Tabla de contenidos
- ¿En qué consiste?
- ¿Por qué es necesaria la digitalización?
- - Análisis en tiempo real
- - Recopilación de información
- - Integración de los Sistemas
- - Optimización del trabajo
- Relación de RRHH y TI
- Preguntas frecuentes
Nuestra manera de trabajar ha cambiado completamente en relación a algunos años. Mientras varios sistemas están dejando de depender físicamente para instalarse en la nube, las barreras entre el trabajo y la vida personal se disuelven con la tecnología. En este escenario, el área de recursos humanos se ve ante oportunidades únicas para ayudar en la transformación digital.
¿En qué consiste?
El área funcional de la empresa de recursos humanos se ha encontrado con muchas herramientas tecnológicas capaces de satisfacer sus demandas. De este modo, muchas de las tareas que antes se hacían manualmente, hoy son automatizadas. Esta nueva realidad se llama RH digital. Con la ayuda de aplicaciones virtuales de alto rendimiento, las instituciones han logrado integrar sus datos y sistemas para construir estrategias más asertivas y alcanzar sus objetivos.
Esta es una tendencia cada vez mayor entre las organizaciones del mundo corporativo, dando como resultado un RH siempre más eficiente. Las compañías que poseen un RRHH eficiente tienen un resultado económico dos veces mejor que las empresas que carecen de uno.
¿Por qué es necesaria la digitalización?
Los procesos diarios del sector de recursos humanos son innumerables y a menudo complejos.
De hecho, toda la institución es afectada por los servicios y decisiones de esa importante área. Sin embargo, cuando el RH se vuelve digital, hay mejoras en las siguientes funciones:
- Análisis en tiempo real
- Recopilación de información
- Integración de los sistemas
- Optimización del trabajo
Análisis en tiempo real
En el pasado, elaborar un informe sobre los resultados de un proyecto llevaba mucho tiempo. De esta forma, la creación de estrategias alternativas para los problemas que aparecían era una tarea difícil para los gestores. El efecto de ello era un fracaso que podría haberse evitado. Cuando la empresa tiene RRHH digital, utiliza herramientas que posibilitan el intercambio instantáneo de información. Digamos, por ejemplo, que el RH de una organigrama de una empresa inició un programa de capacitación para los empleados, con el objetivo de alinear al equipo interno con la cultura de la empresa.
Durante la capacitación, se aplican varias técnicas para que los colaboradores puedan alcanzar la meta del programa. Con la ayuda de un software, el responsable del entrenamiento envía al gestor de recursos humanos informes sobre el desempeño de cada participante y también sobre la eficiencia de los métodos usados. Así, si hay algún punto a ser mejorado en el programa, el gestor puede ajustarlo lo más rápido posible, evitando que la empresa invierta tiempo y dinero en un entrenamiento ineficaz.
Recopilación de información
Otro aspecto importante es que se logran tener datos precisos sobre procesos internos y externos, siendo la recolección de informaciones cada vez más necesaria. Hoy, el RH digital elabora estrategias y toma decisiones importantes a través del sistema Business Intelligence (Inteligencia de Negocios). Esta tecnología recoge una gran cantidad de datos de internet, de modo que la empresa puede saber, por ejemplo, información relevante como el comportamiento de consumo de su público objetivo.
Con base a esta información, puedes montar una campaña de marketing que encantará a los consumidores, aumentando así tu visibilidad y tus beneficios.
Integración de los Sistemas
La conexión entre el RH y los demás sectores de una empresa es fundamental para el éxito de la organización.
Así, cuando se utiliza una aplicación virtual, se reúnen datos importantes de varias áreas, como:
- Punto electrónico
- Nómina de sueldos
- Cálculo de horas extras
- Beneficios
- Cargos y salarios
- Registro de empleados
- Procesos de reclutamiento y selección de personal.
Veamos un ejemplo práctico: digamos que la empresa quiere saber el rotacion de personal. A través del sistema, el gestor logra rápidamente tener un promedio de cuántos empleados fueron contratados y despedidos (sea pagado por liquidación o finiquito) durante un período específico, así como saber el motivo de cada uno. De este modo, el RH puede crear soluciones para que los colaboradores trabajen con más satisfacción y eviten salir de la institución.
Optimización del trabajo
Al implantar soluciones de la tecnología en el ambiente interno, la institución ciertamente mejora su trabajo. Piensa en la siguiente situación: un gerente de RRHH está con la misión de seleccionar un líder para un determinado sector entre el equipo interno de la organización. Hay varios profesionales competentes que pueden asumir el puesto, pero, ¿cómo saber cuál de ellos es el mejor?
Cuando se utiliza un software de gestión de comportamiento, la posibilidad de elegir aquel candidato con el perfil de líder es mucho mayor. Además, esta tecnología todavía hace una previsión del impacto que la elección puede tener en los procesos de la empresa.
Relación de RRHH y TI
Con el uso de dispositivos y apps utilizadas en las empresas, el área de RRHH se acerca a TI. En este escenario, recursos humanos y TI pasan a ofrecer herramientas para los trabajadores y permiten la flexibilización de la jornada laboral y el lugar de trabajo. RRHH digital puede ayudar a los líderes y empleados a adaptarse a una mentalidad digital que implica cambios en el liderazgo, la gestión y la organización. El área de recursos humanos está revolucionando toda la experiencia de los empleados, al transformar procesos, sistemas y la organización en nuevas plataformas digitales.
Preguntas frecuentes
¿La digitalización de recursos humanos impacta el pago de nómina, el pago de impuestos de nómina o la entrega de recibos de nomina?
Sí, la digitalización de recursos humanos tiene un impacto significativo en estos procesos. Al automatizar cálculos de salarios, deducciones de nómina y contribuciones, se reducen errores humanos y se agiliza el pago de nómina. Los sistemas digitales facilitan la generación y envío de recibos de nómina de manera electrónica, lo que es más eficiente y seguro.
Además, la integración con sistemas contables y fiscales simplifica el cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas con la nómina con Instituto Mexicana de Seguro Social (IMSS), Impuesto Sobre Nómina (ISN) con la Secretaría de Finanzas, ISSSTE, INFONAVIT, Impuesto Sobre Renta (ISR), entre otros.
¿La digitalización de recursos humanos incluye beneficios a los empleados?
Sí, la digitalización de recursos humanos puede incluir una amplia gama de beneficios para los empleados tanto becarios como: caja de ahorro, fondo de ahorro, seguro de vida, seguro de gastos médicos mayores, vales de despensa, incapacidad por maternidad, incapacidad por paternidad, actividades de bienestar, entre otros.
A través de plataformas digitales, los empleados pueden acceder a información sobre sus beneficios, realizar trámites en línea, cómo solicitar vacaciones o incapacidades, y participar en programas de bienestar. Además, la digitalización permite personalizar los beneficios y ofrecer opciones más flexibles, adaptándose a las necesidades individuales de cada empleado.
¿La digitalización de recursos humanos incluye los sistemas de desempeño, formación, comunicación organizacional, clima laboral, NOM 035 y NOM 037?
Sí, la digitalización de recursos humanos puede abarcar todos estos aspectos. Los sistemas de gestión del desempeño pueden digitalizarse para realizar evaluaciones de desempeño, establecer objetivos y brindar retroalimentación de manera más eficiente. La formación puede ofrecerse en línea, facilitando el acceso a cursos y capacitaciones. La comunicación organizacional se mejora a través de plataformas digitales para compartir noticias, anuncios y fomentar la colaboración. En cuanto a la NOM 035 y NOM 037, la digitalización puede ayudar a registrar y monitorear los factores de riesgo psicosocial, así como a implementar programas de prevención y promoción de la salud mental.
¿Cómo impacta la digitalización de los recursos humanos en las prestaciones laborales?
La digitalización de recursos humanos puede optimizar la gestión de las prestaciones de ley incluyendo vacaciones, prima vacacional, prima antiguedad, prima dominical, prevision social, aguinaldo, PTU, etc. Al automatizar procesos como la inscripción en planes de pensiones de salud o de retiro, se agiliza la administración y se reduce la burocracia. Además, la digitalización permite ofrecer prestaciones más personalizadas y flexibles, como opciones de seguro médico complementarias o programas de bienestar adaptados a las necesidades individuales.
¿Cómo impacta la digitalización de los recursos humanos en el seguimiento del tiempo de los empleados – vacaciones, incidencias, incapacidades, faltas, horas extras, jornadas laborales, etc.?
La digitalización permite un seguimiento más preciso y eficiente del tiempo de los empleados. A través de sistemas de control de asistencia, se pueden registrar las faltas, las horas de trabajo en México, las vacaciones, las incapacidades IMSS y otras incidencias de manera automática. Esto facilita la generación de reportes de asistencia, el cálculo de nóminas y el cumplimiento de las regulaciones laborales. Además, los empleados pueden acceder a su información laboral a través de portales digitales, lo que les permite realizar consultas y solicitudes de manera autónoma.