Ivacon Seguridad Privada

Sobre Ivacon Seguridad Privada

IVACON Seguridad Privada es una empresa mexicana con más de 40 años de experiencia cuidando personas, negocios e instalaciones. Su sede se encuentra en Naucalpan de Juárez, Estado de México, aunque también ofrece servicios en Ciudad de México, el área metropolitana y otros estados del país. Su trabajo consiste en ayudar a empresas y organizaciones a proteger sus instalaciones y mantener sus operaciones seguras. Y aunque desde fuera pueda parecer que la seguridad privada consiste solamente en colocar a un vigilante en una entrada, detrás hay bastante más trabajo. Hay equipos que coordinar, riesgos que evaluar y protocolos que seguir. Porque cuidar una instalación no es simplemente sentarse junto a una puerta y esperar a que termine el turno.

Entre sus principales servicios están la vigilancia dentro de instalaciones, el monitoreo, el análisis de riesgos y la consultoría en seguridad. También ofrece capacitación para preparar a sus agentes y ayudarles a responder ante distintas situaciones. La empresa combina personal capacitado con herramientas tecnológicas y procedimientos que buscan prevenir incidentes. Cada cliente tiene necesidades diferentes, así que los servicios deben organizarse según el tipo de instalación y los riesgos que pueden presentarse. No es lo mismo vigilar un edificio de oficinas que una instalación industrial donde hay movimiento de personas, vehículos y equipos durante todo el día.

Actualmente, IVACON cuenta con 1,200 colaboradores. Es una plantilla bastante grande, especialmente cuando parte del personal trabaja en diferentes instalaciones y cumple turnos según las necesidades de cada servicio. Detrás de esos equipos también hay personas encargadas de mantener los registros laborales, preparar la nómina y atender los trámites relacionados con la seguridad social. Y con 1,200 trabajadores, la administración no es precisamente una tarea que pueda resolverse en cinco minutos. Hay información que actualizar, movimientos que registrar y pagos que revisar. Porque mientras los agentes se encargan de cuidar las instalaciones de los clientes, alguien tiene que asegurarse de que todo esté en orden dentro de la empresa.

¿Qué desafíos enfrentaban en la gestión de nómina?

Antes de comenzar a trabajar con Runa, IVACON recurría a un contador para gestionar sus procesos de nómina. Era parte de su forma de administrar los pagos y la información laboral, pero manejar una plantilla de 1,200 colaboradores requiere bastante coordinación. Cada trabajador tiene datos que deben mantenerse actualizados y movimientos que pueden necesitar seguimiento durante el mes. Si toda esa información no se encuentra reunida en un mismo lugar, consultar registros y revisar cambios puede tomar más tiempo del esperado. Y cuando hablamos de 1,200 personas, hasta una tarea que parece pequeña puede convertirse en una montaña de pendientes.

Uno de los principales retos estaba en la gestión de los movimientos ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, conocido como IMSS. En una empresa de este tamaño, las altas, bajas y modificaciones de salario requieren atención y deben gestionarse dentro de los plazos correspondientes. No son trámites que puedan dejarse para cuando alguien tenga un rato libre. Si hay un cambio en la situación laboral de un colaborador, es importante que la información se revise y se atienda correctamente. Para el equipo administrativo, esto significaba mantener un seguimiento constante y asegurarse de que los registros estuvieran al día. Porque con temas de seguridad social, más vale tener los datos bien revisados que descubrir un error cuando ya se necesita resolver con urgencia.

También estaba el trabajo relacionado con la nómina. Administrar los pagos de 1,200 colaboradores implica revisar información, mantener registros y atender los movimientos que puedan afectar cada periodo. Cuando estas actividades dependen de procesos separados, el equipo puede terminar dedicando demasiado tiempo a reunir datos y comprobar que todo coincida. Y aunque revisar información es parte normal del trabajo, hacerlo una y otra vez porque los registros están dispersos puede resultar agotador. IVACON necesitaba una manera más práctica de mantener el control de sus procesos sin complicar todavía más las tareas del área administrativa.

La empresa buscaba una herramienta que le permitiera reunir la información del personal, facilitar los movimientos ante el IMSS y gestionar la nómina desde un mismo lugar. La idea era reducir las vueltas innecesarias y contar con datos que pudieran consultarse y actualizarse con mayor facilidad. No se trataba de eliminar las revisiones ni de dejar de prestar atención a los trámites laborales. Lo importante era tener una forma más organizada de realizar esas actividades. Porque cuando una empresa tiene 1,200 colaboradores, depender de que todo esté anotado en el archivo correcto puede generar más de un dolor de cabeza.

¿En qué aspectos les ha ayudado Runa?

Desde que IVACON comenzó a utilizar Runa, la administración de su nómina y la información de sus colaboradores se ha vuelto más práctica. La plataforma permite reunir los datos del personal en un mismo lugar, lo que facilita las consultas y actualizaciones que el equipo necesita realizar durante el mes. Esto resulta especialmente útil cuando se trabaja con una plantilla tan grande. En lugar de depender tanto de información distribuida entre diferentes registros, el equipo cuenta con una herramienta que le ayuda a mantener mayor orden. Y cuando alguien necesita revisar los datos de un colaborador, poder encontrarlos sin empezar una búsqueda entre archivos ya es una buena noticia.

Uno de los beneficios más importantes ha sido la posibilidad de gestionar movimientos ante el IMSS desde la plataforma. Para IVACON, esta función ayuda a dar seguimiento a trámites que forman parte de sus responsabilidades laborales. Las altas, bajas y modificaciones requieren información correcta y atención dentro de los plazos establecidos, así que contar con una herramienta que facilite su gestión resulta útil para el equipo de nómina. Eso no significa que los trámites se hagan solos ni que desaparezca la necesidad de comprobar los datos. La diferencia está en tener una forma más directa de atenderlos. Y cuando hay 1,200 colaboradores, evitar pasos innecesarios puede ayudar bastante.

Como comparte el Coordinador de Nómina de IVACON Seguridad Privada, “Con Runa podemos administrar nuestra nómina, gestionar movimientos ante el IMSS y mantener actualizada la información de nuestros colaboradores desde una sola plataforma. Esto nos permite trabajar con mayor eficiencia y precisión”. Para el equipo, tener esas funciones reunidas facilita el seguimiento de sus actividades habituales. Ya no se trata solamente de preparar los pagos, sino de contar con información organizada que también sirva para atender otras responsabilidades administrativas. Porque la nómina y los movimientos laborales están relacionados, y trabajar con datos claros ayuda a que las tareas sean más fáciles de revisar.

Otro cambio importante ha sido la organización de la información de los colaboradores. Cuando una empresa tiene personal distribuido en diferentes instalaciones, es necesario mantener registros actualizados y poder consultarlos cuando surgen dudas o cambios. Con Runa, IVACON cuenta con una plataforma que facilita ese trabajo y ayuda a reducir la dispersión de datos. Es parecido a lo que ocurre en una central de seguridad cuando cada servicio tiene sus registros bien identificados. Si alguien necesita consultar información, sabe dónde buscar y no tiene que llamar a medio equipo para encontrarla. Con la administración del personal sucede algo parecido. Tener los datos organizados permite dedicar menos tiempo a búsquedas y más atención a los asuntos que realmente necesitan seguimiento.

¿Por qué eligieron Runa?

IVACON Seguridad Privada eligió Runa porque necesitaba una herramienta que pudiera ayudarle a administrar una plantilla de 1,200 colaboradores. Después de trabajar con un contador, la empresa buscaba una forma más directa de gestionar su nómina, mantener actualizada la información del personal y atender los movimientos ante el IMSS. Para un equipo administrativo que trabaja con tantos registros, contar con una plataforma donde se puedan realizar estas actividades representa una ventaja práctica. No necesitaban añadir más archivos ni complicar sus procesos con pasos difíciles de seguir. Querían tener mayor orden y una forma más sencilla de trabajar.

La posibilidad de reunir diferentes tareas en una sola plataforma fue uno de los motivos importantes para elegir Runa. La empresa necesitaba consultar datos laborales, revisar información para la nómina y gestionar trámites de seguridad social sin depender tanto de procesos separados. Con Runa, el equipo puede mantener un mejor control de estas actividades y darles seguimiento de manera más organizada. Y aunque la tecnología ayuda, la revisión de la información sigue siendo importante. Sobre todo cuando hablamos de pagos y obligaciones laborales, donde un dato equivocado puede generar trabajo adicional. Por eso, contar con herramientas que faciliten la administración también ayuda a que el equipo pueda prestar atención a los detalles.

Hoy, IVACON utiliza Runa para administrar la nómina de sus 1,200 colaboradores, mantener organizada su información y gestionar movimientos ante el IMSS. El equipo de nómina cuenta con una plataforma que facilita sus tareas habituales y le permite trabajar con mayor orden. Mientras la empresa continúa ofreciendo servicios de vigilancia, monitoreo y protección en diferentes instalaciones, su administración tiene una forma más práctica de atender las necesidades del personal. Puede que revisar altas, bajas y registros laborales no sea tan emocionante como coordinar un operativo de seguridad, pero es una tarea que necesita hacerse bien. Porque una empresa que se encarga de proteger a otras organizaciones también debe cuidar que sus propios procesos funcionen correctamente. Con Runa, IVACON ha conseguido simplificar parte de ese trabajo y mantener un mejor control de la información de su equipo.