Horas extras: ¿Qué son? ¿Cómo se pagan?

Hay momentos en los que, por distintas razones, un empleado termina trabajando más allá de su horario establecido. A ese tiempo adicional se le conoce como horas extras, y es responsabilidad de la empresa pagarlas conforme lo marca la ley. ¿Tienes claro cómo deben pagarse las horas extras?

¿Qué son las horas extras?

Las horas extras son, en pocas palabras, cuando alguien de tu equipo sigue trabajando después de haber cumplido su horario. Puede ser para cerrar un pendiente, apoyar en una urgencia o simplemente porque el día se complicó. Pero ojo, la Ley Federal del Trabajo (LFT) no lo deja a interpretación. Si la  jornada laboral ya cumplió su límite (8 horas en turno diurno, 7 si es nocturno, 7.5 si es mixto), cualquier tiempo adicional se debe pagar como hora extra. Así de claro. No es un “gracias por quedarte”, es un derecho. Tener esto bien gestionado no sólo evita problemas legales, también manda el mensaje correcto: que el tiempo de las personas importa, y que lo justo siempre va primero.

¿Cuándo se consideran horas extras?

Las horas extras se consideran en los siguientes casos definidos por la Ley Federal del Trabajo:

1. Jornada ordinaria: Cuando un colaborador labora más allá de la jornada estipulada en contrato de trabajo o lo que marca la ley, esas horas adicionales se consideran como tiempo extra.
2. Días de descanso semanal: El trabajo realizado en domingos (prima dominical) o durante días de descanso establecidos por ley, como los días de descanso obligatorio, debe contabilizarse y pagarse como hora extra.
3. Días festivos oficiales: Cualquier actividad laboral en días festivos marcados oficialmente también se considera tiempo extra, con el pago correspondiente.

¿Qué dice la Ley Federal del Trabajo sobre las horas extras?

Todos hemos pasado por días en los que el trabajo no termina a la hora que marca el reloj. Y aunque quedarse más tiempo puede parecer parte del compromiso, la ley mexicana tiene algo muy claro: si alguien trabaja más allá de su horario, ese tiempo se debe pagar.

La Ley Federal del Trabajo lo dice tal cual en sus artículos 65 al 68. Si una persona se queda después de su jornada normal, la empresa está obligada a reconocer y pagar esas horas extra. No es un detalle administrativo, es un derecho laboral.

Ejemplo sencillo: si el horario es de 8:00 a 18:00 y el colaborador sale hasta las 21:00, estamos hablando de tres horas extra. Y esas no pueden quedar al aire. Se deben pagar.

Ahora bien, el cómo se pagan depende de cuántas horas extra se hicieron en la semana. La ley marca un límite: se pueden trabajar hasta tres horas extra por día y solo tres veces por semana. En total, nueve horas como máximo a la semana. Esas se pagan al doble del valor de la hora normal.

Pero si una persona trabaja más de esas nueve horas, lo que pasa de ahí se paga al triple. Sí, la décima hora y todas las que sigan cuestan 200 por ciento más.

Tener claro esto no solo te ayuda a cumplir con lo que dice la ley. También te permite cuidar a tu equipo, mantener cuentas claras y evitar dolores de cabeza con la nómina o inspecciones. Y lo más importante: demuestra que el tiempo de cada persona se respeta.

¿Se puede obligar a trabajar horas extras?

Hay trabajos donde salir exactamente a la hora pactada no siempre ocurre. Cierres mensuales, entregas urgentes, inventarios o imprevistos operativos hacen que aparezcan las horas extras dentro de muchas empresas. El problema es que no todas las organizaciones manejan este tema de la misma forma, y ahí es donde empiezan las dudas sobre qué puede pedir legalmente un empleador y qué ya representa un exceso.

La Ley Federal del Trabajo sí permite trabajar tiempo extraordinario, pero únicamente en situaciones específicas y respetando ciertos límites. No se trata de extender jornadas todos los días como parte normal de la operación. Además, cualquier hora adicional debe pagarse conforme a lo establecido por la ley.

También existen casos de emergencia o riesgo donde la continuidad del trabajo puede justificarse temporalmente. Aun así, cuando las horas extra se vuelven constantes o se utilizan para cubrir problemas permanentes de operación, pueden aparecer conflictos relacionados con agotamiento, incumplimiento o abuso laboral.

¿Cuál es la multa por exceder las horas extras permitidas?

Cuando las jornadas largas se vuelven parte de la rutina, el problema deja de ser únicamente operativo. Ahí es donde las horas extras empiezan a representar un riesgo laboral y legal para la empresa, sobre todo si no existe control claro sobre horarios, pagos o límites permitidos.

La Ley Federal del Trabajo establece cuántas horas extra pueden trabajarse y bajo qué condiciones. Si una empresa rebasa esos límites de forma constante, puede enfrentar sanciones por parte de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).

Entre las consecuencias más comunes están:

• Multas derivadas de inspecciones laborales
• Observaciones por incumplimiento de jornada
• Reclamos relacionados con salud o agotamiento
• Demandas por tiempo extraordinario no controlado

Por eso, muchas organizaciones utilizan sistemas de asistencia y registro de jornada para evitar problemas relacionados con exceso de tiempo laboral.

¿Cómo se pagan las horas extras en la nómina?

A continuación te presentamos dos ejemplos donde lo explicamos de una manera más clara.

Ejemplo 1

Si a un trabajador se le paga $30 MXN la hora ordinaria, y trabaja 9 horas extras a la semana. ¿Cómo será su pago de horas extras? Las 9 horas extras se pagan al 100% adicional, es decir, al doble.

• $30 + $30 = $60 costo de la hora extra
• $60 x 9 horas extras= $549 MXN por las 9 horas extras trabajadas

Pero si las horas de trabajo extraordinario exceden las 9 horas a la semana, entonces, estas deberán de pagarse al 200% adicional.

Ejemplo 2

Si un trabajador trabaja 10 horas extraordinarias a la semana, ¿cuál será su pago de horas extras, si la hora ordinaria se paga en $30 MXN? Las primeras 9 horas extras se pagan al 100% adicional, al doble. Mientras que la siguiente (la décima) se pagará al triple. 

• $30 + $30 = $60 costo de la hora extra hasta máximo 9 hrs
• $60 x 9 hrs. = $546 MXN 

A partir de la 10ª hora se paga al 200% adicional, al triple.

• $30 + $30 + $30 = $90 costo de la hora extra a partir de 10ªhr
• $90 x 1 hrs. = $90

 A este trabajador se le pagará lo siguiente por trabajar 10 horas extras:

¿Qué pasa si una empresa no paga las horas extras?

Uno de los conflictos laborales más comunes ocurre cuando las horas extras sí se trabajan, pero nunca aparecen reflejadas en nómina. Y cuando no existen registros claros de horarios o asistencia, demostrar lo que realmente ocurrió puede complicarse tanto para la empresa como para el trabajador.

Si el tiempo extraordinario no se paga correctamente, el colaborador tiene derecho a reclamar el monto correspondiente conforme a la Ley Federal del Trabajo. Dependiendo del caso, esto puede derivar en inspecciones, requerimientos o incluso demandas laborales.

Algunos de los riesgos más frecuentes son:

• Sanciones laborales y administrativas
• Pagos retroactivos de horas pendientes
• Inspecciones por parte de la STPS
• Conflictos relacionados con jornadas excesivas

Por eso, llevar control sobre entradas, salidas y tiempo adicional trabajado no solo ayuda con la operación diaria. También reduce riesgos legales y evita problemas posteriores relacionados con nómina y cumplimiento laboral.

¿Cómo se calculan las horas extra?

Existen varios casos en los que se consideran exentas las horas extras, es decir, a las cuales no le puedes restar el Impuesto Sobre la Renta (ISR). Por ejemplo: 

Cuando no se exceda de 3 horas extras diarias, 3 veces por semana. Es decir, no exceda 9 horas extras por semana, en los siguientes casos:

• Cuando el trabajador gane diariamente un salario mínimo general, es decir, de $207.44 (para 2023) estará 100% exento de pago de impuestos

Cuando el sueldo del trabajador sea mayor de un salario mínimo. Entonces, la remuneración por horas extraordinarias estará exenta por 50% para los trabajadores (que ganen más del mínimo) y será exento, siempre y cuando, no exceda la cantidad de 5 UMAS por cada semana. (UMA=$103.74 en 2023).

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las horas extras?

Cada trabajador tiene sus razones para laborar horas extras. Sin embargo, existen trabajadores que no quieren laborar horas extras por distintas razones. Es por ello que te presentamos algunas ventajas y desventajas de laborar horas extras:

Ventajas:

• El trabajador tendrá la oportunidad de recibir un pago extra por laborar horas extras
• La empresa podrá aprovechar la efectividad del trabajo. Ya que en ocasiones existen trabajadores que laboran mejor en la mañana y otros en la noche, estas acciones tendrán que ser pagadas como cualquier otra hora extra

Desventajas:

• Cuando la empresa le solicita al trabajador laborar horas extras, habla de que no tienen suficientes recursos para realizar todo el trabajo
• Cuando una empresa comienza a solicitar horas extras a sus empleados habla que la comunicación interna de la organización está envuelta en problemas
• En ocasiones, la empresa solicita tantas horas extras a los empleados para que puedan sacar un trabajo importante. Que es tanta la presión que los empleados comienzan a desarrollar índices de estrés y mal humor

¿Cuáles son las normas y regulaciones de las horas extras? 

Las horas extras no solo se pagan, también traen consigo temas fiscales y de seguridad social que vale la pena tener en el radar. Al final, son un ingreso extra para el colaborador, y como tal, también pueden generar retención de ISR. Así lo marca el artículo 93 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR). Conviene tenerlo bien identificado para evitar sorpresas en nómina o en auditorías.

Dependiendo de cuánto se pague por esas horas, pueden estar exentas o no del impuesto. Así que no es solo cuestión de sumar y pagar. Hay que revisar bien si aplica retención o no, según cada caso.

Y eso no es todo. Las horas extra, tanto las que se pagan al doble como las que se pagan al triple, también deben considerarse en el Salario Base de Cotización (SBC). ¿Por qué? Porque forman parte del cálculo que se reporta ante el IMSS y pueden afectar la variabilidad del salario.

Tener esto en cuenta ayuda a evitar errores con el seguro social y con el SAT. Pero también es clave para que el área de nómina trabaje con seguridad y claridad, sin sorpresas a mitad de quincena.