Tabla de contenidos
- ¿Qué es el IDSE?
- ¿Qué movimientos se pueden realizar en el IDSE?
- ¿Cómo funciona el IDSE?
- ¿Cómo utilizar los servicios del IMSS IDSE?
- ¿Qué requisitos necesitas cumplir para usar IDSE?
- Dar de alta al patrón en IDSE
- Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE)
- Gestionar las declaraciones en IDSE
- ¿Cómo dar de alta a un trabajador en IDSE?
- Movimientos IDSE
- ¿Cómo gestionar los movimientos IDSE?
- Prima de riesgos de trabajo
- ¿Cómo gestionar la prima de riesgo en IDSE?
- ¿Que es la declaración anual?
- ¿Cuáles son los problemas con el IDSE?
- Consejos para evitar problemas en IDSE
- Consecuencias de no cumplir con IDSE
- Preguntas frecuentes
El IMSS Desde Su Empresa (IDSE) es una plataforma en línea del IMSS pensada para que las empresas y patrones puedan hacer trámites sin salir de la oficina. Desde ahí puedes hacer lo básico del día a día:
- Dar de alta a un nuevo trabajador
- Darlo de baja cuando se va
- Hacer ajustes de salario
- Descargar la emisión mensual anticipada (EMA)
- Descargar también la emisión bimestral anticipada (EBA)
- Presentar la determinación de la prima de riesgo
- Y otros movimientos importantes para mantener todo en regla con el IMSS
Todo eso, sin ir a una oficina y sin usar papel. El responsable detrás del IDSE es el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Ellos no solo administran esta plataforma. También son quienes dan acceso a los servicios médicos y la seguridad social para los trabajadores. Una vez que una persona está afiliada, recibe un número de seguridad social y a partir de ahí, se le reconoce como asegurado o derechohabiente. Eso le da acceso a servicios médicos, prestaciones y atención dentro del sistema del IMSS.
¿Qué es el IDSE?
IDSE es una herramienta que facilita a los patrones el cumplimiento de sus obligaciones con el IMSS. La relación entre IDSE y el IMSS es la siguiente:
- IDSE es un servicio ofrecido por el IMSS.
- IDSE permite a los patrones realizar trámites y servicios relacionados con la seguridad social de sus trabajadores.
- Por último, el uso de IDSE facilita a los patrones el cumplimiento de sus obligaciones con el IMSS.
Al realizar los trámites a través de IDSE, los patrones cumplen con sus obligaciones con el IMSS, como son:
- Afiliar a sus trabajadores al IMSS y en general comunicar al instituto sobre las actualizaciones de los empleados sobre los cambios de salario y bajas de los mismos .
- Realizar un pago correcto de cuotas obrero patronales a partir de obtener una propuesta de pago mensual, y confrontar el pago calculado contra los cálculos realizados por el IMSS.
- También, presentar la declaración de prima de riesgo anual de la empresa ante el IMSS.
¿Qué movimientos se pueden realizar en el IDSE?
Los movimientos que se pueden realizar en el IDSE son:
- Enviar datos afiliatorios para dar de alta a un trabajador
- Notificar el reingreso de un trabajador
- Notificar la baja de un trabajador
- Notificar sobre modificaciones de salario
- Solicitar certificados digitales y su renovación
- Determinar la prima de riesgo de la empresa
- Descargar las emisiones mensuales (EMA, EBA)
- Confronta de emisión vs pago Sistema Único de Autodeterminación (SUA)
- Registros de obra (construcción) y subcontratación de estas mismas (SATIC)
¿Cómo funciona el IDSE?
Como empresa podrás hacer la revisión en el estatus sobre el cumplimiento que sea por parte del patrón o responsable legal en sus obligaciones fiscales que se deriven en materia de Seguridad Social. Es también para todos aquellos que se encuentren inscritos bajo el Régimen de Incorporación Fiscal en donde se pueden solicitar los beneficios y los estímulos para la incorporación de la seguridad social.
¿Cómo utilizar los servicios del IMSS IDSE?
Para contar con estos beneficios en la plataforma IMSS digital, el patrón debe darse de alta creando una cuenta con su respectiva contraseña, posteriormente deberá llevar su documentación y datos fiscales a la ventanilla de la subdelegación del IMSS que le corresponda en un lapso no mayor a 10 días hábiles desde que se comenzó el trámite.
Este sistema ofrece un servicio de confidencialidad, pues protege los datos de los trabajadores. De igual manera, se requiere contar con una firma electrónica SAT, la cual puede ser solicitada ante el IMSS como Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE). Estos servicios avalados por el Instituto son de bajo costo y son accesibles para todo público.
¿Qué requisitos necesitas cumplir para usar IDSE?
Para poder usar el IDSE es necesario:
- Computadora con acceso a Internet
- Windows Vista
- Internet Explorer 7 o superior
- Java versión 1.4
- Java 1.4
- Java Policy
- Adobe Rader
- Firma digital o certificado expedido por el IMSS y el cual solo tiene validez por 6 meses, llave privada usuario y contraseña
Para obtener la firma digital se requiere la siguiente información:
- Solicitar el NPIE en la página oficial del IDSE
- Se necesitará los datos del empleador o representante legal, domicilio fiscal y correo electrónico por el cual recibirá notificaciones
- Definir un usuario con mínimo 8 caracteres y máximo 20, así como una contraseña la cual no puede ser la misma que el nombre de usuario
- Tener una USB o CD donde se guardará la llave privada .key que se generará dentro del portal del IDSE. Una vez impresa y firmada la solicitud, el patrón o representante legal tiene un plazo máximo de 10 días hábiles para presentar su trámite ante la subdelegación que le corresponda. Ya que en caso de que el trámite no se concluya en ese plazo, el sistema lo cancelará automáticamente y será necesario iniciarlo nuevamente
En el artículo Dar de alta en el IMSS podrás conocer a detalle cómo enviar movimientos del IMSS a través del IDSE, así como consultar las respuestas de estos movimientos.
Dar de alta al patrón en IDSE
Requisitos para administrar el IDSE:
- Ser patrón de una empresa o persona física con actividad empresarial
- Contar con un registro patronal vigente ante el IMSS
- Contar con un certificado digital y un NPIE vigente
Certificado digital IDSE
Como vimos, el IDSE te permite realizar gran variedad de trámites. Sin embargo, lo primero para poder ingresar y realizar los procedimientos que requieras es requisito contar con el Certificado Digital. El certificado digital funciona como llave para iniciar sesión en el sistema para ejecutar cualquier trámite.
El proceso de inscripción lo puedes realizar de 2 formas:
- Ingresa en la página de solicitud de certificado digital de IDSE
- Lee la información referida sobre los requisitos solicitados y da clic en el botón “Generar solicitud”.
- Introduce tus datos personales y los de tu representante legal y tu domicilio fiscal.
- Tras culminar con el proceso de solicitud, descarga tu certificado digital y el archivo .KEY que contendrá tu llave privada. Guarda ambos en un dispositivo seguro para usarlos cada vez que vayas a ingresar en el IDSE.
- Asiste la subdelegación IMSS y lleva el archivo en una USB para terminar el trámite.
Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE)
El siguiente paso para activar el IDSE en tu empresa es solicitar el NPIE, te enseñamos cómo obtenerlo.
Asiste la subdelegación de 8:00 a 15:30 horas y lleva en original y copia de estos documentos:
- Carta de términos y condiciones para utilizar la firma electrónica avanzada para trámites digitales ante el IMSS
- Tarjeta de Identificación Patronal
- Identificación oficial vigente
- Poder Notarial
- Una USB con tu archivo .KEY
Ingreso en IDSE
Una vez que el patrón cuente con el NPIE y certificado digital, puede ingresar al IDSE siguiendo los siguientes pasos:
- Ingresar a la página web de IMSS https://idse.imss.gob.mx/imss/
- Seleccionar su certificado o FIEL del representante legal (según haya quedado registrado en el IMSS)
- Dar clic en el botón “Iniciar sesión”.
- Completar la información solicitada para descargar la carta de “términos de uso” y firmarla con el certificado obtenido.
- Una vez que el patrón se haya dado de alta en IDSE, podrá realizar los trámites y servicios relacionados con la seguridad social de sus trabajadores a través de este servicio en línea.
Es importante mencionar que los requisitos para darse de alta en IDSE pueden variar en función de la modalidad de contratación de los trabajadores. Por ejemplo, los patrones que contraten trabajadores temporales deben contar con un registro patronal temporal.
Gestionar las declaraciones en IDSE
Afiliar a un trabajador en el IDSE es un proceso que realiza la empresa para dar de alta a una persona en el IMSS desde el primer día que empieza a trabajar. Todo esto se hace directamente en el portal IDSE, la plataforma en línea que permite realizar trámites del IMSS de forma digital.
Para poder hacerlo, la empresa debe tener dos cosas clave: un certificado digital y una llave privada, ambos emitidos por el IMSS. Sin eso, no se puede acceder al sistema ni realizar movimientos.
El proceso es sencillo, pero hay que tener los documentos correctos a la mano. Antes de iniciar el trámite, asegúrate de que el trabajador cuente con:
- Una identificación oficial vigente (como INE, pasaporte o cédula profesional)
- Un comprobante de domicilio reciente, como un recibo de luz, agua o teléfono
¿Cómo dar de alta a un trabajador en IDSE?
Con esa información lista, la afiliación se puede hacer sin contratiempos desde IDSE.
- Entra a la página oficial del IDSE
- Inicia sesión con tu NPIE y tu certificado digital
- Haz clic en la pestaña “Movimientos afiliatorios”
- Luego, da clic en “Captura y envía tus movimientos aquí”
- Elige la opción “Alta” como tipo de movimiento
- Ahora ingresa los datos del nuevo trabajador:
- Número de seguridad social (NSS) y su dígito verificador
- Nombre completo del trabajador
- Clave Única de Registro de Población (CURP) del trabajador
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) (si no lo tienes, usa nuestra calculadora RFC)
- Unidad de Medicina Familiar (UMF) asignada (opcional)
- Tipo de contratación
- Tipo de trabajador (permanente, eventual o construcción)
- jornada laboral (completa, reducida o por días a la semana)
- Tipo de salario (fijo, mixto o variable)
- Salario base
- Clave de ocupación
- Haz clic en “Agregar”
- Selecciona el registro marcando la casilla izquierda
- Luego da clic en “Enviar”
- El sistema te pedirá cargar tu certificado y contraseña
- Una vez cargado, el sistema procesará el archivo
- Si todo está bien, verás un mensaje de confirmación
Después de eso, el trabajador queda afiliado al IMSS y podrá acceder a sus beneficios.
Consejos rápidos para evitar errores
- Verifica bien todos los datos antes de enviar
- Guarda el archivo generado en un lugar seguro
- Sube el movimiento dentro del plazo marcado por el IMSS
Movimientos IDSE
Los movimientos IDSE son los movimientos afiliatorios, de salario o de baja que los patrones deben realizar ante el IMSS para mantener actualizada la información de sus trabajadores. Los movimientos IDSE pueden realizarse a través de IDSE, un portal web que permite a los patrones realizar trámites y servicios electrónicos en línea con el IMSS.
Los tipos de movimientos que se pueden realizar a través de IDSE son los siguientes:
- Alta o reingreso: Este movimiento permite dar de alta a un trabajador en el IMSS o reincorporar a un trabajador que había sido dado de baja del IMSS.
- Baja: Este movimiento permite dar de baja a un trabajador del IMSS.
- Modificación de salario: Este movimiento permite modificar el salario de un trabajador.
Es requisito que los empleadores hagan los Movimientos IDSE antes de 5 días hábiles después del cambio (alta, baja modificación en sueldo). Para realizar un movimiento a través de IDSE, el patrón debe contar con un certificado digital y una llave privada.
¿Cómo gestionar los movimientos IDSE?
Para enviar movimientos en IDSE, sigue estos pasos:
- Entra a la página oficial del IDSE
- Inicia sesión con tu NPIE y certificado digital
- Da clic en la pestaña “Movimientos afiliatorios”
- Selecciona el botón “Generar archivo”
- Elige el tipo de movimiento que vas a hacer
- Captura los datos que te pide el sistema
- Haz clic en “Generar”
- Guarda el archivo que se crea
- Después regresa a la página de IDSE
- Haz clic en “Cargar archivo”
- Busca y selecciona el archivo generado
- Haz clic en “Cargar”
- El sistema lo procesará y mostrará una confirmación si todo está bien
Tipos de movimientos que puedes hacer en IDSE
- Alta: Para dar de alta en el IMSS a un trabajador
- Baja: Para dar de baja en el IMSS a alguien que dejó de laborar
- Reingreso: Para cuando un trabajador regresa después de una baja
- Modificación de salario: Para actualizar el salario del empleado
Recuerda que el archivo debe estar en formato DISPMAG. Este archivo puedes generarlo con el programa SUA. Si no sabes cómo, revisa la guía de usuario del SUA para más detalles.
Una vez que subes el archivo correcto, el sistema lo valida y registra el movimiento en el IMSS.
Prima de riesgos de trabajo
La prima de riesgo es un factor que determina el monto de las cuotas obrero patronales que los patrones deben pagar al IMSS por concepto de seguro de riesgo de trabajo.
La prima de riesgo se calcula en función de los siguientes factores:
- El número de trabajadores expuestos al riesgo
- La cantidad de riesgos de trabajo terminados
- El grado de incapacidad de los riesgos de trabajo terminados
Cuanto mayor sea el número de trabajadores expuestos al riesgo, mayor será la prima de riesgo. De igual manera, cuanto mayor sea la cantidad de riesgos de trabajo terminados, mayor será la prima de riesgo. Y cuanto mayor sea el grado de incapacidad de los riesgos de trabajo terminados, mayor será la prima de riesgo. La prima de riesgo se determina anualmente y se debe presentar ante el IMSS antes del 28 de febrero de cada año.
En IDSE, la prima de riesgo se calcula utilizando el SUA. El SUA es un sistema informático que permite a los patrones determinar las cuotas obrero patronales que deben pagar al IMSS.
Para calcular la prima de riesgo en IDSE, el patrón debe ingresar la siguiente información al SUA:
- El número de trabajadores expuestos al riesgo
- La cantidad de riesgos de trabajo terminados
- El grado de incapacidad de los riesgos de trabajo terminados
- El SUA calculará la prima de riesgo y generará un documento de determinación de la prima. Este documento debe ser presentado ante el IMSS antes del 28 de febrero de cada año
Si el patrón no presenta la determinación de la prima de riesgo ante el IMSS antes del plazo establecido, se le aplicará una prima de riesgo del 2.0%.
¿Cómo gestionar la prima de riesgo en IDSE?
Si vas a presentar la declaración anual en IDSE, estos son los pasos que debes seguir:
- Entra al sitio web oficial del IDSE
- Inicia sesión con tu NPIE y certificado digital
- Da clic en la pestaña “Declaraciones anuales”
- Selecciona el botón “Generar archivo”
- Elige el año que vas a declarar. Luego, el sistema te pedirá llenar los siguientes datos:
- Número de trabajadores afiliados al IMSS durante ese año
- Salario Base de Cotización (SBC) promedio del periodo
- Total de salarios devengados por los empleados
- Total de cuotas obrero patronales pagadas por la empresa
- Da clic en “Generar”
- Guarda el archivo en tu computadora
- Regresa al portal de IDSE
- Da clic en “Cargar archivo”
- Selecciona el archivo que generaste
- Da clic en “Cargar”
El sistema va a revisar tu archivo. Si todo está correcto, te mostrará una confirmación en pantalla. Imprime ese comprobante para tenerlo a la mano. El IMSS también te enviará un recibo confirmando que presentaste la declaración.
Tips para que todo salga bien:
- Verifica que los datos sean correctos. Un error puede hacer que se rechace la declaración.
- Guarda el archivo generado en un lugar seguro. Lo podrías necesitar más adelante.
- Asimismo, no te salgas del plazo. El último día para enviarla es el 31 de mayo y si se pasa, ya no te la aceptan.
¿Que es la declaración anual?
La declaración anual en IDSE es un trámite que las empresas presentan ante el IMSS para informar cuánto pagaron en cuotas obrero patronales durante el año fiscal anterior. Se realiza completamente en línea a través del portal IDSE, una herramienta del IMSS que permite hacer trámites digitales sin ir a la oficina.
Este trámite tiene fecha límite. Se presenta en los primeros 60 días naturales de mayo, justo después de que termine el ejercicio fiscal. Por ejemplo, del 2024, la declaración debe enviarse antes del 31 de mayo del 2025.
Asimismo, para poder hacerlo, la empresa debe contar con su certificado digital y su llave privada. Sin estos dos elementos, no se puede acceder al sistema ni enviar la información al IMSS.
Para presentar la declaración anual en IDSE, la empresa debe contar con un certificado digital y una llave privada. Para hacer tu declaración anual en IDSE, solo sigue estos pasos:
- Entra a la página oficial del IDSE
- Inicia sesión con tu certificado digital y tu NPIE
- Da clic en la sección que dice “Declaraciones anuales”
- Presiona el botón “Generar archivo”
- Elige el año que vas a declarar. Después te pedirá algunos datos. Llena lo siguiente:
- Número de trabajadores que estuvieron afiliados al IMSS ese año
- Salario Base de Cotización (SBC) promedio de todos los empleados
- Total de salarios pagados durante ese periodo
- Cuotas obrero patronales que pagó la empresa en el año
- Cuando termines, da clic en “Generar”
- Guarda el archivo que el sistema crea
- Vuelve al sitio del IDSE
- Haz clic en “Cargar archivo”
- Busca el archivo que guardaste
- Da clic en “Cargar”
Finalmente, el sistema lo va a procesar. Si todo está en orden, verás un mensaje de confirmación en pantalla. Después, imprime el comprobante de la declaración anual y guárdalo bien.
Aquí hay algunos consejos para presentar la declaración anual en IDSE:
- Asegúrate de que la información que ingresa sea correcta. Esto porque cualquier error puede retrasar el procesamiento de la declaración.
- Guarda el archivo generado en un lugar seguro. Deberá tenerlo a mano si necesita realizar una modificación a la declaración.
- Asegúrate de cargar el archivo dentro del plazo establecido por el IMSS. Las declaraciones que se presenten fuera de plazo no serán aceptadas. El plazo para presentarla es el 31 de mayo de cada año.
¿Cuáles son los problemas con el IDSE?
Los problemas comunes que las empresas tienen con IDSE son los siguientes:
- Problemas de acceso: Las empresas pueden tener problemas para acceder a IDSE debido a problemas con su equipo de cómputo, su navegador web o su certificado digital
- Problemas con la información: También las empresas pueden ingresar información incorrecta en IDSE, lo que puede generar errores en los movimientos o en la declaración anual
- Problemas con el sistema: IDSE es un sistema complejo y puede presentar algún error IDSE por funcionamiento
Algunos de los incumplimientos más comunes que pueden cometer las empresas son los siguientes:
- No afiliar a sus trabajadores al IMSS. Esto es lo más grave, ya que pone en riesgo la salud y la seguridad de los trabajadores
- Presentar la declaración anual fuera de plazo. Dado que esto puede dar lugar a multas y recargos
- No pagar las cuotas obrero patronales. Ya que este incumplimiento puede dar lugar a multas, recargos y embargos
Consejos para evitar problemas en IDSE
Para que todo funcione bien al usar IDSE, te recomendamos lo siguiente:
- Ten tu computadora actualizada. Verifica que tu equipo tenga el sistema operativo y navegador con las últimas versiones para evitar errores al ingresar.
- Usa un navegador compatible. IDSE no funciona con todos los navegadores. Asegúrate de usar uno que sí sea compatible.
- Cuida tu certificado digital y tu llave privada. Guárdalos en un lugar seguro. Si los pierdes, vas a tener que pedir uno nuevo y eso toma tiempo.
- Revisa bien la información antes de enviarla. Evita errores que puedan complicarte más adelante. Verifica todo antes de dar clic.
- Mantente al tanto de los cambios en la plataforma. El IMSS puede actualizar IDSE sin previo aviso. Es buena idea estar pendiente para no quedarte atrás.
Consecuencias de no cumplir con IDSE
Cuando una empresa no cumple con sus obligaciones ante el IMSS y el IDSE, puede enfrentar consecuencias serias, tanto para la propia empresa como para sus trabajadores. Entre las principales consecuencias están:
- Multas: El IMSS puede imponer sanciones económicas a las empresas que no cumplan con sus responsabilidades. El monto varía según el tipo de falta.
- Recargos: Si las cuotas obrero patronales no se pagan a tiempo, el IMSS puede aplicar recargos por ese retraso.
- Embargos: Cuando el incumplimiento es grave y se arrastran cuotas pendientes, el IMSS tiene la facultad de embargar bienes de la empresa para recuperar lo que no se ha pagado.
Y no solo se trata de un tema económico. También puede haber consecuencias legales. En algunos casos, la autoridad puede imponer sanciones o incluso llegar a suspender las actividades de la empresa. Para evitar llegar a ese punto, lo mejor es cumplir con lo que marca la ley. Esto incluye:
- Dar de alta correctamente a cada trabajador
- Presentar la declaración anual en el tiempo establecido
- Pagar puntualmente las cuotas obrero patronales
Además, es clave estar al tanto de cualquier cambio en la ley laboral o en los procesos del IMSS e IDSE. A veces un pequeño ajuste puede marcar la diferencia y evitarte dolores de cabeza más adelante.
Preguntas frecuentes
¿Cómo influye el IDSE en la cultura organizacional y el ambiente laboral?
Un buen uso del IDSE ayuda a que todo fluya mejor en la empresa. Facilita trámites de seguridad social, previsión social y beneficios como Mejoravit o vales de despensa, lo que mejora la cultura organizacional y el ambiente laboral.
¿Cómo puede apoyar el IDSE en la liquidación de un trabajador?
El sistema permite registrar el finiquito y la liquidación de forma clara. Incluye herramientas como calculadora finiquito, calculadora prima vacacional y control de beneficios, para cumplir con la Ley Federal del Trabajo (LFT) sin complicaciones.
¿Tiene impacto el IDSE en vacaciones o fondo de ahorro?
Sí. A través del sistema se pueden gestionar vacaciones, el fondo de ahorro y otras prestaciones, como la prima vacacional, de forma clara y conforme a la ley.
¿Se pueden registrar becarios o trabajadores temporales en IDSE?
Sí. El portal permite registrar tanto a un becario como a un empleado temporal. Se puede indicar tipo de contrato laboral, jornada laboral, NSS y beneficios aplicables, como previsión social o fondos de ahorro.
¿El IDSE gestiona temas de capacitación?
No directamente gestiona la formación o capacitación. Pero al tener registrados a los trabajadores, la empresa puede garantizarles prestaciones que respalden su desarrollo profesional.
¿Sirve para calcular salario neto o modificar sueldos?
Sí. A través del sistema se reportan cambios salariales, se calculan deducciones de seguridad social (el salario bruto a neto) y se actualiza el Salario Diario Integrado (SDI).
¿Tiene relación el IDSE con la NOM 035 y la NOM 037?
Sí. El IDSE ayuda a cumplir con obligaciones ligadas a esas normas (NOM 035 y NOM 037), como la seguridad social en contextos de teletrabajo o factores de riesgo psicosocial.
¿Afecta el IDSE el cálculo de salario bruto a neto?
Sí. Toda la info del trabajador, como salario y deducciones, se reporta ahí. Si algo se registra mal, el cálculo del salario neto también puede salir mal. Para saber cuánto te queda al final, puedes usar la calculadora de bruto a neto.
