato incorrecto puede generar errores serios. El RFC suele tramitarse desde que nace la empresa, pero el registro patronal entra en juego solo cuando ya hay o habrá trabajadores formales. Sin este registro, ni siquiera se pueden dar altas en el IMSS, lo cual representa un incumplimiento grave.

¿Cuál es el ejemplo del registro patronal?

El número de registro patronal no es cualquier dato. Es único y está estructurado de forma específica. Sirve como identificador oficial de la empresa ante el IMSS, y contiene información sobre la subdelegación que lo emitió, el tipo de actividad y otros elementos clave.

Un ejemplo típico sería algo como: A12-34567-10-3. Aunque puede variar en algunos detalles, el formato básico siempre incluye letras y números que identifican región, tipo de empresa y folio asignado.

Desde la gestión administrativa, este número se usa prácticamente para todo: altas de personal, reportes al INFONAVIT, declaraciones ante el IMSS e integración con sistemas de nómina. Capturarlo mal o usar uno que no corresponde con la razón social de la empresa puede generar errores que terminen afectando directamente al trabajador, o incluso provocar sanciones.

¿Cuáles son los requisitos para tramitar el alta patronal en el IMSS?

El trámite se puede realizar tanto en línea como de manera presencial, sin costo alguno. Para la modalidad en línea, se requiere tener activa la Firma Eléctronica Avanzada (FIEL) y contar con los archivos .key, .cer y la contraseña correspondiente.

Si se prefiere acudir presencialmente, hay que presentarse en la subdelegación IMSS correspondiente al domicilio fiscal o al centro de trabajo. Para agilizar, se puede agendar una cita en la página oficial del Instituto.

¿Qué se necesita si el trámite se hace en línea?

Para obtener el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE), o tarjeta patronal, vía internet, se deben subir los siguientes documentos:

• Comprobante de domicilio del centro de trabajo
• Escritura Pública o acta constitutiva con el nombre del representante legal y sello del Registro Público
• Poder notarial para actos de administración o representación legal

¿Qué hay que llevar si se hace presencial?

La lista de requisitos en este caso es más amplia. Se debe preparar lo siguiente:

• RFC del domicilio fiscal y aviso de apertura
• Comprobante de domicilio del centro de trabajo (original y copia)
• Croquis de localización
• Escritura Pública o acta constitutiva con sello oficial
• Poder notarial con facultades para trámites ante el IMSS
• Identificación oficial vigente del representante legal
• RFC y CURP del representante legal
• Formato AFIL 01 si ya se van a inscribir trabajadores

En caso de tratarse de servicios de personal (outsourcing), el trámite se hace bajo la modalidad G y se entrega la misma documentación.

¿Cuáles son los requisitos para el preregistro patronal en el IMSS?

El preregistro es útil para empresas que aún no arrancan operaciones, pero ya se están preparando para contratar. Es una especie de adelanto administrativo. Aunque no sustituye el alta formal, permite obtener un folio y avanzar con los procesos internos.

Se realiza en línea y se requieren estos datos:

• FIEL vigente
• Archivos .cer y .key con su contraseña
• RFC válido
• Domicilio del centro de trabajo
• Giro o actividad económica
• Clase de riesgo laboral
• CURP y datos del representante legal

Desde RRHH es una herramienta valiosa para planear sin fricciones y asegurarse de que todo esté en regla desde el arranque.

¿Dónde y cómo tramitar la reposición de la tarjeta patronal?

Si por algún motivo se pierde, hay que acudir al área de Afiliación-Vigencia en la subdelegación correspondiente. Los documentos a presentar son:

• Identificación oficial
• Poder notarial en caso de haber representante legal
• Escrito solicitando la reposición
• Documento con el número de registro patronal (como una Cédula de Emisión o un AFIL 01)

Tener este documento vigente y actualizado no solo es requisito legal. También es garantía de que el empleador está cumpliendo con lo que le corresponde. Porque sí: otorgar seguridad social es un derecho para el trabajador, y una obligación para quien lo contrata.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos de la selección de personal deben reflejarse en los registros del IMSS?

En la selección de personal la información que debe reflejarse incluye nombre completo del trabajador, Número de Seguridad Social (NSS), CURP, RFC, domicilio, fecha de ingreso, Salario Base de Cotización y puesto de trabajo. Estos datos son esenciales para formalizar la relación laboral y dar de alta correctamente en el IMSS.

¿La tarjeta patronal del IMSS incluye información sobre finiquitos?

No. La tarjeta patronal del IMSS no guarda información específica sobre finiquitos. Sin embargo, la terminación de una relación laboral sí debe notificarse al Instituto, indicando fecha y motivo de baja. El cálculo y entrega del finiquito son procesos separados, pero los pagos extraordinarios derivados deben reportarse.

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¿Cómo se mide el desempeño de los empleados en la tarjeta patronal del IMSS por recursos humanos?

La tarjeta no registra evaluaciones de desempeño . Esta medición es interna, y aunque no se reporta al IMSS directamente, puede influir en acciones como promociones o despidos que sí se comunican al Instituto mediante altas o bajas formales.

¿Qué importancia tienen las semanas cotizadas en los reportes del IMSS?

Las semanas cotizadas son clave para acceder a prestaciones como pensiones o incapacidades. Se calculan con base en las aportaciones del patrón y definen la cobertura del trabajador. Desde RRHH es vital asegurarse de que estén bien registradas.

¿Qué requisitos del INM se deben cumplir al actualizar la tarjeta patronal del IMSS?

Cuando se trata de empleados extranjeros, es necesario que tengan una visa de trabajo vigente y permiso de residencia (temporal o permanente). Estos documentos del INM son indispensables para cualquier trámite que involucre actualización del registro ante el IMSS.

¿Qué información relacionada con la NOM 035 se debe reportar al IMSS?

Aunque no forma parte del contenido directo de la tarjeta patronal, las empresas deben cumplir con la NOM 035 y estar listas para presentar evidencia ante el IMSS si así se solicita. Esta norma obliga a prevenir riesgos psicosociales en el entorno laboral.

¿Es obligatorio actualizar los registros del IMSS con los cambios en el salario mínimo?