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La localización de NSS permite recuperar el Número de Seguridad Social que el IMSS ya asignó a una persona. El trámite puede realizarse en línea con la CURP y un correo electrónico válido. En esta guía explicamos cómo localizar el NSS, cómo descargar o guardar el comprobante en PDF y qué debe revisar una empresa antes de utilizar este dato en sus procesos de Recursos Humanos y Nómina.
¿Qué es el Número de Seguridad Social (NSS) y para qué sirve?
El Número de Seguridad Social (NSS) es una identificación que el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) asigna para llevar el registro de trabajadores y asegurados. De acuerdo con el Instituto, este número tiene tres características principales:
- Único: corresponde a una sola persona.
- Permanente: se conserva a lo largo de su vida laboral.
- Intransferible: no puede utilizarlo otra persona.
El NSS permite identificar al trabajador dentro de los registros del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y asociar correctamente la información relacionada con su aseguramiento y movimientos afiliatorios. Por ello, es un dato importante tanto para el trabajador como para las empresas que deben gestionar su incorporación y mantener actualizada su información ante el Instituto.
¿Por qué debe una empresa verificar el NSS de sus trabajadores?
Para las empresas, contar con el NSS correcto de cada trabajador es fundamental para identificarlo adecuadamente ante el IMSS y gestionar los movimientos afiliatorios que correspondan durante la relación laboral. Verificar este dato ayuda a:
- identificar correctamente al trabajador ante el IMSS;
- reducir inconsistencias al realizar altas, bajas o modificaciones salariales;
- mantener información laboral y de seguridad social más precisa.
Esta revisión también forma parte de una gestión adecuada de las obligaciones patronales. El artículo 15 de la Ley del Seguro Social establece que las personas empleadoras deben registrar e inscribir a sus trabajadores ante el Instituto, así como comunicar sus altas, bajas, modificaciones de salario y otros datos dentro de los plazos aplicables.
Además, el artículo 177 de la Ley del Seguro Social establece que, al contratar a un trabajador, el patrón debe solicitarle su Número de Seguridad Social. Esto no significa que la ley obligue específicamente al patrón a realizar personalmente la localización del NSS. Sin embargo, solicitar y comprobar que el número y los datos asociados sean correctos facilita el cumplimiento de los movimientos afiliatorios y reduce posibles incidencias administrativas.
¿Qué es la localización de NSS y en qué se diferencia de la asignación?
La localización de NSS es el trámite que permite recuperar un Número de Seguridad Social previamente asignado por el IMSS. La asignación, en cambio, permite obtener un NSS cuando corresponde generarlo. Aunque ambas gestiones forman parte del mismo trámite ante el IMSS, responden a situaciones diferentes:
| Acción | ¿Cuándo aplica? | Resultado |
| Asignación del NSS | Cuando corresponde obtener un NSS | Se obtiene el Número de Seguridad Social asociado a la persona |
| Localización del NSS | Cuando la persona ya tiene un NSS, pero no lo recuerda o no cuenta con él | Se recupera el NSS previamente asignado |
El IMSS identifica este procedimiento como Solicitud de asignación o localización del Número de Seguridad Social, homoclave IMSS-02-008. El trámite puede realizarse tanto en línea como de manera presencial. Para una empresa, distinguir ambos conceptos ayuda a identificar qué gestión debe realizarse antes de registrar o utilizar los datos de un trabajador ante el Instituto.
¿Cómo localizar el NSS y descargarlo en PDF?
La localización del NSS puede realizarse en línea a través de los servicios digitales del IMSS. Para iniciar el trámite necesitas:
- CURP de la persona;
- correo electrónico válido.
En procesos de contratación, la empresa puede solicitar al trabajador su NSS o el comprobante correspondiente y verificar que los datos sean consistentes antes de realizar los movimientos afiliatorios. El trámite en línea está orientado a la persona interesada. También puede realizarse mediante representante legal y, en los supuestos y bajo los requisitos previstos por el IMSS, el patrón o sujeto obligado puede solicitar la asignación o localización del NSS de sus trabajadores.
Paso a paso para localizar el NSS
- Ingresa al portal de IMSS Digital y busca la opción correspondiente al Número de Seguridad Social.
- Accede al trámite de Solicitud de asignación o localización del Número de Seguridad Social.
- Captura la CURP y un correo electrónico válido.
- Completa las validaciones que solicite el portal y sigue las instrucciones mostradas en pantalla.
- Consulta el resultado. El sistema realizará la asignación o localización del NSS correspondiente.
- Conserva el documento o comprobante generado. Si necesitas almacenarlo en PDF y el comprobante se muestra en el navegador, puedes utilizar la función de impresión de tu navegador y seleccionar Guardar como PDF. Esta opción depende del navegador o dispositivo y no constituye un trámite adicional del IMSS.
El IMSS señala para el trámite IMSS-02-008 que la gestión en línea puede realizarse las 24 horas del día, los 365 días del año y que es gratuita. Es importante considerar que la asignación o localización del NSS, por sí sola, no genera derechos ante el IMSS ni equivale al registro en una Unidad de Medicina Familiar.
¿Qué hacer si no puedes localizar el NSS o los datos son incorrectos?
Si al realizar la localización no aparece el NSS esperado o detectas inconsistencias en los datos del trabajador, es recomendable revisar la información antes de utilizarla en los procesos de RRHH o Nómina. Puedes seguir estas recomendaciones:
- verifica que la CURP capturada sea correcta;
- revisa que nombre, fecha de nacimiento y demás datos coincidan con la documentación del trabajador;
- evita utilizar otro NSS para resolver una inconsistencia;
- si existen errores en los registros del IMSS, solicita la regularización correspondiente.
El IMSS cuenta con el trámite Solicitud de corrección de datos del asegurado, homoclave IMSS-02-012, mediante el cual pueden corregirse datos como nombre, fecha o lugar de nacimiento, CURP o Número de Seguridad Social.
Para iniciar la corrección en línea, el sistema solicita información como CURP, NSS y correo electrónico, además de los documentos necesarios según el tipo de modificación. Para las empresas, detectar estas inconsistencias antes de realizar movimientos afiliatorios puede evitar correcciones posteriores y mantener registros más confiables.
¿Cómo gestionar el NSS de los trabajadores en una empresa?
Para una empresa, administrar correctamente el NSS no consiste únicamente en solicitarlo durante la contratación. También es importante mantener este dato centralizado, actualizado y disponible para los equipos que participan en los procesos laborales. Algunas buenas prácticas son:
- verificar el NSS durante el proceso de incorporación;
- centralizar el NSS junto con el resto de la información laboral;
- establecer controles de acceso a estos datos;
- corregir inconsistencias antes de realizar movimientos ante el IMSS;
- mantener una fuente única de información para RRHH y Nómina.
Una plataforma integral de Recursos Humanos como Runa ayuda a centralizar la información de los trabajadores y facilita la gestión de los datos necesarios para distintos procesos de RRHH y nómina.
De esta manera, las empresas pueden mantener registros más organizados, reducir tareas manuales y disminuir el riesgo de errores administrativos derivados de información incompleta o inconsistente.
