TecNet

Sobre TecnetOne

TecnetOne es una empresa mexicana de tecnología que se dedica a proteger la información y los sistemas de otras empresas. Fue fundada en 2017 y tiene su sede principal en Querétaro, aunque también cuenta con presencia en Ciudad de México y Estados Unidos. Su especialidad es la ciberseguridad y los servicios en la nube, dos áreas que hoy son importantes para cualquier negocio que trabaje con información digital. Porque una cosa es guardar los archivos de una empresa en una computadora y otra muy distinta es asegurarse de que nadie pueda entrar a revisarlos sin permiso. Y cuando hablamos de información de clientes, documentos internos o sistemas que necesitan funcionar todos los días, la seguridad deja de ser un detalle y se convierte en una prioridad.

La empresa trabaja principalmente a través de dos áreas. La primera es TecnetSecurity, dedicada a proteger sistemas, monitorear posibles amenazas y ayudar a las organizaciones a mantener segura su información. La segunda es TecnetCloud, enfocada en servicios de nube, infraestructura tecnológica, copias de seguridad y recuperación de datos. También trabaja con plataformas como Microsoft Azure y Amazon Web Services, conocidas como AWS. Dicho de forma sencilla, TecnetOne ayuda a que las empresas puedan trabajar con sus sistemas sin estar preocupadas todo el tiempo por perder información o sufrir problemas de seguridad. Porque nadie quiere llegar un lunes a la oficina y descubrir que los archivos importantes han desaparecido. Bastante complicado es empezar la semana sin café.

TecnetOne cuenta con la certificación ISO/IEC 27001, relacionada con la gestión de la seguridad de la información, y atiende a empresas de diferentes sectores en México, Latinoamérica, Estados Unidos y Europa. Detrás de estos servicios hay un equipo de 315 colaboradores que participa en distintas actividades técnicas, comerciales y administrativas. Y aunque la empresa se dedica a proteger sistemas y organizar información digital, también necesita mantener en orden sus propios procesos internos. Hay documentos laborales que guardar, datos que actualizar y una nómina que gestionar. Porque por muy buena que sea una empresa cuidando la información de sus clientes, también tiene que asegurarse de que los documentos de su propio equipo estén donde deben estar.

¿Qué desafíos enfrentaban en la gestión de nómina?

Antes de comenzar a utilizar Runa, TecnetOne trabajaba con un contador para gestionar su nómina. Era la forma en la que venía atendiendo este proceso, pero con un equipo de 315 colaboradores, la empresa necesitaba una manera más práctica de organizar la información del personal. Hay documentos que guardar, registros que actualizar y consultas que aparecen durante el mes. Son tareas normales dentro de Recursos Humanos, pero cuando la cantidad de trabajadores aumenta, también crece el número de archivos y datos que hay que mantener al día. Y si cada vez que alguien necesita un documento hay que revisar varias carpetas, el trabajo puede terminar ocupando bastante más tiempo del esperado.

Uno de los retos estaba en tener la información reunida y disponible para el equipo administrativo. Cuando los documentos se encuentran repartidos entre diferentes archivos o herramientas, buscar un dato puede convertirse en una tarea aparte. A veces se necesita revisar un registro laboral, encontrar un documento o confirmar cierta información antes de continuar con otro proceso. Si todo eso requiere varios pasos, los minutos empiezan a acumularse. Y cuando hay 315 colaboradores, esos pequeños pendientes pueden terminar llenando buena parte de la jornada. TecnetOne buscaba evitar ese problema y contar con una herramienta que facilitara la consulta y organización de los datos del personal.

También necesitaba simplificar las actividades relacionadas con la nómina. Depender de un contador para este proceso era parte de su forma de trabajar, pero la empresa quería tener una administración más directa y organizada. No se trataba de cambiar por completo su operación ni de incorporar tecnología solamente porque se dedica al sector tecnológico. Lo que buscaban era bastante sencillo: encontrar una plataforma que ayudara al equipo a trabajar con menos vueltas. Porque cuando una empresa desarrolla servicios de ciberseguridad y nube, lo último que necesita es que sus propios procesos administrativos se conviertan en un rompecabezas de documentos.

¿En qué aspectos les ha ayudado Runa?

Desde que TecnetOne comenzó a trabajar con Runa, la administración de la información de sus colaboradores se ha vuelto más sencilla. La plataforma permite reunir los datos del personal y organizar sus documentos en un mismo lugar, lo que facilita las consultas y el seguimiento de las tareas habituales de Recursos Humanos. Antes, encontrar cierta información podía requerir revisar diferentes registros. Ahora, el equipo cuenta con una herramienta que le ayuda a mantener todo más ordenado. Y aunque tener los documentos bien organizados no parezca la noticia más emocionante del día, para quienes trabajan en Administración puede representar una gran diferencia. Sobre todo cuando alguien necesita un archivo con urgencia y no hay tiempo para empezar una búsqueda por todas las carpetas.

Otro de los beneficios ha sido poder gestionar los procesos de nómina de una manera más práctica. Runa ayuda al equipo administrativo a atender estas tareas desde una plataforma que resulta fácil de utilizar. Esto permite reducir parte de las complicaciones que pueden aparecer cuando la información está distribuida en diferentes lugares. Claro, la nómina sigue necesitando revisión y los documentos laborales no se organizan solos por arte de magia. Pero contar con una herramienta donde se puede consultar la información facilita bastante el trabajo. Y cuando se trata de administrar a 315 personas, evitar pasos innecesarios siempre viene bien.

Como explica Zoilijee Quero, cofundadora de TecnetOne, “Runa nos permite gestionar la información de nuestros colaboradores, organizar documentos y simplificar los procesos de nómina. Es una herramienta intuitiva que facilita nuestra administración diaria”. Para la empresa, esa facilidad de uso es importante porque permite que el equipo administrativo resuelva sus tareas sin tener que dedicar demasiado tiempo a entender cómo funciona cada proceso. Al final, una herramienta debería ayudar a trabajar mejor, no convertirse en otro problema que necesita atención.

Tener los documentos organizados también resulta útil cuando aparecen consultas sobre algún colaborador. En lugar de buscar entre distintos archivos, el equipo puede acudir a una misma plataforma para revisar la información. Es parecido a lo que ocurre con los sistemas de almacenamiento en la nube que TecnetOne conoce tan bien. Cuando los archivos están bien guardados y organizados, encontrarlos es mucho más sencillo. Nadie quiere tener que abrir veinte carpetas para descubrir dónde quedó un documento. Con Runa, TecnetOne ha conseguido aplicar ese mismo sentido de orden a la administración de su personal, facilitando el trabajo diario y evitando búsquedas que antes podían quitar tiempo.

¿Por qué eligieron Runa?

TecnetOne eligió Runa porque necesitaba una herramienta sencilla para administrar la información de sus 315 colaboradores y facilitar los procesos de nómina. Después de trabajar con un contador, la empresa buscaba contar con una plataforma que le permitiera consultar datos y organizar documentos de manera más directa. La posibilidad de reunir toda esa información en un mismo lugar respondía a una necesidad concreta del equipo administrativo. No estaban buscando un sistema complicado ni una lista interminable de funciones que después nadie supiera utilizar. Lo importante era tener una herramienta práctica que ayudara a resolver las tareas habituales sin tantas vueltas.

La facilidad de uso también fue uno de los aspectos que más valoraron. TecnetOne es una empresa que trabaja todos los días con tecnología, pero eso no significa que quiera complicar sus procesos internos con herramientas difíciles de manejar. Al contrario, necesitaba algo que pudiera incorporarse a su rutina y ayudar al equipo a mantener la información organizada. Con Runa, puede gestionar los datos de sus colaboradores, consultar documentos y dar seguimiento a la nómina desde una misma plataforma. Esto facilita el trabajo administrativo y permite dedicar menos tiempo a tareas que antes requerían más pasos.

Hoy, TecnetOne utiliza Runa para mantener organizada la información de sus 315 colaboradores y gestionar sus procesos de nómina de una manera más práctica. El equipo administrativo cuenta con una plataforma que facilita la consulta de documentos y ayuda a resolver las tareas habituales con mayor orden. Mientras la empresa continúa trabajando en ciberseguridad, servicios de nube y protección de información para sus clientes, también puede mantener sus propios registros laborales mejor organizados. Puede que administrar documentos de Recursos Humanos no sea tan emocionante como detener un ataque informático, pero es una tarea que necesita funcionar bien todos los días. Porque una empresa que se dedica a proteger información también tiene que cuidar la de su propio equipo. Con Runa, TecnetOne ha encontrado una forma más sencilla de hacerlo, sin dedicar tantas horas a procesos administrativos que pueden resolverse de manera más práctica.