Timbrado de nómina: ¿Qué es? ¿Para qué sirve?

Debido a la situación de ilegalidad y evasión de impuestos en los que incurrían constantemente los ciudadanos mexicanos, el Congreso de la Unión en el año 2013 decidió implantar distintas reglas y normativas fiscales para hacer cumplir las normas y vigilar que todos los trabajadores del país, paguen sus impuestos. 

La importancia de los impuestos radica en que gracias a ello, el Estado puede conseguir recursos monetarios, para pagar los gastos públicos. Si los ciudadanos no declaran sus impuestos y evaden la ley,  podrían causar problemas al funcionamiento de diversos entes.

Es por esto que a partir del año 2014, se implantó que todos los empleadores y patrones de los Estados Unidos Mexicanos, timbraran cada una de las nóminas de sus trabajadores. Esto funciona como un aval que proporciona legalidad al sueldo de los empleados, permitiendo al Estado, mantener un verdadero control sobre los tributos pagados anualmente. 

Timbrar la nómina en el SAT es una práctica crucial en las operaciones de cualquier empresa, pero ¿que es el timbrado de nómina y por qué es tan importante? ¿Cómo hacer el timbrado de nómina de manera efectiva?

En este artículo, profundizaremos en estos temas y proporcionaremos una guía esencial para entender y realizar este proceso de manera efectiva (los pasos que debes realizar para timbrar la nómina de cada uno de tus empleados). Además, explicaremos las repercusiones de no hacer el timbrado de nómina, una situación que puede tener serias implicaciones para las empresas.

¿Qué es el timbrado de la nómina?

El timbrado de nómina es un proceso obligatorio en México que certifica la validez y autenticidad de los recibos de nómina de los empleados.  Este proceso se lleva a cabo a través del Sistema de Facturación Electrónica del Servicio de Administración Tributaria (SAT). 

Este sello digital es proporcionado por una entidad conocida como Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), que está aprobada por el SAT para llevar a cabo esta tarea crucial. El PAC verifica que cada recibo de nómina cumple con los requisitos fiscales establecidos por el SAT antes de asignarle el sello digital y que sea el recibo de nómina timbrado.

Timbrar la nómina se refiere a sellar los recibos de los pagos realizados a cada uno de los trabajadores de tu empresa. Luego, este recibo de nómina se introduce a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). En donde se les informa de la existencia del documento y se espera la autorización de los datos incluidos en la nómina: los pagos, algunas deducciones de nómina, prestaciones, entre otros. 

Según las resoluciones aplicadas por el Congreso de la Unión, se determina que los patrones deben producir, enviar y recibir esos recibos de pago con las mismas características que posee el Certificado Fiscal Digital por Internet (CFDI).

Por lo tanto, timbrar la nómina en el SAT es un proceso esencial que asegura la transparencia y la legalidad de las operaciones de nómina. Protege a las empresas y a los empleados en caso de auditorías o disputas fiscales, y garantiza que todos los aspectos de la remuneración de los empleados sean correctamente documentados y reportados.

¿Para qué sirve el timbrado de nómina?

El timbrado de nómina es un proceso esencial que garantiza la validez fiscal de los comprobantes de pago que las empresas emiten a sus empleados. Este procedimiento, avalado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México, certifica que la información contenida en la nómina cumple con las disposiciones legales y fiscales vigentes. 

Para los CEOs y responsables de Recursos Humanos, el timbrado de nómina no solo es una obligación legal, sino también una herramienta que fortalece la transparencia y confianza entre la empresa y sus colaboradores.

Además, el timbrado de nómina facilita la deducción de gastos para la empresa, ya que los comprobantes timbrados son reconocidos por las autoridades fiscales como documentos válidos para efectos contables y fiscales. Esto resulta crucial al momento de presentar declaraciones y auditorías, evitando sanciones o multas por incumplimiento.

¿Cuáles son las ventajas de timbrar la nómina de los empleados?

Según los resultados arrojados, con respecto al funcionamiento que ha tenido el timbrado de nóminas, se determina que este proceso ayuda a comprobar con una mayor eficiencia y rapidez la legalidad de los empleados y su correcta declaración anual de impuestos, al igual que en la cobranza de los mismos. 

Por otro lado, facilita la automatización de diversos procesos administrativos, eliminando la burocracia y a largo plazo, construyendo un mejor país, con trámites mucho más prácticos, modernos y sencillos de solicitar y obtener. Además, gracias al timbrado de nómina, el patrón ha podido estar involucrado en todo el proceso contable de su trabajo y verificar, de una manera más específica todas las deducciones y percepciones hechas a cada trabajador.

¿Qué se necesita para timbrar la nómina?

Como se mencionó anteriormente, timbrar la nómina requiere que se cumplan los requisitos que especifica el Servicio de Administración Tributaria (SAT) sobre los CDFI. Por lo tanto, se deben cumplir con los mismos pasos: tener una Firma Electrónica Avanzada (FIEL), poseer, tramitar y registrar el Certificado del Sello Digital (CSD).

Aunado a todos estos requerimientos, como patrón debes poseer un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), quien será el principal encargado de ayudarte con todos los trámites necesarios para timbrar la nómina. El PAC, se encargará de cubrir todas las necesidades de facturación de la empresa y cumplir con las necesidades y requerimientos particulares de cada timbrado de nómina. Los requisitos y lo que debe incluir cada nómina es lo siguiente:

• Registro patronal
• El número de empleado
• La Clave Única de Registro Poblacional (CURP)
• El tipo de régimen fiscal
• El Número de Seguridad Social (NSS)
• La fecha de pago, además, se debe incluir tanto la inicial, como la final
• Los números de días pagados en esa nómina
• El departamento en donde el trabajador funciona y realiza sus labores
• La cuenta clabe
• El banco
• Fecha de inicio de la relación laboral patrón – empleado
• Cantidad de tiempo que el empleado lleva trabajando con la empresa
• Puesto
• Tipo de contrato de trabajo
• Tipo de jornada laboral
• Periodicidad del pago
• Salario
• Riesgo de trabajo del puesto
• Salario Diario Integrado (SDI)
• Deducciones
• Percepciones
• Alguna incapacidad
• Horas extras trabajadas por el empleado durante ese período de tiempo

¿Dónde consigo un PAC?

Los Proveedores Autorizados de Certificación (PACs) funcionarán como unos garantes del cumplimiento del correcto timbrado de nómina de cada trabajador. Se ajustarán a las políticas de cada empresa, pero siempre cumpliendo el objetivo principal de su trabajo. Como patrón, puedes entrar al portal web del SAT y podrás encontrar una lista con más de 70 proveedores autorizados que te ayudarán y facilitarán el proceso de timbrado de nómina de los empleados de tu empresa.

¿Cómo timbrar una nómina?

Es un proceso sencillo, que consta de tres pasos y puede realizarse de manera rápida. Inicialmente, se procede a utilizar un validador de RFC (como nuestra calculadora RFC) de cada trabajador y se procede a calcular la nómina, que reflejará el salario incluyendo todas las percepciones y deducciones que este posea. La nómina debe ser enviada en alguno de estos archivos: .txt o .xml, directamente al PAC, donde se verifica si esta cumple con todos los requisitos establecidos por el SAT. 

En caso de ser así, se timbra el recibo de nómina, y si no, entonces el patrón nuevamente recibirá el documento para su revisión y corrección. Generalmente, la información que se verifica en los documentos para el timbrado de la nómina comprenden las percepciones, las deducciones, las horas extras, el nombre del patrón, el nombre del empleado, entre otros.

Timbrado de nómina paso a paso

El proceso de timbrado de nómina puede parecer un tanto complejo para quienes no están familiarizados con él. Sin embargo, con los pasos correctos y un poco de organización, se puede realizar de manera eficiente. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

1. El primer paso es generar la nómina de tus empleados. Esto implica calcular los salarios, deducciones, bonificaciones y otros componentes del salario de cada empleado.
2. Una vez que tienes todos los detalles de la nómina, debes crear los recibos de nómina en formato digital. Estos recibos deben cumplir con el formato establecido por el SAT y contener toda la información necesaria, como los datos del empleado, el periodo de pago, el salario bruto, las deducciones y el salario neto.
3. Cuando los recibos de nómina digitales estén listos, debes enviarlos a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) como CONTPAQ i. Este revisará los recibos para asegurarse de que cumplen con los requisitos fiscales, y luego asignará a cada recibo un sello digital único.
4. Una vez que los recibos han sido timbrados, el PAC los devolverá a la empresa. Ahora, estos recibos tienen validez fiscal y pueden ser distribuidos a los empleados.
5. Por último, es importante que guardes una copia de cada recibo de nómina timbrado. Esto te protegerá en caso de auditorías o disputas fiscales.

Recuerda, el uso de software de nómina puede automatizar muchos de estos pasos y asegurarse de que los recibos de nómina cumplen con todos los requisitos fiscales. Sin embargo, siempre es recomendable contar con el asesoramiento de un contador o un profesional de recursos humanos para garantizar el cumplimiento total con las normativas fiscales y laborales.

¿Cuánto tiempo se tiene para timbrar la nómina?

El timbrado de nómina debe hacerse cada vez que se realice un pago a los empleados, es decir, en empresas en donde la periodicidad de la nómina sea quincenal, deberán realizar dos timbrado de nómina a final de mes. Para realizar el timbrado de nómina, tienes desde el pago efectivo de los salarios de 3 a 11 días hábiles, dependiendo de la cantidad de trabajadores que tengas en tu empresa.

¿Cuánto es la multa por no timbrar nómina?

En México, la multa por no timbrar los recibos de nómina puede variar dependiendo de la gravedad y la frecuencia del incumplimiento. De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación (CFF), las multas pueden oscilar entre 1,000 y 50,000 pesos por cada recibo no timbrado, aproximadamente. 

Además, si el SAT determina que la omisión fue intencional o recurrente, las sanciones pueden ser más severas, incluyendo recargos y actualizaciones por los impuestos no pagados. Es importante destacar que estas multas pueden incrementarse si no se regulariza la situación en un plazo determinado.

¿Qué pasa si no se timbran los recibos de nómina?

El timbrado de los recibos de nómina es un requisito fiscal obligatorio establecido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Timbrar la nómina en el SAT es una obligación para todas las empresas en México, y su incumplimiento puede tener consecuencias significativas tanto para el empleador como para los empleados. Si no se timbran los recibos de nómina, las consecuencias pueden incluir:

1. Sanciones fiscales. Si el SAT realiza una auditoría y descubre que no se hace el timbrado de nómina, puede imponer multas económicas a la empresa por incumplimiento de las obligaciones fiscales. La cantidad de estas multas puede variar, pero en algunos casos, puede ser bastante considerable.
2. Problemas legales. La falta de timbrado puede generar auditorías fiscales y complicaciones legales, incluyendo la posibilidad de enfrentar demandas o procedimientos administrativos.
3. Incapacidad para deducir gastos. Los recibos de nómina no timbrados no son válidos para efectos fiscales, lo que significa que la empresa no podrá deducir esos gastos, afectando su situación fiscal. Ya que al perder la posibilidad de deducir estos gastos en sus declaraciones de impuestos, resultando en una carga fiscal más alta.
4. Impacto en los empleados. Los trabajadores pueden enfrentar dificultades para acreditar sus ingresos ante instituciones financieras o para realizar trámites personales que requieran comprobantes de ingresos válidos. Ya que sin un comprobante de ingresos válido, puede ser difícil para ellos demostrar sus ingresos para solicitudes de crédito o préstamos.

¿Cómo saber si mi nómina está timbrada?

Para verificar si tu nómina está timbrada correctamente en México, sigue estos pasos:

1. Revisa el CFDI

Asegúrate de que el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina cuente con un folio fiscal (UUID) y un sello digital. Estos elementos confirman que el recibo fue timbrado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

2. Consulta en el portal del SAT

• Ingresa al portal del SAT (www.sat.gob.mx). 
• Usa la herramienta “Validador de CFDI” o “Consulta de recibos de nómina”.
• Introduce el RFC del empleado, el folio fiscal (UUID) y otros datos requeridos para confirmar que la nómina está registrada en el sistema del SAT.

3. Revisa el correo del empleado

Al timbrar la nómina, el empleado recibe una copia del CFDI en su correo electrónico. Si lo recibió, es un indicio de que el proceso se completó correctamente.

4. Verifica con tu PAC

Si tienes dudas, contacta a tu Proveedor Autorizado de Certificación para confirmar que el timbrado se realizó sin errores.

Estos pasos te ayudarán a asegurarte de que tus nóminas cumplen con las obligaciones fiscales y están correctamente registradas ante el SAT.

¿Por qué mis nóminas no aparecen en el SAT?

Si tus nóminas no aparecen en el SAT, puede deberse a varias razones. Aquí las principales:

1. Falta de timbrado. Si los recibos de nómina no se han timbrado correctamente a través del Complemento de Nómina del CFDI, no serán visibles para el SAT.
2. Errores en el proceso. Puede haber errores al generar el CFDI, como datos incorrectos (RFC, curp, etc.), lo que impide que la información se cargue adecuadamente en el sistema del SAT.
3. Problemas técnicos. En ocasiones, fallas en los sistemas del SAT o del Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) pueden retrasar o impedir la carga de las nóminas.
4. Inconsistencias en los datos. Si los datos de la empresa o empleados no coinciden con los registros del SAT, las nóminas pueden no aparecer.
5. No se ha realizado la declaración anual. En algunos casos, las nóminas pueden no reflejarse hasta que se presente la declaración anual de impuestos.

Para resolverlo, verifica que el timbrado se haya realizado correctamente, revisa los datos ingresados y, si es necesario, consulta con tu PAC o un experto fiscal para corregir cualquier inconsistencia.

¿Qué pasa si no se firma la nómina?

En México, la firma de la nómina por parte del empleado es un requisito importante, ya que valida que el trabajador ha recibido y aceptado el pago correspondiente. Si la nómina no se firma, pueden surgir las siguientes situaciones:

• Riesgos legales. La falta de firma puede ser interpretada como que el empleado no recibió su pago, lo que podría llevar a reclamos laborales o demandas por incumplimiento de obligaciones patronales.
• Dificultades en auditorías. En caso de una inspección o auditoría por parte de autoridades laborales o fiscales, la ausencia de firma puede generar dudas sobre la validez del pago, exponiendo a la empresa a sanciones o multas.
• Problemas con el SAT. Aunque el timbrado del CFDI de nómina es independiente de la firma física, la falta de firma podría ser considerada como inconsistencia en los registros laborales, afectando la credibilidad de la empresa ante el SAT.
• Conflictos internos. La falta de firma puede generar desconfianza entre los empleados, afectando el clima laboral y la relación empleador-empleado.

Para evitar estos problemas, es recomendable implementar procesos que aseguren la firma de los recibos de nómina, ya sea de manera física o mediante métodos digitales válidos (como firma electrónica avanzada). Esto garantiza transparencia y cumplimiento normativo.

¿Cuánto cuesta el timbrado de nómina?

El costo del timbrado de nómina en México varía según el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que elijas y el volumen de recibos que necesites timbrar.

• Cantidad de recibos. Algunos PAC ofrecen descuentos por volumen, reduciendo el costo por recibo si se timbran grandes cantidades.
• Servicios adicionales. Algunos proveedores incluyen herramientas de gestión, integración con sistemas de nómina o soporte técnico, lo que puede incrementar el precio.
• Plataforma o software. Si utilizas un sistema de nómina que ya incluye el timbrado, el costo puede estar integrado en el paquete general.

Preguntas frecuentes

¿Se requiere de timbrar la nómina para poder tener semanas cotizadas?

Sí, es indispensable. El timbrado de nómina es un requisito fiscal establecido por el SAT para que las empresas informen sobre los pagos realizados a sus empleados. Este proceso garantiza que las cotizaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) se realicen correctamente, lo cual es fundamental para que los trabajadores acumulen semanas cotizadas y tengan derecho a prestaciones como seguro social, pensión IMSS y prestaciones en caso de enfermedad o desempleo.

¿Realizar un correcto timbrado de la nómina puede beneficiar al desempeño y a la cultura organizacional?

Indirectamente, sí. Un correcto timbrado de nómina contribuye a la cultura organizacional y desempeño en:

• Tranquilidad laboral: Los empleados tienen la seguridad de que sus derechos laborales están siendo respetados y que sus cotizaciones al IMSS están siendo realizadas correctamente
• Cumplimiento legal: Evita multas y sanciones por parte de las autoridades fiscales
• Imagen corporativa: Demuestra el compromiso de la empresa con la legalidad y el bienestar de sus empleados

¿De qué manera el timbrado de nómina se relaciona con la CONDUSEF?

La Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) no tiene una relación directa con el timbrado de nómina. Sin embargo, si un trabajador considera que sus derechos laborales han sido vulnerados en relación a su salario o prestaciones, podría acudir a la CONDUSEF para presentar una queja. En este caso, el comprobante de nómina timbrado serviría como evidencia.

¿Las vacaciones o la prima vacacional tiene alguna modificación en caso de que se haga un mal timbrado de nómina?

Sí, puede haber consecuencias. Un mal timbrado de nómina puede llevar a:

• Cálculos incorrectos de prestaciones: Si los datos de salario o antigüedad laboral son erróneos, el cálculo de vacaciones y prima vacacional podría ser incorrecto, perjudicando al trabajador
• Reclamos laborales: Los trabajadores pueden presentar reclamos ante la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje (JFCA) si consideran que no se les han otorgado las vacaciones o la prima vacacional correspondientes

Para evitar estos problemas, visita nuestra calculadora prima vacacional y verifica tus cálculos.

¿Cómo se relaciona el REPSE con el timbrado de la nómina?

El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es un registro que deben cumplir las empresas que subcontratan personal. Si una empresa subcontrata parte de su nómina, debe asegurarse de que tanto la empresa contratante como la prestadora de servicios cumplan con los requisitos fiscales y laborales, incluyendo el correcto timbrado de la nómina.

¿Dentro de una nota de crédito puede realizarse el timbrado de nómina?

No. Una nota de crédito se utiliza para corregir errores en facturas o para cancelar operaciones. El timbrado de nómina se realiza en un CFDI de nómina, el cual es un documento independiente.

¿Qué menciona la NOM 035 y NOM 037 acerca del timbrado de nómina?

• NOM 035: Esta norma establece los factores de riesgo psicosocial en el trabajo y las medidas para su prevención y control. El timbrado de nómina no se menciona directamente en esta norma, pero un correcto cálculo y pago de salarios contribuye a reducir el estrés laboral y a mejorar el clima organizacional
• NOM 037: Esta norma establece los requisitos de seguridad e higiene para la operación de los centros de trabajo. Aunque el timbrado de nómina no está directamente relacionado con la seguridad, un correcto pago de salarios y prestaciones de ley puede contribuir a mejorar la motivación laboral de los trabajadores y, por lo tanto, a reducir accidentes laborales.