¿Cuál es el complemento del recibo de nómina v1.2?

Emitir correctamente el recibo de nómina no es solo un requisito fiscal: es la base para la deducibilidad de los sueldos, la transparencia con los colaboradores y la seguridad ante auditorías. Desde 2017, el SAT exige el complemento de nómina v1.2, que hoy sigue vigente en 2025.

La única versión válida para emitir recibos de nómina a tus trabajadores, es la 1.2. del complemento de nómina. La emisión de estos recibos es una obligación fiscal de los contribuyentes que efectúen pagos a sus trabajadores. Ya sea por sueldos, salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado o a contribuyentes asimilados a salarios.

¿Qué es el complemento de recibo de nómina y por qué importa a las empresas?

Cuando una empresa paga la nómina, no basta con depositar el dinero y entregar un recibo en PDF. Para que ese pago sea válido ante el SAT, debe generarse un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) con un documento adicional: el recibo de nómina.

¿Y eso qué es? Es básicamente un archivo con toda la información que detalla el pago al empleado. No solo cuánto se le pagó, sino cómo se calculó, qué se le descontó, qué prestaciones recibió y si esos montos cumplen con lo que marca la ley. Este complemento se adjunta al CFDI y lo vuelve completo y fiscalmente válido. ¿Para qué sirve? Para proteger tanto a la empresa como al trabajador. A la empresa le permite deducir correctamente los sueldos y evitar problemas fiscales. Al trabajador le da certeza de que su salario está siendo reportado tal cual al SAT, IMSS, INFONAVIT y demás autoridades. Todo queda registrado, timbrado y trazable.

Desde 2016, el SAT hizo obligatorio el uso del complemento recibo de nómina. Y desde entonces, cada versión ha traído ajustes técnicos que buscan mejorar la precisión de los datos y evitar malas prácticas. Pero más allá del requisito fiscal, tener bien estructurado el complemento es una forma clara de hacer las cosas bien. Sin sorpresas, sin errores, sin multas.

Principales modificaciones

El nuevo Complemento de Nómina versión 1.2. recibió una actualización total, pues está constituido por una nueva estructura. Se basa en un CFDI Nómina más completo utilizando un nodo general “nómina” y seis nodos principales dependientes:

• Emisor
• Receptor
• Percepciones
• Deducciones
• Otros pagos
• Incapacidades

¿Cuál es el impacto del complemento 1.2 en la gestión de RRHH?

El complemento recibo de nómina versión 1.2 cambió por completo la forma en que las empresas gestionan su nómina. Desde que el SAT lo hizo obligatorio en 2017, el área de Recursos Humanos dejó de ser solo la encargada de pagar sueldos: ahora también asume una parte esencial en la gestión fiscal y legal del salario. Puede sonar técnico, pero su impacto es muy real en la operación diaria.

Un error en el timbrado ya no es un detalle menor. Si el CFDI está mal emitido o el complemento tiene datos incompletos, el gasto en sueldos puede perder su deducibilidad. En otras palabras, el SAT podría rechazarlo, afectando directamente los impuestos de la empresa. Y nadie en contabilidad quiere lidiar con eso.

Además, los errores dentro del complemento —como percepciones mal clasificadas, deducciones que no cuadran o incapacidades mal registradas— pueden generar conflictos con los colaboradores o incluso abrir la puerta a sanciones. En una auditoría o una demanda laboral, un CFDI mal timbrado puede jugar en contra de la empresa.

Por eso, RRHH necesita entender bien cómo funciona el complemento recibo de nómina, no solo como un proceso automático del sistema, sino como un registro que respalda su gestión. Cada dato correcto demuestra que la empresa está cumpliendo con la ley y cuidando tanto su reputación como la relación con su gente. Hoy, gestionar la nómina no se trata solo de pagar a tiempo. También implica timbrar correctamente, deducir con precisión y mantener blindada a la organización frente a cualquier revisión del SAT, la STPS o el IMSS.

¿Cuáles son las razones del cambio en el recibo de nómina?

Con el cambio se logra un orden que antes no tenía, aunque contaba con cuatro nodos. En esta versión 1.2. se prevén nuevos elementos dependientes de los nodos principales para registrar de manera individual situaciones como:

• La identificación de la persona abajo de subcontratación.
• Los detalles de la operación cuando los empleados adquieren acciones o títulos, valor, emitidos por el empleador.
• La información de los pagos por jubilación, pensiones y haberes de retiro.
• Otros pagos por separación.
• Así como otro tipo de pagos que en lo general no deben considerarse como ingreso por salarios o conceptos asimilados a salarios.

Última actualización en el recibo de nómina 1.2

El 11 de diciembre de 2019, fue publicada una revisión al complemento de nómina versión 1.2 que impacta a las validaciones que llevan a cabo los Proveedores de Certificación (PAC) de CFDI. Entró en vigor el 1 de enero de 2020 de forma opcional. De forma obligatoria a partir del 1 de febrero 2020. En caso de ser patrón, impacta directamente en los siguientes casos:

1. En todos los casos donde se paguen conceptos de sueldos y salarios (Régimen de contratación “02” Sueldos, incluye asimilados a salarios señalados en la fracción I del artículo 94 de LISR), se validará que el recibo de nómina contenga el apartado de subsidio para el empleo, aún y cuando el subsidio para el empleo sea “0”.
2. No se permitirá incluir el subsidio al empleo en recibos de nómina cuyos conceptos sean diferentes a sueldos y salarios y asimilados a salarios señalados en la fracción I del artículo 94 de LISR (Régimen de contratación “02”). Se recomienda consultar y utilizar el Apéndice 6 contenido en la guía de llenado del recibo de nómina para registrar los conceptos de percepciones, otros pagos y deducciones por cada tipo de régimen de contratación.
3. Se validará que el monto de subsidio para el empleo reportado en el recibo de nómina no sea mayor a los montos establecidos en las disposiciones fiscales. Recuerda que se debe registrar el subsidio causado conforme a la tabla del decreto del subsidio para el empleo y las tablas publicadas en el Anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.

Es importante emitir de manera correcta y respetando la nueva estructura del nuevo recibo con la versión 1.2 con la finalidad de poder deducir nuestra nómina. En caso de tener dudas, puedes consultar la “Guía de llenado” que se encuentra en la página del SAT.

¿Cuáles son los errores frecuentes en la emisión del complemento de nómina?

Timbrar nómina no es solo generar el recibo. El complemento recibo de nómina tiene muchísimos detalles que, si no se cuidan, pueden provocar errores costosos en tiempo, dinero o confianza con el equipo. Aquí van los más comunes que vemos en muchas empresas, grandes y pequeñas:

Olvidar el subsidio al empleo

Este apoyo fiscal debe reflejarse correctamente en el CFDI. Si se omite o se calcula mal, el colaborador puede recibir menos y terminar con descuentos que no entiende. También puede traer inconsistencias ante el SAT.

Asignar mal el régimen de contratación

No es lo mismo un trabajador por sueldos y salarios que uno por honorarios o asimilados. Si el régimen no coincide con la realidad, el CFDI pierde validez y puede afectar deducciones o cotizaciones.

Confundir percepciones gravables con exentas 

Uno de los errores más delicados. Un bono puede ser parcialmente exento, pero si se timbra todo como gravado, el ISR se dispara y el trabajador se enoja. Y con razón.

No usar el Apéndice 6 de la guía de llenado

Este apéndice del SAT detalla cómo llenar cada campo del complemento recibo de nómina. Ignorarlo es como timbrar con los ojos cerrados.

No actualizarse con los cambios fiscales

Cada año cambian los catálogos, claves, o se ajustan reglas. Sí RRHH no recibe capacitación continua, es fácil quedarse atrás y seguir timbrando con información desactualizada.

No establecer controles internos

Antes de timbrar, debería haber una validación interna: ¿el monto cuadra?, ¿las deducciones son las correctas?, ¿el régimen está bien? Un doble check ahorra muchos dolores de cabeza.

No revisar lo timbrado con el PAC o el área fiscal

A veces, el archivo XML dice una cosa y la plataforma dice otra. Hacer revisiones periódicas ayuda a detectar errores antes de que el SAT lo haga.

No explicar nada al colaborador

El CFDI de nómina está lleno de conceptos raros: percepciones, subsidios, claves, deducciones. Si RRHH no se toma el tiempo de explicarlo, la gente desconfía y eso genera tensión innecesaria.

Timbrar bien no es solo un tema contable, es una señal de que la empresa está haciendo las cosas en serio. Y eso siempre se nota.

¿Cuál es el papel de la tecnología en la correcta emisión del complemento 1.2?

Emitir el complemento recibo de nómina versión 1.2 no es solo una tarea administrativa. Es un proceso que, si se hace mal, puede afectar la relación con los colaboradores, la deducibilidad fiscal e incluso dejar a la empresa mal parada ante el SAT.

Ahí es donde la tecnología se vuelve aliada clave. Un buen software de nómina no solo sirve para calcular sueldos. También se encarga de aplicar automáticamente las reglas más recientes del SAT, sin que tú tengas que estudiar cada actualización en la guía de llenado. Así te aseguras de que los CFDIs estén timbrados con la versión correcta, los campos adecuados y las claves actualizadas.

Además, estas plataformas permiten generar reportes claros y ordenados, tanto para auditores como para dirección. En lugar de buscar archivos dispersos o depender de hojas de Excel, el sistema te da lo que necesitas: quién ganó, cuánto, qué deducciones se aplicaron, y si todo está timbrado correctamente. Esto ayuda muchísimo en auditorías o revisiones internas.

Otro beneficio enorme: reduce los errores humanos. Muchos errores en el complemento ocurren por capturas manuales o mal uso de las claves. Un buen sistema automatiza esa parte y te avisa si algo no cuadra antes de timbrar.

Un ejemplo práctico: plataformas como Runa ya integran todo el proceso en un solo flujo. Desde el cálculo hasta el timbrado y la dispersión. Todo en automático, sin tener que brincar entre sistemas o correr el riesgo de timbrar mal por un descuido. Usar tecnología no es solo comodidad, es una forma inteligente de proteger a tu empresa y a tu equipo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se refleja el cálculo de bruto a neto en el complemento recibo de nómina?

El complemento recibo de nómina debe reflejar de forma clara cómo se calcula el sueldo de bruto a neto. Es decir, cuánto gana el colaborador antes de impuestos (salario bruto) y cuánto se le deposita finalmente después de deducciones (salario neto). Esta diferencia incluye retenciones como ISR, IMSS, aportaciones a INFONAVIT, entre otras. 

Si el CFDI no muestra ese desglose correctamente, puede haber malentendidos con el colaborador y errores en la deducibilidad. Por eso, es clave que el sistema de nómina timbre con los campos completos y bien clasificados. Utiliza nuestra calculadora bruto neto.

¿El aguinaldo debe aparecer en el complemento del recibo de nómina?

Sí, el aguinaldo siempre debe reflejarse en el complemento recibo de nómina, ya sea como parte de la nómina ordinaria o como un pago extraordinario. El aguinaldo es una prestación obligatoria y no basta con pagarlo; también hay que timbrarlo bien en el CFDI, usando la clave correcta para que quede bien registrado como percepción. 

Muchas empresas ya usan nuestra calculadora aguinaldo para asegurarse de que el monto sea justo y acorde al tiempo trabajado. Si se timbra mal o se omite, no solo puede traer problemas con el SAT, también deja al colaborador sin un comprobante válido que respalde ese ingreso. Y cuando hay revisiones o aclaraciones, eso se nota.

¿Cómo se incluye la prima vacacional en el complemento recibo de nómina?

La prima vacacional debe aparecer de forma clara en el complemento recibo de nómina, como una percepción distinta al sueldo base. El SAT establece claves específicas para este tipo de pago, y es importante usarlas correctamente. 

Si estás haciendo los cálculos a mano, podrías cometer errores; por eso muchas empresas prefieren usar nuestra calculadora prima vacacional dentro de su software de nómina. Al timbrar correctamente la prima, garantizas que el colaborador vea reflejado su derecho y que la empresa cumpla con lo establecido por la Ley Federal del Trabajo.

¿La NOM 035 tiene relación con el complemento del recibo de nómina?

Aunque la NOM 035 no modifica directamente el complemento recibo de nómina, sí tiene un impacto indirecto. La norma busca prevenir factores de riesgo psicosocial en el trabajo, y uno de ellos es la incertidumbre sobre el pago. Si el CFDI no es claro, hay errores constantes o los colaboradores no entienden sus deducciones, eso genera desconfianza. Un complemento bien timbrado, con datos correctos y accesibles, también es una forma de cuidar el bienestar emocional del equipo, especialmente cuando RRHH mantiene una comunicación abierta sobre lo que aparece en su recibo.

¿La NOM 037 cambia la forma de emitir el complemento recibo de nómina?

La NOM 037, enfocada en el trabajo remoto, no cambia directamente la estructura del complemento recibo de nómina, pero sí puede modificar algunos conceptos que deben timbrarse. Por ejemplo, si la empresa entrega un apoyo económico para internet, luz o mobiliario de oficina en casa, esos pagos deben reflejarse como percepciones dentro del CFDI. 

Es importante clasificarlos correctamente para no confundirlos con el salario ordinario. Tener esto bien registrado protege a la empresa ante revisiones y le da transparencia al colaborador sobre lo que está recibiendo.

¿El organigrama influye en cómo se llena el complemento del recibo de nómina?

Sí, aunque el organigrama no aparece directamente en el complemento recibo de nómina, influye en la información que se timbra. Cada puesto en la estructura organizacional tiene asociado un tipo de contrato, un nivel salarial y beneficios particulares. Si el organigrama no está actualizado y el sistema de nómina timbra bajo el puesto anterior o con claves equivocadas, el CFDI puede contener errores. Por eso, es importante alinear los cambios de personal con el área de nómina, para que el complemento refleje lo que realmente sucede dentro de la empresa.

¿Qué pasa si el sueldo timbrado está por debajo del salario mínimo?

El SAT y el IMSS pueden detectar fácilmente si un complemento recibo de nómina refleja un sueldo menor al salario mínimo vigente. Si eso ocurre, la empresa podría recibir una sanción o perder la deducibilidad del gasto. Además, al colaborador no se le estarían respetando sus derechos laborales básicos. 

Por eso es tan importante que el sistema de nómina esté actualizado con los montos más recientes publicados por la CONASAMI. Una vez que el complemento se timbra, queda como evidencia ante cualquier autoridad fiscal o laboral.

¿Se pueden reflejar los bonos por desempeño en el complemento recibo de nómina?

Sí, los bonos por desempeño deben timbrarse como percepciones dentro del complemento recibo de nómina, usando las claves correctas según su naturaleza (si son gravables o exentas). Esto no solo da claridad al colaborador sobre por qué recibió ese monto adicional, también protege a la empresa en caso de una revisión fiscal. Si no se clasifican bien, podrían considerarse pagos no reportados o generar inconsistencias ante el SAT. Usar un sistema de nómina actualizado te ayuda a reflejar correctamente este tipo de ingresos variables sin complicarte.