Sistema Único de Autodeterminación (SUA): ¿Qué es? y ¿Para qué sirve?

En el complejo mundo de las obligaciones fiscales y de seguridad social, el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) del IMSS emerge como una herramienta fundamental para patrones y trabajadores en México. Este sistema, implementado por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), busca simplificar y agilizar los procesos de cálculo y pago de las cuotas obrero-patronales, así como las aportaciones al INFONAVIT, todo ello desde una plataforma digital segura y accesible.

¿Qué es el SUA?

En sus esfuerzos por modernizar y mejorar los pagos obligatorios para personas con trabajadores afiliados, el Instituto Mexicano de Seguro Social (IMSS) desarrolló el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), un programa informático que se encarga de estas tareas de una manera rápida y sencilla. Si se cuenta con 5 o más trabajadores, existe la obligación de autodeterminarse utilizando el programa; las personas con menos empleados lo pueden hacer o no según les convenga.

El SUA no sólo determina automáticamente las cuotas obrero patronales del IMSS a pagar, también calcula  las contribuciones y amortizaciones del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).

¿Por qué es importante el SUA en la nómina?

El SUA, brinda a los patrones las herramientas necesarias para realizar los siguientes cálculos  de manera automática y verificada:

• Cuotas obrero patronales mensuales y bimestrales, aplicable a las ramas del IMSS, incluyendo la cuenta individual por seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez
• Aportaciones patronales al concepto de vivienda
• Amortización de créditos asignados por INFONAVIT a los trabajadores

Dato: Este programa sólo es compatible con Windows y entre otras funciones cuenta con un verificador de la Clave Única de Registro Poblacional (CURP) y el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), convierte los cálculos a una hoja de Excel y es de fácil manejo para el usuario promedio.

Para que se pueda determinar los cobros que serán destinados a la nómina de los trabajadores, el usuario debe proporcionar los datos necesarios en el apartado de empresa y trabajador. Estos son algunos de los datos que se requiere conocer:

Mes a mes, el patrón deberá registrar todos los datos, además de agregar incidencias o modificaciones al salario que han sido reportadas al IMSS a través del portal IMSS Desde su Empresa (IDSE). Así, se podrán determinar fácilmente los cobros que son obligatorios según la Ley del Seguro Social (LSS).

¿Qué características tiene el SUA?

El SUA del IMSS se caracteriza por ofrecer una serie de funcionalidades y beneficios que lo convierten en una herramienta fundamental para patrones y trabajadores en México.

De entrada:

Determina que los patrones con más de 5 trabajadores están obligados a autodeterminarse usando el sistema. Este sistema se efectúa con el apoyo  del IMSS quien es el que aporta la información del trabajador o en su caso puede ser por medio de su sistema de nómina. Y toda la información comprobatoria de los trabajadores respecto a alguna incidencia y aquellos movimientos que pueden afectar al trabajador.

La forma de operar de este sistema cubre las funciones más específicas como la validación automática de los datos capturados y mediante la aportación. 

De operación:

El sistema provee al patrón de herramientas automatizadas para que se garantice que la suma de las cuotas y aportaciones de cada trabajador sea procesada de forma eficiente y con calidad para que estas puedan ser individualizadas. 

El sistema también puede determinar el pago de las aportaciones extemporáneas, permite capturar las tasas de actualización o recargos correspondientes. 

Además, el sistema le otorga al patrón un medio magnético que contendrá toda la información de las cuotas y aportaciones de sus trabajadores de forma individual, este medio cuenta con todos los mecanismos de seguridad que permiten que las entidades que lo reciben en este caso los bancos puedan identificar la información de forma efectiva y corroborar que proviene del SUA, otorgando la posibilidad de realizar el pago de las mismas. 

Además esta herramienta es de fácil acceso y cuenta con los siguientes beneficios: 

• Es compatible con todas las versiones de Windows 
• Multitareas
• Es de fácil manejo y consulta 
• Se ofrece la opción de exportar el archivo de pago a formato de Excel
• Su procesamiento es de mayor velocidad 
• Verificación de RFC y CURP de todos los registros patronales 
• Seguridad en toda la base de datos 
• Determinación de la Prima de RT
• Inclusión de nuevos módulos
• Integra todas las versiones anteriores del SUA 
• Identifica el importe de la cuota obrera y la patronal
• Portabilidad de reportes a otros medios de consulta

Visita nuestra calculadora RFC.

¿Cómo se utiliza el SUA?

Como primer paso se debe acceder a la página oficial del INFONAVIT, en la cual existe un apartado exclusivo para el SUA, aquí encontrarás la versión descargable, deberás descargar el programa y posterior a esto iniciar con el llenado de datos. 

Como patrón deberás ingresar ya sea por primera vez y darte de alta, llenando todos los apartados que te aparecerán.

Datos de la empresa

• Denominación o razón social 
• Nombre de la empresa 
• Número de registro patronal 
• RFC
• Actividad económica 
• Dirección Fiscal completa 
• Teléfono 
• Delegación del IMSS 
• Subdelegación IMSS 
• Prima del Seguro de riesgo de trabajo
• Representante legal

Datos de los trabajadores

• NSS
• Fecha de alta 
• RFC
• CURP
• Nombre completo 
• Clase o tipo de trabajador 
• Modalidad de su jornada laboral 
• Indicaciones especiales, por ejemplo si se trata o no de una persona con pensión
• Salario Base de Cotización (SBC)
• Sexo 
• Estado civil 

Ya que estás registrado, es muy sencillo utilizar el programa,  en él puedes actualizar los datos de los trabajadores, generar los archivos de pago (SUA o SIPARE) obteniendo una línea de captura (opcional) y para finalizar, realizar tus aportaciones pagando en ventanilla con el formato de línea de captura o mediante los portales bancarios. 

En este artículo puedes revisar también cómo instalar y actualizar el SUA.

¿Qué dar de alta como patrón en el SUA?

Al dar de alta a un patrón en el SUA, se registra formalmente a una empresa o persona física que contrata trabajadores ante el IMSS. Esto es un requisito indispensable para cumplir con las obligaciones patronales en materia de seguridad social y para que los empleados puedan acceder a los servicios médicos y prestaciones que ofrece el IMSS.

Datos esenciales para el alta de patrón en el SUA

Al realizar este trámite, es necesario proporcionar la siguiente información:

• Datos generales del patrón: Nombre completo, RFC, domicilio fiscal, actividad económica, entre otros
• Datos del establecimiento: Si la empresa cuenta con varios, se debe especificar la dirección de cada uno
• Régimen de incorporación: Se refiere al tipo de empresa (asalariados, profesionales, etc.) y al régimen fiscal al que está sujeta
• Información sobre los trabajadores: Número de empleados, salarios, puesto, entre otros
• Clase de riesgo: Depende del tipo de actividad que realiza la empresa y determina la cuota que se pagará al IMSS

¿Por qué es importante dar de alta a un patrón?

El Sistema Único de Autodeterminación es una herramienta fundamental para que las empresas cumplan correctamente con sus obligaciones patronales, beneficiando tanto a empleadores como trabajadores.

• Cumplimiento de obligaciones fiscales: Al registrarse en el SUA, el patrón cumple con sus obligaciones fiscales ante el IMSS. Esto permite mantener un historial contributivo actualizado y en regla con las autoridades fiscales.
• Seguridad social para los trabajadores: Los empleados adquieren derechos a servicios médicos, pensiones, incapacidades, entre otros. El registro correcto garantiza que los trabajadores tengan acceso pleno a todas las prestaciones que les corresponden por ley.
• Evitar sanciones: El incumplimiento de esta obligación puede generar multas y sanciones por parte del IMSS. Las penalizaciones pueden ser significativas y afectar la estabilidad financiera de la empresa, además de dañar su reputación como empleador responsable.

¿Cómo realizar el alta de patrón?

Existen varias formas de realizar este trámite:

• En línea: A través de la página oficial del IMSS, se puede realizar el trámite de manera rápida y sencilla
• Presencial: Acudiendo a una subdelegación del IMSS con la documentación requerida
• Contador público: Contratando los servicios de un contador para que realice el trámite

Es recomendable contar con la asesoría de un contador o especialista en nóminas para asegurarse de que el alta se realice correctamente y evitar errores que puedan generar problemas en el futuro. Visita nuestro artículo y aprende cómo elegir al mejor contador para ti.

¿Qué pasa si no doy de alta a un patrón en el SUA?

Si no se da de alta a un patrón, se incurre en una falta administrativa que puede acarrear las siguientes consecuencias:

• Multas: El IMSS puede imponer multas económicas al patrón
• Responsabilidad solidaria: Los representantes legales de la empresa pueden ser responsables solidarios del pago de las cuotas obrero patronales
• Dificultades para obtener créditos: El incumplimiento de las obligaciones fiscales puede afectar el historial crediticio de la empresa

¿Cómo cargar los archivos en SUA?

Existen dos formas de cargar la información de los empleados y sus movimientos:

• Carga de archivos TXT (la más usada)
• Manual

Los archivos que pueden cargarse son los siguientes:

• ASEG.TXT. Contiene la información básica de los empleados, necesaria para realizar el cálculo de las cuotas IMSS. Puedes descargar este control aquí
• MOVTOS.TXT. Contiene la información referente a las incidencias de los empleados que se han reportado al IMSS (reingresos, bajas, cambios de salario) + faltas + incapacidades + aportaciones voluntarias. Puedes descargar este control aquí
• AFIL.TXT. Contiene datos complementarios a los trabajadores registrados en el archivo aseg.txt, tales como fecha de nacimiento, género, código postal del empleado, etc.
• CRED.TXT.Contiene todos los registros de créditos nuevos y cambios hechos durante el bimestre en los factores de descuento INFONAVIT de los empleados
• INCAP.TXT Contiene los datos complementarios de las incapacidades, tales como tipo de incapacidad, control de la incapacidad, etc.

A pesar de esto, son dos los archivos más importantes para un cálculo de SUA exitoso, ASEG.TXT y  MOVTOS.txt que podrás descargar aquí. El archivo CRED.TXT ayuda en la carga de movimientos INFONAVIT en el bimestre; y es de gran ayuda cuando la información a actualizar tiene más allá de 15 registros pero su uso no es frecuente. Los demás archivos, al ser información complementaria no es indispensable para realizar el cálculo de SUA.

¿Cuáles son los pasos para cargar archivos .TXT en SUA?

Para realizar la carga de archivos SUA se debe:

1. Una vez obtenidos los archivos TXT para carga en SUA, nos dirigimos al SUA. En la carga de archivo no es necesario seleccionar el registro patronal del  que se van a cargar los movimientos; pero sí es necesario seleccionar uno. Esto lo vemos en la parte superior del programa.
2. Dar click en Actualizar / Trabajadores. Se muestra la siguiente pantalla. Seleccionamos la pestaña Importar datos.
3. En el cuadro de lista “Seleccione el tipo de importación que desee”, podremos seleccionar el tipo de archivo que necesitamos cargar de acuerdo a lo comentado en la introducción del texto. El primer archivo a cargar deberá ser siempre ASEG.TXT
4. Seleccionamos el archivo a cargar, dando click en “EXAMINAR” y posterior en “Importar”.
5. Aparece un cuadro de advertencia para la carga del archivo. Click en “Sí”
6. Una vez que se ha cargado la información, aparece una advertencia de carga exitosa:
7. En caso de existir errores de carga de archivos, el SUA mostrará una lista de datos improcedentes, la cual podemos imprimir en pantalla, en pdf o impresora de papel.
8. El siguiente archivo de carga es datos afiliatorios (AFIL.TXT). Si no se cuenta con este archivo podría continuar ya que no es obligatorio para el cálculo de SUA. Los datos afiliatorios son obligatorios para cargar incapacidades maternas y definir el tipo de salario del trabajador (fijo, variable, mixto) en el SUA. El proceso de carga es igual al AFIL.TXT.
9. El tercer archivo es MOVTOS.TXT. Este archivo es indispensable para el cálculo de SUA ya que contiene todas las incidencias ocurridas en el mes a cargar.
10. El cuarto y quinto archivos CRED.TXT e INCAP.txt. Como se mencionó antes no son indispensables para el cálculo de SUA.

¿Cómo realizar la carga manual de información a SUA?

Para realizar la carga manual de información a SUA se deben seguir los siguientes pasos:

1. Nos dirigimos a SUA y seleccionamos el patrón al cual necesitamos ingresar la información necesaria.
2. Damos click en Actualizar / Trabajadores. Aparece una pantalla en blanco donde podemos actualizar la información de trabajadores nuevos.
3. Si lo que necesitamos es agregar incidencias laborales (tales como baja, reingreso, modificación de salarios, faltas, incapacidades, crédito INFONAVIT), el primer paso es buscar al trabajador. Damos clic en seleccionar, aparece una pantalla con los trabajadores y campos en blanco en la parte inferior.
4. En el primer campo en blanco podremos anotar el NSS y en el segundo el nombre, empezando por el apellido. No es necesario tener la cadena completa, el sistema filtrará con la información capturada. Se da click en los binoculares.
5. El sistema muestra el filtro de empleados de acuerdo a la información ingresada y damos doble click en el empleado que necesitemos modificar.
6. En la pestaña movimientos, podremos agregar las incidencias correspondientes, capturando la información que el sistema solicite.

¿Cómo realizar el pago de SUA en SIPARE?

Hemos comentado anteriormente que para generar el pago IMSS, tendremos que realizarlo mediante el sitio web Sistema de Pago Referenciado (SIPARE). Su función principal es la de proporcionar a las empresas las líneas de pago necesarias para que estas realicen el pago de cuotas obrero patronales.  Bien esto puede ocurrir de dos maneras:

A través de SUA:

Esta opción ya la hemos visto en “cálculo de pago SUA” y básicamente se refiere a cuando se ha terminado el cálculo y se obtiene el archivo de pago *.SUA, el SUA da la opción de obtener esta línea de pago a través de automatizar el proceso de logueo, carga de archivo SUA y la obtención de la línea de pago.

Accediendo al sitio web SIPARE:

1. Nos dirigimos al sitio web SIPARE.
2. Ingresamos datos de usuario y contraseña. El sistema nos dirigirá a la página principal de la aplicación.
3. Damos click en “recepción y validación arch. pago”.
4. Se despliega una pantalla para subir el archivo de pago SUA, junto con una captura “captcha”. Click en “aceptar”.
5. El sistema valida el archivo de pago, al terminar muestra la opción para ver el diagnóstico que el sistema hizo del archivo de pago y también in link para generar la línea de captura.
6. Si se presiona diagnóstico, el sistema mostrará los detalles del archivo *.SUA. Esta opción nos ayuda mucho para recordar el Folio SUA, el cual será necesario para reconocer la línea de pago correcta
7. Si se presiona “generar línea de pago”, el sistema trabajará para crear el documento PDF de línea de pago. Una vez que termina, el sistema muestra otro link.
8. Damos click en “Consulta línea de captura”. El sistema nos conducirá al menú dónde se han generado todas las líneas de pago vigentes. Aquí buscaremos el número de FOLIO SUA correcto.
9. En la opción imprimir, podremos visualizar la línea de pago.
10. Esta línea de pago, la podemos descargar en PDF o imprimir en físico.
    

Preguntas frecuentes

¿Cómo el sistema Kardex puede complementar al SUA?

El sistema Kardex puede complementar al SUA de diversas maneras:

• Almacenamiento de información histórica: El Kardex puede servir como un repositorio de información histórica sobre los trabajadores, incluyendo datos como su fecha de ingreso, salarios, incidencias, etc.
• Gestión de movimientos de personal: El Kardex puede ser utilizado para registrar y gestionar los movimientos de personal, como altas, bajas, cambios de puesto, etc.
• Control de asistencia: Algunos sistemas Kardex incluyen funcionalidades de control de asistencia, como el registro de entradas y salidas de los trabajadores. Permitiendo un análisis más completo de la asistencia y productividad de los empleados

¿Una carta de recomendación puede apoyar el registro al SUA?

No, una carta de recomendación no es un documento requerido para el registro al SUA. El registro se realiza únicamente con la información del patrón y sus trabajadores, incluyendo datos como el RFC, CURP, salarios, etc. Las cartas de recomendación son documentos que pueden ser utilizados para otros fines, como la búsqueda de empleo o la evaluación de un candidato al momento de realizar la selección de personal.

¿Qué menciona la LFT acerca del SUA?

La Ley Federal del Trabajo (LFT) no menciona directamente al SUA, ya que este es un sistema administrativo del IMSS. Sin embargo, la LFT establece las obligaciones de los patrones en materia de cotización y pago de cuotas obrero patronales, y es una herramienta que facilita el cumplimiento de estas obligaciones.

¿El SUA se relaciona con las vacaciones o la prima vacacional?

El SUA no calcula directamente las vacaciones o la prima vacacional, ya que estos conceptos se determinan de acuerdo con la LFT y las disposiciones contractuales de cada empresa. Sin embargo, el SUA sí proporciona información sobre los salarios de los trabajadores, que es un factor fundamental para el cálculo de estas prestaciones.

Checa nuestra tabla de vacaciones para conocer cuántas le corresponden a tus empleados, y nuestra calculadora prima vacacional para realizar el cálculo de esta prestación.

¿Contar con el SUA apoya al momento de pagar una liquidación o indemnización?

Sí, contar con el SUA puede apoyar al momento de pagar una liquidación, finiquito o indemnización, ya que el sistema proporciona información detallada sobre los salarios percibidos por el trabajador durante su relación laboral. Esta información es crucial para calcular correctamente el monto de la liquidación o indemnización, de acuerdo con lo establecido en la LFT y el contrato de trabajo.

Usa nuestra calculadora liquidación y calculadora finiquito para tus cálculos.

¿El SUA apoya a remitir una nota de crédito?

El SUA no está diseñado específicamente para remitir una nota de crédito. Sin embargo, el sistema puede proporcionar información sobre los pagos realizados por el patrón, lo que puede ser útil para preparar y remitir notas de crédito en caso de ser necesario.

¿El salario registrado en el SUA debe ser en bruto y neto?

El salario registrado en el SUA debe ser el salario bruto del trabajador, antes de cualquier deducción o descuento. Esto se debe a que las cotizaciones y aportaciones al IMSS e INFONAVIT se calculan sobre la base del salario bruto. El salario neto del trabajador, que incluye las deducciones y descuentos, no es relevante para el cálculo de estas obligaciones fiscales. Por lo que no es necesario registrar el salario bruto a neto del trabajador.