Requisitos para llevar la nómina interna de mi empresa

Uno de los mayores retos de las empresas al constituirse es definir el funcionamiento de ésta. Cuando se habla de la administración de Recursos Humanos, una parte fundamental es la nómina. 

La administración del capital humano se vuelve una tarea difícil si se trata de minimizar el costo, debido a la carga social que los patrones tienen que realizar para otorgar las prestaciones que establece la Ley Federal del Trabajo (LFT).

A lo largo de los años, las empresas han buscado optimizar su costo de personal y hasta el día de hoy se existen tres formas de administrar la nómina:

1. Insourcing o nómina interna. Significa que la empresa contrata a los trabajadores bajo su misma razón social y otorga las prestaciones que establece la LFT absorbiendo el costo total de la nómina. En este caso, la empresa contrata a un nominista para administrar la nómina y realizar las declaraciones gubernamentales.

2. Maquila de nómina. Tiene las mismas características del insourcing. Sin embargo, aquí se contrata un despacho o a un contador experto externo para que realice el cálculo de la nómina. Dado que estas personas o despachos son expertos en la materia, ofrecen la administración de la nómina con esquemas fiscales que minimizan el costo de la nómina sin evadir las leyes, cumpliendo con todos los requisitos dentro del marco de la Ley.

3. Servicios de especialización o subcontratación. Anteriormente llamado outsourcing, este esquema es cada vez menos usado después de la publicación de las reformas a las leyes laborales en el mes de abril de 2021 tendientes a eliminarlo. Esto se refiere a que la empresa A tiene trabajadores a su cargo; pero la nómina es pagada por la empresa B, la cual es el patrón ante las autoridades.  Las empresas de outsourcing ofrecían esquemas de bajo costo para las empresas que las contrataban, maximizando la nómina neta del empleado; pero en detrimento de las prestaciones sociales de los trabajadores. Esta reforma a la LFT en subcontratación de personal contempla que sólo se pueden contratar trabajadores especializados en esta modalidad y no la totalidad de las actividades de la empresa.

¿Por qué es importante la nómina interna?

Las empresas de nueva creación y las que antes del mes de agosto de 2021 tienen que establecer una forma de administrar la nómina de los trabajadores bajo el esquema de nómina interna. Aquí te ofrecemos una serie de requisitos que debes de cumplir para poder administrar la nómina dentro de tu empresa.

¿Cuáles son los beneficios de la nómina interna para el empleador?

Los principales beneficios de administrar tu nómina de manera interna, ya sea como insourcing o maquila de nómina, son los siguientes:

• El cumplimiento de la Ley con las reformas laborales.
• Disminución de la rotación y los riesgos legales. Los empleados se sienten seguros trabajando para la empresa que los contrata.
• Empleados felices. Los empleados se sienten tranquilos de saber que la empresa cumple con sus obligaciones y paga las cuotas de seguridad social correctamente.

¿Cuáles son los beneficios de la nómina interna para el trabajador?

Los beneficios para los empleados son:

• Prestaciones. Los empleados reciben sus prestaciones de acuerdo a la ley y con el salario que debe ser.
• Ahorro para el retiro. Al no tener diversos esquemas de pago que afecten el pago de la seguridad social, los empleados tienen la oportunidad de mejorar su ahorro para el retiro, el cual se paga de acuerdo al salario reportado al IMSS.

Recientemente realizamos un taller con uno de nuestros expertos en nómina, en donde te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la gestión de la nómina de forma interna (también conocido como insourcing.)

¿Qué necesito para gestionar mi nómina interna?

Ya sea que tu empresa sea de nueva creación o que ahora harás la migración para gestionar tu nómina de manera interna (debido a que antes era parte de un outsourcing), te listamos cada uno de los requisitos necesarios para iniciarte de manera eficaz en el mundo de la nómina.

• Evalúa los costos de la administración de la nómina de tus empleados: Por lo general, la contratación interna se considera más cara que la maquila de nómina (donde puedes ahorrar hasta un 10%) y la subcontratación (donde puedes ahorrar hasta un 30%). Sin embargo, la contratación interna suele ser la decisión más acertada desde el punto de vista legal y organizacional.

• Registros de la empresa: Para que una empresa contrate a sus empleados directamente, esta debe tener una serie de registros gubernamentales y fiscales que incluyen: razón social, RFC, FIEL, cuenta bancaria, CSD, SUA, SIPARE, FONACOT, Secretaría de Finanzas e INM (en caso de contratar extranjeros).

• Registros de los empleados: Para que una empresa contrate a sus empleados directamente, estos deben tener una serie de requisitos como: CURP, RFC, NSS, INE, cuenta bancaria, visa de trabajo, comprobante de domicilio y acta de nacimiento.

• Sueldo neto a sueldo bruto: Una de las primeras cosas que una empresa debe considerar al pasar de la contratación tercerizada a la interna es convertir esos sueldos de bruto a neto.

• El factor 30 vs 30.4: Este factor es importante al completar los cálculos del salario diario de tus empleados. La empresa debe seleccionar un factor y utilizarlo de forma coherente en todos los cálculos de nómina.

• Contratos: En la migración a la contratación interna, se requiere establecer un contrato nuevo con tus empleados. Hay varios elementos importantes en el contrato que deben definirse ya que afectan los cálculos de la nómina.

• Carta de conceptos: Recomendamos firmar una carta de conceptos con todos los descuentos a los empleados para que la empresa esté legalmente cubierta si un empleado no menciona los conceptos que tiene que pagar legalmente.

• Fecha de antigüedad: Cuando migres de un subcontratista a nómina interna, deberás restablecer la fecha de antigüedad con tus empleados. Recomendamos usar la fecha en la que comenzaron a trabajar para el subcontratista.

• IMSS: Hay varios registros que deberás realizar con el IMSS en la contratación interna. El primero es registrar a los empleados en tu empresa y, a lo largo del tiempo, hacer declaraciones mensuales continuas. Es importante entender el SBC y cómo se relaciona con el IMSS.

• Tablas ISR: Las tablas ISR se utilizan en el cálculo del impuesto sobre la renta de tus empleados, ya que el empleador es responsable de calcular, deducir y declarar / pagar al gobierno. Existen diferentes tablas de acuerdo con la frecuencia del pago de la nómina.

• Proceso de nómina: Hemos desarrollado un proceso de nómina de nueve pasos, sólido y eficiente que recomendamos seguir cuando ejecutes la nómina.

• Calendario de declaraciones: Recomendamos establecer un calendario de declaraciones: mensual, bimestral, anual o periodos menos frecuentes.

• Altas y bajas: Es importante establecer un proceso para las contrataciones (altas) y las renuncias y despidos (bajas), ya que hay muchos detalles legales y fiscales que completar.

• Control de tiempos: Las incidencias impactan la nómina por lo que es importante tener un buen proceso para reportarlas y aprobarlas, así como establecer una política clara con tus empleados.

• Recibos de nómina: La ley exige que los recibos de nómina se entreguen a sus empleados y deben contener elementos esenciales. Aquí explicamos todos los elementos que puede contener un recibo de nómina y lo que tu recibo de nómina debe tener para ser legal.

• Salario diario integrado: El SDI es un cálculo de salario diario que adiciona las prestaciones del trabajador y que se usará para liquidaciones y terminaciones.

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