¿Se le puede descontar al trabajador de su salario por cometer errores?

En México, sí se le puede descontar al trabajador de su salario por errores, pérdidas o averías, pero únicamente bajo los límites y requisitos establecidos por la Ley Federal del Trabajo (LFT). El artículo 110 permite este tipo de descuento cuando existe una deuda con el patrón y ambas partes convienen el descuento; además, limita tanto el monto total exigible como lo que puede descontarse del salario. En este artículo explicamos cuándo puede aplicarlo una empresa, cuánto puede descontar y qué debe revisar Recursos Humanos antes de registrarlo en nómina.

¿Qué es un descuento sobre la nómina?

En la gestión de una empresa, los descuentos de nómina son cantidades que se restan del salario de una persona trabajadora por un supuesto legalmente permitido, como determinadas obligaciones, créditos o deudas con el patrón.

La Ley Federal del Trabajo establece como regla general que los descuentos al salario están prohibidos, salvo en los casos y bajo los requisitos previstos por la propia ley. Por ello, la empresa no puede reducir el pago de una persona trabajadora únicamente porque considere que cometió una falta o un error.

Cuando el descuento corresponde a un error, pérdida o avería, deben revisarse específicamente las condiciones del artículo 110 de la LFT antes de registrarlo en nómina.

¿Qué descuentos pueden aplicarse al salario de un trabajador?

No todas las cantidades que se restan en nómina tienen el mismo origen ni se regulan de la misma manera. Algunas corresponden a obligaciones fiscales o de seguridad social, mientras que otras derivan de créditos, autorizaciones del trabajador o de los supuestos establecidos en la legislación laboral.

Algunos ejemplos son:

Por eso, no conviene tratar todos los descuentos de nómina como si fueran equivalentes. Recursos Humanos y Nómina deben identificar primero el origen de la deducción y verificar qué disposición la permite.

¿Se puede descontar del salario por errores, pérdidas o averías?

Sí. El artículo 110, fracción I, de la LFT contempla las deudas contraídas con el patrón por anticipos de salario, pagos realizados en exceso, errores, pérdidas y averías, entre otros supuestos.

Sin embargo, cometer un error en el trabajo no autoriza automáticamente a la empresa a descontar dinero del salario. La ley establece que el descuento debe ser convenido entre la persona trabajadora y el patrón y estar sujeto a límites específicos.

La empresa también debe poder identificar y comprobar qué ocurrió, cuál fue la pérdida o daño relacionado y cuál es la cantidad correspondiente. En el caso de pérdidas o averías, también debe determinarse su imputabilidad al trabajador. Documentar el incidente mediante reportes, evidencias o un acta administrativa puede ser una buena práctica para Recursos Humanos, pero la LFT no establece que el daño deba aparecer previamente descrito en el contrato individual o en el Reglamento Interior de Trabajo para que exista el supuesto previsto en el artículo 110.

Tampoco debe confundirse la documentación del incidente con el acuerdo sobre el descuento. Un acta administrativa o la firma de testigos puede servir para dejar constancia de determinados hechos, pero no sustituye el convenio entre trabajador y patrón exigido por la ley.

Además, el artículo 517 de la LFT establece que la acción del patrón para efectuar descuentos en el salario prescribe en un mes. En estos casos, el plazo se relaciona con el momento en que se comprueban los errores, las pérdidas o averías imputables al trabajador o con la fecha en que la deuda sea exigible, según corresponda.

¿Cuándo no se puede descontar el salario por un error?

Una empresa no puede convertir cualquier equivocación, incumplimiento o problema de desempeño en un descuento automático de nómina.

El artículo 107 de la LFT prohíbe imponer multas a las personas trabajadoras, cualquiera que sea su causa o concepto. Por lo tanto, no sería correcto establecer una cantidad fija que se descuente simplemente como castigo por cometer una falta.

También debe considerarse la protección especial del salario mínimo. El artículo 97 de la LFT establece que los salarios mínimos no pueden ser objeto de compensación, descuento o reducción, salvo en los casos que la propia disposición señala.

Para los errores, pérdidas o averías contemplados por el artículo 110, el descuento se calcula sobre el excedente del salario mínimo, no sobre la totalidad del salario. Si no existe un excedente susceptible de descuento bajo esta regla, no debe calcularse el porcentaje sobre la parte protegida como salario mínimo. Por eso, antes de descontar una cantidad, la empresa debe distinguir entre:

• una deuda que encuadra en los supuestos permitidos por la LFT;
• una medida disciplinaria interna;
• una multa o penalización;
• un error que no genera por sí mismo una cantidad legalmente descontable.

Esta distinción ayuda a evitar descuentos indebidos y conflictos laborales.

¿Cuánto se puede descontar del salario por errores o daños?

El artículo 110, fracción I, establece dos límites relevantes cuando se trata de deudas por errores, pérdidas o averías. Primero, la cantidad total exigible no puede ser mayor al importe de un mes de salario. Esto significa que, aunque la pérdida económica para la empresa sea superior, el monto exigible bajo este supuesto tiene ese límite. Segundo, el descuento que convengan el trabajador y el patrón no puede ser mayor al 30% del excedente del salario mínimo.

Por ejemplo, si después de llevar el salario y el salario mínimo aplicable a la misma periodicidad se determina que existe un excedente de $4,000 MXN, el 30% de ese excedente sería $1,200 MXN. Ese sería el límite del descuento bajo esta regla, sin perder de vista que la cantidad total exigible tampoco puede superar un mes de salario. En términos generales, el cálculo debe considerar:

1. Determinar el salario correspondiente.
2. Identificar el salario mínimo aplicable y llevarlo a la misma periodicidad utilizada para calcular el descuento.
3. Determinar la parte del salario que excede ese salario mínimo.
4. Obtener como máximo el 30% de ese excedente.
5. Verificar que la cantidad total exigible no supere un mes de salario.
6. Acordar con la persona trabajadora cómo se realizará el descuento.

Además, el artículo 111 de la LFT establece que las deudas de las personas trabajadoras con sus patrones no generan intereses. Por esta razón, Nómina no debería aplicar automáticamente un porcentaje sobre el salario completo. El cálculo debe realizarse conforme a los límites legales y documentarse correctamente antes de reflejarse en el pago.

¿Cómo debe gestionar RRHH un descuento por errores o daños?

Recursos Humanos debe verificar que exista sustento para realizar el descuento y coordinar correctamente el proceso con Nómina. No basta con identificar una pérdida: también deben revisarse el supuesto legal, el monto, el plazo y el acuerdo con la persona trabajadora. Una forma de gestionarlo es:

1. Documentar el incidente. Registrar qué ocurrió, cuándo sucedió, qué bienes o procesos estuvieron involucrados y qué evidencia existe.
2. Determinar el daño o pérdida. Identificar el impacto económico real y, cuando corresponda, comprobar que la pérdida o avería sea imputable al trabajador.
3. Verificar el supuesto legal. Confirmar que el caso encuadre en los supuestos permitidos por la LFT y que no se esté imponiendo una multa disciplinaria.
4. Revisar el plazo aplicable. El artículo 517 de la LFT establece un plazo de prescripción de un mes para la acción patronal de efectuar descuentos en el salario, contado conforme al supuesto correspondiente.
5. Determinar el monto exigible. Considerar el límite de un mes de salario establecido en el artículo 110.
6. Acordar el descuento. Este tipo de deuda debe ser convenido entre la persona trabajadora y el patrón.
7. Coordinar el cálculo con Nómina. El descuento debe respetar el límite del 30% del excedente del salario mínimo.
8. Conservar la documentación. Guardar el acuerdo, los cálculos y los documentos relacionados con el incidente.

El contrato, el Reglamento Interior de Trabajo y los procedimientos internos pueden ayudar a definir responsabilidades y procesos, pero no sustituyen los requisitos de la LFT ni permiten descuentos fuera de los casos autorizados. Para RRHH y Nómina, la clave es no tratar el descuento como una penalización automática, sino revisar cada caso y documentar el procedimiento seguido.