Antecedentes laborales: ¿Qué son? ¿Cómo sacarlos?

Una vez que hemos concluido con las entrevistas para una vacante y seleccionado al candidato ideal, debemos continuar con la validación de las referencias y antecedentes laborales que este nos ha proporcionado. Estos antecedentes permiten corroborar información clave como empleos anteriores, tiempo laborado, cargos desempeñados y trayectoria profesional.

Es importante que el área de recursos humanos pueda hacer esta verificación para corroborar los datos proporcionados y continuar con la contratación del candidato. Incluso, algunas empresas o reclutadores pueden realizar validaciones más exhaustivas a nivel social, académico, crediticio, entre otras.

Aunque no todos los procesos de selección requieren todas estas verificaciones, esto depende del tipo de puesto, de los procesos internos y de la cultura de la empresa, quien normalmente define los niveles de verificación.

Para llevar a cabo la verificación de referencias laborales y el proceso de contratación correctamente, es recomendable contar con el apoyo de herramientas tecnológicas que permitan automatizar la contratación. Con ayuda de plataformas tecnológicas como Truora, también se pueden validar los antecedentes de los candidatos de forma más ágil, lo que permite tener procesos de reclutamiento más eficientes y rápidos.

¿Qué es un antecedente laboral?

Los antecedentes laborales son el conjunto de registros que documentan la trayectoria profesional de una persona. Ya que incluyen información sobre su historial de empleo. Tal y como empresas en las que ha trabajado, cargos desempeñados, tiempo de permanencia en cada puesto y referencias de empleadores anteriores. 

Además, pueden incluir datos sobre educación, habilidades adquiridas y certificaciones obtenidas. Lo que permite evaluar la experiencia y competencias laborales de un trabajador.

¿Para qué sirven los antecedentes laborales?

Los antecedentes laborales son fundamentales en los procesos de selección de personal, ya que proporcionan información clave para la toma de decisiones de contratación. Ayudan a los empleadores a validar la experiencia y confiabilidad de un candidato, asegurando que su perfil se alinee con los requisitos del puesto.

Además, permiten corroborar información relacionada con empleos anteriores, responsabilidades desempeñadas, antigüedad laboral y referencias profesionales. Esto contribuye a reducir riesgos durante la contratación y a identificar perfiles con las competencias necesarias para cada posición. Para las empresas, la validación de antecedentes laborales también ofrece beneficios como:

• Clasificar candidatos según su experiencia laboral y trayectoria profesional.
• Obtener mayor información sobre conocimientos y habilidades relevantes para el puesto.
• Corroborar el desempeño reportado por empleadores anteriores.
• Identificar periodos de inactividad laboral y comprender su contexto.
• Favorecer un entorno laboral basado en la confianza y la transparencia.
• Evaluar la compatibilidad del candidato con la cultura organizacional.

Asimismo, esta práctica ayuda a mantener entornos laborales más seguros y productivos, al minimizar riesgos asociados con información inexacta, inconsistencias en la trayectoria profesional o falsificación de credenciales.

¿Qué es una carta de antecedentes laborales?

Una carta de antecedentes laborales es un documento emitido por un empleador anterior que certifica la experiencia y desempeño de un trabajador en la empresa. También es conocida como carta de recomendación o constancia laboral. 

Suele incluir información como el nombre del trabajador, el cargo ocupado, las fechas de ingreso y egreso, y una breve descripción de sus responsabilidades y logros. En algunos casos, también puede contener una valoración de su desempeño y conducta profesional.

¿Qué información incluyen los antecedentes laborales?

Los antecedentes laborales reúnen información sobre la experiencia profesional de una persona. Su contenido puede variar según el puesto o el proceso de contratación, pero hay datos que suelen revisarse con mayor frecuencia.

• Empresas donde ha trabajado. Permiten conocer en qué organizaciones ha colaborado y cómo ha sido su trayectoria profesional.
• Puestos desempeñados. También se revisan los cargos que ha ocupado. Esta información ayuda a entender el tipo de funciones y responsabilidades que ha tenido a lo largo de su carrera.
• Fechas de ingreso y salida. Las fechas de inicio y término de cada empleo permiten identificar la duración de las relaciones laborales y el orden de la experiencia profesional.
• Referencias laborales. Algunas empresas solicitan referencias para conocer cómo fue el desempeño del candidato, su forma de trabajar o las responsabilidades que tuvo en empleos anteriores.
• Certificaciones y formación relacionada. Dependiendo del puesto, también pueden revisarse cursos, certificaciones o estudios que respalden los conocimientos necesarios para desempeñar determinadas funciones.
• Información adicional. En ciertos procesos de selección, las empresas verifican información complementaria relacionada con la formación académica, la experiencia profesional o, cuando el puesto lo justifica, algunos antecedentes legales. 

El alcance de esta revisión depende de las políticas de la organización y de las características de la vacante.

¿Dónde consultar y cómo obtener los antecedentes laborales?

Para obtener sus antecedentes laborales, una persona puede seguir varios pasos:

1. Solicitar una constancia laboral a sus empleadores anteriores, donde se certifique su experiencia en la empresa.
2. Consultar bases de datos de seguridad social, como el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) .En donde se registran los periodos de cotización laboral.
3. Acceder a plataformas oficiales, como el Servicio Nacional de Empleo o el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT), que pueden tener información sobre su historial de empleo.
4. Solicitar referencias laborales directamente a antiguos supervisores o empleadores para complementar la información obtenida.

¿Cómo pedir antecedentes laborales?

Los empleadores pueden solicitar antecedentes laborales a un candidato como parte del proceso de reclutamiento y selección. Para hacerlo de manera adecuada, es recomendable seguir estos pasos:

• Obtener el consentimiento del candidato, ya que la información laboral es privada y requiere autorización para ser compartida.
• Solicitar una carta de antecedentes laborales o constancias de empleo que permitan validar su experiencia profesional.
• Informar al candidato qué tipo de información será revisada y con qué finalidad será utilizada.
• Respetar las normativas de privacidad y protección de datos durante todo el proceso.

Solicitar esta información de forma transparente ayuda a generar confianza con el candidato y facilita una evaluación más completa de su trayectoria profesional.

¿Qué se tiene que tomar en cuenta para la verificación de antecedentes laborales?

Al verificar antecedentes laborales, es importante considerar:

• Relevancia de la información. Evaluar si la experiencia previa es aplicable al puesto ofertado.
• Veracidad de los datos. Confirmar que los detalles proporcionados sean exactos y no hayan sido alterados.
• Referencias confiables. Asegurarse de que las referencias laborales provengan de fuentes legítimas y verificables.
• Protección de datos personales. Cumplir con la normativa de privacidad para evitar el uso indebido de información sensible.
• Interpretación objetiva. No basar la decisión de contratación en opiniones subjetivas, sino en hechos documentados.

La verificación de antecedentes laborales es una práctica clave para garantizar contrataciones acertadas y la construcción de equipos de trabajo sólidos y confiables.

¿Cuándo se realiza la validación de antecedentes laborales?

Si bien el proceso de la entrevista es un factor decisivo en la selección de personal del candidato, los antecedentes y las referencias laborales juegan un papel muy importante. Tanto así, que una contratación puede caerse al no tener veracidad y congruencia con la información proporcionada por parte del candidato.

La validación de los antecedentes laborales comienza desde el primer contacto con el candidato para ir progresivamente recopilando la información y al final tener un panorama completo del perfil, habilidades blandas y duras, antecedentes y referencias laborales.

¿Cómo verificar antecedentes laborales de forma efectiva?

Una vez obtenida la autorización y la información correspondiente, la empresa puede proceder a verificar los antecedentes laborales para confirmar la veracidad de los datos proporcionados por el candidato. Existen distintos métodos que permiten validar aspectos específicos de la trayectoria profesional:

Para complementar esta validación, las organizaciones pueden:

• Contactar a empleadores anteriores para confirmar la información proporcionada por el candidato.
• Realizar entrevistas de referencia con supervisores o responsables de recursos humanos.
• Verificar títulos y certificaciones con las instituciones correspondientes.
• Consultar bases de datos oficiales o plataformas especializadas cuando sea necesario.

La verificación debe enfocarse en información objetiva y relevante para el puesto, permitiendo tomar decisiones de contratación más informadas y reducir riesgos durante el proceso de selección.

¿Qué precauciones legales y éticas se deben tener en cuenta al verificar antecedentes laborales?

Por su parte, la empresa antes de recabar cualquier tipo de información sensible, como son documentos personales, debe generar un aviso de privacidad para el trabajador que indique la protección de su información. Esto es obligatorio para todas las empresas y genera certeza, confiabilidad y comprobación de la historia del trabajador.

Es fundamental obtener el consentimiento del candidato antes de proceder con la verificación de antecedentes. El respeto a la privacidad y la protección de datos personales deben ser prioridades en este proceso. Además, es necesario cumplir con las leyes de protección de datos, como la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) en México, asegurando que la información recabada se utilice exclusivamente para los fines establecidos y que el candidato conozca el alcance de la verificación mediante el aviso de privacidad correspondiente.

Asimismo, la empresa debe manejar la información de manera ética, evitando cualquier tipo de discriminación o uso indebido de los datos obtenidos. La verificación de antecedentes debe enfocarse únicamente en evaluar la idoneidad del candidato para el puesto, sin violar su derecho a la privacidad ni afectar su reputación sin fundamentos sólidos.

¿Cómo se puede utilizar la información de los antecedentes laborales en la toma de decisiones?

La información de los antecedentes laborales es una herramienta valiosa en la toma de decisiones de contratación y gestión de talento humano. Permite a los empleadores evaluar la idoneidad de un candidato para un puesto específico al analizar su experiencia, habilidades y trayectoria profesional.

Es importante utilizar esta información de manera objetiva. Evitando prejuicios y asegurando que las decisiones se basen en criterios relevantes para el puesto. Además, se debe garantizar que el proceso de evaluación sea justo y no discriminatorio. Considerando únicamente aspectos laborales y de desempeño que impacten directamente en el rol a desempeñar.