Seprotec

Sobre Seprotec Seguridad Privada

SEPROTEC es una empresa mexicana de seguridad privada con sede en Mérida, Yucatán. Se dedica a proteger negocios, empresas, propiedades e instalaciones mediante personal de vigilancia capacitado. Su trabajo consiste en cuidar que todo esté en orden, controlar quién entra y sale de cada lugar y atender cualquier situación que pueda poner en riesgo la seguridad de sus clientes. Y aunque desde fuera parezca que el trabajo de un agente consiste solamente en estar pendiente de una puerta, la realidad es bastante distinta. Hay protocolos que cumplir, accesos que supervisar y situaciones que requieren atención durante todo el turno. Porque cuando se trata de seguridad, no basta con ponerse un uniforme y mirar serio. Hay que saber qué hacer y estar preparado para actuar cuando sea necesario.

La empresa cuenta con agentes de seguridad que trabajan según las necesidades de cada cliente. También dispone de vehículos identificados y equipados, uniformes para su personal y una central de monitoreo que funciona las 24 horas. Todo esto requiere bastante coordinación, especialmente porque los agentes no trabajan necesariamente en un mismo lugar. Algunos pueden estar cuidando instalaciones empresariales, mientras otros supervisan accesos o cumplen funciones de vigilancia en distintas propiedades. Y detrás de esos servicios hay un equipo encargado de organizar turnos, revisar asistencias y asegurarse de que cada puesto esté cubierto. Porque si un agente tiene que estar en su puesto a las siete de la mañana, no sirve de mucho enterarse a las nueve de que nunca llegó.

¿Qué desafíos enfrentaban en la gestión de nómina?

Antes de comenzar a trabajar con Runa, SEPROTEC utilizaba Excel para llevar parte de la información relacionada con su personal. Era una herramienta conocida y útil para organizar registros, pero administrar los turnos y las asistencias de una empresa de seguridad privada requiere bastante seguimiento. Los agentes trabajan en diferentes instalaciones, cumplen horarios que pueden variar y tienen responsabilidades que dependen del servicio asignado. Por eso, el equipo administrativo necesitaba saber quién había asistido, a qué hora había ingresado y si durante el turno se había presentado alguna incidencia. Y cuando toda esa información se maneja en hojas de cálculo, mantenerla actualizada puede terminar siendo un trabajo bastante pesado.

El problema no era solamente registrar las entradas y salidas. Esa información también debía revisarse al momento de preparar la nómina. Una falta, una llegada tarde o cualquier otra incidencia podía necesitar atención antes de realizar los pagos. Si los registros estaban repartidos entre varios archivos, el equipo tenía que dedicar tiempo a reunirlos y comprobar que todo estuviera correcto. Y claro, Excel puede ayudar con muchas cosas, pero no va a llamar por teléfono para preguntar por qué alguien no marcó su entrada. Ese seguimiento seguía dependiendo de las personas encargadas de la administración.

Para SEPROTEC, era importante encontrar una forma más práctica de controlar las asistencias y mantener la información del personal organizada. La empresa necesitaba reducir las tareas manuales y evitar que cada periodo de nómina implicara revisar una gran cantidad de registros por separado. Además, al tratarse de un servicio que funciona durante diferentes horarios y turnos, el equipo operativo debía mantenerse atento a lo que ocurría en las instalaciones de sus clientes. Dedicar demasiado tiempo a ordenar datos podía quitar atención a otras responsabilidades. Lo que buscaban era tener mayor claridad sobre la información de sus agentes y facilitar el trabajo tanto del área administrativa como del equipo de operaciones.

¿En qué aspectos les ha ayudado Runa?

Desde que SEPROTEC comenzó a utilizar Runa, el seguimiento de las asistencias y las incidencias de sus agentes de seguridad se ha vuelto más práctico. La plataforma les permite mantener organizada la información del personal y revisar los registros de entrada y salida que forman parte de sus procesos administrativos. Esto resulta especialmente útil para una empresa cuyos colaboradores trabajan en diferentes instalaciones. En lugar de depender tanto de hojas de cálculo y revisiones manuales, el equipo cuenta con una herramienta que facilita la consulta de datos. Y cuando hay varios turnos que supervisar, encontrar la información sin tener que buscar entre archivos ya representa una buena ayuda.

Uno de los cambios más importantes está en el seguimiento de las incidencias que pueden afectar la nómina. En seguridad privada, no basta con saber cuántas personas forman parte del equipo. También hay que revisar si cumplieron sus turnos y si ocurrió algo que deba considerarse al preparar los pagos. Con Runa, SEPROTEC puede llevar un mejor control de esa información y facilitar su revisión. Eso no significa que las faltas desaparezcan ni que todos los agentes lleguen puntuales por arte de magia. Las incidencias pueden seguir ocurriendo, como en cualquier empresa. La diferencia está en tener una forma más ordenada de registrarlas y darles seguimiento.

“Runa nos ayuda a mantener un mejor control de nuestros equipos de seguridad, desde los registros de entrada y salida hasta las incidencias que impactan la nómina. Esto nos permite operar de manera más eficiente”.

Para la empresa, contar con esa información es importante porque la administración y la operación están muy relacionadas. Lo que ocurre durante un turno puede necesitar una revisión posterior, y tener los registros disponibles facilita ese trabajo. Así, el equipo puede dedicar menos tiempo a reunir información y más atención a las actividades que requieren seguimiento.

También ha resultado útil contar con los datos del personal en un mismo lugar. Cuando surge una consulta sobre una asistencia o hay que revisar alguna incidencia, el equipo administrativo tiene una forma más directa de encontrar la información. Es parecido a lo que ocurre en una central de vigilancia cuando cada cámara está bien identificada. Si alguien necesita revisar una zona, sabe dónde buscar y no tiene que pasar media hora tratando de descubrir qué pantalla corresponde a cada instalación. Con Runa, SEPROTEC ha conseguido que parte de su administración funcione con ese mismo sentido de orden. Y eso ayuda bastante cuando el trabajo diario ya implica estar pendiente de muchas cosas al mismo tiempo.

¿Por qué eligieron Runa?

SEPROTEC eligió Runa porque necesitaba una herramienta que respondiera a la forma en la que trabaja una empresa de seguridad privada. A diferencia de otros negocios donde gran parte del personal cumple un horario parecido y trabaja en una misma oficina, sus agentes están distribuidos en diferentes instalaciones y pueden tener turnos distintos. Esto hace que el control de asistencias e incidencias sea especialmente importante. Después de utilizar Excel, la empresa buscaba una forma más sencilla de reunir esa información y relacionarla con sus procesos de nómina. No necesitaba complicar el trabajo con más archivos o registros. Necesitaba que los datos fueran más fáciles de consultar y mantener al día.

La posibilidad de tener mayor control sobre la información del personal fue uno de los motivos para elegir Runa. El equipo administrativo necesitaba revisar registros, identificar incidencias y preparar la nómina sin dedicar tantas horas a tareas manuales. Al mismo tiempo, el área de Operaciones requería información que le ayudara a dar seguimiento a los agentes asignados a diferentes servicios. Con una plataforma que reúne estos datos, ambas áreas pueden trabajar de manera más organizada. Porque cuando hay personal de vigilancia distribuido en distintos puntos, tener claridad sobre las asistencias no es un detalle menor. Es parte de lo que permite mantener los servicios funcionando correctamente. Hoy, SEPROTEC utiliza Runa para organizar la información de sus agentes de seguridad, revisar asistencias y dar seguimiento a las incidencias relacionadas con la nómina. El equipo puede resolver parte de sus tareas administrativas de una manera más práctica, mientras continúa pendiente de los turnos y servicios que ofrece a sus clientes. Puede que revisar registros de entrada y salida no sea la parte más emocionante del negocio, pero es una tarea que necesita hacerse bien todos los días. Porque en una empresa de seguridad, saber quién está trabajando, dónde está asignado y qué ocurrió durante su turno es fundamental. Con Runa, SEPROTEC cuenta con una herramienta que facilita ese control y ayuda a que la administración del personal no se convierta en otro problema que vigilar.